Solución Caso Nomina

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Álvaro García Gallego
hace 8 años
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1 Solución Caso Nomina Universidad de Caldas Auditoria de Sistemas Ing. Carlos H. Gómez Jeferson Arango López Daniel M. Hernandez Fernando Salazar S. Universidad de Caldas Ingeniería de Sistemas Manizales 2010

2 Solucion Caso Nomina Universidad de Caldas 1- Opinión General Según el comunicado, se está dando a conocer la adquisición de un nuevo sistema de información para el control y la gestión de nominas de la universidad entre o tras cosas, la forma en que se presenta este es dando cifras porcentuales de la eficiencia del sistema, y tratan de apoyarse en implementaciones en otras universidades del país. Pensamos que esto no es garantía del correcto funcionamiento del sistema, ya que los procesos pueden ser similares pero no iguales. Además al parecer no se realizaron las pruebas pertinentes para analizar sus resultados y los posibles inconvenientes que podría generar, y las cifras de error que se manejan son demasiado altas para asegurar el correcto funcionamiento a corto plazo. 2- Se informa el problema que se presento a la hora de realizar la liquidación de nomina mediante el sistema de información SARA. Las cifras de eficacia (80%) que se dan no representa el problema como tal, y no se les puede asegurar tranquilidad a los afectados por este problema, ya que no se puede garantizar que esto no volverá a ocurrir. En el momento que dicen que 80%, cifra que garantiza que en los próximos meses el margen de inconsistencias desaparecerá. no se da a conocer la estrategia a seguir para cumplir con la expectativa anteriormente citada. Además no se sabe si las pruebas del sistema fueron realizadas o no se tuvieron en cuenta, dado que el tiempo de la implementación hasta la puesta en marcha fue suficiente para asegurar un mayor nivel de eficiencia al 80%. 3- No se tiene claridad del responsable, ya que en el comunicado no se informa de la causa de este fallo en el pago de nomina. 4- Para la implementación de un sistema de esta magnitud, se debe tener en cuenta un análisis profundo de las pruebas realizadas. Para así no tener errores de este nivel. 5- Se hubiera realizado la implantación del nuevo sistema, si y solo si el margen de fallos es mínimo, además no se realizaría el cambio drástico del sistema, sino que se llevaría a cabo de una manera paralela, es decir la implantación del nuevo y el proceso de desecho del antiguo. Y solo dejar 100% en funcionamiento el nuevo cuando no se presenten errores.

3 Guía de Auditoria Empresa: Universidad De Caldas. Fecha: Hoja 1 de 1 Ref. Actividad a ser evaluada Procedimiento de auditoria Herramienta a utilizar Observación AS01 AS02 Evaluar las estrategias para la implementación del sistema de información SARA Evaluar el funcionamiento general del sistema Solicitar la documentación correspondiente a la instalación del sistema SARA Se realizaran una serie de estudios técnicos al sistema de información para comprobar su buen funcionamiento. Sé verificara que se hayan realizado las correcciones de los problemas del sistema de información. Revisión documental Observación Experimentació n Guías de evaluación AS03 Verificación de la calidad del servicio Revisión de los reportes de fallos del sistema de información Revisión de documentos que demuestren los resultados de las pruebas realizadas al sistema antes, durante y después de su implementación y puesta en marcha. Matriz de evaluación Revisión documental y bitácoras.

4 INSTRUMENTOS DE RECOPILACIÓN DE DATOS OBSERVACIÓN El tipo de observación que haremos será histórica ya que esta nos brindara información acerca de los estudio que se hicieron para tomar la decisión de cambiar el sistema de nomina de la universidad, además nos brindara mas claridad con el proceso que se llevo para la implementación del sistema SARA y cuales precauciones se tuvieron al momento de transición de el sistema antiguo al nuevo sistema SARA.

