Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa Dirección Ejecutiva de Administración Judicial.

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1 Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa Dirección Ejecutiva de Administración Judicial. SIGC PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCION DE PODER DE UN ABOGADO (ENTREGA DE UN CARGO) EN LA UNIDAD DE ASISTENCIA LEGAL DIVISIÓN DE PROCESOS Elaboró Directora Procesos Revisó Directora Unidad de Asistencia Legal Aprobó Comité de Calidad Fecha: Fecha: Fecha: OBJETIVO El presente documento establece los métodos y técnicas que deben seguirse para la sustitución de poder de un abogado en la Unidad de Asistencia Legal Procesos (entrega de puesto) cuando por cualquier razón los abogados encargados de la defensa de la Rama Judicial, asignados a esa se retiran del servicio, bien sea de carácter temporal o definitivo, con el fin de garantizar la continuidad y la representación de la Rama Judicial, así como la definición de responsabilidades y responsables para la ejecución y control de las actividades de entrega. Dada la importancia del instructivo, deberá ser de estricto cumplimiento evitándose todo trámite diferente al establecido. Este documento es un material de consulta permanente por quienes tienen responsabilidad de ejecutar y controlar los procedimientos respectivos. 2. ALCANCE El procedimiento para la Defensa Judicial tendrá alcance solamente para los servidores (as) de la Unidad de Asistencia Legal, Procesos, Oficina de Asuntos Internacionales y Direcciones Seccionales 3. RESPONSABLE Los responsables de garantizar la adecuada implementación del presente procedimiento son: la Unidad de Asistencia Legal y la Directora Administrativa de la 4. DEFINICIONES Acción: Es el instrumento jurídico para obtener algo Acto jurídico: Es un hecho voluntario y lícito que tiene por fin inmediato crear, modificar o extinguir una relación jurídica. Un acto jurídico procesal (que es una especie del anterior) de igual manera es un hecho voluntario y lícito que tiene por fin inmediato crear, modificar o extinguir una relación jurídica procesal, es decir, un proceso (interponer una demanda, desistir de ella, reconvenir, producir una prueba, dictar sentencia, etc.). Allanamiento: Es un acto de disposición del demandado mediante el cual se somete lisa y llanamente a la pretensión del acto. Apoderado: La persona a la que se le otorga poder para representar a alguien Audiencia de conciliación: Es la diligencia que realizan las partes, bien sea ante un juez o procurador, con el fin de solucionar una controversia. Desistimiento: Se trata de un acto de disposición de la relación procesal por parte del actor que puede desistir del proceso o de la acción, o del demandado cuando desiste de las defensas que hubiere opuesto. Transacción es el contrato del derecho civil mediante el cual, las partes, haciéndose concesiones recíprocas extinguen los derechos litigiosos. Expediente judicial: Es un instrumento público en los términos del artículo 979 del Código Civil. Como se dijo también al referir a la terminología, el concepto de expediente se corresponde con la tercera acepción del vocablo proceso. Se lo puede definir como el legajo de actuaciones o piezas escritas que registran los actos procesales realizados en un juicio, ordenadas cronológicamente y foliadas en forma de libro, provistas de una Página 1 de 5

