ESTUDIOS PREVIOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA SELECCIÓN ABREVIADA SA-MC NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN:

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1 1 ESTUDIOS PREVIOS ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA SELECCIÓN ABREVIADA SA-MC de septiembre de NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN: El COPNIA es una autoridad pública encargada de la inspección, control y vigilancia del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, que interviene como tribunal de ética de acuerdo con los parámetros establecidos en la Ley, para proteger a la sociedad del riesgo que conlleva el eventual mal ejercicio de las profesiones encomendadas; en tal sentido, la Dirección General se encarga de dirigir el desarrollo y aplicación de las políticas institucionales y ejecutar los planes, programas y proyectos que contribuyan al mejoramiento administrativo de la Entidad en cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales. En la vigencia 2012, el COPNIA adelantó el proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía SA-MC , el cual fue adjudicado mediante Resolución No.2248 del 21 de diciembre de 2012 al proponente VIPLEVEL COLOMBIA LTDA., con quien se suscribió en la misma fecha el contrato No , por valor de $ ,oo Incluido IVA, con un plazo de ejecución de un (1) año y cuatro (4) meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio, y cuyo objeto era Contratar la adquisición de un sistema administrador de contenido, que incluya el análisis, rediseño, parametrización, implementación y puesta en producción del portal institucional cumpliendo con los lineamientos de Gobierno en Línea versión 3.1 y los requerimientos técnicos establecidos por la Entidad. De conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la Resolución No.0992 de 29 de mayo de 2013 que hace parte integral del presente proceso de selección, el Director General de la Entidad con base en lo dispuesto en el inciso 2 del artículo 45 y el numeral 2 del artículo 44 de la Ley 80 de 1993, declaró la terminación unilateral del contrato suscrito con la sociedad VIPLEVEL COLOMBIA LTDA., ordenando la liquidación del contrato y la liberación de los recursos. Así las cosas, para continuar desarrollando la función encomendada legalmente a esta Entidad, se requiere adelantar nuevamente el proceso de selección para contratar la adquisición de un sistema administrador de contenido, que incluya análisis, rediseño,construcción, desarrollo, parametrización, implementación y puesta en funcionamiento del nuevo portal institucional (Internet Intranet) de la Entidad, con sus

2 respectivas integraciones, cumpliendo con los lineamientos de Gobierno en Línea versión 3.1 y demás requerimientos técnicos establecidos en el pliego de condiciones. Actualmente el COPNIA cuenta con un administrador de contenidos, que a pesar de cumplir con algunos requisitos de Gobierno en línea, presenta limitaciones que dificultan la conexión para la implementación de otros requerimientos exigidos por el citado lineamiento legal. De tal forma que se requiere un nuevo administrador que permita la integración de contenidos, diseño e imagen modernos, bien estructurado y amigable con los usuarios, de fácil integración con redes sociales y demás mecanismos de participación, con el fin de brindar interacción directa y permanente con el público en general. Se precisa que la plataforma de CMS existente es InterAKT, Apache, Lenguaje PHP, base de datos MYSQL, el cual se encuentra hospedado en un servidor de hosting VPS contratado por un (1) año para el COPNIA. Adicionalmente, se tienen otras herramientas que se deben integrar con la página web que se requiere, mediante formularios embebidos o web service según el caso. Para tal fin, el fortalecimiento del Portal Web del COPNIA, se establecerá según los lineamientos descritos en el manual para la implementación de la estrategia Gobierno en línea. Allí el diseño se clasificará por criterios específicos (Información en línea, interacción y transacción) los cuales se deben ajustar a las necesidades de la Entidad, sin contrariar el fundamento de la estrategia Gobierno en línea. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR: Prestación de servicios para la adquisición de un sistema administrador de contenido, que incluya el análisis, rediseño, construcción, desarrollo, parametrización, implementación y puesta en funcionamiento del nuevo portal institucional (Internet Intranet) del COPNIA, con sus respectivas integraciones, cumpliendo con los lineamientos de Gobierno en Línea versión 3.1 y demás requerimientos técnicos establecidos por la Entidad. 2.1 ALCANCE Para la modernización, mejora y optimización de la infraestructura tecnológica del portal web, el COPNIA requiere: 2 Contar con un portal web funcional y moderno que permita mejorar el servicio al ciudadano y al interior de la Entidad, mediante el desarrollo de herramientas participativas, innovadoras y con mecanismos de interacción permanente.

3 3 Replantear la organización de contenidos acorde con las necesidades y expectativas del COPNIA, para brindar información veraz y oportuna de la gestión y actividades adelantadas en desarrollo de sus funciones, facilitando la consulta a los usuarios acorde con los lineamientos de Gobierno en línea. Rediseñar la imagen institucional del portal, mejorando la presentación de la información misional y administrativa que se publica a través del sitio web y que es generada por la Dirección General, las Subdirecciones, los Consejos Seccionales y las Áreas de Gestión del COPNIA. Implementar un nuevo administrador de contenidos que contenga y se complemente con la información que se migre de la actual plataforma. Contar con un portal amigable y dinámico que permita el acceso a la información de forma ágil y efectiva. El sistema administrador de contenidos portal web, debe cumplir con la normatividad legal vigente, entre otras: Ley 1341 de Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones Ley 1450 de Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, Decreto 2693 de Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones. Ley 1474 de Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. 2.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS N REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Herramienta sistema de gestión de contenidos o CMS, del inglés Content Management System, para la creación y administración de contenidos de la página web 1, que permita manejar de manera independiente el contenido y el diseño gráfico conforme a lo dispuesto por la Estrategia de Gobierno en Línea.

