PLAN DE TRABAJO 2013

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1 PLAN DE RABAJO 2013

2 PLAN DE RABAJO 2013 INDICE Orientación... 3 Principales actividades... 3 Estructura del Plan... 4 PLAN DE RABAJO Fortalecimiento institucional... 5 Avanzar en la gestión interna de la Oficina... 6 Mejorar la contabilidad y diversificar la captación de fondos y la contabilidad... 7 Avanzar en la gestión de Proyectos... 9 Mejorar las IC (ecnologías para la Informacióm y Comunicación) Avances en la Comunicación interna y externa Plan de rabajo Fundación Ciudad de la Esperanza y Alegría Pág.2

3 Orientación En 2012 la Fundación Ciudad de la Esperanza y Alegría (en adelante, Fundación) continuó avanzando en la consolidación de su labor orientada a los proyectos y a la captación de fondos para la realización de los mismos. A lo largo de 2013 se espera asegurar esta tendencia y también analizar el horizonte al que debe tender la Fundación en los próximos años. La labor de la Fundación responde esencialmente un objetivo general, Continuar trabajando para apoyar a las personas más desfavorecidas, y cuenta con 6 objetivos específicos: 1. Fortalecimiento institucional 2. Avanzar en la gestión interna de la Oficina 3. Mejorar la captación de fondos y la contabilidad 4. Mantener y mejorar el ciclo de Proyectos 5. Mejorar las IC (ecnologías para la Información y Comunicación) 6. Avances en la Comunicación interna y externa El Plan 2013 es por tanto continuista, si bien se ha tratado de avanzar hacia una mayor coherencia y unidad en las acciones desarrolladas. Asimismo, se ha incluido el desarrollo de un plan de captación de donantes periódicos para mejorar la estabilidad económica de la Fundación. Principales actividades 1. Fortalecimiento institucional Realización de las reuniones del patronato. Revisión y modificación de los estatutos. Actualización de las Delegaciones y registro en Comunidades Autónomas. Puesta en marcha de la Fundación en EEUU. Elaboración de la Memoria de actividades Seguimiento del Plan de trabajo Informes trimestrales del grado de cumplimiento del plan. Elaboración del Plan 2014 y del Plan Estratégico Elaboración del Informe para la Fundación Lealtad. Participación activa en la Asociación de Fundaciones. 2. Avanzar en la gestión interna de la Oficina Elaboración de distintos documentos que recojan los principales procedimientos y procesos de la Fundación. Realización de actividades preventivas en materia de vigilancia de la salud y de prevención de riesgos. Mejora del trabajo con voluntariado. 3. Mejorar la contabilidad y diversificar la captación de fondos Puesta en marcha de eventos de captación de fondos. Plan de captación de donantes periódicos (socios/as). Presentación a convocatorias públicas y privadas. Plan de rabajo Fundación Ciudad de la Esperanza y Alegría Pág.3

4 rabajo con empresas. Identificación, seguimiento, justificación y cierre económico de los proyectos aprobados. Cierre económico 2012 y memoria contable Coordinación del trabajo de la Auditoria económica de la Fundación correspondiente al ejercicio Seguimiento presupuestario Elaboración del Presupuesto Análisis de opciones bancarias y cambio por las más adecuadas. Mejora de los procedimientos contables. 4. Avanzar en la gestión de los proyectos. Mantenimiento de los proyectos ya en marcha. Puesta en marcha de nuevos proyectos. Sistematización del ciclo del proyecto. Visita anual a proyectos. Reflexión sobre identificación y tipos de proyectos de la Fundación. 5. Mejorar las IC (ecnologías para la Información y la Comunicación) Actualización bases de datos y contactos de correo electrónico. Actualización y reestructuración de la web. Actualización y fomento del uso de las redes sociales. Utilización de dominio propio fcesperanzayalegria.org. 6. Avances en la Comunicación interna y externa Creación y actualización de la base de datos de medios de comunicación. Seguimiento de medios. Fomento de nuestra presencia en medios. Elaboración y envío de boletines periódicos. Estructura del Plan La planificación anual cuenta con un único Objetivo General: Continuar trabajando para apoyar a las personas más desfavorecidas. Los Objetivos Específicos responden a la orientación estratégica y a actividades ya desarrolladas por la Fundación. Cada uno de los 6 Objetivos Específicos identificados cuenta con un resultado esperado o indicadores y diversas actividades y subactividades para alcanzarlo. El grado de cumplimiento de éstas y la consecución de los resultados previstos podrá ser analizado gracias a ellos. Otra información recogida en el Plan: Presupuesto: Indica si la actividad requiere un presupuesto. 1,2,3,4: responden a el trimestre o trimestres en los que, con toda probabilidad, se va a desarrollar la actividad Prioridad: Se establecen dos prioridades. La 1 significa que la actividad ha de desarrollarse y la 2 que si hay posibilidad y se dan las condiciones de hacerla, se realizará. Plan de rabajo Fundación Ciudad de la Esperanza y Alegría Pág.4