2 carátula destinada a su individualización. En definitiva, el expediente es un legajo de papeles, pero sujeto a normas para su formación y conservación Ficha de Conciliación: Documento hecho por un abogado en donde consta el análisis de una solicitud de conciliación para someter a consideración del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Rama Judicial. Ficha de poder: Documento en donde consta el estudio previo que hace el abogado a quien se le ha asignado un proceso judicial y en donde consta: hechos, pretensiones, estudio jurídico etc., el cual se somete a consideración del, previo visto bueno de la los directores de Procesos y Unidad de Asistencia Legal. Ficha de repetición: Documento realizado por un abogado, en donde consta el análisis de un pago hecho por la Rama Judicial y respecto cual se hace necesario establecer si es pertinente o no iniciar acción de repetición, con el fin de someterla a consideración del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Rama Judicial. Notificación: Es el acto por el cual se pone en conocimiento de las partes o de un tercero una resolución judicial. Parte: Es todo sujeto esencial o necesario que requiere por sí, o en cuyo nombre se requiere, la satisfacción de una pretensión; y aquél contra quien dicha satisfacción es requerida. El proceso es una relación jurídica entre dos partes: una que pretende (acciona) y otra que contradice (reacciona, se defiende). Por el principio del contradictorio esencial para la búsqueda de la solución en un método dialéctico- las dos partes se enfrentan como se adelantara- delante de un tercero imparcial: el juez o tribunal que es el otro sujeto esencial del proceso. Plazo procesal: Es el espacio de tiempo destinado al cumplimiento de los actos del proceso. Poder: Acto o instrumento en que consta la facultad que alguien da a otra persona para que en lugar suyo y representándole pueda ejecutar algo. Es el instrumento para acudir a un proceso Proceso judicial: Proceso judicial es el conjunto de actos coordinados que se ejecutan por las personas, bien sea directamente o por intermedio de sus apoderados, ante los funcionarios competentes del órgano judicial del Estado, para obtener, mediante la actuación de la ley en un caso concreto, la declaración, la defensa o la realización coactiva de los derechos que pretendan tener las personas privadas o públicas, en vista de su incertidumbre o de su desconocimiento o insatisfacción (en lo civil, laboral o contencioso administrativo) o para la investigación, prevención y represión de los delitos y las contravenciones (en materia penal), y para la tutela del orden jurídico y de la libertad individual y la dignidad de las personas, en todos los casos (civil, penal, etc.). Pruebas: Elementos que tienen por fin hacer ingresar al proceso material de conocimiento (también se dice: material de convicción) para convencer al juez de la verdad de nuestras afirmaciones. Registro: Acción y efecto de grabar los datos de cada uno de los procesos judiciales asignados a cada abogado. Sujeto procesal: Son las personas que intervienen en un proceso. En el proceso cabe distinguir dos tipos o clases de sujetos: los sujetos necesarios o esenciales y los sujetos eventuales o secundarios. Esta clasificación atiende al hecho de que, la presencia de los primeros hace a la existencia misma del proceso, al tiempo que los segundos, encontrándose o no presentes no van a alterar la sustancia del proceso sino que, simplemente, lo van a calificar. Son sujetos necesarios o esenciales del proceso el Juez o Tribunal y las partes. Un proceso no es tal si no aparecen configurados el juez y las partes. Término: Es el límite del plazo. Etimológicamente deriva de una expresión que significa borde, límite, fin, tanto en el espacio como en el tiempo. El plazo es, concretamente, el espacio de tiempo, el término, el extremo (fin). 5. NORMATIVIDAD, Constitución Política de Colombia. Código Contencioso Administrativo. Ley 270 de 1996 Ley 1285 de 2009 Código Civil y Código de Procedimiento Civil. Ley 678 del Ley 734 de 2002 y demás normas que la modifiquen y adicionen. 6. ACTIVIDADES 1 Información del retiro de un funcionario Es el acto mediante el cual se le informa a la de Procesos o de la Unidad de Asistencia Legal del retiro del servicio de un funcionario asignado a la. Directora de Recursos Humanos. Funcionario de la Página 2 de 5