4 N REQUERIMIENTOS TÉCNICOS El administrador de contenidos debe ser multiplataforma y debe estar desarrollado en 2 GNU, Open Source, (software libre de código abierto). Garantizar el cumplimiento de la estrategia Gobierno en línea en todos sus componentes (Información, Interacción, Transacción, Transformación y Democracia) Versión 3.1 o sus 3 modificaciones dentro de la vigencia del contrato inherentes al suministro y funcionamiento del Portal web. Administración total vía Web y publicación de información en tiempo real, mediante 4 mecanismos autor, revisor, publicador o algún esquema similar. Diseño gráfico profesional, con una visión coherente, moderna, llamativa e integrada a la entidad. La imagen del portal debe ser acordada con el COPNIA basado en tres (3) propuestas de diseño iniciales y en un máximo de cuatro (4) iteraciones de revisión. 5 El diseño gráfico profesional es la acción de concebir, programar, proyectar y realizar comunicaciones visuales, producidas en general por medios y destinadas a transmitir mensajes específicos a grupos sociales determinados, con un propósito claro y específico. Articular con el portal, la información que reposa en otros sistemas del COPNIA, a través de hipervínculos en ambiente Web NOTA: Incluye la integración o conexión del CMS y el sistema de trámites, PQR, el sistema de pagos en línea, el sistema de registro y el sistema de gestión documental, mediante re direccionamiento con hipervínculos a los sistemas mencionados y/o consultas web service, lo anterior para el cumplimiento de algunos apartes de la fase de transacción de la Estrategia Gobierno en línea. El COPNIA cuenta con algunos web service para consumirlos y en otros casos sería hipervínculo o formulario embebidos. Realizar la definición y carga de las siguientes secciones en el sistema de Gestión de Contenido, utilizando las aplicaciones y bondades de la herramienta para lograr la máxima eficiencia e intercomunicación con los usuarios internos y externos en los siguientes tipos de información, entre otros: Sobre el COPNIA Servicio al ciudadano Trámites y servicios: Incluye re-direccionamiento al sistema de trámites del COPNIA. Inspección y vigilancia Gestión institucional Contratación Sala de prensa Motor de búsqueda avanzado que permita encontrar el contenido disperso por todo el portal. El buscador debe aplicar por lo menos sobre formatos Html, txt, MS-Word y PDF publicados dentro del portal. El motor debe contar con la posibilidad de realizar búsquedas de información sobre todas las secciones y contenidos del sitio Web y documentos.

5 N REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Publicación de información multimedia, con capacidad para incluir imágenes, videos, 9 sonidos y banners en las noticias de interés. Los videos pueden ser embebidos desde la plataforma youtube. 10 Administración del contenido en forma individual, con edición segura y basada en roles, con esquema de navegación en áreas privadas y públicas de acuerdo al usuario. 11 Configuración y administración de la plataforma de manera fácil y clara, vía web sin que sean necesarias programaciones o ejecuciones de códigos adicionales. 12 Mecanismos de medición de tráfico y estadísticas de acceso al portal, similar al utilizado por Google Analytics. 13 Sistema de administración de contenidos que permita administrar la información a publicar de forma Intuitiva para usuarios con pocos o ningún conocimiento en HTML. 14 Definición de plantillas de estilo que pueden ser usadas por diferentes editores de acuerdo al tipo de información a publicar. Mecanismos de participación como foros, blogs, chat, integración con redes sociales 15 (Facebook y twitter) y encuestas. Dichos componentes deben tener acceso para publicación en las secciones donde se requiera, para conformar minisites como el de rendición de cuentas. 16 El sitio web debe proveer al usuario administrador de herramientas de personalización que le permitan ajustar el sitio de acuerdo a su criterio y necesidades. 17 Ajuste automático del tamaño y la resolución de todas las imágenes del portal El portal debe ofrecer contenidos independientes en un idioma adicional al español, en este caso inglés, los cuales deben visualizarse en forma independiente en las páginas que se requieran del portal. Incluye un paquete mínimo de cincuenta (50) páginas traducidas al idioma Inglés por parte del contratista. El administrador de contenidos debe permitir el envío de noticias a través de SMS, RSS, lista de correo electrónico y redes sociales, de manera automática a los usuarios registrados El costo de envío de mensajes SMS será asumido por el COPNIA. Modelo de tres (3) capas (Presentación - Lógica de negocio - Datos): Arquitectura WEB (tres capas), de tal forma, que se pueda utilizar a través de navegadores estándar, sin requerir la instalación de ningún software adicional en el equipo de cómputo del usuario. La compatibilidad será probada en los navegadores Internet Explorer 8, 9 y 10 o superior, Mozilla 22, Chrome 27, Safari 5 o versiones superiores a estas. Posibilidad de creación de nuevos módulos integrados al sistema de administración de contenidos. Extensiones o módulos como (Administración de contenidos, publicidad, comunidad, educación, comercio electrónico, migrador, mail, mapas de localización, bases de datos, administrador de archivos, seguridad, multimedia, móviles, filtros, editores) Funcionalidad dinámica para la administración de la sala de prensa, mediante el uso de imágenes, videos y que adicionalmente permita la clasificación por fecha o categoría. Avisos de confirmación en cada interacción. Nota: Cada vez que el usuario interactúe con la entidad a través de solicitudes, peticiones o suscripciones en línea, se deben proveer mensajes electrónicos que indiquen la recepción de las solicitudes respectivas.