5 PLAN DE RABAJO 2013 Objetivo General: Continuar trabajando para apoyar a las personas más desfavorecidas OBJEIVO ESPECÍFICO 1 Fortalecimiento institucional ACIVIDADES SUBACIVIDADES RESULADOS ESPERADOS- Reuniones del patronato. Reuniones del patronato Realizadas al menos dos reuniones al año Revisión y modificación de los estatutos. Revisión de los estatutos para detectar Analizados los estatutos y, si procede, cambios y nuevas necesidades aprobados los cambios por el patronato Actualización de las delegaciones y registro en Comunidades Autónomas. Puesta en marcha de la Fundación en EEUU. Elaboración de la Memoria de actividades Seguimiento del Plan de trabajo Informes trimestrales del grado de cumplimiento del plan. Revisión de las Comunidades Autónomas en las que contamos con representantes y verificación de nuestra incorporación en los registros autonómicos pertinentes Revisadas todos los registros en las CCAA donde contamos con representantes PRESUPUESO No precisa X X 1 No precisa X 2 Elección y puesta en marcha del patronato en Elegido patronato y funcionando. No precisa X X 1 EEUU Dar seguimiento a la puesta en marcha efectiva Dado seguimiento a la fundación en de la Fundación en EEUU EEUU Dar seguimiento a los requerimientos oficiales Cumplidos los requerimientos legales anuales Elaborar procedimiento para la captación de fondos y su aplicación en proyectos Elaborado documento por parte de asesor externo No precisa X X 1 Elaborar la memoria de actividades 2012 Elaborada y aprobada la Memoria de No precisa X X 1 atendiendo los requerimientos del Protectorado Actividades 2012 de Fundaciones y de la Fundación Lealtad Elaboración de informes trimestrales sobre Elaborados 4 informes de seguimiento grado de cumplimiento del plan de trabajo Envío a Patronato Enviados los 4 informes Elaboración del Plan 2014 y reflexión sobre un Elaborar el Plan de Actividades 2014 Elaborado el Plan de Actividades 2014 No precisa X 1 futuro Plan Estratégico atendiendo los requerimientos del Protectorado Plan de rabajo Fundación Ciudad de la Esperanza y Alegría Pág.5 PRIO RIDA D

6 Elaboración del Informe para la Fundación Lealtad. Participación activa en la Asociación de Fundaciones Valorar la participación de la Fundación en otras plataformas o coordinadoras de Fundaciones y de la Fundación Lealtad Organizar sesiones de reflexión sobre el Plan estratégico Organizada al menos una sesión de reflexión No precisa X X 2 Recopilación de información y elaboración del Informe elaborado No precisa X X informe para el cumplimiento de la Guía de ransparencia y Buenas Prácticas de la Fundación Lealtad Corregidas al menos el 50% de los Contamos con un 50% menos de No precisa X X incumplimientos de la Fundación incumplimientos Dar seguimiento a la información recibida por la Dado seguimiento a la información No precisa X X X X 2 Asociación de Fundaciones recibida Participar en la Asamblea Anual de socios. Participación en la Asamblea No precisa X 2 Analizaremos las actividades de las principales plataformas o coordinadoras para ver si nos interesa estratégicamente formar parte de ellas. Realizado el estudio y tomada decisión, si procede. No precisa X X 2 OBJEIVO ESPECÍFICO 2 Avanzar en la gestión interna de la Oficina ACIVIDADES Elaboración de distintos documentos que recojan los principales procedimientos y procesos de la Fundación. Realización de actividades preventivas en materia de vigilancia de la salud y de prevención de riesgos. Mejora del trabajo con voluntariado SUBACIVIDADES RESULADOS ESPERADOS- PRESUPUESO Identificar que actividades o procesos Identificación de necesidades No precisa x x 2 queremos sistematizar. Elaborar manuales de procedimiento de los Realizados al menos dos procedimientos No precisa x x 2 procesos o actividades identificados Contratar los servicios de una empresa que Realizado y aprobado el plan de Presupuestado x 1 realice el plan de prevención de riesgo y el de prevención vigilancia de la salud Elaboración de un manual para voluntariado Manual Elaborado x 1 internacional Sistematizar el proceso formativo del Procedimiento establecido por escrito No precisa x 2 voluntariado internacional Identificación de las necesidades de Realizado el análisis de las necesidades No precisa x 1 voluntariado en la oficina- voluntariado para proyectos, para eventos, etc. PRIORI DAD Plan de rabajo Fundación Ciudad de la Esperanza y Alegría Pág.6

