Manual del Exhibidor

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1 8 9 NOVIEMBRE 2015 Manual del Exhibidor Tel. (787) (787) (939) Fax. (787) info@sanjuanbeautyshow.net

2 I n d i c e Itinerario Fechas Límites Servicios Suplidores Autorizados Equipo Básico del Booth Taquillas Exhibidores / Modelos Regulaciones de Sonido Auspicios Presentaciones en Salones Educativos y en Tarimas Oferta de Hotel Actividades Especiales

3 Itinerario MONTAJE ESTRUCTURAS GRANDES (Zona de carga /parte posterior Centro de Convenciones) ANTES DE MONTAR, FAVOR PASAR AL COUNTER DE REGISTRO (LOCALIZADO EN EL LOBBY) PARA RECOGER SU PERMISO DE MONTAJE Jueves 5 noviembre 8:00 a.m. - 8:00 p.m.* *Se apagarán las luces a las 8:00 p.m. *Exhibidores no deben llegar después de las 3:00 p.m. Todo Booth debe estar completamente instalado el sábado 7 de noviembre a las 8:00 p. m. MONTAJE (Zona de carga / parte posterior Centro de Convenciones) ANTES DE MONTAR, FAVOR PASAR AL COUNTER DE REGISTRO (LOCALIZADO EN EL LOBBY) PARA RECOGER SU PERMISO DE MONTAJE Viernes 6 noviembre 8:00 a.m. - 8:00 p.m.* Sábado 7 noviembre 8:00 a.m. - 8:00 p.m.* *Se apagarán las luces a las 8:00 p.m. *Exhibidores no deben llegar después de las 3:00 p.m. Todo Booth debe estar completamente instalado el sábado 7 de noviembre a las 8:00 p.m. HORA DE ENTRADA DE EXHIBIDORES Domingo 8 noviembre 7:00 a.m. Con TAQUILLA exhibidor (entrada principal Hall B) Lunes 9 noviembre 7:00 a.m. Con TAQUILLA exhibidor (entrada principal Hall B) (Domingo y Lunes re-entrada de mercancía por la zona de carga con TAQUILLA de exhibidor) DIAS Y HORAS DE SHOW Domingo 8 noviembre 9:00 a.m. - 6:00 p.m Lunes 9 noviembre 9:00 a.m. - 6:00 p.m. DESMONTAJE (zona de carga /parte posterior Centro de Convenciones) Lunes 9 noviembre 6:00 p.m. *Ningún Exhibidor podrá desmontar ni pasar carros de carga antes de las 6:00 p.m. Según reglamento del Centro de Convenciones ningún menor de 18 años es permitido durante el montaje. Para poder montar su booth debe tener lo siguiente 1. Contrato Firmado 2. Registro de Comerciante Temporero 3. Copia del Certificado de Compras Exentas (Modelo SC2916) 4. Seguro de Responsabilidad Pública con los endosos requeridos se sugiere contenido 5. Saldo Total del Espacio 6. Cuadre de Taquillas 7. Permiso de Montaje

