Manual para Expositores

Transcripción

1 Manual para Expositores Esta guía ha sido preparada para facilitar su participación en la exposición del XII Encuentro Internacional Virtual Educa, contiene horarios, servicios, reglamentos y la principal información que puede requerir.

2 SEDE La exposición comercial se realizará en: SALAS DE CONGRESO 2 Y 3 CAMPUS CIUDAD DE MEXICO Calle del Puente #222. Col. Ejidos de Huipulco. C. P Tlalpan, México, D. F. Consulte localización y cómo llegar, de Click aquí HORARIOS DE MONTAJE El montaje de stands se realizará en un horario escalonado, consúltelo y transmítalo a todo el personal involucrado (incluyendo diseñadores de stands y proveedores) para evitar contratiempos o demoras. Por favor informe esta regla a su empresa decoradora. El ingreso de los expositores y/o proveedores se realizara con el siguiente horario escalonado: Tamaño de Stand Inicia Montaje Termina montaje Stands de 12 m2 en adelante Domingo 19 de Junio 08:00 hrs. Domingo 18 de Junio 20:00 hrs. Stands de 6 m2 Domingo 19 de Junio 11:00 hrs. Domingo 18 de Junio 20:00 hrs. El día domingo 19 de junio a las 20:00 daremos por terminado el montaje de la exposición y a partir de esa hora no se permitirá el ingreso de ningún material y/o equipo a la zona de exhibición, ya que permanecerá cerrada para la limpieza general. HORARIOS DE EXPOSICION La exposición estará funcionando del 20 al 24 de Junio del Los expositores son responsables por su stand y deben de arribar por lo menos media hora antes de que se abra el evento a los visitantes y después de cerrar. Los expositores pueden ingresar 1 hora antes a fin de reabastecer materiales o hacer arreglos en su stand.

3 Junio 2011 Horario de Exposición Ingreso permitido a expositores para arreglos y reabastecimiento Lunes 20 (inauguración) 9:00 a 19:00 hrs. 08:00 hrs. Martes 21 9:00 a 19:00 hrs. 08:00 hrs. Miércoles 22 9:00 a 19:00 hrs. 08:00 hrs. Jueves 23 9:00 a 19:00 hrs. 08:00 hrs. Viernes 24 9:00 a 13:00 hrs. 08:00 hrs. La ceremonia de inauguración oficial del evento se realizará el lunes 20 alrededor de las 18:00 hrs. El desmontaje se realizará el viernes 24 de Junio de 13:00 a 20:00 hrs. Después de las 20:00 hrs. del día 24 de Junio, el Comité Organizador retirará el dispositivo de seguridad y quedará bajo su criterio proceder a retirar cualquier material o equipo con cargo al expositor. Los stands se entregaran con las características descritas en el cuadro siguiente: HORARIOS DE DESMONTAJE QUE INCLUYE SU STAND Servicios incluidos en stand por cada 6 m 2. Espacio de exposición. Mamparas divisorias. Antepecho con nombre (no logo) Alfombra existente en salón. 1 mesa o 1 mostrador con 2 sillas. 1 lámpara slim line 1 contacto eléctrico 500w. 110 v. Acceso inalámbrico a internet En caso de requerir un diseño especial o rentar mobiliario o equipo adicional por favor consulte la sección Diseño de Stands y Renta de Mobiliario : DISEÑO DE STANDS Y RENTA DE MOBILIARIO

