HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO. Compra de llantas para vehículos particulares (Hallazgo de Control Interno No.1)

Transcripción

1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Compra de llantas para vehículos particulares (Hallazgo de Control Interno No.1) Se tuvo a la vista las facturas Nos y de la empresa LLANRESA, en la que se comprobó la compra llantas nuevas, balanceos, alineaciones de cuatro ruedas, tornillos excéntrico, mas la mano de obra para los vehículos Mitsubichi Verde Modelo 2001 Placa P y Ford Verde Modelo 99, por un valor de Q2, y Q3, respectivamente, dichos vehículos no se encuentran registrados en el Inventario de Activos Fijos de dicha municipalidad. El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental en el grupo 1, Normas de Aplicación General, Norma 1.2 Estructura de Control Interno, Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Falta de control interno por parte del Consejo, Alcalde y Tesorero Municipal, al no velar por la calidad del gasto público. La distracción de fondos municipales hacen que no se llegue a la comunidad con una mejor disposición financiera por la fuga efectuada con estas compras indebidas. Al Concejo y al Alcalde se les recomienda girar instrucciones a donde corresponda para que la ejecución del gasto público sea apegada a lo que establece la Ley. Sanción económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de La Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Concejo, Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q5, para cada uno.

2 2 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Se carece de un Auditor Interno (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Al evaluar la estructura organizativa de la municipalidad de Antigua Guatemala, se comprobó que no se cuenta con un Auditor Interno. El Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 88, indica: Auditor Interno: Las municipalidades deberán de contratar a un Auditor Interno, Contador Público y Auditor, colegiado activo, quien además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, siendo responsable de sus actuaciones, ante el Concejo Municipal. Falta de interés por parte de las autoridades superiores de fortalecer las medidas de control interno en el área de fiscalización preventiva. La carencia de un Auditor Interno, permite la posible comisión de errores sin la debida orientación oportuna. Al Concejo Municipal, para que contraten al profesional establecido en la Ley, y se autorice la creación de la Unidad de Auditoría Interna, para que se realicen las funciones preventivas de fiscalización. El Auditor renunció. Se confirma el hallazgo, en virtud de que se confirmó por parte de las autoridades de la Municipalidad de Antigua Guatemala, que no cuenta con Auditor Interno. Sanción económica de conformidad con el Decreto , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal, por la cantidad de Q20,

3 3 Expedientes no conformados de obras ejecutadas por contrato (Hallazgo de Cumplimiento No.2) Se comprobó que los proyectos ejecutados por contrato que se detallan a continuación, carecía de documentos legales contemplados en el Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, siente estos los siguientes: Proyecto: Mejoramiento de Calles y Pozos de Absorción de San Felipe de Jesús. Por un valor de Q700,000.00, falta la aprobación de la asignación presupuestario por parte del Concejo Municipal, características generales y específicas, solicitud de nombramiento de la Comisión de Cotización, acta del nombramiento de la directiva de la comisión, invitaciones a participar en la cotización, acta de aprobación de la adjudicación ratificada por autoridad superior, resolución de la aprobación de la adjudicación, declaración jurada de no estar la empresa comprendida dentro de la prohibiciones que enmarco el Artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado, constancia de inscripción del IVA, mandato especial con representación legal, factura de pago del anticipo, factura de inicio y ejecución de la obra, nombramiento de la Comisión Receptora y, acta de recepción y liquidación de la obra. Proyecto: Construcción de diferentes caminos vecinales, por valor de Q894,599.00, no tienen acta de aprobación para ejecutar el gasto, aprobación de la asignación presupuestaria por parte del Concejo Municipal, características generales y específicas, nombramiento de la Comisión de Cotización, solicitudes de cotización, constancia de inscripción y carné del IVA, mandato de representación legal, acta de inicio y acta de recepción y liquidación. Incumplimiento del Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 80. Falta de control del Concejo, Alcalde y Tesorero Municipal, de no exigir los documentos que deben de contener los expedientes de los proyectos de obras. Falta de transparencia en la ejecución de los proyectos, así como la falta de garantía de la calidad del gasto público. Al Concejo y al Alcalde Municipal que instruyan a las personas responsables de conformar los expedientes de obras, que exijan y adjunten toda la documentación legal de soporte y que se archiven adecuadamente para futuras consultas. No se pronunciaron al respecto. Se confirma el hallazgo, en virtud de que la Corporaciòn Municipal no presentó comentarios ni documentos que desvanezcan el cargo imputado. Multa de conformidad con el Decreto No , Ley de Contrataciones del Estado, artículo 83 y artículo 56 de su Reglamento, para el Concejo Municipal, Alcalde Municipal, Secretario Municipal y Jefe de la Oficina de

4 4 Planificación Municipal, por la cantidad de Q28, para cada uno.

