PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN AMBIENTAL:

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1 (AGSNA) Fecha:06/05/2015 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN AMBIENTAL: Nombre y Cargo Firma Fecha Elaborado Pilar Rueda de la Puerta 06/05/2015 Revisado Responsable de Gestión Ambiental Luis M. Lopez Siles Director Económico-Administrativo y de Servicios Generales 06/05/2015 Aprobado Eva Jiménez Gómez 06/05/2015 Gerente Edición: 4 Página 1 de 8

2 0. ÍNDICE 0. ÍNDICE OBJETO ALCANCE REFERENCIAS DEFINICIONES PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DOCUMENTAL, A NIVEL CORPORATIVO GESTIÓN DOCUMENTAL, Elaboración, Revisión y Aprobación de la Documentación Distribución de los Documentos Modificación de los Documentos Archivo Control de los Registros HISTÓRICO DE EDICIONES ANEXOS...10 Edición: 4 Página 2 de 9

3 1. OBJETO. El objeto del presente procedimiento es definir la sistemática para la Elaboración, Modificación, Revisión, Aprobación, Distribución y Archivo de todos los Documentos y Registros, que forman parte del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) del AGSNA. 2. ALCANCE. Este procedimiento es de aplicación a todos los documentos, que forman parte del SGA del AGSNA: Manual de Gestión Ambiental. Procedimientos de Gestión Ambiental. Procedimientos Operativos. Instrucciones Operativas. Formatos. Registros. Otros Documentos. 3. REFERENCIAS. MGA Manual de Gestión Ambiental. Norma UNE-EN ISO 14001:2004 Apdos , y DEFINICIONES. Las incluidas en el MGA y PGA Elaboración de la Documentación. Edición: 4 Página 3 de 9

4 5. PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS GESTIÓN DOCUMENTAL, A NIVEL CORPORATIVO. El Sistema Integral de Gestión Ambiental del Servicio Andaluz de Salud (SIGA-SAS) se desarrolla a dos niveles: por una parte, el Sistema de Gestión Ambiental definido a Nivel Corporativo (SIGA) y, por otra, los Sistemas de Gestión Ambiental (SGA) de los Centros y de los Servicios Centrales del SAS, que se incorporen al Sistema Global. En el presente apartado, se definen los requisitos existentes para la gestión de todos los Documentos y Registros, que conforman el SIGA-SAS, y que son gestionados a Nivel Corporativo, así como aquellos necesarios para evidenciar el cumplimiento de los requisitos derivados de la interacción AGSNA Nivel Corporativo. Elaboración, revisión y aprobación: En cada documento del SIGA (MGA, PGA, IO u otros) se definen o identifican las responsabilidades, a Nivel Corporativo, para la elaboración, revisión y aprobación, antes de su distribución. Cambios en los documentos: La revisión de los documentos, que conforman el SIGA-SAS, podrá ser debida a cambios operacionales o a necesidades definidas por los diferentes responsables implicados y siempre será realizada por los responsables iniciales. Los cambios en los documentos, derivarán en la creación de un documento con nueva fecha y edición. Las modificaciones, se registrarán en el apartado de Histórico de Ediciones, de cada documento, procediéndose a la actualización de la edición vigente, en la Intranet del SAS. Dichos cambios en los documentos, llevarán consigo la actualización del Listado de Documentos en Vigor, que es mantenido por el Responsable de Registros del SIGA. Distribución, Acceso y Control de los Documentos: La distribución de los documentos del SIGA-SAS se realiza en soporte informático y en a todos los Centros afectados, mediante la Intranet del SAS, siendo los responsables de cada Centro los que los distribuyen internamente, al personal afectado. Se elimina la distribución en papel. Los documentos originales son mantenidos por el Responsable de Registros del SIGA. Edición: 4 Página 4 de 9