6 N REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Módulo de atención al ciudadano que incluye: Esquema de atención al ciudadano de peticiones, quejas, reclamos y denuncias. Integración del buzón de contactos con el sistema de radicación de PQR del COPNIA. Ver ítem 6. Integración con el módulo de seguimiento a solicitudes PQR del COPNIA. Ver ítem Herramienta de Chat personalizado para atención PQR. NOTA: Ver capítulo de las fases de interacción y transformación del Manual para la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea y los lineamientos del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, para conocer los requerimientos detallados de este módulo. Módulo de participación ciudadana y rendición de cuentas que incluye: Sección para la publicación de la normatividad que regula la participación Sección para publicar la base de datos de las instancias formales y espacios de participación. Sección para la publicación del plan para la participación con cronograma, responsable, recursos y actividades. 25 Integración de esta base de datos con herramientas de masivo, provisto por la herramienta y SMS masivo para las convocatorias, el COPNIA asume los costos de envío de SMS con el proveedor de telefonía. Ver ítem NOTA: El COPNIA no tiene chat. Ver capítulo de la fase democracia del Manual para la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea, para conocer los requerimientos detallados de este módulo. Módulo de Servicios de Información al Ciudadano con las siguientes secciones: Preguntas y respuestas frecuentes Glosario Generación dinámica y automática del mapa del sitio Ayudas para navegar en el sitio Buzón de contáctenos, peticiones, quejas, reclamos y denuncias Servicios de atención en línea. Encuestas gráficas en línea. Suscripción a servicios de información Oferta de empleos Seguimiento a trámites y servicios. (Consulta a bases de datos o integración con el sistema de trámites del COPNIA) Ver ítem 6. Correo electrónico o buzón para recibir notificaciones judiciales. Chats personalizados con horario. Biblioteca virtual de relatorías del COPNIA. (Consulta de fallos, conceptos, directrices y autos, por medio de criterios de búsqueda como fecha, número, origen, descripción, tema y tipo de documento. NOTA: Ver capítulo de la fase de información e interacción del Manual para la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea, para conocer los requerimientos detallados de este módulo. Módulo de inventario de información que permita controlar : Información que se solicita a otras entidades

7 7 N REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Información que administra Información que intercambia con otras entidades Dependencias y cargos responsables de la solicitud. Permisos de solicitud, administración e intercambio. Periodicidad con que se ejecuta cada proceso Información que se publica y tipo de medio usado para ello. Estándares usados para la publicación de información. Sistemas de información que se usan en cada uno de los procesos señalados Usuarios actuales de la información publicada NOTA: Ver capítulo de la fase de información del Manual para la implementación de la Estrategia Gobierno en línea, para conocer los requerimientos detallados de este módulo. 28 El COPNIA tiene un sistema BPM, que se integrará con la página web del COPNIA. Diseño e implementación de un módulo de Intranet que permita publicar: Divulgación de Cumpleaños. Directorio. Clasificados/Cartelera Digital. Consulta de tiempo de servicio para personal que labore en la entidad Consulta de vacaciones por parte del personal que labora en la entidad Consulta de extracto de nómina para personal que labora en la entidad Clasificados. Formulario solicitud sala de eventos. Búsqueda de usuarios por documento. Consultas a Biblioteca Jurídica Gestión de conocimiento - Consultas a bases de datos Micro sitio de capacitaciones virtuales moodle o similar. Consulta de Gestión de Calidad, formatos y documentos. Consultas de información interna. Restricción o creación de áreas privadas con login y password Biblioteca de consulta de boletines COPASO NOTA: Intranet es un módulo con acceso restringido y seguro, para ser utilizado por los funcionarios de la entidad, facilitando la divulgación de la información del área de talento humano y calidad, permitiendo la comunicación directa y el trabajo en equipo, mejorando el desempeño y reduciendo costos. Actualmente el COPNIA no tiene Intranet, únicamente un módulo de noticias internas dentro del CMS actual. Dentro del alcance se requiere implementar un micrositio intranet para el COPNIA

