MANUALES ADMINISTRATIVOS

Transcripción

1 MANUALES ADMINISTRATIVOS

2 Marco Jurídico: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículo 115. Los estados adoptarán, para su régimen interior, la forma de gobierno republicano, representativo, democrático, laico y popular, teniendo como base de su división territorial y de su organización política y administrativa, el municipio libre, conforme a las bases siguientes: II. Los municipios estarán investidos de personalidad jurídica y manejarán su patrimonio conforme a la ley.

3 Marco Jurídico: Los ayuntamientos tendrán facultades para aprobar, de acuerdo con las leyes en materia municipal que deberán expedir las legislaturas de los Estados, los bandos de policía y gobierno, los reglamentos, circulares y disposiciones administrativas de observancia general dentro de sus respectivas jurisdicciones, que organicen la administración pública municipal, regulen las materias, procedimientos, funciones y servicios públicos de su competencia y aseguren la participación ciudadana y vecinal.

4 Marco Jurídico: CONSTITUCION POLITICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS. ARTICULO *118.- El Congreso del Estado expedirá las leyes bajo las cuales, los Ayuntamientos aprueben los bandos de policía y buen gobierno, los reglamentos, circulares y disposiciones administrativas de observancia general dentro de sus respectivas jurisdicciones, que organicen la administración pública municipal, regulen las materias, procedimientos, funciones y servicios públicos de su competencia y aseguren la participación ciudadana y vecinal.

5 Marco Jurídico: LEY ORGÁNICA MUNICIPAL Artículo 37.- Para lo no previsto en la presente Ley sobre el funcionamiento de los Ayuntamientos, se estará a lo que dispongan su Bando de Policía y Gobierno y sus Reglamentos Municipales. Artículo *38.- Los Ayuntamientos tienen a su cargo el gobierno de sus respectivos Municipios, por lo cual están facultados para: I. Ejercer el derecho de iniciar Leyes y decretos ante el Congreso, en los términos de la fracción IV del Artículo 42 de la Constitución Política local;

6 Marco Jurídico: III. Expedir o reformar los Bandos de Policía y Gobierno, reglamentos, circulares y disposiciones administrativas de observancia general, en el ámbito de sus respectivas jurisdicciones, sujetándose a lo dispuesto en la presente Ley;

7 Tipos de Manuales Administrativos: *Manual de Organización *Manual de Políticas y Procedimientos

8 Son documentos que sirven como medios de comunicación. Nos permiten coordinar, registrar y transmitir en forma ordenada, información de un Ayuntamiento (antecedentes, legislación, organización, objetivos, políticas, etc.) Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus actividades

9 Objetivos: Presentar una visión de conjunto del Ayuntamiento. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo conforman. Precisar las funciones asignadas a cada unidad, evitar duplicidad y detectar omisiones Propiciar la uniformidad en el trabajo.

10 Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo para realizar el trabajo. Facilitar el reclutamiento, selección e integración del personal. Servir como orientación al personal de nuevo ingreso. Promover el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

11 Ventajas de la disposición y Uso de Manuales: Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrollan en un Ayuntamiento. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante.

12 Clasificación Básica: Por su ámbito Generales: Contienen información global de un Ayuntamiento, atendiendo a su estructura, funcionamiento y personal. Específicos: Se refieren a un tipo de información en particular, ya sea a una dirección, área, puesto, equipo o una combinación de ellos.

13 Estructura o presentación Contenido : 1. Portada 2. Índice 3. Autorización 4. Introducción 5. Antecedentes históricos 6. Marco jurídico

14 7. Atribuciones 8. Estructura orgánica 9. Organigrama 10. Funciones 11. Descripción de puestos 12. Directorio 13. Hoja de participación

15 Estructura Orgánica Descripción ordenada de las unidades administrativas del Ayuntamiento. La estructura orgánica debe corresponder con la representación grafica del organigrama, tanto en lo referente al titulo de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico de adscripción.

16 Ejemplo de Estructura Orgánica: 1.0 H. Ayuntamiento Presidente Municipal Sindico Regidores 2.0 Secretario del Ayuntamiento 3.0 Director General de seguridad publica Subdirector de Seguridad Pública Policía Municipal

17 9. Organigrama Es la representación grafica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, nivel jerárquico, canales de información, líneas de autoridad, supervisión y asesoría. Por su presentación se clasifican en: Organigramas verticales Organigramas horizontales Mixtos etc.

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19 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA MUNICIPAL (LOM) Artículo *75.- Cada Municipio tendrá como estructura administrativa la que determinen sus reglamentos, pero en todo caso contará con una Secretaría del Ayuntamiento; una dependencia de atención de asuntos jurídicos; una dependencia encargada de la administración de servicios internos; recursos humanos, garantizando el respeto de los derechos de los trabajadores en activo,

20 de los pensionados, de los elementos de seguridad pública, así como de los beneficiarios de todos estos, asimismo, garantizará el control, y resguardo del archivo documental laboral y del padrón de servidores públicos y pensionistas; materiales y técnicos del municipio, una dependencia encargada de la prestación de Servicios Públicos Municipales, una dependencia encargada de la protección ambiental y desarrollo sustentable,

21 una dependencia encargada de la ejecución de la administración de obras públicas, de atención de asuntos migratorios y religiosos, otra de seguridad pública, tránsito municipal, un cronista municipal, un área de información pública y protección de datos personales, una Dirección de la Instancia de la mujer y cuando menos una Oficialía del Registro Civil y una Contraloría Municipal.