4 MAYO Al momento de efectuar su pago inicial AGOSTO Fechas Límites Servicios Copia del Certificado de Compras Exentas (Modelo SC 2916) Seguro Social Patronal San Juan Beauty Show (787) agosto Información presentación en San Juan Beauty Show (787) tarimas 7 agosto Información para Educación San Juan Beauty Show (787) agosto 5:00pm / $ SEPTIEMBRE Sheraton PR Hotel & Casino Sheraton PR Hotel & Casino (787) septiembre Concesión de Boletos Refiérase a página 6 OCTUBRE San Juan Beauty Show (787) octubre Limpieza JV Cleaning Group (787) octubre Carga Marítima, Carga Magic Transport (787) ext. 235 Aérea, Almacenaje David Huertas (787) octubre Sheraton PR Hotel & Casino Sheraton PR Hotel & Casino (787) :00pm / $ octubre Pago Final Booth San Juan Beauty Show (787) octubre Rotulación Centro Conv. San Juan Beauty Show (787) octubre Registro Comerciante San Juan Beauty Show (787) Temporero Al momento de efectuar su depósito inicial deberá presentar Copia del Certificado de Compras Exentas modelo SC 291, en unión a su número de Seguro Social Patronal. A partir del 6 de octubre de 2015 podrá solicitar su Registro de Comerciante Temporero. San Juan Beauty Show debe recibir el Registro Temporero en o antes del 16 de octubre de De no recibirlo en esta fecha SJBS procederá a solicitarlo, teniendo usted un costo de gestoría de $ octubre Seguro Insurance 4 Exhibitors Si usted tramita su seguro favor de incluir los siguientes endosos: 1.San Juan Beauty Show Calle Las Marías 873 Hyde Park, San Juan, PR SMG/11 LP, PRCDA,PR CONVENTION CENTER 100 Convention Center Boulevard San Juan, PR Supplier: Tipo de Seguro: General Liability Límite de Seguro: $1, (se sugiere contenido) Fecha de cubierta: 5 al 11 de noviembre octubre Orden de Comida y Bebida Centro de Convenciones (787) ext octubre Aerial Rigging PSAV Presentation Services (787) octubre Audiovisual/Internet/Teléfono PSAV Presentation Services (787) noviembre Cuadre de Venta de Taquillas por Exhibidores San Juan Beauty Show (787)

5 Suplidores Autorizados Business Center Centro de Convenciones (787) ext Comida y Bebida Departamento de Ventas Giani Agostini gagostini@prconvention.com ext Beatriz Colón bcolon@prconvention.com ext Puerto Rico Convention Center / Managed by SMG 100 Convention Blvd. San Juan PR Carga Marítima, Carga Aérea, Almacenaje Magic Transport (787) ext. 235 David Huertas (787) dhuertas@magictransport.com Internet, Network, Audiovisual, Telephone Lines, Aerial Rigging PSAV Presentation Services Tel. (787) Fax. (787) jcolton@psav.com lvarona@psav.com Limpieza JV Cleaning Group (787) jvcleaninggroup@live.com Seguridad De tener seguridad privada en su espacio que no sea la contratada por San Juan Beauty Show, tiene que entregar copia de la licencia y el endoso del seguro de la compañía de seguridad para permitirle entrada al Centro de Convenciones en o antes del viernes 23 de octubre de 2015 Seguro Insurance 4 Exhibitors Servicios a Exhibidores (Cel.) (W) (fax) convenciones@expodesignpr.com

6 Equipo Básico Booth Vence viernes 2 octubre Espacio 10 x 10 incluye: Cortina de fondo 8 x 10 Una mesa sin mantel* Dos sillas* Manual del Exhibidor Seguridad General Boletos Entrada* Tamaño del espacio: 10 x 10. Los espacios no podrán ser compartidos con otro exhibidor. Cualquier espacio en medida adicional al espacio subarrendado será pagado a $50.00 el pie cuadrado, no sin antes ver la disponibilidad del mismo. El Exhibidor nunca podrá formar espacio adicional en pasillos o accesos determinados por SJBS, so pena de cancelación inmediata del contrato y no devolución del dinero pagado. El exhibidor no podrá levantar paredes, techos, letreros, adornos, etc., de más de 8 en el fondo y frente del booth, ni más de 3 en los laterales. Por seguridad bajo ninguna circunstancia las bases de las estructuras de su espacio tocarán ni obstruirán los pasillos. El exhibidor no podrá utilizar los espacios de tránsito para exhibir, demostrar, y repartir sus mercancías o servicios en ningún momento ni bajo ninguna circunstancia. IMPORTANTE: Servicios eléctricos no están incluidos en el arrendamiento de su espacio, de usted requerir dicho servicio favor de contactar a Expo Design Cel (W) (fax) convenciones@expodesignpr.com 1. Los espacios con acuerdos promocionales no incluyen ni mesas, ni sillas, ni boletos extras de exhibidor y/o modelos. Ningún espacio incluye electricidad (ver contrato). 2. Las concesiones de boletos pueden ser enmendadas por arreglo especial entre las partes, como productos de intercambio promocional o auspicios en o antes del viernes 4 de septiembre de No habrá boletos de cortesía. 3. La fecha límite para pagar su espacio es el 2 de octubre de Para poder realizar su montaje no debe existir balance pendiente en su cuenta. 5. Espacios con descuentos promocionales o algún tipo de descuento no incluyen mesas ni sillas. 6. Ningún Exhibidor podrá desmontar ni pasar carros de carga antes de las 6:00 p.m. 7. Según reglamento del Centro de Convenciones ningún menor de 18 años es permitido durante el montaje. 8. Para poder montar su booth debe tener lo siguiente 1. Contrato Firmado 2. Registro de Comerciante Temporero 3. Copia del Certificado de Compras Exentas (Modelo SC2916) 4. Seguro de Responsabilidad Pública con los endosos requeridos se sugiere contenido 5. Saldo Total del Espacio 6. Cuadre de Taquillas 7. Permiso de Montaje

