MANUAL DE USO DEL PROGRAMA INFORMÁTICO PARA LA CONFIGURACIÓN DEL CUESTIONARIO E INFORMATIZACIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS DEL MÉTODO PSQ CAT21 COPSOQ

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1 MANUAL DE USO DEL PROGRAMA INFORMÁTICO PARA LA CONFIGURACIÓN DEL CUESTIONARIO E INFORMATIZACIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS DEL MÉTODO PSQ CAT21 COPSOQ

2 MANUAL DE USO DEL PROGRAMA INFORMÁTICO PARA LA CONFIGURACIÓN DEL CUESTIONARIO E INFORMATIZACIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS DEL MÉTODO PSQ CAT21 COPSOQ ÍNDICE 1. INSTALACIÓN EL PROGRAMA INFORMÁTICO PSQ CAT21 COPSOQ ACCESO AL PROGRAMA POR PRIMERA VEZ CREACIÓN DE UNA NUEVA EMPRESA SELECCIONAR EMPRESA CONFIGURAR EMPRESA PARA CONFIGURAR CUESTIONARIO CONFIGURAR CUESTIONARIO Instrucciones Sociodemográficos y bajas Departamentos Puestos Relación laboral Jornadas Horarios Días laborables GENERAR CUESTIONARIO INTRODUCCIÓN DE DATOS IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS Importación Exportación CÁLCULOS Y RESULTADOS CÁLCULOS Y RESULTADOS Factores psicosociales de riesgo Síntomas de estrés y satisfacción Salud general/salud mental/vitalidad Resultados cruzados Frecuencias Observaciones ANEXOS TABLA I TABLA II

3 MANUAL DE USO DEL PROGRAMA INFORMÁTICO PARA LA CONFIGURACIÓN DEL CUESTIONARIO E INFORMATIZACIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS DEL MÉTODO PSQ CAT21 COPSOQ 1. INSTALACIÓN El fichero de instalación está comprimido en formato.zip. El paso previo a la instalación del programa será la descompresión del archivo al disco duro. Aunque Windows muestra una previsualización de los ficheros comprimidos en este formato, la instalación no funcionará correctamente si no se realiza el proceso de descompresión correctamente. Para realizar la descompresión se debe pulsar el botón secundario del ratón para mostrar el menú contextual y seleccionar la opción Extraer todo... Imagen 1 Es posible que tengas configurado el WinZip en inglés. En este caso tendrás que pulsar la opción Extrat to folder..., que es la versión en inglés de la instrucción anterior. Se abrirá el asistente de descompresión de ficheros que hay que seguir paso a paso. Una vez descomprimido el fichero, para iniciar el proceso de instalación del programa se debe ejecutar el fichero SETUP.EXE. haciendo doble clic sobre el nombre del fichero. Una vez ejecutado, se sucederán las siguientes pantallas: 2

4 Imagen 2 Para continuar el proceso de instalación hay que pulsar el botón Next>. A continuación hay que introducir el Nombre del técnico/a y la Empresa, y luego el botón Next>. Imagen 3 Posteriormente se sucederán una serie de pantallas similares donde se configura la carpeta del disco duro donde se alojarán los datos y la ruta del menú Inicio donde se ubicará el acceso directo al programa. Se recomienda utilizar las opciones por defecto, pulsando siempre el botón Next>. 3

5 Luego aparecerá una pantalla donde puede verse la carga e instalación del programa: Imagen 4 Y al final saldrá una ventana que confirma que el proceso de instalación se ha realizado correctamente y pide confirmación para finalizar el proceso de instalación. En este caso hay que pulsar el botón Finish. Imagen 5 4

6 Una vez completado el proceso de instalación, se puede acceder al programa a través del menú Inicio, ya que el proceso de instalación ha creado en el menú un acceso directo al programa: Imagen 6 5