5 5 Fraccionamiento en compras (Hallazgo de Cumplimiento No.3) Se comprobó que existen egresos correspondientes al ejercicio fiscal 2006 por valor de Q74, sin haberse efectuado el proceso de cotización, por lo que es evidente el fraccionamiento en la adquisición de bienes y servicios. El Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 81 y 55 de su Reglamento, indica: que el funcionario o empleado público que fraccione en cualquier forma la negociación, con el objeto de evadir la práctica de la cotización y licitación, será sancionado con un multa equivalente al 2.5% del valor total de la negociación, se haya o no suscrito el contrato. Incumplimiento de los requisitos legales enmarcados en la Ley de Contrataciones y su reglamento. Gastos efectuados con el propósito de obviar el régimen de cotización que establece la Ley de Contrataciones del Estado. Al señor Alcalde como responsable de la Corporación Municipal, instruya al Tesorero a cumplir en la adquisición de bienes y servicios, que cumpla con lo indicado en la Ley de Contrataciones del Estado. No se pronunciaron, solo presentaron documentos aún incompletos. Se confirma el hallazgo, en virtud de que la Corporación Municipal de Antigua, no presentaron las pruebas para el desvanecimiento del presente hallazgo. Multa de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 81, para el Concejo Municipal, Alcalde Municipal, Secretario Municipal, Tesorero Municipal, Coordinador de la Oficina de Planificación Municipal e Ingeniero Supervisor de la Municipalidad, por la cantidad de Q1, para cada uno.

6 6 Falta de Timbres de Ingeniería en los contratos de obras y/o servicios (Hallazgo de Cumplimiento No.4) No fueron exigidos timbres de Ingeniería en las obras Mejoramiento de Calles de San Juan Obispo contrato No de fecha 22 de noviembre del 2004, por Q312, Y Construcción Puesto de Salud, San Juan del Obispo, contrato número de fecha 3 de noviembre de 2005, por valor de Q407, El Decreto No del Congreso de la República de fecha 9 de abril de 1975, modificado por Decreto-Ley No del Jefe de Estado de fecha 20 de diciembre de 1985 Ley de Creación del Timbre de Ingeniería en el articulo 3º. inciso c) establece: Las empresas privadas o jurídicas que presten servicios de consultoría, asesoría y supervisión o realicen obras públicas por contrato con el Estado o con sus instituciones, o que construyan obras públicas o privadas, que por cualquier circunstancia estén exoneradas del pago de licencia municipal u otro tipo de licencias, o ésta no sea necesaria, cubrirán el uno por millar (1 o/oo) sobre el monto total del contrato correspondiente. Falta de control interno por parte del Alcalde y Tesorero Municipal, al no velar por que se adhiera a los contratos y/o facturas los timbres de Ingeniería correspondientes, ocasionando que los contratistas no cumplan con lo que establecen las Leyes. Incumplimiento de las responsabilidades y obligaciones legales del contratista. Que el Alcalde Municipal, gire sus instrucciones al tesorero, para que previo a efectuar pagos a las empresas constructoras a cargo de la ejecución de proyectos, éstas cumplan con lo que establece el Decreto Ley No Ley de Creación del Timbre de Ingeniería, artículo 3º. inciso c). Sanción económica, de conformidad al Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de La Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal, Tesorero, Jefe de la Oficina de la OMP y para el Ingeniero Supervisor de la Municipalidad, por la cantidad de Q10, para cada uno.

7 7 Falta de Renglones de trabajo y precios unitarios en contratos de obra. (Hallazgo de Cumplimiento No.5) No contienen renglones de trabajo y precios unitarios, los contratos siguientes Contrato No de fecha 22 de noviembre del 2004, Mejoramiento de Calles de San Juan Obispo, por valor de Q312, Y contrato número de fecha 3 de noviembre de 2,005, Construcción Puesto de Salud, San Juan del Obispo, contrato número de fecha 3 de noviembre de 2,005, por valor deq 407, Sumando un monto total de Q719, El Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 6, Precios Unitarios y Totales. Las ofertas y contratos que se presenten y/o suscriban, para el suministro de bienes y servicios, para la contratación de obras, deben contener el precio unitario de cada uno de los renglones que lo integran, expresados en quetzales, tanto en números como en letras, cuando corresponda. Las autoridades responsables no consideraron necesario consignar la información requerida por la ley. Dificultad en la recepción, liquidación y fiscalización de obra. Cuando se suscriban contratos por ejecución de obras, se debe atender a lo que establece el Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, en su articulo 6 Precios Unitarios y Totales. Multa de conformidad con el Decreto NO del Congreso de la República, artículo 83 y artículo 56 del Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, para el Concejo, Alcalde y Secretario Municipal, Jefe de la Oficina de Planificación Municipal y al Ingeniero Supervisor de la Municipalidad, por la cantidad de Q6, para cada uno.

8 8 Falta de bitácora (Hallazgo de Cumplimiento No.6) En las obras Mejoramiento de Calles de San Juan Obispo contrato No de fecha 22 de noviembre del 2004, por valor de Q312, Y Construcción Puesto de Salud, San Juan del Obispo, contrato número de fecha 3 de noviembre de 2,005, por valor de Q407, No se encontraron Bitácoras. Según el Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 38 la Dirección de Infraestructura Pública debe, inciso a) Autorizar Bitácoras para obras públicas previo a su ejecución y efectuar su fiscalización, solicitando las sanciones por incumplimiento de Disposiciones Legales. Falta de interés en habilitación de libros de bitácoras. Falta de controles en la obra. Que las autoridades municipales ordenen que se tramiten los libros de bitácoras, previo al inicio de las obras, en la Dirección de Infraestructura Pública de la Contraloría General de Cuentas. Sanción económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de La Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal, Jefe de la OMP, por la cantidad de Q10, para cada uno.