8 N REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Diseño e implementación de un módulo informativo para niños que incluya: Animaciones multimedia, mínimo 3 de hasta 1 minuto. Publicación de fotografías y videos. Calendario de eventos Noticias Cartillas, mínimo 2 29 Video juegos de baja complejidad, mínimo 5, (temas de agilidad mental rompecabezas educativos de mesa o similares) NOTA: El proveedor debe incluir y suministrar la galería de imágenes alusivas a la Entidad, libre de derechos de autor, para elaborar el contenido multimedia y desarrollar el sitio web en general. Ofrecer interfaz fácil, intuitiva, con menús sensibles al contexto, navegación sencilla, 30 ayudas en línea en español. 31 Validación de hipervínculos y detección automática de links rotos. Permitir la administración de contenido sencilla, y no restrictiva, sin límites en la cantidad 32 o tipos de elementos a adicionar por sitio, categoría o página más allá de los límites de almacenamiento del servidor). Permitir la administración de archivos en el CMS, con funcionalidades que faciliten al 33 usuario administrador subir y borrar archivos en línea. Permitir el manejo del estado fuera de línea de manera que una página pueda ser 34 marcada de tal forma, hasta tanto se publique nuevamente. Contar con facilidades para la administración de los usuarios que permita definir 35 restricciones y acciones permitidas sobre los contenidos y archivos publicados. Administrar categorías para el manejo de contenidos en el sitio WEB incluyendo el 36 acceso a un URL externo. La administración de contenido no debe depender de conocimientos técnicos o del 37 proveedor. El software debe contar con un editor de contenido que permita realizar paginaciones, 38 incluir tablas, imágenes, multimedia y contenidos. Todo contenido debe incluir el autor, la fecha de publicación, fecha de terminación, 39 palabras clave y calificación con facilidades de previsualización. Debe contar con un módulo de administración de noticias que incluya, fecha de 40 publicación, fecha de terminación, calificación, ranking de las últimas noticias y palabra clave. Seguridad: El software debe contener un módulo para la creación y asignación de 41 perfiles de acceso a los usuarios, roles, restricción por IP, y privilegios mediante claves de acceso a los diferentes niveles. Log de auditoría: Contar con mecanismos que permitan el registro de actividades con 42 identificación de los usuarios que los realizaron. 43 Administración y manejo de ilimitado número de usuarios, administradores y/o editores. Interfaz de administración que incluya: Administración de usuarios, Administración de 44 módulos y Administración de parámetros. En cada una de éstas secciones deberá ofrecer todas las opciones de administración disponibles para cada uno. 8

9 N REQUERIMIENTOS TÉCNICOS El sistema debe permitir a futuro, un mantenimiento factible frente a posibles errores 45 que se presenten durante la operación del sistema. Creación de zonas privadas (Extranet o por perfiles de usuario: Ciudadano, Empresas, 46 Entidades públicas, funcionarios, otros). El sistema en sus aplicaciones debe proveer opciones que permitan migrar la 47 información obtenida a partir de reportes a otros formatos como pdf, txt, doc, xls. Creación de ilimitadas encuestas en todas las secciones, brindando la posibilidad de realizar una encuesta dependiendo del contenido. El módulo debe permitir agregar 48 encuesta, modificar encuesta, eliminar encuesta, ver resultados y generar reportes relacionados con los mismos, exportables a otros formatos. Contar con opciones adicionales como: ranking de contenidos, ranking automático de secciones más leídas, envío de contenidos a un , impresión de contenidos, 49 calificación de contenidos, generador PDF de contenidos, ubicación de todos los módulos a la derecha o izquierda, número de visitas, chat, foros y número de usuarios registrados y en línea. Notificación automática por correo electrónico del vencimiento de la publicación al 50 funcionario responsable. Controlar el tiempo durante el cual debe estar publicado el contenido, según lo 51 parametrizado, con el manejo de escalamientos y alarmas. (Notificaciones por al responsable de la publicación). Permitir la modificación del contenido de una publicación o producto en donde haya 52 expirado la fecha. Los reportes que arroje el sistema deben brindar la posibilidad de generarse con 53 diferentes rangos de fecha, agrupamiento y estilos, incluyendo gráficas estadísticas. 54 Permitir la suspensión de la suscripción cuando el usuario así lo considere. El sistema debe cumplir la prioridad AA establecida en la norma Icontec y definida por la Web Accesibility Iniciative (WAI) de la W3C para las guías (WCAG) Para verificar este aspecto se utilizará como referencia la herramienta de validación contenida en o referenciadas en el sitio Web de la Web Accesibility Iniciative de la W3C, las cuales se encuentran en la sección denominada Selecting Web Accessibility Evaluation Tools. El cumplimiento incluye también la revisión de los problemas "No verificados" que aparecen en el resultado de aplicar la herramienta, de aquellos no aceptados por el COPNIA. El sistema debe ofrecer información relevante en audio y/o video, considerando que los archivos deben ser de calidad y al mismo tiempo permitir una fácil visualización en el sitio Web, disponiendo de los controles para manejar su reproducción. Los videos deben incluir una breve descripción de su contenido, los temas relacionados y su fecha de elaboración. Los videos serán entregados por el COPNIA en diferentes formatos, los cuales deben ser editados y publicados con los estándares por el contratista. NOTA: La edición de los videos corresponde a la conversión en formatos más livianos, adecuados, de buena calidad y propios para el ambiente de la web. El sistema debe contar con una versión para dispositivos móviles (Smartphone y tabletas Pad entre otros) de acuerdo a la diagramación de este servicio que debe ser concordante con la versión web. Compatible con sistemas IOS y Android