4 El comité organizador ha seleccionado a la empresa T Organiza como proveedor oficial de montaje, adicionalmente usted podrá contratar servicios como: Renta de Mobiliario y equipo audiovisual. Diseño de stands. Impresión de gran formato. En las siguiente páginas usted podrá encontrar un catalogo de estos servicios. Contáctenos: Abraham Tecpa Monserrat Romero +52(55) atecpa@t-organiza.com mromero@t-organiza.com IMPORTANTE: En caso de requerir los servicios de un proveedor diferente será indispensable solicitar la autorización al Comité Organizador mediante el formato A1 otorgando la información completa antes del 10 de Junio. En este caso tanto el expositor como el proveedor serán responsables del cumplimiento del Reglamento de Operación del Evento ATENCION A EXPOSITORES El comité organizador ofrece para su servicio un equipo de atención a expositores a fin de que usted pueda coordinar su participación de la mejor forma: Servicio Contacto Teléfono Ventas y atención a Ana Chairez +52(81) chairez@itesm.mx expositores Ext Operación y Logística Zuleika González +52(55) zugonzal@itesm.mx ACCESO DE MATERIALES Y PROVEEDORES El proveedor oficial de montaje, renta de mobiliario y equipo es la empresa T Organiza, puede referirse con él para las necesidades de su stand. En caso de que usted requiera que otro proveedor ingrese a las instalaciones del Campus deberá solicitar autorización al Comité Organizador mediante el formato A1. Sin esta autorización no podrá ingresar ningún proveedor diferente. Acceso peatonal: 1. Mostrar identificación vigente y oficial de la empresa 2. Registrar su entrada en la bitácora de ingreso en la caseta de Seguridad con todos los datos que solicite el Oficial de Protección 3. Caseta de entrada: Caseta 2, ubicada junto al CAMP sobre Avenida del Puente.

5 Acceso vehicular: 1. Reportar los datos del vehículo que ingresará, de acuerdo al formato anexo. 2. Mostrar identificación vigente de todos los ocupantes del vehículo. 3. Puerta de ingreso para montaje, desmontaje y durante el evento: Puerta No. 4 del Campus ubicada sobre la calle Prolongación de Canal de Miramontes casi esq. con Calle del Puente. 4. Para carga y descarga el vehículo solo permanecerá en el andén a espaldas de los Salones de Congreso, el tiempo indispensable para maniobras y nunca más de 30 minutos continuos. 5. No está permitido el acceso al Campus a vehículos mayores a 3.5 toneladas. Los andenes para carga y descarga son solo para vehículos. Esta área no es estacionamiento ó almacén. En esta zona está prohibido publicitar, vender o realizar cualquier actividad distinta al manejo de carga. Reglas viales dentro del Campus 1. Es obligación del proveedor contar con toda la documentación en regla, necesaria para circular en el Distrito Federal, así como contar con respaldo de Seguro Vehicular para protección en caso de accidentes. 2. En todo momento que el proveedor circule por las vialidades internas del Campus deberá ser respetuoso del límite de velocidad establecido de 10 kilómetros por hora. 3. En caso de ocurrir un accidente dentro de las instalaciones, se apegará a las indicaciones del personal de Seguridad y contactará a su Aseguradora para dar cauce al accidente. SEGURIDAD El dispositivo de seguridad que funcionará para el evento, comprende únicamente las áreas generales así como el control de accesos y salidas, es decir que no contempla las pertenencias particulares de cada expositor. Es muy importante seguir las disposiciones de seguridad en el sitio del evento para proteger equipos pequeños de valor como Lap tops, celulares, portafolios, etc. y no descuidarlos en ningún momento, inclusive durante los horarios de exposición, ya que son artículos de fácil robo. El comité Organizador no será responsable por robo de objetos dentro de las instalaciones en ningún momento. Es altamente recomendable que el expositor contrate un seguro por robo y daños a su equipo y por Responsabilidad Civil. LIMPIEZA El servicio de limpieza general solo cubre pasillos y áreas comunes, le recordamos que el Comité Organizador no proporciona el servicio de limpieza dentro de los stands, por lo que cada expositor es responsable de la limpieza dentro de su stand.