7 2. EL PROGRAMA INFORMÁTICO PSQ CAT21 COPSOQ El programa informático para la configuración del cuestionario e informatización y análisis de datos del método PSQ CAT21 COPSOQ, sirve como apoyo en alguna de las fases de intervención de este método de evaluación e inicio de la acción preventiva frente a los riesgos psicosociales en el trabajo. A continuación se muestra el listado de fases y su relación con la utilización del programa: PROCESO DE EVALUACIÓN DE RIESGOS PSICOSOCIALES E INICIO DE LA ACCIÓN PREVENTIVA Actividades ACUERDO Y Presentación método dirección de la empresa y representantes de los DESIGNACIÓN GRUPO trabajadores/as. DE TRABAJO Firma acuerdo dirección empresa y representación de los trabajadores para la utilización del método PSQ CAT21 COPSOQ. Designación grupo de trabajo tri o cuatripartito (GT): representantes de trabajadores/as, de la dirección empresa, SP y/o técnicos externos. PREPARACIÓN TRABAJO Decisión del alcance y las unidades de análisis teniendo en cuenta los DE CAMPO objetivos preventivos y la preservación de anonimato: GT. Adaptación cuestionario teniendo en cuenta el alcance y las unidades de análisis y la preservación del anonimato: GT. Generación del cuestionario desde la aplicación informática: técnicos sujetos a secreto. Diseño mecanismos de distribución, respuesta y recogida que preserven la confidencialidad y anonimato: GT. Preparación proceso de información-sensibilización: circulares, reuniones informativas u otros a trabajadores/as y mandos intermedios; decidir canales: GT. TRABAJO DE CAMPO Publicitación de los materiales preparados y celebración de las reuniones informativas a dirección de la empresa, representantes de los trabajadores/as, trabajadores/as y mandos intermedios: GT. Distribución, respuesta y recogida: GT. ANÁLISIS Informatización de datos: técnicos sujetos a secreto. Análisis datos: técnicos sujetos a secreto. Realización informe preliminar: técnicos sujetos a secreto. Interpretación de resultados: GT. Redacción informe de interpretación de resultados: GT. Presentación y feedback informe de interpretación de resultados a dirección de la empresa, representantes de los trabajadores/as, trabajadores/as y mandos intermedios: GT. PRIORIZACIÓN Importancia de las exposiciones problemáticas: GT. Propuesta de medidas preventivas: GT. Oportunidad de las intervenciones: GT. Propuesta de prioridades: GT. Presentación y feedback de propuestas de medidas preventivas y priorización a dirección de la empresa, representantes de los trabajadores/as, trabajadores/as y mandos intermedios: GT. INFORME FINAL DE EVALUACIÓN DE RIESGOS PSICOSOCIALES Y PLANIFICACIÓN DE LA ACCIÓN PREVENTIVA: GT. APLICACIÓN Y SEGUIMIENTO MEDIDAS PREVENTIVAS: GT. EVALUACIÓN MEDIDAS PREVENTIVAS: GT. GT: Grupo de trabajo Relación con el uso del programa Antes Antes Antes Antes Antes y Uso del programa Uso del programa Trabajo de campo Trabajo de campo Trabajo de campo Trabajo de campo Uso del programa Uso del programa Después Después Después Después Después Después Después Después Después Después Después Después Como se pone de manifiesto en este cuadro, el programa informático sólo sirve para utilizarse en 4 de las fases de todo este completo proceso. Estas fases son: Adaptación cuestionario teniendo en cuenta el alcance y las unidades de análisis y la preservación del anonimato: GT. Generación del cuestionario desde la aplicación informática: técnicos sujetos a secreto. Informatización de datos: técnicos sujetos a secreto. Análisis datos: técnicos sujetos a secreto. Para más información sobre este punto consultar el apartado Proceso de intervención del manual del método. 6

8 Dada la importancia del seguimiento del proceso completando todas sus fases, se ha incluido en la aplicación informática una Lista de comprobación del proceso donde están todas las fases y donde hay que ir ticando los diferentes ítems a medida que vayan completándose. Imagen 7 3. ACCESO AL PROGRAMA POR PRIMERA VEZ La primera vez que se abre el programa, será necesario crear una nueva empresa, sobre la cual se introducirán los datos relativos al estudio que se está realizando. No obstante, se incluye en el programa la empresa de ejemplo CRACO, con la que pueden realizarse pruebas para observar el funcionamiento del programa en cuanto al tipo de análisis y resultados, ya que estos no podrán obtenerse hasta que se hayan introducido un mínimo de cuestionarios. Nada más abrir el programa se muestra la Lista de comprobación del proceso de la empresa CRACO. Cada empresa nueva que sea creada, llevará asociada una Lista de control del proceso, cuya función está explicada en el punto anterior. Será necesario ir completando cada una de esas fases en esta lista para poder utilizar el programa, si no es así aparecerán mensajes de error como el que se muestra en la siguiente imagen: Imagen 8 7

9 4. CREACIÓN DE UNA NUEVA EMPRESA Para dar de alta una nueva empresa, hay que pulsar la opción Nueva empresa del menú Empresas. Aparecerá la siguiente pantalla, donde se podrá ver la ficha Configurar Empresa: Imagen 9 Se tiene que rellenar esta ficha con los datos de la empresa sobre la que se va a realizar el estudio. Una vez cumplimentado, será necesario pulsar el botón Guardar, que está situado en la parte inferior del cuestionario (Imagen 10). Imagen 10 Si es necesario, ahora o en cualquier momento futuro, modificar estos datos, bastará con pulsar el botón Modificar, que estará activo después de haber pulsado el botón Guardar. Todas las ventanas de configuración de empresa y cuestionario funcionan con estos dos botones ( Modificar y Guardar ) y hay que pulsarlos siempre antes y después de realizar cualquier acción. 8

