DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio Nº Licenciado Álvaro Jiménez Cruz Alcalde Municipal MUNICIPALIDAD DE MONTES DE ORO Estimado señor: 10 de mayo de 2013 DCA-1033 Asunto: Se concede autorización para promover un procedimiento de contratación directa concursada para la compra de un camión recolector de residuos sólidos, por un monto de ,00 (cien millones de colones exactos). Damos respuesta a su oficio N 186.A.M , del 8 de abril de 2013, recibido el día 9 de abril, en esta Contraloría General, mediante el cual solicita nuestra autorización para la compra de un camión recolector de residuos sólidos, por un monto de ,00 (cien millones de colones exactos). I. Antecedentes y justificaciones de la solicitud: 1. Que mediante oficio No (DCA-3102), del 20 de diciembre de 2012, esta División de Contratación Administrativa autorizó Contratación Directa a la Municipalidad de Montes de Oro, con el fin de llevar a cabo procedimiento, para la compra de un camión recolector de residuos sólidos, por el monto de , (cien millones de colones exactos). 2. En virtud de lo anterior señala la Administración que procedió de conformidad con lo indicado en dicho oficio, no obstante el Concejo Municipal de Montes de Oro, mediante inciso 4, capítulo III, de la Sesión Ordinaria No , del 01 de abril del presente año, acordó declarar infructuoso dicho procedimiento, según análisis de ofertas realizado por el Instituto de Fomento y Asesoría Municipal, pues según criterio del Instituto, las ofertas objeto de análisis contenían aspectos que no podían ser subsanados. 3. Que por lo expuesto solicitan de nuevo autorización para llevar a cabo Contratación Directa Concursada y proceder a la compra del camión recolector. Señala que tener que iniciar un proceso de Licitación Pública conlleva mucho tiempo y no podrían brindar el servicio de recolección de basura a todo el cantón.

2 2 4. Argumenta la Administración que la justificación sería la brindada mediante oficio No. AM , del 20 de noviembre de 2012, que a continuación se detalla y fue la base de la autorización concedida mediante el oficio No (DCA-3102): a) Que el Municipio brinda el servicio de recolección de desechos de los distritos Miramar y San Isidro. Que por el inciso 16, Capítulo No VI de la Sesión ordinaria se aprobó la autorización para un préstamo para la adquisición de un nuevo recolector. Que se obtuvo un préstamo por ,00 que se incluyeron en el presupuesto extraordinario y ya suscribieron el contrato de préstamo con El Instituto de Fomento y Asesoría Municipal. b) Explica que, se cuenta con un único camión recolector del año 2005 y que presenta fallas constantemente y atrasa las tareas de recolección y demanda muchos recursos la reparación del mismo. Por esta razón es necesario actuar con la mayor diligencia, adquirir otro equipo y evitar el potencial daño y proteger de mejor manera el interés público, la salud y el bienestar de los vecinos de ese cantón. c) Que la realización de una licitación pública les demoraría al menos 6 meses, lo que agravaría la situación en la que se encuentran con un solo recolector en malas condiciones. d) Que el Concejo Municipal acordó solicitar esta autorización para la compra directa de un camión recolector de desechos sólidos nuevo; que según datos de mercado se estima en cien millones de colones. e) Que solicitan poder realizar una contratación directa concursada invitando al menos a tres proveedores, a quienes se les entregará el cartel de la contratación, otorgando diez días para la recepción de ofertas y seleccionando al contratista con precio más ventajosos y que cumpla con las condiciones técnicas y garantice que el equipo es el mejor en precio, calidad y durabilidad según los términos del cartel. f) Solicitan que la aprobación interna la pueda otorgar la Asesoría Jurídica. 5. A su vez señala que para este curso, el cartel se encuentra debidamente corregido con base en la experiencia vivida en el proceso anterior. Señala que además se hizo uso del Convenio de Asistencia Técnica, suscrito entre ese Gobierno Local y el Instituto de Fomento y Asesoría Municipal y el cartel se encuentra en revisión por parte de los técnicos asignados por ese instituto, a efecto de consensuar un documento cartelario, que reúna cada uno de los elementos técnicos y jurídicos para que el nuevo proceso se lleve a cabo sin demora alguna. 6. Que según cronograma de la Administración, contarían con el equipo para primera semana de julio del presenta año. Además indica que en relación al recurso de objeción al cartel este se presente ante la propia Administración. Indican que si hubiera recurso de