7 POLITICA DE OTORGACION DE BOLETOS POLITICA DE OTORGACION DE BOLETOS SE ENTREGARÁN A LOS EXHIBIDORES LOS SIGUIENTES BOLETOS DE EXHIBIDOR CON LA CANTIDAD DE BOLETOS PERMITIDA PARA STAFF ADICIONAL Booths Boletos Boletos de exhibidor para Staff adicional a $15.00 c/u Boletos permitidos adicionales para los dos días Boletos permitidos adicionales para los dos días 3 a Boletos permitidos adicionales para los dos días 6 a Boletos permitidos adicionales para los dos días 11 a Boletos permitidos adicionales para los dos días 19 ó más Boletos permitidos adicionales para los dos días 1. Nunca deberá usar los Boletos de exhibidores para el público o invitados, solamente se usarán para el personal que trabajará en su espacio. 2. Los boletos serán asignados y cada EXHIBIDOR tendrá la cantidad correspondiente a su booth.. 3. Los boletos se entregarán en el Área de Registro en el Centro de Convenciones. 4. De necesitar boletos para staff adicional, los mismos tendrán un costo de quince dólares ($15.00) c/u 5. La asignación de taquillas de exhibidores será de acuerdo a la cantidad de espacios arrendados. 6. No se aceptarán listas de modelos, el costo de taquillas de exhibidores adicionales será de un máximo de 10 boletos para los dos días a $15.00 c/u. Boletos adicionales serán a precio regular de entrada al show. SI PIERDE LOS BOLETOS TENDRA QUE OBTENER LOS MISMOS A $15.00 DOLARES C/U

8 Regulaciones de Sonido No se permitirá sistema de sonido en el área de exhibición y venta, excepto en el espacio educativo. Se denominará espacio educativo aquel que tenga un artista de estilismo contratado, con una tarima demostrando técnicas y formas en cabello, uñas, maquillaje, estética. Bajo ningún concepto se aceptará música en el área de exhibición y venta. El sonido permitido micrófonos y el volumen será regulado por personal de seguridad de San Juan Beauty Show, Inc. a menos de cinco (5) decibeles. No se permitirá sonido mayor de esta escala que interrumpa los trabajos de los exhibidores adyacentes. El espacio educativo deberá someter información del artista y evidencia de contratación para permitirle utilizar sistema de sonido adecuado. EL EXHIBIDOR deberá informar a su compañía de sonido, las regulaciones existentes. SAN JUAN BEAUTY SHOW, INC., se reserva el derecho de suspender el sistema de sonido por violación a cualquiera de estos acuerdos. SAN JUAN BEAUTY SHOW REGULARA EL SISTEMA DE SONIDO ACEPTABLE EN LOS BOOTH Y TOMARA LA ACCION PARA REDUCIR O SUSPENDER EL MISMO DE SER NECESARIO. (VER CONTRATO) PROCEDIMIENTO PRIMERA ADVERTENCIA: SEGUNDA ADVERTENCIA: TERCERA ADVERTENCIA: VERBAL ESCRITA DESCONECTAR SISTEMA POR EL RESTO DEL DIA El exhibidor instalará las bocinas mirando hacia adentro del booth