7 Puesta en marcha de iniciativas para la captación, formación e incorporación de voluntariado en sede. Favorecer la incorporación de becarios/as. Plan de incorporación de voluntariado puesto en marcha. Incorporación de al menos 5 voluntarios/as estables. Elaborada una selección de entidades con las que firmar convenios de colaboración para contar con becarios/as No precisa x x x 1 No precisa X X 2 OBJEIVO ESPECÍFICO 3 Mejorar la contabilidad y diversificar la captación de fondos ACIVIDADES Puesta en marcha de eventos de captación de fondos Plan de captación de donaciones privadas (periódicos y no periódicos) SUBACIVIDADES RESULADOS ESPERADOS- PRESUPUESO Organización de Bazares Solidarios de la India Celebrados al menos dos bazares de la Presupuestado X X 1 en Madrid y Cádiz India Cena Benéfica en Madrid Organizada la cena benéfica Presupuestado X 1 Organización de una Fiesta Pacha Organizada una fiesta para jóvenes Presupuestado X 1 Bazares en empresas Realizadas propuestas de mejora de los bazares. Organizados al menos 8 bazares en empresas Exposición y donación de obras de arte Organizada la exposición Presupuestado X 1 Otros eventos para la captación de fondos no previstos Evaluación de los eventos: resultado económico, organización, etc. Análisis de las iniciativas de captación de donaciones privadas más exitosas Elaboración de un plan de captación de donaciones Puesta en marcha del plan Realizados eventos de recaudación que propongamos o nos propongan Evaluados los eventos con las principales personas responsables Estudio realizado No precisa X X 1 Búsqueda de apoyos pro bono entre empresas. Elaborado un plan. No precisa X 1 Realizadas las acciones planificadas para No precisa X X X 1 la captación, bien directamente bien a través de una empresa que trabaje pro bono. PRIO RIDA D Plan de rabajo Fundación Ciudad de la Esperanza y Alegría Pág.7

8 Presentación a convocatorias públicas y privadas Elaboración de material para la captación de donaciones privadas, con especial énfasis en la captación de donantes periódicos (socios/as) Dar seguimiento a las convocatorias públicas y privadas Presentarnos a convocatorias públicas Presentación de proyectos o candidaturas privadas rabajo con empresas Acciones de captación de fondos, como búsqueda de apoyo a proyectos, de donaciones periódicas, etc. Identificación, seguimiento, justificación y Cumplimiento del ciclo del proyecto con los cierre económico de los proyectos aprobados. proyectos aprobados- identificación, gestión, Cierre económico 2012 y memoria contable Coordinación del trabajo de la Auditoria económica de la Fundación correspondiente al ejercicio Seguimiento presupuestario 2013 Elaboración del Presupuesto Análisis de opciones bancarias y cambio por las más adecuadas. Mejora de los procedimientos contables. justificación y evaluación-. Elaboración de procedimiento de justificación de proyectos Cierre económico 2012 conforme a los requerimientos del Protectorado de Fundaciones y la Fundación Lealtad Aportación de documentación requerida por los auditores Seguimiento y control presupuestario mensual, proyección anual y medidas correctoras del presupuesto 2013 Elaboración del Presupuesto 2014 conforme a los requerimientos del Protectorado de Fundaciones y la Fundación Lealtad Analizadas las necesidades de ahorro bancario y las posibles ofertas del mercado Sistematización de la información aportada al contable, establecimiento de reuniones periódicas y evaluación Folletos elaborados y difundidos Presupuestado X X 1 Analizadas todas las convocatorias públicas y privadas Presentado al menos un proyecto a una convocatoria pública. Presentados proyectos o candidaturas a entidades privadas Contactos con al menos 10 empresas nuevas. Realizada al menos una actividad nueva de captación de fondos Cumplido el ciclo del proyecto para todos los proyectos Elaborado procedimiento No precisa X 2 Cierre económico y memoria contable No precisa X 1 Auditoria pasada No precisa X X 1 Realizadas al menos dos reuniones de revisión del presupuesto y corregidas las posibles tendencias. N o precisa X X 1 Presupuesto elaborado No precisa X 1 Elaborado análisis y tomadas decisiones de cambio, si procede. Realizadas al menos 7 reuniones anuales: cuatro de seguimiento, una con el patronato y dos de cierre contable. No precisa X 1 Plan de rabajo Fundación Ciudad de la Esperanza y Alegría Pág.8