10 5. SELECCIONAR EMPRESA El siguiente paso para continuar con el uso del programa, será configurar el cuestionario, teniendo en cuenta las decisiones tomadas respecto a la adaptación del mismo en el Grupo de Trabajo. Esta configuración deberá introducirse a través de la opción Configurar empresa, opción a la que se puede acceder directamente después de crear Nueva empresa. En caso de salir del programa y volver a entrar, se debe pasar primero por la opción Seleccionar empresa, antes de poder entrar a configurar el cuestionario y de hecho a realizar cualquier acción (entrar datos, cruzar datos,...) respecto a esa empresa. Imagen 11 La pantalla de Seleccionar empresa, sirve también para eliminar aquellas empresas creadas y que por cualquier motivo se desee que no aparezcan disponibles en el programa. Esta operación es delicada, debe realizarse con cuidado para no borrar los datos de la empresa sobre la que estemos realizando el estudio. Cuando pulses el botón de Eliminar, te aparecerá el siguiente cuadro para advertirte que se van a borrar todos los datos realtivos a esa empresa. Imagen 12 9

11 6. CONFIGURAR EMPRESA PARA CONFIGURAR CUESTIONARIO ADVERTENCIA: Para realizar los pasos que se plantean a partir de este apartado hace falta leer el epígrafe Proceso de intervención y los epígrafes y anexos correspondientes a cada parte del manual del método. Es importante recordar que, antes de configurar el cuestionario, se tienen que haber seleccionado como realizados los ítem correspondientes de la Lista de comprobación del proceso (Imagen 13). Imagen 13 Para poder acceder a la modificación de la Lista, será necesario pulsar el botón Modificar lista (Imagen 14) que está en la parte superior. Imagen 14 Y después de modificar la lista, hay que pulsar el botón Guardar lista, para que queden registrados los cambios (Imagen 15). Imagen 15 10

12 Si no se realiza este paso previo, y se intenta acceder directamente a la opción de configurar el cuestionario, aparecerá el siguiente mensaje de error: Imagen 16 A continuación podremos acceder a la opción Configurar empresa, para configurar el cuestionario adaptándolo a la realidad de la empresa o unidad menor en la que se vaya a realizar la evaluación. Esta adaptación se realiza atendiendo a los acuerdos tomados por el GT (grupo de trabajo), relacionados con las decisiones tomadas en relación con el alcance y unidades de análisis y la adaptación del cuestionario. En primer lugar, aparece una pantalla como la que se muestra en la Imagen 17: Imagen 17 En esta pantalla se pueden distinguir 2 pestañas principales: La pestaña Configurar Empresa que contiene el mismo formulario cumplimentado al crear la empresa, que permite realizar modificaciones sobre estos datos. La pestaña Configurar Cuestionario, donde hay que entrar ahora a configurar todos aquellos aspectos del cuestionario que son adaptables a la empresa que se acaba de crear de crear. 11

13 Para tener toda la información sobre las preguntas adaptables, debe consultarse primero el manual del método, concretamente los epígrafes "Decisión del alcance y unidades de análisis" y "Adaptación del cuestionario" y tener a mano el anexo P16 del manual del método. Además a través del botón Preguntas adaptables/suprimibles (Imagen 18), se puede consultar la tabla de preguntas que pueden adaptarse y suprimirse y las modificaciones que pueden hacerse en cada caso y también el enunciado y las opciones de respuesta de esas preguntas. Imagen CONFIGURAR CUESTIONARIO La pestaña Configurar Cuestionario, tiene a su vez muchas subpestañas, que se corresponden con diferentes aspectos a configurar, concretamente encontramos las siguientes: Instrucciones Sociodemográficos y bajas Departamentos Puestos Relación laboral Jornadas Horarios Días laborables Será necesario configurar todos estos aspectos para poder continuar con el uso del programa. Una vez se hayan cumplimentado todas las pestañas, el programa nos permitirá lanzar un documento de Word con el cuestionario que utilizaremos para realizar la evaluación y que pasaremos a todos los trabajadores y trabajadoras empleados en la unidad objeto de evaluación (empresa/centro de trabajo...). Por tanto los aspectos contenidos en este apartado son importantes, ya que van a quedar reflejados en el cuestionario final. Antes se tendrá que haber pactado en el grupo de trabajo (GT) todos los aspectos configurables tal y como se explica en el manual del método PSQ CAT21 COPSOQ. Se debe tener a mano el anexo P16 del manual del método y haber leído los epígrafes Decisión del alcance y unidades de análisis y Adaptación del cuestionario antes de empezar las tareas que ahora pasamos a explicar. Para poder introducir por primera vez los datos que adaptan el cuestionario al caso objeto de estudio, es necesario pulsar siempre primero el botón Modificar y después el botón Guardar que están situados en la parte inferior de la pantalla, de todas las subpestañas de la pestaña Configurar Cuestionario. Imagen 19 Todas las ventanas de configuración de empresa y cuestionario funcionan con estos dos botones ( Modificar y Guardar ) y hay que pulsarlos siempre antes (el botón Modificar ) y después (botón Guardar ) de realizar cualquier acción. A continuación se analizan, una a una, todas estas pestañas. 12