10 N REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Proveer formularios electrónicos que se puedan enviar y recibir en forma electrónica garantizando la seguridad de la información y la protección de los datos personales NOTA: Según sea al caso, el contratista debe utilizar las siguientes técnicas de seguridad en los formularios: métodos POST, Protección CSRF y XSS, validaciones de campos, utilización de Captcha, protección de archivo y bases de datos. El contratista debe acogerse a las políticas de seguridad para garantizar la mitigación de todos los riesgos de pérdida de confidencialidad e integridad de la información, así como su uso no autorizado, en los datos abiertos. El software debe proveer opciones adicionales como son: Ayuda en línea, información del proveedor (contacto), actualizaciones en línea, copiar, cortar, pegar, deshacer, formatear texto. Sistema Multibrowser: Las páginas producidas se pueden ver correctamente en cualquier tipo de navegador (Chrome, IExplorer, Opera y Mozilla) Adicionalmente la aplicación debe soportar componentes desarrollados en HTML, PHP, JAVA, DHTML y AJAX. El sistema debe ser diseñado y construido con los mayores niveles de flexibilidad en cuanto a la parametrización de los tipos de datos. 64 La aplicación debe ser portable en el servidor, no importa el sistema operativo utilizado La operatividad del sistema debe ser de fácil manejo y de administración remota por los encargados del área de sistemas de la Entidad. La información de los formularios que corresponda a listas de selección deberá ser parametrizada y administrable. El sistema debe presentar mensajes de error que permitan al usuario identificar el tipo de error y comunicarse con el administrador del sistema. El sistema debe permitir la validación automática de la información contenida en los formularios de ingreso. En el proceso de validación de la información, se deben tener en cuenta aspectos tales como obligatoriedad de campos, longitud de caracteres por campo, manejo de tipos de datos. El sistema debe propender por el desarrollo de la cultura que minimice el uso de papel. Para ello, debe hacer uso de las diferentes características de la tecnología, tales como documentos electrónicos, imágenes digitales, etc. Garantizar el servicio de soporte mediante una mesa de ayuda, de acuerdo con los siguientes estándares y procedimientos: Registro/actualización de datos de contacto y medio de contacto. (Telefónico). Registro y clasificación del caso. Generación del ticket de seguimiento por cualquiera de los medios de contacto, y notificación de apertura y cierre por correo electrónico del contacto. Soporte técnico en forma presencial en las instalaciones de la entidad en el momento que sea indispensable para atender la solicitud de soporte. Chat en línea vía web en un horario de 8:00 AM a 5:00 PM de lunes a viernes en jornada continua.

11 N REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Niveles de Servicio : Atención de las solicitudes de soporte técnico como mínimo con las siguientes especificaciones: Crítico: Se define inhabilitante en la totalidad o en una parte de la funcionalidad del sitio web. Tiempo de solución máxima: Cuatro (4) horas a partir del registro del ticket. Moderado: Se define como aquel fallo que permite el funcionamiento de la solución o de parte de ella, pero limita su buen uso. Tiempo de solución máxima: Dos (2) días calendario a partir del registro del ticket. Solicitudes de mejora gráfica: Se define como funcionalidad de mejora requerida por la entidad en aspectos gráficos de complejidad baja o moderada. 71 Esta aplicará para nuevos botones, banners, ajuste de fotos y videos, para publicaciones, entre otros. Debe incluir una bolsa de doscientos (200) horas para éste nivel de servicio. Solicitudes de información: Se define como la consulta técnica o funcional de la solución. Tiempo de respuesta máxima: Dos (2) horas partir del registro del ticket. Los requerimientos se harán mediante una llamada telefónica o ingresando la respectiva solicitud, en el sitio web del contratista, garantizando un análisis y solución a los requerimientos, en un tiempo no mayor a 48 horas dependiendo de la prioridad del requerimiento. Administración total vía Web y publicación de información en tiempo real mediante 72 mecanismos autor, revisor, publicador o algún esquema similar Incluye fotografías, imágenes y videos, suministradas por el contratista como parte de 73 diseño, con la respectiva certificación que permita ser utilizada por el COPNIA sin cobro de derechos de autor. La propuesta gráfica debe incluir banner en el cabezote y secciones principales, con 74 elementos y movimiento, según lo determine el COPNIA en las revisiones del diseño y aprobadas por el área de Sistemas. Protección la descarga de archivos por medio de carpetas seguras, protección a 75 vulnerabilidades: XSS, zonas de transferencia expuestas, validación de contraseñas complejas, aseguramiento del sitio, validación cumplimiento del estándar OWASP. 2.3 ENTREGABLES Documento de arquitectura del nuevo portal para el COPNIA (diseño de la arquitectura física y lógica, diseño del plan de seguridad) Documento de entendimiento de los casos de uso y del diseño del sistema Actas de reuniones de seguimiento, aprobación y definición realizadas entre los funcionarios del COPNIA y el Contratista Manual Técnico del Sistema: El Modelo entidad relación, el diccionario de datos, descripción de todos los objetos de la base de datos, scrips, documentación de directorios y librerías, estrategias para hacer Backup (sitios, documentos, base de datos), archivo web_config. 11