9 OBJEIVO ESPECÍFICO 4 Avanzar en la gestión de Proyectos ACIVIDADES SUBACIVIDADES RESULADOS ESPERADOS- Mantenimiento de los proyectos ya en marcha Kameswaran, unidad médica móvil. Madurai, Annal Hope & Joy, Mantenimiento Panruti- Ampliación Escuela Muthayiar Panruti- Escuela Socio-deportiva Realmadrid richy- Niños de la Calle richy- Orfanato Joaquim Anbagam, Mantenimiento richy- Proyecto uberculosis Vasai- Escuela de primaria y secundaria Madrid- Cesta de la Compra Pozo del ío Raimundo Madrid- Proyecto Gaviota Las Palmas- Risco de San Nicolás Puesta en marcha de nuevos proyectos Uluberia- Centro de Investigación Ortopédica Madurai, Annal Hope & Joy (Vallado) Madurai, Annal Hope & Joy (Autobús) PRESUPUESO No precisa en X X X X Presupuestado, aunque pendiente de financiación Presupuestado, aunque pendiente de financiación Presupuestado, aunque pendiente de financiación X X X X 2 X X X X 2 X X X X 2 PRIO RIDA D Plan de rabajo Fundación Ciudad de la Esperanza y Alegría Pág.9

10 Sistematización del ciclo del proyecto Visita anual a proyectos Reflexión sobre identificación y tipos de proyectos de la Fundación Apoyo a ayuda humanitaria o de emergencias Kerala- Kanthallore- Construcción orfanato Sistematización de los procedimientos internos de ciclo del proyecto (identificación, gestión, justificación y evaluación) Visita a India. Elaboración de informe y evaluación Visitas a proyectos en España. Elaboración de informe y evaluación Reflexión sobre tipo de proyectos a tres años y área geográfica. Identificación de criterios de selección de proyectos. De producirse una emergencia humanitaria, valorar la posibilidad de recaudar fondos para ayudar en dicha catástrofe Presupuestado, aunque pendiente de financiación X X X X 2 Elaborado al menos un procedimiento No precisa X X 2 Realizada visita. Elaborado informe Presupuestado X 1 Realizada visita. Elaborado informe Presupuestado X 1 Realizada al menos una reunión de reflexión en la que, entre otros, se debaten criterios En su caso, recaudación y envío de fondos a zona de emergencia. No precisa X 2 Presupuestado X X X X 2 OBJEIVO ESPECÍFICO 5 Mejorar las IC (ecnologías para la Información y Comunicación) ACIVIDADES Actualización bases de datos y contactos de correo electrónico Actualización y reestructuración de la web Actualización y fomento del uso de las redes sociales simpatizantes Plan de rabajo Fundación Ciudad de la Esperanza y Alegría SUBACIVIDADES RESULADOS ESPERADOS- Pág.10 PRESUPUESO raslado de los contactos existentes en la La cuenta de yahoo deja de ser utilizada No precisa X X 1 cuenta de yahoo por la Fundación Actualización de los contactos de correo Los contactos de la cuenta de yahoo se electrónico pasan a formato Outlook y se verifican Actualización de la base de datos existente en formato Excel Se actualiza la base de datos de Excel No precisa X 2 Actualización y reestructuración de la web, La web está actualizada Presupuestado X X 1 tanto en diseño como en contenidos raducir la web al inglés La web está traducida la inglés Presupuestado X X 1 Subir información institucional de la Fundación La memoria, auditoria y plan de trabajo No precisa X 1 están publicados en la web Se dinamizan los dos perfiles de Facebook y Aumentados en al menos 300 los amigos se fomenta el número de amigos/as y /as y simpatizantes en Facebook PRIO RIDA D

11 Utilización de dominio propio fcesperanzayalegria.org Se actualiza o compra el dominio propio Dominio en propiedad Presupuestado X X 1 Se compran cuentas asociadas al dominio y se traslada todo el correo electrónico a dichas cuentas Las cuentas de correo de la Fundación son las de su dominio Presupuestado X X 1 OBJEIVO ESPECÍFICO 6 Avances en la Comunicación interna y externa ACIVIDADES Creación y actualización de la base de datos de medios de comunicación. Seguimiento de medios Fomento de nuestra presencia en medios Fomento de nuestra presencia en otros ámbitos sociales Elaboración y envío de boletines periódicos SUBACIVIDADES Creación de una base de datos de correo electrónico de los principales medios de comunicación tradicionales y electrónicos Se da seguimiento a la aparición de la Fundación en medios de comunicación Se potencia la participación en entrevistas, elaboración de artículos, etc. Participación en charlas, seminarios, universidad, etc. Elaboración y envío de boletines informativos a donantes periódicos, patronato y medios de comunicación. RESULADOS ESPERADOS- PRESUPUESO Base de datos existente y actualizada Conocidas y archivadas nuestras apariciones en medios de comunicación Participamos en al menos 5 entrevistas y elaboramos al menos 2 artículos para medios de comunicación Participado en al menos una charla en la universidad y asistido al menos a 4 reuniones, charlas o seminarios de interés para la Fundación Elaborados y enviados al menos 4 boletines informativos No precisa X X X X 2 PRIO RIDA D Plan de rabajo Fundación Ciudad de la Esperanza y Alegría Pág.11