6 El día domingo 19 de Junio a las 20:00 hrs. dará término el montaje y decoración de stands, rogamos remover la basura y cajas vacías de los pasillos y depositarlos los contenedores y basureros ubicados dentro de los salones. Le pedimos no arrojar basura y desperdicios a los pasillos. Si realiza trabajos que ensucien el pasillo le rogamos limpie completamente el área. La basura que llegase a arrojar deliberadamente el expositor hacia los pasillos no será recogida, lo cual afectará la imagen del stand y del evento. Por las características físicas del plafón y techo de las salas de congresos no es posible colgar ningún tipo de objeto del techo. Objetos ligeros (hasta 2kg.) como banners, cuadros, etc., podrán ser colgados de las mamparas divisorias de los stands mediante ganchos, hilos o cinta adhesiva que sea fácil remover y que no deje residuos de pegamento. No se podrá perforar, clavar o pegar sobre las mamparas y ninguna instalación del Campus. Para control de acceso y seguridad, todo el personal de las empresas expositoras deberá portar gafete. A toda empresa expositora le corresponden 3 gafetes. Estos gafetes no le dan acceso a la zona de conferencias, solo a la exposición. Cada empresa cuenta con un gafete de acceso a Conferencias adicional a los descritos en el párrafo anterior. Tanto los 3 gafetes para exposición como el gafete para acceso a conferencias deberán ser solicitados por escrito enviando un listado más tardar el 10 de Junio de 2011, ya sea por fax al (55) o zugonzal@itesm.mx, diana.canales@itesm.mx Los gafetes solicitados después de la fecha límite o las reposiciones por olvido o extravío tendrán un costo extra. Solicite gafetes para todo el personal que estará laborando en su stand durante las horas de la exposición (edecanes, traductores, etc). Todo personal deberá de portar su gafete de identificación en todo momento ya que sin éste se negará el acceso al piso de exposición. Las personas que le auxilien durante el montaje como: electricistas, decoradores, choferes, mensajeros, intendencia, etc., no requieren de gafete, ya que se les proporcionará una etiqueta provisional para entrar y salir durante los horarios de montaje establecidos. Una vez abierta la exposición, nadie podrá ingresar al evento sin gafete. Los gafetes se entregaran en el área de registro del evento el lunes 20 de 8:00 a 12:00 hrs. COLGADO DE OBJETOS GAFETES

7 ESTACIONAMIENTO Durante el evento, del 20 al 24 de Junio, se proveerá de 1 cajón de estacionamiento por empresa expositora y podrá permanecer en el estacionamiento solo durante el horario determinado para atención en el área de exposición. El estacionamiento asignado es denominado Transmisiones y se localiza en el predio contiguo al Campus. Las áreas señaladas para estacionamiento de vehículos deberán utilizarse como tales, respetando restricciones. No se permitirá destinar dichas áreas para colocar publicidad, puntos de venta, o establecer módulos de cualquier naturaleza. Dormir, exhibir, entregar publicidad y otras actividades de ventas están prohibidas dentro de cualquier área de estacionamiento. SERVICIO MEDICO El evento contará con un servicio médico de primeros auxilios, cualquier necesidad o contingencia por favor repórtela con el comité organizador o al personal de seguridad. El Campus Cd. de México cuenta con diversas opciones de restaurantes y cafeterías en su interior para servicio de expositores y visitantes. Los expositores no podrán ingresar servicios de banquetes de proveedores que no pertenezcan al Campus, ni tampoco podrán ingerir alimentos en el área de exposición. Con el propósito de realizar una exposición ordenada y profesional, es importante respetar el reglamento de operación del evento, esto le permitirá prevenir situaciones y optimizar sus tiempos de montaje así como sus presupuestos. Políticas sobre elementos o materiales a introducir permitidos: 1. Deberá ajustarse al espacio asignado previamente. 2. Todo el mobiliario deberá permanecer en el área establecida del stand. RESTAURANTES Y ALIMENTOS REGLAS DE OPERACION

