Importancia de las TIC

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1 Estructura de contenidos. Introducción...2 Mapa Importancia de las TIC Visibilidad de las operaciones de transporte a través de las TIC Tecnologías y sistemas de información Las TIC y la nueva sociedad del conocimiento Diseño de los sistemas de información El sistema de información de la cadena de suministros ERP o Sistemas heredados Sistemas de comunicación Sistemas de ejecución Sistemas de Planeación Conclusión...15 Glosario...16 Blibiografía

2 Introducción Al analizar una de las definiciones de logística: Es el proceso de planificación, implementación y control eficiente del flujo de materiales y/o productos terminados, así como el flujo de información relacionada, desde el punto de origen hasta el punto de destino, cumpliendo al máximo con las necesidades de los clientes y generando los mínimos costos operativo, se puede identificar la importancia de los sistemas de información para los procesos logísticos de las empresas. Los sistemas de información sirven como soporte a los procesos administrativos y operativos desarrollados en la empresa, haciendo más eficiente el manejo de la información, lo cual es fundamental para que los procesos de la cadena logística fluyan y se cumpla el objetivo final, que es llevar el producto al cliente. Las tecnologías de la información fueron diseñadas para hacer más eficientes los procesos. Su adecuado funcionamiento dependerá de factores ajenos a las mismas, tales como: la selección adecuada de la herramienta tecnológica, la pertinencia de la misma en los procesos desarrollados en la empresa y su correcta utilización. Es fundamental para el proceso de aprendizaje que el aprendiz identifique los conceptos más importantes de los sistemas de Información y las ventajas que estos pueden traer para los procesos logísticos de las empresas. 2

3 Mapa. 3

4 1. Importancia de las TIC El análisis del entorno resume el conjunto de cambios económicos, políticos, ecológicos, sociales y tecnológicos así como una tendencia de negocios que afecta de una manera positiva y/o negativa a una organización, generando oportunidades y amenazas a corto mediano y largo plazo. La organización debe tener en cuenta para su planeación, misión, visión estas variables para garantizar su cumplimiento. Dicho análisis no necesariamente debe limitarse a lo regional o nacional sino también hacia la globalización y al nuevo orden geopolítico. Igualmente debe considerar acciones de empresas multinacionales que han logrado protagonismo transnacional en un escenario global de negocios. El entorno nacional e internacional influye notablemente en la actividad logística de la organización. La logística juega un papel importante de integración de las diferentes actividades de la empresa para garantizar y suministrar al cliente los productos o servicios que demanda en el momento indicado, con la calidad exigida y un mínimo costo. Dentro de este contexto, el entorno y su análisis juegan un papel importante ya que permite a una empresa determinar en qué condiciones desarrollan sus negocios y cuales variables macroeconómicas y microeconómicas afectan su desarrollo. Las siguientes son las variables: 4

5 1.1. Visibilidad de las operaciones de transporte a través de las TIC. Importancia de las TIC Visibilidad De las Operaciones 1.2. Tecnologías y sistemas de información. EDI 5

6 Externamente, la importancia de los sistemas de información son todavía más rentables, ya que permiten a los clientes realizar pedidos de manera más rápida, cómoda y eficaz, redundando en el aumento de pedidos. Existen numerosas herramientas dedicadas a la Gestión de Pedidos y Distribución. Desde el ya ampliamente extendido fax para la entrada de pedidos y comunicación con el cliente, hasta aplicaciones a través de Internet, pasando por sistemas informáticos como EDI que enlazan al proveedor y al cliente con protocolos propios Proveedor Cliente La Gestión de Pedidos y Distribución está tomando cada día mayor relevancia en los sistemas informáticos integrados de gestión (ERP), así como en las aplicaciones de nuevas tecnologías, como el comercio electrónico B2B (Business to Business) y B2C (Business to Consumer). Empresa transportadora Cliente 6

7 La integración en un ERP multiplica la potencia de la Gestión de Pedidos y Distribución al hilar los pedidos a la disponibilidad de stock o la situación de la preparación de los pedidos. Debido a su relación coste-efectividad y su alcance global, Internet está ganando gran popularidad como herramienta para la recepción de pedidos de clientes. Este medio les permite a los clientes efectuar pedidos y comprobar el estado de sus pedidos realizando su seguimiento. Hoy en día, las empresas de transporte de mensajería ofrecen por Internet a sus clientes directos poder conocer en tiempo real el estado de su pedido. Pero también, este servicio ha sido extendido a los clientes de sus clientes, de manera que cualquier persona o empresa puede conocer el estado de un pedido realizado a una empresa que trabaja con estas empresas de mensajería. Sin embargo, el comercio electrónico requiere que la logística adapte ciertas características. Al igual que posibilita la entrada de pedidos on line, también exige el tratamiento y respuesta a esos pedidos del mismo modo y para ello la empresa debe disponer de sistemas informáticos potentes y estructuras organizativas capaces de soportar esta nueva manera de proceder. Por otra parte, la distribución debe transformarse hacia entregas más personalizadas, rápidas y con una capilaridad máxima. Para ello, es de presagiar la formación de redes de distribución como solución a esta nueva panorámica. En este sentido, los operadores logísticos jugarán un papel crucial como lanzaderas y epicentros de dichas redes. 7

