MIGRACIÓ DE LAS CUE TAS DE CORREO DE COPITI A GOOGLE APPS

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1 COLEGIO OFICIAL DE PERITOS E INGENIEROS TÉCNICOS INDUSTRIALES DE CÁDIZ Plaza Asdrúbal, 16; Cádiz CIF: Q J Teléfono: Fax: CIRCULAR º 15/2011 MIGRACIÓ DE LAS CUE TAS DE CORREO DE COPITI A GOOGLE APPS Estimado/a Compañero/a: En nuestro afán de modernización aprovechando al máximo las nuevas tendencias tecnológicas, hemos contratado un nuevo servicio para nuestros Colegiados. Se trata de Google Apps, una potente herramienta de comunicación y colaboración para colectivos profesionales que incluye el servicio de correo profesional de Google. El servicio de correo Google Apps es mucho más que un correo para Colegios, Asociaciones y sus asociados, personalizado con dominio propio, con un potente sistema antivirus y antispam y un 99,9% de disponibilidad gracias al potencial de Google. Se trata de una verdadera plataforma de trabajo y comunicación, que permite a la organización y a sus miembros estar en contacto online las 24 horas del día y compartir documentos y trabajos. Entre sus servicios, adicionales al correo electrónico, podemos encontrar las siguientes funcionalidades. creación de grupos de trabajo que comparten documentos, reuniones, agendas y hasta Webs que pueden elaborar ellos mismos. formularios y encuestas online; calendarios, citas y archivos compartidos, gestión y colaboración de documentos. mensajería instantánea, gestión de contactos. Google Apps no sólo es el mejor servicio online de correo electrónico profesional, sino un paquete de herramientas que le permitirá a COPITI realizar muchas más tareas y ofrecer a sus Colegiados un servicio que les permitirá trabajar con COPITI y entre ellos online, sin moverse de su ordenador (o dispositivo móvil), compartiendo documentos, reuniones y pudiendo cambiar textos, citas, editar documentos online, publicar webs privadas o públicas, rellenar formularios y encuestas o realizar presentaciones que compartan con otras personas con total seguridad.

2 Este cambio será casi transparente ya que se realizará la migración el fin de semana del de julio, conservareis la misma dirección de correo que hasta ahora os ha proporcionado el colegio con las tres iniciales+nº de pero con unas prestaciones inmejorables y por supuesto conservareis también los correos que actualmente tenéis en vuestros buzones aunque os aconsejamos que os los descarguéis con algún gestor tipo Outlook, antes de la migración. Todo el que no haya utilizado alguna vez el correo del colegio, tendrá que solicitar su nueva alta a la secretaria a través de nuestro correo por fax o directamente en la sede del colegio. El cambio (migración de las cuentas de un servidor a otro) se realizará del al Durante estos días te recomendamos que vayas configurando la nueva cuenta de correo en tu Outlook (si deseas acceder a tu correo desde tu ordenador), pero no borres la cuenta antigua hasta pasado este periodo. 1. ACCESO WEB: Podrás acceder a tu correo electrónico, vía web, así como al resto de aplicaciones de Google Apps, en la siguiente dirección: El usuario de la cuenta (que tendrá que configurar en su programa de correo electrónico) pasa a ser su misma cuenta de correo electrónico. Es decir, si su usuario antes era JFG5555 y su cuenta de era en Google Apps su usuario será (coincidiendo con su correo electrónico). Las contraseñas serán las mismas que estáis utilizando hasta ahora y podréis cambiarlas una vez accedáis al webmail de google y administréis vuestros correos. Ojo que al cambiar vuestra contraseña, también cambiareis la contraseña de acceso a la nueva web del COPITI. La primera vez que te conectes a te pedirán un código de verificación (te pedirá, por seguridad, que confirmes la activación de tu cuenta, escribiendo el código que se muestra en la pantalla). Desde el botón de Configuración (arriba a la derecha) podrás ir a tu cuenta de correo y cambiar la contraseña, si así lo deseas. Ten en cuenta que si usas un programa de correo electrónico en su ordenador, también tendrás que cambiar la contraseña en ese programa. El servicio se presta desde los servidores de Google Apps, por lo que dispondrás de un espacio para tus correos de algo más de 7Gb de tamaño y 25 Mb máximo por mensaje. La migración y el apoyo a los usuarios se realizará desde el teléfono habilitado específicamente para el Colegio (asistencia y soporte). 2. ACCESO DE TU ORDENADOR: Aquellos usuarios que quieran acceder a su correo electrónico desde su PC, necesitarán hacer algunos cambios en la configuración del programa de correo electrónico (Outlook, Apple Mail, Thunderbird, etc.) para conectar con el nuevo servidor. Hemos preparado unas instrucciones para ayudarte a configurar el nuevo correo electrónico. Puedes encontrar unos manuales, así como los vídeos, que amplían la información y presentan todo el potencial de Google Apps, en la siguiente dirección: Se adjunta un manual a esta circular. También hemos subido un programa que configura de una forma automática tu cuenta de correo (copiticadiz.com) en Outlook (sólo para Outlook). Programa de configuración automática del correo electrónico (Google Apps) en Outlook Lo tendréis disponible en la web del colegio.