12 2.3.5 Manual de Instalación del Sistema. (Requerimientos mínimos de hardware y software, procedimiento de recuperación ante fallas y reinstalación del sistema) Manual Funcional y operativo del Sistema: (Descripción de cada una las opciones de menú o módulos, Ayuda con respecto a la operatividad de los formularios y el manejo de reportes) Manual para la edición de contenidos de estilo Entrega del Software: Fuentes, objetos y otros componentes Entrega del resultado de las pruebas utilizando la metodología del contratista Plan de capacitación y planillas de asistencia Entrega de los derechos de autor de los módulos adicionales desarrollados a la plataforma open sourse, a través de la cesión de los mismos al COPNIA Aprobación de los entregables por parte de la supervisión del contrato Acta de instalación en producción Garantía de soporte de no conflictos con otras herramientas o plataformas. Asistencia técnica garantizada (cualquier inconveniente puede ser resuelto por el contratista pese a tratarse de una licencia gratuita) Hojas de Vida de los profesionales que participaran en el proyecto Certificaciones de vigencia y antecedentes disciplinarios de la matrícula profesional Certificaciones de experiencia Certificados de capacitación emitidos equipo de trabajo, en PHP, JAVA, y en Base de Datos, y para el diseñador gráfico en HTML5, CSS 3, Corel Draw, según sea el caso PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO PARA EL PROYECTO Se debe garantizar el personal suficiente, idóneo y necesario para ejecutar las labores requeridas, garantizando la completa ejecución del proyecto sin generar costo adicional para la Entidad.

13 13 El oferente debe garantizar como mínimo el siguiente personal para el desarrollo del proyecto: Director y/o gerente de proyecto, ingeniero de sistemas graduado con estudios en áreas afines a la gerencia de proyectos, tecnología informática, telecomunicaciones, con experiencia certificada de 2 años posteriores a la expedición de la tarjeta de matrícula profesional Dos (2) Ingenieros de Sistemas o Ingenieros de Software, con mínimo dos (2) años de experiencia en el análisis, diseño y programación de sitios Web, posteriores a la expedición de la tarjeta de matrícula profesional. Debe demostrar conocimiento y experiencia en desarrollo en lenguajes de programación de la herramienta CMS ofrecida, tales como PHP, o JAVA, JavaScript, y en Base de Datos. La experiencia aportada debe sustentarse con certificaciones de experiencia laboral Un (1) Diseñador gráfico a nivel profesional, con experiencia de tres (3) años en el diseño gráfico y presentación de portales web y/o aplicaciones web. El mencionado diseñador debe demostrar conocimiento y experiencia en desarrollo en lenguajes de programación de la herramienta CMS ofrecida, tales como HTML5, Corel Draw, CSS3. La experiencia aportada debe sustentarse con certificaciones de capacitación emitidos por entes autorizados. 2.5 CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR: 1. Objeto 2. Plazo de ejecución 3. Vigencia del Contrato 4. Lugar de Ejecución Prestación de servicios para la adquisición de un sistema administrador de contenido, que incluya el análisis, rediseño, construcción, desarrollo, parametrización, implementación y puesta en funcionamiento del nuevo portal institucional (Internet Intranet) del COPNIA, con sus respectivas integraciones, cumpliendo con los lineamientos de Gobierno en Línea Versión 3.1 y demás requerimientos técnicos establecidos por la Entidad. Seis (6) meses contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previo perfeccionamiento, legalización del contrato y aprobación de la garantía única de cumplimiento. A partir del perfeccionamiento, durante su ejecución y cuatro (4) meses más. Instalaciones del contratista seleccionado por el COPNIA, el cual debe contar con sede en la ciudad de Bogotá D.C.

14 14 El COPNIA realizará los pagos de la siguiente manera: 1) Un pago equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, a los dos (2) meses de la suscripción del acta de inicio, previa aprobación del cronograma de actividades y del diseño gráfico del home, por parte del COPNIA. 2) Un pago equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, una vez se autorice la salida a producción del 100% del portal institucional. 5. Forma de pago 3) Un pago equivalente al cincuenta por ciento (50%) restante del valor del contrato, a los dos (2) meses de haber salido a producción el portal institucional. El COPNIA realizará los pagos correspondientes, dentro de los veinte (20) días calendario siguientes a la radicación de la respectiva factura o cuenta de cobro en la sede del COPNIA Nacional, previo diligenciamiento del formato de Control de supervisión y aprobación de pago firmado por el supervisor del contrato y la acreditación del pago de aportes parafiscales al Sistema de Seguridad Social Integral. El COPNIA sólo pagará al contratista y bajo ningún motivo o circunstancia aceptará o hará pagos directos a terceros. 6. Requisitos para el perfeccionamiento y la ejecución. 7. Interventor y/o Supervisor 8. Obligaciones del Contratista El COPNIA únicamente radicará facturas o cuentas de cobro, a partir del primer día hábil y hasta el día 25 o el día hábil inmediatamente anterior de cada mes. Para el perfeccionamiento del contrato se requiere de la firma de las partes, para la legalización la expedición del registro presupuestal y para su ejecución, la acreditación del pago de aportes parafiscales al sistema de seguridad social integral de los trabajadores del contratista, la aprobación de la garantía única de cumplimiento por parte del COPNIA y la suscripción del acta de inicio. Para la ejecución del contrato el Director General designará a un funcionario del COPNIA como supervisor. a) El contratista debe dar estricto cumplimiento a todos y cada uno de los requerimientos de la ficha técnica. b) Presentar un cronograma detallado de actividades indicando la fecha, duración y responsables de las actividades, el cual debe ser aprobado por el COPNIA. c) Presentar la metodología de implementación del administrador de contenidos, que haya sido definida, utilizada y probada previamente por el contratista.