8 1.3. Las tic y la nueva sociedad del conocimiento. Bien Público global- BPG Herramienta de apoyo al servicio social (Global) Tecnologías de la información y la comunicaión (acceso y calidad) Desarrollo en la productividad Desarrollo en la productividad Adelantos en la medicina, información Brecha digital crecimiento socioeconómico Crecimiento económico Mayor acceso a la tecnología Crcimiento de políticas proactivas (con la tecnología Redes sociales digitales Nuevos procesos de formación Nuevas brechas por recorrer Desarrollo de cultura virtual Ser, saber, hacer, convivir. Proceso de formación de las personas Ayuda a la solución de necesidades Mejora de experiencias educaticas Cambio tecnológico Aprendizaje crítico Cambio tecnológico Aprendizaje colaborativo Nuevas formas de interacción Aspecto cultural Desarrollo del conocimiento, creatividad Individuales Sociales 8

9 1.4. Diseño de los sistemas de información. El sistema de información permite el ingreso de datos, instrucciones, archivos, bases de datos, etc., que se procesan por medio de una red de computadores con un software pertinente a las necesidades de la organización, para generar consultas, actualizaciones, transacciones, informes y reportes adecuados, oportunos, veraces y completos que ayudan en la toma de decisiones a cada uno de los usuarios de los niveles de la empresa. Para el diseño del sistema de información de la empresa, se deben tener en cuenta los requerimientos de la organización y el análisis que se realizó con respecto a la gestión logística, la cual se obtuvo de la aplicación de los instrumentos para la recolección de datos e información y que fueron utilizados con cada uno de los usuarios internos y externos con el fin de conocer en detalle la problemática del sistema logístico. A partir de lo anterior, se debe ampliar el análisis y aplicar el enfoque sistémico que consiste en determinar: cual es el objetivo del sistema, cuales son los subsistemas, cuales son las funciones de cada subsistema, cuales son las entradas y salidas del sistema, cuales son los componentes de cada subsistema, cuales son los recursos que necesita, cuales son los procesos, cual es la sinergia (características nuevas que surgen de la interrelación de cada subsistema y son propias del todo), cual es la entropía (nivel de desorden del sistema), cual es la homeostasis (equilibrio del sistema), cual es el sistema de control, cual es la administración, cual es la frontera del sistema y cual es el entorno del sistema. Es importante recordar los niveles de funcionalidad de la información en que se desarrolla la integralidad, (Bowersox, 2007): 1) Los sistemas de transacciones (órdenes de pedido, asignación de inventario, órdenes de embarque, determinación de precios y facturación). 2) El control administrativo (mediciones del servicio al cliente, de la producción y de la calidad). 9

10 3) El análisis de decisiones (itinerarios y asignación de vehículos, control del inventario, ubicación e integración red/planta). 4) La planeación estratégica (alianzas estratégicas, desarrollo y refinamiento de las capacidades y las oportunidades, análisis del servicio enfocado al cliente/ganancias) El sistema de información de la cadena de suministros. En el tercer nivel de un SCIS (Sistema de Información de la Cadena de Suministros), el análisis de decisiones se concentra en los recursos de software que ayudan a los administradores a identificar, evaluar y comparar las alternativas estratégicas y tácticas para mejorar la eficacia. Algunos análisis normales incluyen el diseño de la cadena de suministros, la administración del inventario, la asignación de recursos, los itinerarios y la rentabilidad de los segmentos. Lo ideal es que el análisis de decisiones del SCIS incluya el mantenimiento, el modelado, el análisis y la preparación de informes de la base de datos. En este nivel, se administran las relaciones con el cliente al determinar las ventajas y desventajas asociadas con tener clientes satisfechos. De acuerdo con Rosmelis Machado y Luis Marcano (2008), el SCIS es una herramienta que permite la toma de decisiones en la planeación logística. Según los autores, los componentes del sistema son (pág. 13): 10

11 1. La planeación estratégica de los recursos empresariales (ERP) o sistemas heredados 2. Los sistemas de comunicación 3. Los sistemas de ejecución 4. Los sistemas de planeación ERP o Sistemas heredados Los ERP o Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales) son sistemas de información que permiten manejar la información referente a las operaciones de producción y distribución de bienes o servicios de una empresa. A través de esta herramienta es posible supervisar el desempeño de los componentes de la organización. Los sistemas ERP facilitan las operaciones y generan informes para estipular actividades que buscan el cumplimiento de los pedidos y el abastecimiento. Además, admiten bases de datos de la empresa y permiten establecer transacciones que facilitan la planeación, como la recepción y administración de pedidos, la asignación del inventario y el embarque (Machado y Marcano, pág. 14). La SCP o Supply Chain Planning (Planeación de la Cadena de Suministro) y el CRM o Customer Relationship Management (Administración de relaciones con el cliente) hacen parte de los sistemas ERP. La SCP desarrolla predicciones y determina los requerimientos de producción y de movimientos. El CRM permite compartir la información entre los clientes, la fuerza de venta y la administración de operaciones (pág. 14). 11