5 ENCUESTA 1. Cree usted que la estrategia tomada para la implementación del sistema de información SARA, fue la correcta? Si No 2. Se analizo el desempeño del SI a corto mediano y largo plazo? Si No 3. Se realizaron pruebas al sistema de información, después de su implementación y puesta en marcha? Si No 4. Se tomo en cuenta, los riegos que implica entregar el sistema de información en la fecha en que fue requerida? Si No 5. Se realizo alguna fase de mantenimiento del SI? Si En cuál de las fases: No Justifique: 6. Se pensó en la posibilidad de trabajar paralelamente con el antiguo sistema con el fin de obtener homogeneidad? Si No 7. Se crearon medidas de contingencia en caso de fallas en el sistema de información? Si No 8. Cree usted que un sistema de información con un 80% de confiabilidad es suficiente para entregarlo a los usuarios finales? Si No Justifique: 9. Qué impresión cree que podría tener un usuario de este sistema, sobre aplicaciones primarias y secundarias del área de sistemas, luego del manejo o interacción con este nuevo Sistema de información? Si No Justifique:

6 CUESTIONARIO 1- El sistema anterior que se utilizaba para la nomina presentaba problemas? Si Cuáles? No 2- Por qué se tomo la decisión de cambiar de Sistema para el manejo de Nomina? 3- Por qué se tomo la decisión que el nuevo sistema a implantar en la Universidad de Caldas era SARA? 4- Se realizaron pruebas suficientes del funcionamiento del sistema SARA y se aseguraron que la información obtenida de estas pruebas era correcta? 5- Cree usted que era el momento adecuado para la poner en marcha en la Universidad el sistema SARA? Si No Justifique su respuesta. 6- Cree usted que fue suficiente la capacitación hecha para el manejo de sistema de nomina SARA? Justifique su respuesta. 7- Cuál es el nivel de satisfacción en el manejo del sistema SARA?

7 TÉCNICAS DE EVALUACIÓN LISTA DE CHEQUEO Nº Pregunta Respuesta Si No 1 Se tiene en cuenta una estrategia o metodología para la adquisición e implantación de nuevas aplicaciones o procesos automatizados? 2 Se han desarrollado o tomado algunos estándares existentes para la implantación de SI, han sido documentados, divulgados y actualizados? 3 Se tiene en cuenta las diferentes opciones, costos, necesidades de usuarios finales y recursos disponibles para la adquisición de un nuevo SI? 4 Se tienen en cuenta los objetivos organizacionales, la misión y la visión a la hora de apoyar los procesos de la empresa con un SI, ya sea a corto, mediano o largo plazo? 5 Antes de adquirir una nueva aplicación, se evalúa su buen funcionamiento, calidad, entre otras características? 6 Se lleva a cabo una previa evaluación por parte de los usuarios finales antes de ser implantado definitivamente un SI?

8 MATRIZ DE EVALUACION Descripción de los conceptos evaluados. Cómo era de eficaz era el funcionamient o del sistema anterior para el manejo de nomina con que contaba la Universidad? Qué tan seguro es la información que se obtiene de el sistema SARA en el manejo de Nomina en La Universidad de Caldas? Cómo califica la capacitación recibida para el correcto manejo del sistema SARA? Califique el soporte con el que contaba el sistema anterior de EXECELENT E 5 BUEN O 4 REGULA R 3 MAL O 2 DEFICIENT E 1

9 manejo de nomina? Califique el soporte con el que cuenta el sistema anterior de manejo de nomina?

10 REVISIÓN DOCUMENTAL Nº Análisis de Entregables 1 El proyecto no cumple con los alcances propuestos en el documento inicial. 2 Para el proceso de mantenimiento no se cuenta con un documento guía. 3 No se entrego un documento sobre metodologías o estrategias de implantación y/o cambios de aplicativos y/o sistemas de información. 4 No se encontró en orden el informe sobre procesos y procedimientos de aplicativos y/o sistemas de información. 5 No se recuerda haber recibido un informe acerca de la operación del sistema antes, durante y después de la implantación del SI. 6 Se hallo incoherencias en los resultados proyectados inicialmente por el SI.

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