15 d) Implementar el administrador de contenidos ajustado a los lineamientos de Gobierno en Línea 3.1 de acuerdo con las condiciones previstas en la ficha técnica. e) Realizar la migración total de los contenidos y archivos existentes en el portal actual del COPNIA. f) Brindar soporte, capacitación y acompañamiento a usuarios de forma presencial, relacionada con la implementación del administrador de contenidos. g) Entregar el código fuente de la solución al COPNIA. h) Brindar la asistencia técnica, soporte y mantenimiento al software de manera inmediata atendiendo los requerimientos de la entidad, sin costo adicional, durante el plazo d ejecución del contrato. i) Entregar en medio magnético los archivos que hacen parte de la instalación del producto. j) Entregar en medio impreso y digital el manual paso a paso de instalación del Software. k) Asesorar y desarrollar el diseño gráfico institucional del portal, para aprobación de la entidad. l) Proveer el equipo de trabajo necesario para permitir el adecuado mantenimiento y soporte para la actualización del Portal. m) Participar de manera activa en la conceptualización, especificación, desarrollo, presentación, implementación y seguimiento de los esquemas de protección de los activos de información del nuevo Portal. n) Resolver problemas relacionados con el funcionamiento y software del nuevo portal, documentando todas las solicitudes, casos o tickets de acuerdo a los niveles de servicio exigidos en la ficha técnica. o) Identificar, analizar y mitigar posibles vulnerabilidades de la solución, e implementar mecanismos de seguridad informática a los riesgos encontrados al portal. p) Proponer diversas aplicaciones propias de la herramienta, dependiendo de los requerimientos de la entidad para el cargue de información del portal. q) Realizar pruebas funcionales y no funcionales al nuevo portal, antes de la puesta en producción. 15

16 r) Efectuar sesiones de verificación y validación con los usuarios finales cuando las buenas prácticas así lo determinen. s) Realizar todas las actividades requeridas para la puesta en producción y mantenimiento del nuevo portal. t) Cumplir las indicaciones, recomendaciones, sugerencias y/o peticiones impartidas por el supervisor del contrato. u) Cumplir con todo lo ofrecido en su propuesta. v) Acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. w) Constituir la Garantía Única para la aprobación del COPNIA, en los términos y condiciones pactados. x) Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses del COPNIA. y) Todas las demás inherentes o necesarias para la correcta ejecución del objeto contractual. 3 FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN Teniendo en cuenta que el objeto contractual requiere valorar aspectos de calidad y de precio y que el presupuesto considerado para este servicio no supera la menor cuantía establecida para el COPNIA en la vigencia de 2013, la modalidad a emplear en el presente proceso es la Selección Abreviada de Menor Cuantía, según lo dispuesto en el literal b), numeral 2, artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo del Decreto 0734 de Lo anterior, acorde con lo dispuesto en la Resolución No.1525 de fecha 14 de agosto de 2013, Por la cual el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería-COPNIA se acoge al período de transición otorgado por el Decreto 1510 de ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO Para realizar el análisis técnico económico del proceso se solicitaron varias cotizaciones, habiendo recibiendo las de las siguientes empresas: MICROSITIOS, NETCO, NEXURA, EUPHORIANET y SIM COLOMBIA.

17 Con el fin de determinar el valor del presupuesto oficial del presente proceso de contratación, se analizaron las cotizaciones que cumplen con los requerimientos técnicos exigidos por el COPNIA y cuyos valores se encuentran en un rango promedio. 17 DESCRIPCIÓN PORTAL WEB COPNIA Sistema administrador de contenido, que incluya el análisis, rediseño, construcción, desarrollo, parametrización, implementación. Análisis, rediseño, construcción, desarrollo, parametrización, implementación y puesta en producción del nuevo portal institucional (Internet Intranet) del COPNIA EMPRESA VR. TOTAL INCLUIDO IVA NETCO $ SIM COLOMBIA $ Presupuesto del proceso de Selección. Acorde con lo anterior, se establece como presupuesto oficial para el presente proceso de contratación la suma de CIENTO CINCUENTA Y CUATRO MILLONES SETECIENTOS MIL PESOS M/CTE ($ ) INCLUIDO IVA, de acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 652 del 9 de septiembre de El valor de la oferta no puede superar el presupuesto oficial asignado so pena de rechazo de la misma; en el numeral 2 de este estudio, se establece en forma detallada las características y especificaciones técnicas de los elementos a adquirir. 5 JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE El COPNIA adjudicará el contrato al proponente cuya oferta estime más ventajosa y que cumpla con los factores de experiencia, jurídicos, financieros y económicos, del Pliego de Condiciones y acorde con lo establecido en el numeral 2, artículo 5º de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 y el Artículo del Decreto 734 de 2012, bajo los siguientes parámetros: Verificación del Cumplimiento de Requisitos Habilitantes: Los siguientes factores serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje alguno a los proponentes: Capacidad Jurídica, Capacidad Financiera y Experiencia del Oferente. La verificación de tales factores será de CUMPLE o NO CUMPLE y habilitarán o no a los proponentes, para continuar en el proceso de selección.