3 3 apelación al acto de adjudicación este sea ante la Contraloría General con el fin de contar con dicho respaldo. Sobre el refrendo del contrato producto del procedimiento, manifiestan que se exima del trámite ante esta Contraloría General, lo anterior debido a que hay premura para adquirir el equipo, ya que el equipo con el que cuentan está en muy malas condiciones y no pueden dejar de brindar el servicio. II. Criterio de la División: De conformidad con el artículo 2 bis inciso c), de la Ley de Contratación Administrativa y 138 de su Reglamento, se establece que la Contraloría General de la República está facultada para autorizar el uso de procedimientos diferentes a los ordinarios, cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. De igual manera el artículo 139 del Reglamento a la ley, requiere de la justificación de las circunstancias por las que un procedimiento ordinario no resulta apropiado o conveniente para la satisfacción del interés general. Acorde a lo anterior requiere que la autorización que esta División otorgue no sea un ejercicio mecánico de mera constatación de circunstancias sino que lleva implícita la valoración objetiva de todos los elementos de hecho que rodean la situación particular, a efectos de determinar si se encuentra en una situación excepcional. De esta manera, resultan de especial importancia las razones y justificaciones dadas por la Administración para solicitar la autorización de contratación directa, las cuales deben ser analizadas por este División a fin de determinar si se cumple o no con los supuestos de la norma. En el caso bajo análisis, esa Municipalidad manifiesta que mediante oficio No (DCA- 3102), del 20 de diciembre de 2012, esta División de Contratación Administrativa autorizó Contratación Directa a la Municipalidad de Montes de Oro, con el fin de llevar a cabo procedimiento, para la compra de un camión recolector de residuos sólidos, por el monto de , no obstante lo anterior, a pesar de la necesidad de contar con el camión recolector; el Concejo Municipal acordó declarar infructuoso el proceso. Por otra parte toma en consideración esta Contraloría General, lo indicado por la Municipalidad, en el sentido de la latente necesidad de adquirir el nuevo camión recolector de desechos sólidos, dado que cuentan con uno solo, que se adquirió en el año 2005, y por tanto tiempo de funcionamiento requiere constantes reparaciones y hasta alquiler de equipo en ocasiones para poder brindar el servicio. Además se toma en consideración lo indicado en relación al alto costo de las reparaciones ya que son elevadas, además de que si permanece dañado se atrasa la satisfacción del interés público y se compromete la salud y el bienestar de los habitantes de los distritos del cantón, a los cuales se les brinda el servicio. Por ello requieren que se realice esta adquisición de la manera más rápida y el ejecutar un procedimiento ordinario que por monto corresponda se afecta el interés público que se persigue.