3 2 Inventario de asuntos asignados al funcionario que se va a retirar 3 Designar funcionario (a) reemplazante 4 Impartir Instrucciones 5 Iniciación del proceso de empalme Es el proceso mediante el cual se determinan los asuntos asignados al funcionario que se va a retirar del servicio. Dichos asuntos pueden ser: Procesos judiciales Acciones de tutela Solicitudes de conciliación Casos de estudio para acción de repetición Solicitudes de concepto. Derechos de Petición Identifica el funcionario o los funcionarios que asumirán los asuntos que venía conociendo en funcionario que se I Imparte instrucciones al funcionario que se retira del servicio y el o los que asumen los asuntos de conocimiento del primero, con el fin de establecer la metodología del proceso de empalme. Proceso en virtud del cual el funcionario que se retira del servicio relaciona, explica y entrega físicamente, los asuntos que venía conociendo al que los asume. Proceso que comprende la entrega de la relación de asuntos debidamente actualizada y si existen actuaciones pendientes de ejecución deben terminarse y registrarse en la (s) base (s) de datos. Para lo anterior, deberá levantarse un acta de entrega en la cual debe constar todos y cada uno de los asuntos de su conocimiento y la entrega material de todos ellos. El acta debe contener un anexo por cada uno de los asuntos entregados de la siguiente forma: 1. Procesos judiciales 2. Acciones de tutela 3. Solicitudes de conciliación 4. Casos de estudio para acción de repetición 5. Solicitudes de concepto. 6. Derechos de Petición 7. Asuntos especiales 8. Relación de expedientes judiciales 9. Certificación de registro en la base de datos. Funcionario datos de la.. Director de Unidad de Asistencia Legal de El funcionario que recibe debe verificar físicamente la existencia de todos los documentos o expedientes judiciales entregados, así como que, si es del caso, los mismos se encuentren registrados en las bases de datos y debidamente actualizados, Página 3 de 5

4 de lo contrario asume la responsabilidad de registrarlos. 6 Elaboración del acta de entrega del cargo. Levantamiento de un documento en el que consta la relación de los asuntos que venía conociendo el funcionario que se retira y la entrega física y material de los mismos al (los) que los asume. 7 Validación del proceso 8 Autorización del retiro del funcionario Es el acto en virtud del cual el funcionario que se retira del servicio y el o los que asumen presentan a consideración del el acta de entrega Es el proceso en el cual el imparte su aprobación al trabajo de entrega autorizando el retiro del funcionario, elaborando al efecto memorando dirigido a las Unidades de Asistencia Legal y Recursos Humanos. 9 Cambio de registros Es el proceso en virtud del cual se cambia el nombre de apoderado en la base de datos de procesos judiciales. 10 Elaboración de nuevos poderes 11 Visto bueno de poderes 12 Otorgamiento del poder Con base en el acta de entrega el o los funcionarios que reciben los asuntos entregan a la secretaria de la la relación de poderes que deben realizarse con el fin de perfeccionar la sustitución de la representación judicial. Es el procedimiento mediante el cual el o los funcionarios que reciben los asuntos presentan a los Directores de la de Procesos y de la Unidad de Asistencia Legal el poder de sustitución para su aprobación y posterior otorgamiento del Proceso en virtud del cual el de Administración Judicial concede poder a (los) funcionario (s) que asumen. de de. Unidad de Asistencia Legal Unidad de Recursos Humanos El funcionario que asumen los El funcionario de datos de El funcionario que asumen los El funcionario de datos de de Procesos Unidad de Asistencia Legal asumen 13 Presentación personal El proceso en virtud del cual se coloca nota de presentación personal al poder otorgado por el asumen Oficina Judicial 14 Radicación en el Proceso por el cual el nuevo abogado allega al Página 4 de 5

5 despacho judicial proceso el poder de sustitución asumen Despachos judiciales. 15 Presentación de Es el acto por medio del cual el o los funcionarios El funcionario que informe que asume los procesos informan del asumen los perfeccionamiento de la sustitución de la representación judicial, incluyendo la radicación del nuevo poder 7. REGISTROS CODIGO NOMBRE Procesos Judiciales. 7. ANEXOS RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO Procesos. F-AAL-07 Formato de acta de entrega 8. CONTROL DE CAMBIOS No aplica para esta versión. de LUGAR DE ARCHIVO Archivo de trámite de la de Procesos. CRITERIO DE ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN Cronológico 2 años Conservación transitoria. Página 5 de 5

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