18 Verificación de las Características Técnicas Mínimas: El informe técnico no tiene ponderación alguna, se trata de un estudio que debe realizar la Entidad para determinar si la propuesta se ajusta a los requerimientos técnicos mínimos establecidos por el COPNIA en el Anexo No.2 Ficha Técnica del Pliego de Condiciones y ofertados por el proponente. Allí se determinará SI CUMPLE o NO CUMPLE las características mínimas exigidas, HABILITANDO o RECHAZANDO la oferta. El proponente que suprima, adicione u omita el diligenciamiento de alguno de los ítems de la ficha técnica, incurrirá en causal de rechazo de la oferta. Los proponentes que no cumplan con alguna de las características técnicas mínimas, serán rechazados. Las características técnicas mínimas deben ser cumplidas por el adjudicatario, durante la ejecución del contrato. Evaluación Oferta Económica: Se otorgará un máximo de (55 puntos) de conformidad con el resultado de la aplicación de la media geométrica, según lo establecido en el Pliego de Condiciones. Evaluación Sobre Valor Agregado: Un máximo de (45) puntos por los ofrecimientos adicionales gratuitos realizados por los proponentes. (Anexo No.7 Valores Agregados), los cuales se asignarán de la siguiente forma: 1) El proponente que ofrezca 30 horas de capacitación para el manejo y administración del portal WEB y el administrador de contenido. Quince (15) puntos. 2) El proponente que ofrezca mantenimiento y soporte al sistema de gestión de contenidos durante el primer año de salida en producción de la página WEB. Quince (15) puntos. 3) El proponente que presente certificaciones de contratos adicionales y cumplan con el objeto del presente proceso así: a) Cinco (5) puntos al oferente que presente dos (2) certificaciones de contratos adicionales. b) Diez (10) puntos al oferente que presente tres (3) certificaciones de contratos adicionales. c) Quince (15) puntos al oferente que presente cuatro (4) o más certificaciones de contratos adicionales. 18

19 19 DESCRIPCIÓN EVALUACIÓN ECONÓMICA VALOR AGREGADO PUNTAJE TOTAL PUNTAJE APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL. Servicios de origen 100% nacional o extranjeros con reciprocidad PUNTAJE APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL. Servicios con componente nacional PUNTAJE A LAS MICRO EMPRESAS PUNTAJE A LAS PEQUEÑAS EMPRESAS PUNTAJE A LAS MEDIANAS EMPRESAS MÁXIMO PUNTAJE TOTAL PUNTAJE 55 puntos 45 puntos 100 PUNTOS 20% del puntaje total 5% del puntaje total 10% del puntaje total 6% del puntaje total 3% del puntaje total 130 PUNTOS 6 SOPORTES DE ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. RIESGO ENTIDAD CONTRATISTA Estimación inadecuada del valor de los servicios. X Mayor costo por personal adicional al inicialmente previsto. X Incumplimiento de los plazos establecidos en el cronograma de actividades. X Requerimientos técnicos adicionales. X Inconsistencias entre la información suministrada por la Entidad y la entregada por el contratista en el sistema X administrador de contenido. Cambios previsibles en la normatividad, referida a mayores impuestos o costos. X Los riesgos tipificados en caso de su ocurrencia, serán asumidos económicamente en un 100% según la asignación, de igual forma la cuantificación de los mismos se realizará en el momento en que se presenten. 7 ANALISIS DE COBERTURA DE LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL CONTRATO A CELEBRAR.

20 Garantía: El proponente favorecido se compromete a constituir a favor del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, una garantía única constituida a favor de entidades Estatales que ampare el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, expedida por una Compañía de Seguros establecida legalmente en Colombia que cubra los siguientes riesgos, en las cuantías y vigencias que se establecen a continuación: 20 RIESGO % SOBRE EL VALOR Cumplimiento del contrato 20 Del Contrato VIGENCIA La del contrato y cuatro (4) meses más. Calidad del Servicio 20 Del Contrato La del contrato y un (1) año más Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales 10 Del Contrato La del contrato y tres (3) años más. Corresponde al contratista el pago de las primas, relativo al otorgamiento de las Garantías exigidas para el respectivo contrato y a sus prórrogas. El Contratista debe mantener vigentes las garantías y debe ajustarlas siempre que se produzca alguna modificación en el plazo y/o valor del contrato. NUBIA ROCÍO POVEDA PARRA Profesional de Gestión de Contratación Vo. Bo. LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera Vo. Bo. CARLOS ROBERTO VALLEJO CUBILLOS Profesional de Gestión de Sistemas Valbuena