9 Auspicios Auspicios Cantidad / Tamaño Precio Regular Oferta hasta 10 julio Guía Informativa portada logo $1, $1, logo Guía Informativa página 1 $1, $ wide X 9 high Guía Informativa 1 página $ $ wide X 9 high Guía Informativa ½ página $ $ wide X 4.5 high Guía Informativa ¼ página $ $ wide X 2.25 high Cupones de Descuento $ $ wide X 4.5 high Guía Informativa contraportada logo $1, $ logo Guia Informativa añadir.25 bleed alrededor Banner información SJBS (incluye logo de su compañía) $ $ (25) 3 x 5 Billboards un mes exclusividad $1, $ x 20 Billboards un mes compartido con otros $ $ x 20 Flyers $ $ (2,500) logo Posters $3, (5,000) logo 17 x 22 Periódico $1, $1, (1) logo full color Radio $ (40) 15 seg. Taquillas $1, $ logo y dirección Rotulación dentro Centro Convenciones pregunte por oferta de auspicios Reunión Escuelas pregunte por oferta de auspicios Conferencia de Prensa pregunte por oferta de auspicios Red Carpet pregunte por oferta de auspicios Latin American Awards pregunte por oferta de auspicios Competencias pregunte por oferta de auspicios Web Banner size: 1,034 W x 200 H pixels Web Baner size: 300 W x 300 H pixels $ un mes $ un mes $ mensual con contrato de 3 meses $ mensual con contrato de 3 meses $ mensual con contrato de 6 meses $ mensual con contrato de 6 meses Web Banner size: 300 W x 138 H $ un mes $ mensual con contrato de 3 meses $ mensual con contrato de 6 meses Digital format, PDF, TIFF, PSD, JPG, Word Format Text info@sanjuanbeautyshow.net Autorización de Pago Compañía Núm.Booth Teléfonos Fax Número Cheque Visa Master Card Total$ Número Tarjeta: Fecha Expiración: Pago Total $ Depósito Balance Firma Fecha

10 Presentaciones en Salones Educativos y Tarima Fecha Límite para información viernes 7 agosto Clase, Seminario, Charla que ofrecerá su Compañía en San Juan Beauty Show 2015 NOMBRE CLASE Y EDUCADORES DOMINGO / LUNES HORA Presentación en Tarima, que ofrecerá su Compañía en San Juan Beauty Show 2015 NOMBRE PRESENTACION Y EDUCADORES DOMINGO / LUNES HORA Seminarios que ofrecerá su Compañía durante el NOMBRE SEMINARIO LUGAR FECHA

11 HOTEL Sheraton Puerto Rico at Convention Center Hotel & Casino 200 Convention Boulevard San Juan, PR Teléfono (787) $ Tax por noche doble/sencilla Reservaciones en o antes del LUNES 31 de AGOSTO de 2015 antes de las 5:00 p.m. $ Tax por noche doble/sencilla Reservaciones desde el lunes 1ro. de sept. hasta el VIERNES 16 de OCTUBRE de 2015 antes de las 5:00 p.m. Después de esta fecha a precios y disponibilidad del hotel

12 ACTIVIDADES ESPECIALES REUNION DE ESCUELAS Miércoles 2 septiembre 2015 / 10:00 a.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico CONFERENCIA DE PRENSA Miércoles 28 octubre 2015 / 10:00 a.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico RED CARPET Domingo 8 noviembre 2015 / 4:00 p.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico LATIN AMERICAN AWARDS Domingo 8 noviembre 2015 / 6:00 p.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico Auspicio de Actividades Especiales info@sanjuanbeautyshow.net (787)