SIIGO PYME PLUS. Comprobantes Predefinidos. Cartilla I

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1 SIIGO PYME PLUS Comprobantes Predefinidos Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Comprobantes Predefinidos? 3. Cuál es el Objetivo de Manejar Comprobantes Predefinidos? 4. Cuál es la ruta para Crear un Comprobante Predefinido? 5. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir un Comprobante Predefinido? 6. Cuál es la ruta para Contabilizar un Comprobante Predefinido? 7. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Contabilizar un Comprobante Predefinido? 8. Cuál es la Ruta para Generar el Informe de los Comprobantes Predefinidos Parametrizados? 9. Cuáles Son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Generar el Informe de los Comprobantes Predefinidos? 10. Cómo se Puede Adicionar un Comprobante Predefinido al Menú Principal? 11. Recomendaciones Generales

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica el manejo de los comprobantes predefinidos, los cuales son una ayuda para ejecutar algunos documentos de una manera más rápida y de acuerdo a las necesidades del usuario.

4 COMPROBANTES PREDEFINIDOS Qué son Comprobantes Predefinidos? Los comprobantes predefinidos son una funcionalidad que permite optimizar el tiempo en la elaboración de documentos que se elaboran periódicamente, donde la información es la misma únicamente cambian algunos datos como: valores, tercero, descripción, centros de costo, bodegas, entre otros. Cuál es el Objetivo de Manejar Comprobantes Predefinidos? El objetivo primordial del manejo de comprobantes predefinidos es replicar un comprobante a partir de un documento previamente elaborado y definido como patrón; esto permitirá que se puedan contabilizar los asientos contables de una forma más rápida, segura y eficaz. Cuál es la ruta para Crear un Comprobante Predefinido? La definición del Comprobante Predefinido, se puede realizar por tres rutas diferentes, las cuales se describen a continuación: 1. Primera Ruta: Contabilidad Parámetros de Documentos - Comprobantes Predefinidos 2. Segunda Ruta: Contabilidad Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes

5 Una vez se llame un comprobante previamente contabilizado, el sistema en la ventana de acciones habilita una nueva opción denominada Comprobante Predefinido 3. Tercera Ruta: Desde el menú principal, en la parte central inferior se habilita la opción de Nuevo Comprobante

6 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir un Comprobante Predefinido? A continuación se describen los datos que solicita el sistema al momento de crear los comprobantes predefinidos 1. Al ingresar por la ruta: Contabilidad Parámetros de Documentos - Comprobantes Predefinidos, se habilita la siguiente ventana: En ella se deben diligenciar los siguientes datos:

7 Código: Corresponde a un código interno que maneja el sistema y se pueden crear hasta tipos de comprobante Descripción: Nombre que identifica la utilización del comprobante predefinido, maneja 50 caracteres alfanuméricos. Tipo: Corresponde al Tipo de documento que se utilizara en forma periódica, aquí el sistema habilita la pantalla de búsqueda con los documentos a los que les aplica este proceso. Comprobante: Campo numérico que permite seleccionar el número del Tipo de comprobante a utilizar (esta ventana se habilita para aquellos usuarios que manejan por un mismo tipo de Documento varios comprobantes definidos)

8 Importante: No es posible predefinir un documento que en su definición se marco la casilla Obliga Cruce, en caso de seleccionar un comprobante con esta característica se presenta el siguiente mensaje informativo: Número: Campo numérico de 11 posiciones que corresponde al número consecutivo del documento que se desea predefinir.

9 Importante: El sistema valida que el comprobante y número ingresado exista y no se encuentre anulado, caso contrario el sistema presentara el siguiente mensaje informativo: 2. Al ingresar por la ruta: Contabilidad Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes, se debe seleccionar el Tipo y Numero de Documento, luego chequear la casilla Comprobante Predefinido El sistema solicita confirmación

10 En caso de ser afirmativa la respuesta, se habilita la siguiente ventana: En ella se debe se debe digitar el código o consecutivo del comprobante predefinido que se va a crear y su descripción, el sistema trae por defecto la información del Tipo, comprobante y número del documento seleccionado. 3. Desde el menú principal, en la parte central inferior se habilita la opción de Nuevo Comprobante, se habilita la misma ventana y se deben seleccionar los mismos campos que por la opción: Contabilidad Parámetros de Documentos - Comprobantes Predefinidos.

11 Cuál es la ruta para Contabilizar un Comprobante Predefinido? Para contabilizar un comprobante predefinido se puede hacer por tres rutas, las cuales se describen a continuación: 1. Ingresar por la Ruta: Documentos Seleccionar el Documento (Contable) y en la parte superior del documento a elaborar se habilita el icono utilizar el documento predefinido para 2. Ingresar por la Ruta: Contabilidad Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes, seleccionar el Documento (Contable) y en la parte superior del documento a elaborar se habilita el icono predefinido para utilizar el documento

12 3. Desde el menú principal, en la parte central inferior se encuentra la descripción de los comprobantes predefinidos, solamente si se incluyeron como favoritos Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Contabilizar un Comprobante Predefinido? A continuación se describen los datos que solicita el sistema en las tres opciones por donde se elaboran los comprobantes predefinidos 1. Al ingresar por la ruta: Documentos Documento Contable (Egreso) y seleccionar el icono, se habilita la siguiente ventana en la cual permitirá ingresar o seleccionar con el buscador el comprobante predefinido a utilizar.