8 3. Como mobiliario se contempla el uso de mesas, sillas, estructura del stand, accesorios, equipo audiovisual. Cualquier objeto no contemplado deberá ser notificado con al menos 48 horas hábiles de anticipación a su uso en el área de exhibición. 4. Los materiales de publicidad, tales como banners, displays, mantas entre otros, no podrán ser colocados en las estructuras de metal de los jardines, árboles, piso y jardines del campus. Éstos deberán permanecer en la zona determinada para el stand. 5. Los expositores internacionales que deseen enviar con anticipación al Campus materiales para repartir: muestras, ejemplares, flyers, postales, etc., deberán enviarse antes del 10 de junio a la dirección del Campus con atención a la Lic. Zuleika González, directora de Universidad Virtual. Después de esa fecha no se recibirán paquetes, sino que deberán transportarse por cuenta propia e introducirse al Campus hasta el día designado para el montaje. 6. El ingreso de inflables al campus no está permitido. 7. La toma de fotografías y video está permitido solamente en el área de exposición, no así en el resto de las instalaciones del campus. 8. Queda prohibida la colocación de material impreso o de mantas en las paredes y cristales del inmueble. Todo material publicitario correspondiente a la empresa deberá estar colocado en el stand autorizado. Sobre el personal autorizado para atender el stand: 1. El personal del stand deberá de portar gafete para tener acceso al área de exposición. 2. La vestimenta de edecanes deberá ser formal y apropiada a la imagen de la Institución. El Tecnológico de Monterrey Campus Ciudad de México se reserva el derecho de admisión del personal que considere incumpla con esta premisa. 3. El personal autorizado por la empresa deberá permanecer en el área asignada al stand o en su defecto a la requerida para actividades personales tales como comer, ir al sanitario, etc. Políticas de comportamiento: 1. El expositor mantendrá en todo momento una actitud cordial y respetuosa hacia todos los miembros de la Comunidad ITESM y sus instalaciones, de lo contrario Seguridad podrá solicitar el retiro inmediato de los operadores y se reservará el derecho de proceder ya sea a través del Departamento de Compras, o de las Instancias legales correspondientes, en contra de la persona que resulte infractora. Asimismo se reserva el derecho de permitir el acceso nuevamente a las instalaciones. 2. En todo momento el expositor será responsable de sus pertenencias por lo que el ITESM no se hará responsable de cualquier pérdida o robo dentro o fuera de las instalaciones del Campus.

9 3. En caso de que el expositor se vea involucrado en algún incidente de cualquier tipo, éste deberá coadyuvar con la investigación correspondiente de acuerdo con los lineamientos del Departamento de Seguridad y las necesidades de información del mismo. 4. Portar credencial visible con fotografía al ingresar y en todo momento que permanezcan dentro de las instalaciones. Credencial en mal estado o vencida no se le dará acceso. 5. Mostrar objetos personales como mochilas, portafolios o cualquier otro bulto al salir y al término de sus labores. 6. En caso de contingencia, se mantendrá siempre atento a las indicaciones del personal de Protección Civil o de las Brigadas conformadas para cada situación. COMITÉ ORGANIZADOR El Comité Organizador del XII Encuentro Internacional Virtual Educa estará a su disposición antes y durante el evento para atender cualquier necesidad o duda referente a su espacio de exhibición. Durante el evento el staff se ubicará físicamente en la oficina del Comité Organizador y en el piso de exhibición, debidamente uniformado para su fácil identificación. Si aún tiene preguntas no dude en contactarnos. COMITÉ DE EXPOSICIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DEL XII ENCUENTRO INTERNACIONAL VIRTUAL EDUCA MAPA DEL CAMPUS CD. DE MEXICO

10 1 Aulas I 7 Centro de Desarrollo Empresarial y Tecnológico CEDETEC 13 Oficinas III 2 Aulas IV 8 Oficinas V 14 Aulas II (ATRIO) 3 Oficinas I 9 Biblioteca y CIEF 15 Oficinas II 4 Salas de Congresos 1, 2 y 3: Exposición y Conferencias Magistrales. 10 Aulas III (CUPULA) 16 Oficinas IV 5 Dirección de Construcciones y Proyectos 11 Ajedrez Cervantino