12 Sistemas de comunicación. Los sistemas de comunicación facilitan el flujo de la información a través de la cadena de suministro (Machado y Marcano, pág. 15). La figura 1 ilustra los componentes principales de comunicación requeridos para las operaciones de la cadena de suministro. Las diferentes áreas de la empresa deben estar interconectadas, de manera que cada una conozca, en tiempo real, las operaciones llevadas a cabo por las otras. 12

13 Sistemas de ejecución. Los sistemas de administración del transporte (Transportation Management System, TMS), de administración del almacén (warehouse Management System, WMS) y de administración de patio (Yard Management System, YMS) son algunos de los sistemas de ejecución que están instalados o integrados en el sistema ERP para facilitar el intercambio de datos. Además de facilitar las funciones normales de administración del almacén, como recepción, almacenamiento, embarque y automatización del almacén, el WMS tradicional incluye la preparación de informes administrativos, el apoyo para servicios de valor agregado y la capacidad de apoyo de decisiones. El TMS incluye los itinerarios, la acumulación de la carga, la consolidación y la administración. El YMS registra el inventario en los vehículos guardados en los patios de la planta (Machado y Marcano, pág. 13

14 15) Sistemas de planeación Además de los sistemas ERP, se encuentran los sistemas de planeación y programación avanzadas (Advanced Planning and Scheduling, APS), los cuales están diseñados para ayudar a evaluar las alternativas y determinar sugerencias en la toma de decisiones de la cadena de suministro (Machado y Marcano, pág. 16). Existen sistemas sofisticados de planeación de la cadena que permite evaluar alternativas complejas bajo estrechas restricciones en el tiempo de decisión. Los autores afirman que mediante datos históricos y actuales, el software APS identifica y evalúa automáticamente los cursos de acción alternos y recomienda una solución dentro de las restricciones impuestas. Entre las restricciones normales están las limitaciones en la producción, la planta, el transporte, el inventario o las materias primas (pág. 16). Los sistemas de planeación se clasifican así: Sistemas de planeación estratégicos: Se concentran a nivel del diseño de la red logística. Sistemas de planeación táctica: Determinan actividades operacionales como gestión de inventarios, organización de equipos, etc. 14

15 1.4.2 Conclusión Se hace necesaria la adquisición e implementación de sistemas de información, para la articulación de todas las áreas de la empresa. El manejo adecuado de los sistemas de información permite el acoplamiento de los departamentos, con lo cual se facilita el posicionamiento de las organizaciones a nivel nacional e internacional, por medio de la planificación de labores, operaciones y tácticas de gestión empresarial. 15

16 Glosario: CRM: corresponde a las siglas Customer Relationship Management, gestión de las relaciones con el cliente, el CRM no es una nueva filosofía de trabajo u organización, sino el resultado de unir las antiguas técnicas comerciales de los pequeños establecimientos, con la tecnología de la información. El máximo objetivo del CRM es de disponer en cualquier momento toda la información sobre cualquier cliente, tanto para satisfacer las necesidades del cliente, como para obtener estudios de mercado que permitan unas mejores estrategias comerciales ERP: se llama ERP a los sistemas de planificación empresariales que administran aspectos de producción, distribución y otros en una compañía. ERP es una sigla que significa Enterprise Resource Planning, o bien, Planeamiento de Recursos Empresariales. TMS: transportation Management System Es una aplicación distribuida enfocada al planeamiento, administración y control de flotas de transportes terrestres, destinados a la distribución de mercancías. WMS: sistema de Dirección de almacén (Warehouse Management System): Una aplicación de software que maneja las funciones de un almacén o centro de distribución. La funcionalidad de la aplicación incluye recepción, almacenaje, manejo de inventario, Conteo de ciclos, permisos de tareas, planificación de ordenes, asignación de orden, reaprovisionamiento, embalaje, envío, dirección obrera e interfaz de equipo de manejo de material, interfaces de equipo. El uso de tecnología de radio frecuencia junto con códigos de barras proporciona las bases de un WMS, de entrega a tiempo e información exacta en tiempo real. 16

17 Bibliografía. García Pérez F, Molina J.M. y Chamorro F, Informática de Gestión y Sistemas de Información. Mc.Graw Hill

18 OBJETO DE APRENDIZAJE Desarrollador de contenido Experto temático Asesor Pedagógico Productor Multimedia Programador Importancia de las TIC Angélica Rivera Salem Ofelia Corrales Arango Juan José Botello Castellanos Anllelo Andres Reina Montañez Victor Hugo Tabares Carreño Jacksson Sonny González Bayona Líder expertos temáticos Angélica Rivera Salem Líder linea de producción Santiago Lozada Garcés 18

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