5 Registros: Los registros, derivados del cumplimiento de los requisitos definidos por el SIGA-SAS, en formato papel o informático, son: Identificados inequívocamente. Mediante nombre, fecha y/o código. Mantenidos y protegidos. Mediante copia de seguridad y/o archivo controlado. Archivados (mínimo 3 años, salvo requisito legal que requiera un plazo mayor). Siendo el encargado de estas actuaciones el Responsable de Registros del SIGA-SAS GESTIÓN DOCUMENTAL, EN EL AGSNA. En el presente apartado, se definen los requisitos, que deben cumplir los responsables específicos, para la gestión de todos los Documentos y Registros del SGA del AGSNA, como parte del SIGA-SAS, de forma que se asegure el establecimiento de los controles necesarios para: Aprobar los documentos, en función de su adecuación, antes de su emisión. Revisar y actualizar los documentos, cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente. Asegurarse de que se identifican los cambios y se actualiza la edición de los documentos. Verificar que las versiones en vigor, de los documentos aplicables, se encuentran disponibles en los puntos de uso. Comprobar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada, en aquellos casos en que se mantengan por cualquier razón. Identificar, mantener, proteger y archivar los registros del SGA. En los siguientes apartados se definen los requisitos mínimos, que se deben tener en cuenta, para cumplir con lo anteriormente mencionado Elaboración, Revisión y Aprobación de la Documentación. La elaboración de los documentos del SGA del AGSNA, se realizará cumpliendo los requisitos definidos, en cuanto a formato y estructura, en el PGA Procedimiento de Elaboración de la Documentación. Edición: 4 Página 5 de 9

6 En cada documento del SGA (MGA, PGA, PO, IO u otros) se definen o identifican las responsabilidades para la elaboración, revisión y aprobación, antes de su distribución. De la revisión, aprobación y elaboración quedará constancia en los propios documentos mediante firma o sistemática definida, para el control documental en soporte informático Distribución de los Documentos. La distribución de los documentos se realiza por los responsables implicados, para asegurar que las personas, que requieran hacer uso de un documento, tengan acceso a copia actualizada del mismo. Esta distribución se hará en soporte informático, mediante la Intranet del Centro. En aquellos lugares donde no se pueda acceder a la documentación en soporte informático, se distribuirá copia en papel. Las copias obsoletas, en soporte papel o informático, deberán ser destruidas o identificadas de forma clara para evitar su uso indebido. Las versiones obsoletas serán guardadas por el Responsable de Registros, en soporte papel o informático, por un período no menor a la validez del certificado (3 años), para garantizar su conservación, de forma que permanezcan legibles, claramente identificables y sean recuperables cuando sea necesario Modificación de los Documentos. Las modificaciones de los documentos en vigor, podrán ser debidas a cambios operacionales o a necesidades definidas por los diferentes responsables implicados, pudiendo ser propuestas por cualquier persona del Centro. Las propuestas deben remitirse al Responsable de la Elaboración del documento correspondiente. Este evaluará la necesidad de realizar los cambios y, si los estima oportunos, se procederá a la revisión y aprobación del documento, por las mismas personas que lo hicieron inicialmente, a menos que se especifique lo contrario. La revisión, aprobación, distribución y archivo de la nueva versión del documento, se regirá por lo dispuesto en los correspondientes apartados del presente procedimiento, procediéndose a la actualización de la versión, que se puede consultar por medio de la Intranet del Área. Siempre que sea posible, en el documento revisado se incluirá una relación o identificación de las modificaciones introducidas en el mismo, desde la última edición ( Histórico de Ediciones ). Edición: 4 Página 6 de 9

7 Cuando se considere conveniente, las modificaciones en los documentos se identificarán, en soporte informático, cambiando el color de la fuente a rojo, en aquellos apartados modificados, o bien utilizando la herramienta de Control de Cambios. Los cambios en los documentos, conllevarán la actualización del Listado de Documentos en Vigor y de la Lista de Distribución, que son mantenidos por el Responsable de Registros del SGA. Se utilizara el programa informático Dpagsna. Hospital La Inmaculada dpagsna.hin.sspa@juntadeandalucia.es para la comunicación interna Archivo. Los documentos originales son mantenidos por el Responsable de Registros del SGA, de forma adecuada (carpetas, armarios, soporte informáticos, etc.), para garantizar su conservación. Dicho Responsable se encarga de que se realicen copias de seguridad de los documentos del SGA, que se encuentran en soporte informático, para garantizar su conservación, de forma que permanezcan legibles, claramente identificables y sean recuperables cuando sea necesario Control de la Documentación en Soporte Informático Toda la documentación actualizada del SGA del AGSNA se encuentra en soporte informático en la página web del Centro. La Gestión de los archivos Informáticos de los documentos del SGA del AGSNA es mantenida por el Responsable de Gestión Ambiental del Centro según la siguiente estructura: Edición: 4 Página 7 de 9