22 Descripción de Puestos Datos generales del puesto Titulo del puesto: Número de plazas: Clave del puesto: Dirección: Puesto al que reporta:

23 Propósitos del puesto (que hace) Finalidades del puesto (las acciones a seguir para verificar, analizar, informar, recaudar, supervisar, actualizar, etc.) Ubicación del puesto dentro de la estructura organizacional. ( ver el organigrama)

24 Perfil del puesto Escolaridad Conocimientos requeridos Habilidades especificas Experiencia en el puesto Disponibilidad de: (cambio de domicilio, Horario, viajar etc.)

25 Relaciones Interpersonales de trabajo. Responsabilidad del puesto. Marco de referencia del puesto. (marco jurídico) Complejidad del puesto. Libertad para la toma de decisiones.

26 Manejo de recursos Fondos (si no) Monto $ fianza (si no) Resguardo de Equipo de computo, mobiliario de oficina, automóvil, instalaciones etc. Tiene personal a su cargo si, cuantas no (X). Equipo asignado al empleado: personal o de trabajo de seguridad

27 Perfiles de Puestos Contemplados en la Ley Orgánica Municipal. SECRETARÍA MUNICIPAL (Art. 77) TESORERÍA (Art. 81) CONTRALORÍA (Art. 85)

28 DIRECCION ADMINISTRATIVA DE LA INSTANCIA MUNICIPAL DE LA MUJER (Art. 89 bis) DE LA OFICIALÍA DEL REGISTRO CIVIL (Art.91) DE LA JUSTICIA CÍVICA (Art. 96)

29 EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

30 Su importancia: Describen la secuencia lógica y cronológica de las operaciones o actividades del Ayuntamiento. Señalan en que consiste, cuando, como, donde, con que y en que tiempo se hace cada actividad. Su finalidad al describir los procedimientos, es la de uniformar y documentar las actividades en cada área.

31 CONCEPTO: Es el conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que indican la forma sistemática de hacer un trabajo de rutina. Son instrumentos de información donde se consigna en forma metódica los pasos y operaciones a seguir al realizar una actividad.

32 Objetivos: Apoyar el quehacer institucional para la coordinación, dirección y control administrativo. Presentar un panorama integral de cómo opera un Ayuntamiento. Precisar la secuencia lógica de cada paso que integra un procedimiento. Precisar la responsabilidad operativa del personal.

33 Describir el flujo de las actividades en forma narrativa y grafica (diagramas). Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso. Propiciar un mayor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

34 Estructura o presentación Contenido : 1. Portada 2. Índice 3. Autorización 4. Introducción 5. Áreas de aplicación

35 6. Responsables 7. Políticas de operación 8. Símbolos utilizados 9. Procedimientos (descripción narrativa)

36 10. Diagramas de flujo 11. Formularios o impresos 12. Directorio 13. Hoja de participación

37 6. Responsables Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

38 Símbolo Instituto de Desarrollo y Fortalecimiento Símbolos para elaborar diagramas de flujo Representa Inicio o termino: Indica el principio o el fin del Flujo, puede ser acción o lugar; además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. Actividad: Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento. Documento: Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

39 Símbolo Representa Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o mas alternativas. Archivo: indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente. Conector de pagina: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente. Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

40 Procedimientos (descripción narrativa) Recomendaciones para un texto eficaz: Uso de un verbo al inicio de cada paso u operación. Redactar en tiempo presente. Suprimir las palabras innecesarias. Una buena redacción es concisa.

41 Responsable Tesorería Unid. Resp. Del gasto Tesorería No. Actividad 1 Envía en el mes de junio, el instructivo a las U.R.G. para elaborar el anteproyecto del Presupuesto de Egresos, fijando la fecha de entrega. 2 Envía a la Tesorería Municipal la información solicitada. 3 Recibe la información solicitada, cuando esta no se reciba el tesorero elabora el anteproyecto del Presupuesto de Egresos según su propio criterio. 4 Elabora el anteproyecto del Presupuesto de Egresos 5 Entrega el anteproyecto del Presupuesto de Egresos al Presidente Municipal.

42 Responsable No. Actividad Presidente Municipal Ayuntamiento Tesorería 6 Recibe el anteproyecto del Presupuesto de Egresos 7 Presenta el anteproyecto del P.E. al Ayuntamiento, antes del día 14 de septiembre de cada año. (art. 21 párrafo II, Ley de P. Contab. Y gasto Publico y art. 41 Frac. XVI L. O. M) 8 Revisa el anteproyecto del P.E. (art. 38 Frac. VII de la Ley Orgánica Municipal) 9 Aprueba o no el anteproyecto del Presupuesto de Egresos, cuando no se aprueba regresa a tesorería para su modificación. (Art. 16 de la ley de Presupuesto Contabilidad y Gasto Publico) Realiza las modificaciones correspondientes (se reinicia el procedimiento en el paso numero 4)

43 Responsable No. Actividad Presidente Municipal 10 Ordena la publicación del P.E. aprobado por el Ayuntamiento, en el Periódico Oficial 11 Remite el P.E. aprobado por el Ayuntamiento al Congreso del Estado, durante el mes de enero. Congreso de Estado 12 Recibe el Presupuesto de Egresos, para efectos de la revisión de la Cuenta Publica. Tesorería 13 Archiva el Presupuesto de Egresos, Fin del procedimiento.

44 Tesorería U. R. G. Presidente Ayuntamiento Congreso Inicio Envía instructivo Envía Información Recibe P. E. Revisa P. E Recibe 3 Elabora P. E. 4 Presenta P. E. 7 Ordena publicación 10 Aprueba 9 no A Entrega P. E. 5 Pagina x

45 Tesorería U. R. G. Presidente Ayuntamiento Congreso Pagina x Remite P. E. 11 Recibe el P. E. 12 Archiva 13 fin