3 El proceso de migración que hemos previsto por el cambio es el siguiente: Del al se realizarán las tareas de migración. Te recomendamos que durante estos días cree una nueva cuenta de correo electrónico en el programa de gestión de correos electrónicos que use en su PC (Outlook, Apple Mail, Thunderbird, etc.) Si no configura su nueva cuenta dejará de recibir los correos electrónicos (de en su ordenador, pudiendo sólo acceder a los mismos vía Web. Te recomendamos no elimines la cuenta anterior, hasta que verifiques que pase el periodo de migración. Estamos seguros que el nuevo servicio compensará con creces las molestias momentáneas del cambio, con más capacidad y mejores prestaciones. Repetimos el teléfono habilitado expresamente para atender vuestras dudas: Cádiz, a 30 de junio de 2011 EL SECRETARIO JACOB JIMÉNEZ GARRIDO

4 Google Apps - Correo Web (FAQ) El Colegio ha mejorado el servicio de correo electrónico que proporciona a los colegiados/as. Por este motivo, le ofrece, desde el , el completo servicio de correo que suministra Google (Google Apps) así como una serie de herramientas integradas que le serán de gran utilidad. Acceso directo: 1. Qué es Google Apps? Google Apps reúne un conjunto de servicios esenciales para comunicarse y colaborar de manera más eficaz. Además, es una completa solución de movilidad ya que permite consultar los correos desde cualquier teléfono o dispositivo del mercado. Incluye los siguientes servicios: Gmail - correo electrónico para profesionales de 8 GB de almacenamiento, con menos spams y un 99,9% de tiempo de actividad y seguridad mejorada. Google Calendar - gestión de eventos, horarios, calendarios compartidos en línea y sincronización. Google Docs - gestión de documentos, editor de contenidos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios. Colaboración en tiempo real con otros usuarios. Google Sites - páginas web para intranets, grupos de trabajo, presentaciones públicas, etc. Canal de vídeos propios. Google Talk - mensajería instantánea integrada para poder comunicarse en tiempo real con otros usuarios.

5 2. Cómo accedo ahora a mi correo? Para acceder a su cuenta de correo electrónico de COPITI, tiene diferentes opciones: 1. Acceso web desde cualquier ordenador con conexión a Internet Desde cualquier navegador web, acceda a la página web siguiente: Rellene sus datos de acceso: cuenta de correo electrónico (ejemplo: y su contraseña la misma que tenías antes. Después de escoger el idioma e introducir un código de verificación (se le pedirá, por seguridad, que confirme la activación de su cuenta, escribiendo el código que se muestra en la pantalla), podrá ir a su cuenta de correo y cambiar su contraseña, si así lo desea. Por otro lado, debe saber que si usa un programa de correo, también tiene que hacer el cambio en este programa. 2. Desde su PC con conexión a Internet Puede configurar su correo electrónico a cualquier programa de gestión de correos que tenga instalado en su PC. Configurador automático de correo en Microsoft Outlook (Ver pregunta 3. Programa de configuración automática del correo copiticadiz.com en Microsoft Outlook, para más instrucciones) Configuración manual (Ver pregunta 4. "Configuración manual de mi cuenta en mi PC" Hemos preparado unas instrucciones para ayudarle a configurar el nuevo correo electrónico. Puede consultar los manuales de instrucciones, así como videos que amplían la información y presentan todo el potencial de Google Apps, en la siguiente dirección: o 3. Desde un teléfono móvil Puede acceder a su correo, así como en el resto de aplicaciones, desde su dispositivo móvil. o Más Información:

6 3. Programa de configuración automática del correo copiticadiz.com en el Outlook Para la configuración automática de su cuenta en el programa Outlook, siga las siguientes instrucciones: a. Descargar Programa Lo tendremos en nuestra página web. b. Cuando lo haya descargado, ejecute el programa y acepte la ejecución del mismo en su PC. c. Se le pedirá que indique la versión de Outlook que tiene instalada en su ordenador. Para ello, busque en la parte superior del programa Outlook la opción "?" Y seleccione "Acerca de Microsoft Office Outlook". Este botón le proporcionará información de la versión de Outlook que tenga instalada, que es la que debe indicar al programa de configuración automática. d. A continuación, escriba su dirección de correo electrónico. No hace falta escribir la parte final de la dirección del correo (la que después de Ejemplo: sólo hay que escribir JFG5555). e. Escriba también el nombre de la cuenta o su nombre, para identificarlo. f. Finalmente debe pulsar Next (siguiente). g. Ya se ha creado una nueva cuenta en su Outlook. h. Cierre y abra el Outlook (si lo tenía abierto) i. Al acceder, le pedirá que escoja el perfil que desea utilizar. Outlook es per perfil por defecto, y es en donde se ha creado la nueva cuenta. Puedes pulsar el botón "Opciones" y marque la opción "Configurar como

7 perfil predeterminado". De esta manera, no tendrá que volver a seleccionar el perfil cada vez que entre en el Outlook. j. La primera vez que acceda, le pedirá la contraseña. Escribe la contraseña y marque la opción "Guardar contraseña en su lista de contraseñas". En aquellas contraseñas que tengan menos de 6 caracteres, se añadirán ceros a la derecha hasta completar los seis caracteres. Por ejemplo, si su contraseña era "abc" ahora será "abc000".

8 4. Configuración manual de la cuenta de correo Si desea configurar manualmente su correo en un programa de correo, hay que tener en cuenta las siguientes instrucciones. En el campo "Dirección de correo electrónico" debe poner la dirección de correo que tenga con COPITI (ejemplo: Servidor de correo entrante (POP3): pop.gmail.com. Servidor de correo saliente (SMTP): smtp.gmail.com En el "Nombre de usuario" debe poner la dirección de correo que tenga con COPITI (ejemplo: "Contraseña" La misma que teniais

9 En Avanzadas: - Marcar la casilla "Este servidor precisa una conexión cifrada (SSL)" - "Servidor de entrada (POP3)": Marcar la casilla "Este servidor precisa una conexión cifrada (SSL)" - "Servidor de salida (SMTP)": 465 Acceder a "más configuraciones". En "Servidor de Salida", activar las casillas: "Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación" Utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada. Haga clic en el botón "aceptar". Para asegurarse de que está bien configurado pulse el botón "probar configuración de la cuenta". Hemos preparado unas instrucciones para ayudarle a configurar el nuevo correo electrónico. Puede encontrar los manuales, así como videos que amplían la información y presentan todo el potencial de Google Apps en la siguiente dirección:

10 5. Como poner por defecto un perfil de Outlook para que no lo solicite más al abrir el Outlook, tras usar el configurador automático? 1. Panel de Control (en la botonera de Windows) 2. Botón Correo

11 3. Botón Mostrar Perfiles 4. Marcar la opción Usar siempre este perfil, seleccionando en el desplegable inferior la opción de Outlook o bien el perfil por defecto que se tenga (en aquellos casos que se tengan más perfiles).

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