8 En la carpeta Documentación en Vigor se almacena toda la documentación vigente del Sistema de Gestión Ambiental. El Coordinador de Gestión Ambiental será el encargado de modificar en el Listado de Documentos en Vigor el nuevo estado de revisión del documento. Igualmente, comunicará su modificación a los poseedores de copia controlada y/o a aquellos departamentos que requieran conocer el documento para asegurar que este se desarrolla controlando los posibles impactos ambientales derivados del mismo. Las comunicaciones internas sobre nuevas versiones y el estudio de las mismas se realizarán en la medida de los posible a través del sistema informático evitando de esta forma la producción de copias en papel y el posible uso de versiones obsoletas de los documentos. Esta sistemática es válida para todos los documentos del sistema cuya gestión se pormenoriza en este procedimiento. En el caso de no disponer de acceso a la red informática se permitirá la comunicación por escrito y la realización de copias de documentos siempre dentro de un uso controlado de las mismas Control de los Registros. Edición: 4 Página 8 de 9

9 Los registros, necesarios para evidenciar el cumplimiento de los requisitos definidos por el SGA del Centro, en formato papel o informático, son: Definidos en los distintos documentos del SGA del que derivan. Controlados por los responsables de las actividades en las que se generan. Identificados inequívocamente mediante nombre, fecha y/o código. Mantenidos y protegidos mediante copia de seguridad y/o archivo controlado. Archivados por un mínimo de 3 años, salvo: o Que la reglamentación aplicable exija un periodo mayor. o Se trate de documentación de carácter permanente. Ejemplo: registros de formación. o Que, por su volumen e intrascendencia de contenido, sea necesario reducir el tiempo de retención. Generalmente, los registros se llevarán a cabo utilizando los Formatos definidos en los documentos de los que se deriven, salvo en el caso de documentos externos, como por ejemplo los legales. 6. HISTÓRICO DE EDICIONES. Nº Edición Fecha Resumen de Cambios / Capítulos afectados 0 14/11/2007 Edición Inicial. 1 06/10/2008 Cambios en la Dirección Gerencia y Dirección Económico- Administrativa y de SSGG del Área de Gestión Sanitaria Norte de Almería (AGSNA) 2 16/03/2009 Cambios en la Política Ambiental del AGSNA. Adecuación del SGA a la estructura del Área de Gestión Sanitaria Norte de Almería, unificando Hospital y Distrito de AP Levante-Alto Almanzora 3 26/11/2012 Cambios en Dirección-Gerencia del AGSNA. Distribución de la documentación vía internet 4 06/05/2015 Modificación anagrama Consejería y en el área económicoadministrativa y de SSGG Incorporación del programa informático Dpagsna. Hospital La Inmaculada para comunicación interna. Edición: 4 Página 9 de 9

10 7. ANEXOS. Anexo I: Anexo II: Anexo III: Listado de Documentos en Vigor. Acuse de Recibo. Lista de Distribución. Edición: 4 Página 10 de 9

11 Anexo I: Listado de Documentos en Vigor. F/01 AGSNA SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL LISTADO DE DOCUMENTOS EN VIGOR Fecha: Edición: Página de Código Documento Edición Fecha de entrada en vigor Edición: 4 Página 1

12 Anexo II: Acuse de Recibo. F/02 AGSNA SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ACUSE DE RECIBO Fecha: Página 1 De: A: Dirección Económico-Administrativa y de Servicios Generales Estimado/a Sr/a.: Adjunto le remito copias controladas de los siguientes documentos, de los cuales es responsable de su custodia: Código Documento Edición Fecha de entrada en vigor Al mismo tiempo, le ruego destruya las siguientes copias obsoletas de documentos: Código Documento Edición Fecha de entrada en vigor Gracias por su colaboración. Fdo.:... (Nombre y Firma) Devolver firmado a la Secretaría de la Dirección Económico-Administrativa y de Servicios Generales. Edición: 4 Página 1

13 AGSNA Fecha: 16/03/2.009 Anexo III: Lista de Distribución. F/03 AGSNA SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL LISTA DE DISTRIBUCIÓN Fecha: Edición: Página de RESPONSABLE PUESTO QUE DESEMPEÑA NOMBRE FIRMA: CODIGO DEL DOCUMENTO/ REGISTRO NOMBRE EDICION FECHA DE ENTRADA EN VIGOR Edición: 3 Página 2