13 Es posible buscar el Comprobante predefinido con las teclas de función F2 o F3, donde se habilita la siguiente ventana. Aquí el sistema únicamente muestra los comprobantes predefinidos relacionados al tipo, numero del comprobante y consecutivo predefinidos.

14 Una vez seleccionado el comprobante predefinido, el sistema carga la información correspondiente a la elaboración de documento y permite repasar o modificar algunos datos como: Tercero, Cuenta Contable o Producto, Centro y Subcentro de Costos, Bodega, Descripción y Valor secuencia por secuencia y la sección de Forma de Pago. 2. Al ingresar por la ruta: Contabilidad Generación de Comprobantes Entrada de Comprobantes, seleccionar el Tipo de Documento (Contable), numero de comprobante y consecutivo; seleccionar el icono con el cual se habilita la siguiente ventana en la cual es posible ingresar o seleccionar con el buscador el comprobante predefinido a utilizar. Es posible buscar el Comprobante predefinido con las teclas de función F2 o F3, donde se habilita la siguiente ventana.

15 Aquí el sistema únicamente muestra los comprobantes predefinidos relacionados al tipo, numero del comprobante y consecutivo predefinidos. Una vez seleccionado el comprobante predefinido, el sistema carga la información correspondiente a la elaboración de documento y permite repasar o modificar algunos datos como: Tercero, Cuenta Contable o Producto, Centro y Subcentro de Costos, Bodega, Descripción y Valor secuencia por secuencia y la sección de Forma de Pago. 3. Desde el menú principal, después de seleccionar la descripción del comprobante predefinido que se desea elaborar, el sistema actualiza la información de documento y permite repasar o modificar los datos como si el documento se estuviera realizando por el módulo de Documentos

16 Cuál es la Ruta para Generar el Informe de los Comprobantes Predefinidos Parametrizados? La ruta para generar un listado de los Comprobantes Predefinidos parametrizados es: Contabilidad Parámetros de Documentos - Informe de Comprobantes Predefinidos Cuáles Son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Generar el Informe de los Comprobantes Predefinidos? Posterior a la creación de los comprobantes predefinidos SIIGO permite generar un listado con la información parametrizada en cada uno de los comprobantes, para ello solicita los siguientes datos:

17 Alfabético Numérico: El orden de presentación del informe Datos: Digitar en rango en números de los comprobantes que se desean consultar, en caso de requerir todos, se deben pasar los campos con enter Importante: El informe puede ser enviado a impresión, vista preliminar o Excel. Cómo se Puede Adicionar un Comprobante Predefinido al Menú Principal? Un comprobante predefinido se puede ingresar al menú principal de dos formas: 1. Ingresando por la Ruta: Contabilidad Parámetros de Documentos Adicionar Comprobantes Predefinido

18 Allí se habilita la siguiente ventana: En ella se deben seleccionar los Tipos de comprobantes que se desean ver en el menú principal de SIIGO, luego de seleccionados se debe grabar los cambios con la tecla de función F 1 o el icono. Luego de realizado el proceso al momento de visualizar el menú principal, los comprobantes predefinidos se visualizan en la pantalla principal

19 2. La otra opción es estando en el menú principal, ir a la parte central e inferior y marcar la opción de Adicionar Comprobante Predefinido como Favorito Allí se habilita la siguiente ventana:

20 En ella se deben seleccionar los Tipos de comprobantes que se desean ver en el menú principal de SIIGO, luego de seleccionados se debe grabar los cambios con la tecla de función F 1 o el icono. Luego de realizado el proceso al momento de visualizar el menú principal, los comprobantes predefinidos se visualizan en la pantalla principal Recomendaciones Generales Una vez realizada la definición del comprobante predefinido el sistema NO permite modificar los datos, por lo cual en caso de ser necesaria alguna modificación es necesario borrar y crear nuevamente el predefinido No es posible asignar como comprobante predefinido un documento contable que tenga marcado en la definición de documentos que maneja documento cruce Es posible elaborar varios comprobantes de los predefinidos En caso que se elimine el documento base del comprobante predefinido, el sistema elimina automáticamente el parámetro en la Definición de Comprobantes Predefinidos. El manejo de comprobantes predefinidos no aplica para contabilizar documentos en moneda extranjera. El acceso para la creación de comprobantes predefinidos está dado por los permisos que tenga cada Usuario sobre la opción en el menú. El sistema tiene en cuenta los comprobantes predefinidos por año, es decir si se tiene un comprobante predefinido relacionado a un comprobante en dos años diferentes debe hacer uso de la plantilla del año de ingreso al sistema. La información de seriales, clasificaciones o vencimiento por lotes, no se deben guardar en este archivo.