4 4 Al respecto hemos de indicar que este órgano contralor considera que dichos argumentos resultan comprensibles, en el tanto se trata de atender necesidades específicas para las cuales se ocupa la respectiva maquinaria. Por los motivos indicados, es criterio de este Despacho, que de conformidad con el artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y los principios que rigen la materia, esta División autoriza a la Municipalidad de Montes de Oro para que lleve a cabo una contratación directa concursada para la adquisición de un camión recolector de desechos. Para ello, la Administración deberá invitar a un mínimo de tres potenciales proveedores con experiencia en la venta de estos equipos de recolección. Ahora bien en relación al cronograma que se adjunta, en cual se describen los plazos desde el inicio del proceso, hasta la ejecución del mismo, se logra desprender que la Administración contempló siete semanas, no obstante vista la premura acreditada por ese Municipio, deberán ajustarse los plazos (para la invitación al concurso, recibir ofertas, adjudicación y comunicación), con el objetivo de que en un mes (cuatro semanas) se tenga por adjudicado dicho trámite. Lo anterior en virtud de las propias justificaciones de la Municipalidad respecto de la premura en la atención de la necesidad. Considera este Despacho relevante indicar, en relación al apartado de la solicitud, donde la Administración solicita que se le exonere de los recursos de objeción ante este órgano contralor, así como el trámite de refrendo contralor, que esta División comprende la urgencia de ejecutar la obra, por lo anterior se exime del conocimiento de los recursos de objeción en este Sede. Por otra parte en cuanto al refrendo contralor, se considera factible eximir del refrendo del contrato, con la finalidad de agilizar los plazos para atender la necesidad, dado que el requisito de eficacia se puede otorgar mediante la aprobación interna. Por último sobre el recurso de apelación al acto de adjudicación, señala la Administración que prefiere sean presentados ante esta Contraloría General, lo anterior con el fin de tener el respaldo contralor y a la vez pueda conocer el accionar del proceso. Vista la solicitud en particular, cabe manifestar que la impugnación del acto final será conocida por este órgano contralor en tanto proceda por monto y se regirá por los plazos dispuestos para la impugnación en licitaciones abreviadas, así como también para resolución (30 días hábiles), todo lo cual deberá dejarse advertido en el respectivo cartel del concurso. III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización: La verificación del cumplimiento de las condiciones aquí indicadas será responsabilidad de Licenciado Álvaro Jiménez Cruz en su condición de Alcalde Municipal y solicitante, o en su defecto, quien ejerza ese cargo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda para que realice el control sobre los siguientes condicionamientos:

5 5 1) Se autoriza a la Municipalidad de Montes de Oro, para que promueva una contratación directa concursada para la compra de un camión recolector de residuos sólidos. 2) Dicha autorización se otorga por un monto máximo de cien millones de colones ( ,00). No obstante lo anterior, resulta de plena aplicación lo dispuesto en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en caso de que la Administración así lo requiera. 3) La Administración deberá invitar a un mínimo de tres potenciales proveedores con experiencia en la venta de estos camiones recolectores. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración la escogencia de la oferta que resulte más conveniente para el interés público. 4) Procede el recurso de objeción en contra del cartel ante la Administración. En cuanto a la impugnación del acto final será conocida por este órgano contralor en tanto proceda por monto y se regirá por los plazos dispuestos para la impugnación en licitaciones abreviadas, así como también para resolución (30 días hábiles). 5) Se advierte que esta autorización no valora ni emite criterio con respecto a la razonabilidad de los montos que en definitiva se lleguen a adjudicar por dicho camión, lo cual es un aspecto de absoluta y exclusiva responsabilidad de esa Administración. 6) Al ser esta contratación un procedimiento excepcional autorizado sobre las base de las explicaciones dadas por la Administración, no será viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 201 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 7) En fase de ejecución contractual resulta aplicable lo dispuesto en el artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en caso de que la Administración así lo requiera. 8) Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que el contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado en los términos regulados por los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa. Así como que no se encuentre inhabilitado para contratar con la Administración Pública. 9) De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. 10) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3, inciso 3) del actual Reglamento sobre el refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, el contrato que se llegue a formalizar queda excluido del trámite de refrendo contralor, y en su lugar la aprobación le

6 6 corresponderá a la unidad de asesoría jurídica de la propia institución, según el artículo 17 del mismo reglamento. 11) Deberá quedar constancia en el expediente administrativo levantado al efecto, todas las actuaciones relacionadas con esta contratación, ello para efectos de control posterior. 12) Es responsabilidad de la Municipalidad, la verificación de lo dispuesto en el artículo 5 de la Ley de Impuesto a las Personas Jurídicas (Ley No. 9024) 1, a los eventuales oferentes de esta contratación concursada. Atentamente, Lic. Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado Licda. Adriana Artavia Guzmán Fiscalizadora Asociada AAG/chc Ci: Archivo Central NI: 8026 G: Igualmente, los contribuyentes de este impuesto que se encuentren morosos no podrán contratar con el Estado o cualquier institución pública autónoma y semiautónoma.