SERIES Y SUBSERIES * Tipos documentales

Transcripción

1 100.1 ACTAS 1 19 X ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA ACTA No. 01 de 23 de sept ACTAS DE COMITÉ DE REVISIÓN DE CALIDAD ACTAS DE ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS ACTA No. 01 DE OCT 1977 * Citación * Citación Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de importancia histórica para la empresa ACUERDOS 1 2 X ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de importancia histórica para la empresa

2 100.5 CAJA MENOR 1 2 * Recibos de Caja * Resolución de Caja menor que inicia el año * Libros de Recibos de pago * Certificados de Disponibilidad Presupuestal ( una copia para tesoreria) * Se podrán eliminar una vez cumpla con su periodo de retención, levantar inventarios y convocar al comité de archivo para la toma de decisión CIRCULARES 1 2 X CIRCULARES INTERNAS CIRCULARES EXTERNAS Se podrán eliminar una vez cumpla con su periodo de retención, levantar inventarios y convocar al comité de archivo para la toma de decisión CITACIONES OFICIALES * Citación * Informe 1 2 X Se podrán eliminar una vez cumpla con su periodo de retención, levantar inventarios y convocar al comité de archivo para la toma de decisión

3 CONTRATOS 1 2 X CONTRATO DE ARRENDAMIENTO * Requisitos de los Clientes * Ficha Comercial * Fotocopia de la cedula Representante Legal * Certificado comercial * Contrato de Arrendamiento * Factura Canon Mensual y Servicios Publicos * Control de Arrendamiento natural o Juridico * Formato Comercial * Carta de Renovaciones * Solicitudes de Correspondencia Una vez cumplan el tiempo de retención en el archivo central se pasa a digitalizar y se elimina el soporte papel CONTRATO - LICITACIÓN * Contrato * Control de Disponibilidad Presupuestal * Se hace una Solicitud * Solicitudes y Autorizaciónes expedición de Tiquetes * Formato de orden de pago ( se pasa a presupuesto)

4 CONCEPTOS SANITARIOS * Acta de Visita 1 2 x * Acta de inspección * Registro Sanitario * De claración, liquidación privada de Impuestos y Comercio proceder a digitalizar y eliminar el soporte papel CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES 2 2 x * Alcaldia * Gobernación para la historia institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones internas a lo largo del tiempo DERECHOS DE PETICIÓN 1 2 X * Derecho de petición * Respuesta derecho de petición Una vez se cumpla el tiempo de retención en el archivo central se elimanan despuesde que la documentación no haga parte de algun proceso juridico o administrativo.

5 EVENTOS INSTITUCIONALES 1 2 x * Invitación * Oficio * Programa evento * Informe para la historia institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones internasa lo largo del tiempo ESTATUTOS Y REFORMAS 2 5 x * Escritura publica * Acta de Asamblea * Camara de Comercio para la historia institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones internasa lo largo del tiempo HISTORIAS LABORALES x * Hoja de vida * Certificados academicos * Liquidación de Vacaciones Acto administrativo * Vacaciones, acensó incremento o nivel salarial * Memorandos Una vez cumplan el tiempo de retención en el archivo central se digitalizan y se guardan ambos soprtes HISTORIAS LABORALES TEMPORALES * Solicitudes * Hoja de vida * Certificados Académicos * Certificados de Antecedentes * Copia de acuerdo confidencialidad * Autorización para el tratamiento d datos personas * Ficha de ingreso * Evaluación e inducción

6 RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL HISTORIAS DE EMPRESAS TRANSPORTADORAS * Resolución de Habilitacin de Rutas 2 6 x * Resolución como Empresa Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de seis (6) años, cumplido este tiempo se digitaliza y se elimina el soporte fisico INFORMES INFORMES A JUNTA DIRECTIVA INFORME DE GESTIÓN ANUAL INFORME DE GUARDAS OPERATIVOS Y SEGURIDAD INFORME DE COMPARENDOS X INFORME ENTES DE CONTROL proceder a digitalizar y eliminar el soporte papel.. * Notificaciones INVENTARIOS DOCUMENTALES INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA INVENTARIO DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO El inventario documental esta conformado por todas las series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyendo los elaborados por cada funcionario o contratista.

7 PARTICIPACIÓN EN JUNTAS DIRECTIVAS O COMITÉS EXTERNOS 1 19 X * Convocatoria * Comunicaciones PROCESOS 1 2 x PROCESOS ADMINISTRATIVOS PROCESOS JUDICIALES PROCESOS DISCIPLINARIOS PROCESOS DECLARADOS DESIERTOS O NO ADJUDICADOS * Comunicaciones * Respuestas * Actas * Conceptos PLANES PLAN ESTRATEGICO 4 4 x * Informe * Comunicado * Plan * Anexo POLIZAS 1 2 x * Polizas * Cambios de incluciones y excluciones bienes asegurados * Solicitudes de Reclamaciones Cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de importancia histórica para la Terminal de Transportes de Armenia proceder a digitalizar y eliminar el soporte papel.. proceder a eliminar, toda vez que el plan estrategico se recupera en las Resoluciones de gerencia y el plan de acción y los planes de los procesos se recuperan en las actas Junta directiva. proceder a digitalizar y eliminar el soporte papel..

8 RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROYECTOS 1 5 X para visualizar la trazabilidad de la historia de la empresa PROPIEDADES ENGLOBADAS 4 X * Escrituras Publicas * Escrituras de Tradición * Planos * Certificado de tradición * Ampliación de himpoteca * Impuestos * Licencias * Planos Son documentos relevantes para la entidad PROGRAMAS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1 5 X * Mapa de procesos * Tablas de retención Documental * Normograma * Programa de Gestión documental para visualizar la trazabilidad de la historia de la empresa POLITICAS INSTITUCIONALES 1 5 x para visualizar la trazabilidad de la historia institucional

9 RESOLUCIONES 1 20 X RESOLUCIONES DE GERENCIA RESOLUCIONES DE JUNTA DIRECTIVA * Resolución RESTRUCTURACIÓN INSTITUCIONAL 4 0 X * Acto administrativo * Estudios * Actas * Comunicaciones REGISTRO Y CONTROL 1 5 x * PRESTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS * Formato consulta de documentos * Formato indice información clasificada y reservada * Formato prestamo documentos * Formato testigo * Formato unico de inventario documental * Formato mensual estadístico e transferir al Archivo Histórico. Las resoluciones deberán presentar consecutivo único de acuerdo con el productor de las mismas y los anexos deberán archivarse en las correspondientes series documentales. Esta serie documental se recomienda digitalizar desde su producción para facilitar la consulta y generar índices que permitan recuperación ágil y oportuna. retención en el Archio de Gestión se elimina, ddo que el consolidaddo queda en las resoluciones de junta directiva. se elimina en el Archivo de gestión por perdida de vigencia GESTÍON Y TRAMITE * Formato Observaciones comunicaciones elaboradas * Formato registro correspondencia recibida externa * Formato registro correo devuelto * Formato registro correspondencia enviada * Formato registro correspondencia recibida interna

10 RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL VERIFICACIÓN DE ORGANIZACIÓN * Seguimiento de verificación de aplicación de TRD * solicitudes de actualización * Cronograma de Actividades TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES * Cronograma de Transferencias * Comunicaciones * Solicitud SISTEMA DE INFORMACIÓN * Software de correspondencia ( DUNET) * Software de Contable (SIIGO) * Software (STT) * Consultores Tecnologicos ( Contrato arrendamiento de Software) * Software Tarificador * Contadurìa General de la Nación Norma IEC/ISO 27001