14 7.1. Instrucciones En este apartado se deben rellenar algunos datos que aparecerán posteriormente en las instrucciones del cuestionario adaptado, estos datos son relativos a la empresa y a las personas responsables del proceso de evaluación e inicio de la acción preventiva y a la forma y fecha de recogida de los cuestionarios. Para poder empezar a cumplimentar los datos siempre va a ser necesario pulsar el botón Modificar que está situado en la barra de botones inferior. En caso contrario no será posible acceder a la configuración. Al pulsar este botón puede observarse como los datos ya cumplimentados del cuestionario pasan de un color gris (cuando no es posible realizar modificaciones) a un color negro (que permite realizar los cambios). Imagen 20 Imagen 21 Una vez cumplimentada cada una de las pestañas, será necesario pulsar el botón Guardar, que también está situado en la parte inferior de la pantalla (Imagen 22). Imagen 22 13

15 Si es necesario, ahora o en cualquier momento futuro, modificar estos datos, bastará con pulsar el botón Modificar. Imagen Sociodemográficos y bajas Para poder empezar a cumplimentar los datos es necesario pulsar el botón Modificar que está situada en la barra de botones inferior. En caso contrario no será posible acceder a la configuración. Imagen 24 Imagen 25 14

16 Esta pestaña permite eliminar del cuestionario aquellas preguntas que son suprimibles para garantizar el anonimato. Como resultado, no podrán obtenerse resultados en relación con las unidades de análisis a las que hacen referencia. Concretamente podrán suprimirse las siguientes preguntas: Pregunta Objetivo Es 1 Garantizar el anonimato en empresas Opcional. No podrán presentarse resultados pequeñas o en las que un sexo esté por género, ni ajustarse los resultados de subrepresentado. salud con relación al sexo. 2 Garantizar el anonimato en empresas pequeñas o en las que un grupo de edad está subrepresentado. 20, 22, 24 Garantizar el anonimato y 25 Opcional. No podrán presentarse resultados por edad, ni ajustarse los resultados de salud con relación a la edad. Opcional. No podrán presentarse resultados en relación con razones de trabajar menos de 35 horas, ni con la estructura salarial, ni con las bajas. Una vez cumplimentado, será necesario pulsar el botón Guardar, que está situado en la parte inferior de la pantalla (Imagen 26) Departamentos Imagen 26 Esta pestaña es necesaria para poder incluir en el cuestionario los departamentos, secciones o unidades de gestión específicas de la empresa. Es imprescindible cumplimentarla para poder, posteriormente, analizar y producir resultados específicos organizados según las unidades de gestión de la empresa (departamentos o secciones). Afecta a la pregunta 9 del cuestionario. Imagen 27 15

17 Habrá que considerar en esta pantalla, la existencia o no de rotaciones entre los departamentos. En caso de que existan rotaciones, hay que establecer el tiempo mínimo en meses para que puedan ser consideradas. El programa utiliza una opción de pregunta distinta si se consideran o no las rotaciones, teniendo también repercusiones en el análisis. Para añadir los departamentos de la empresa decididos en el grupo de trabajo, pulsa el botón Modificar y añade un departamento, para seguir añadiendo pulsa el botón + y para eliminar el botón -. Los botones tienen las siguientes funciones: Ir al primer departamento introducido Ir al departamento anterior Ir al departamento siguiente Ir al último departamento introducido Añadir un nuevo departamento Eliminar un departamento ya introducido Guardar o aceptar los cambios realizados en un departamento Cancelar los cambios realizados en un departamento Refrescar los datos En caso de que sea necesario controlar el orden de aparición de los diferentes departamentos en el cuestionario, hay que tener en cuenta que el programa los coloca automáticamente de izquierda a derecha y de arriba abajo, en esta posición: Departamento 1 Departamento 2 Departamento 3 Departamento 4 Departamento 5 Departamento 6 Recuerda que si tienes alguna duda sobre qué son los departamentos, tienes un epígrafe específico en el manual del método Puestos Esta pestaña es necesaria para poder incluir en el cuestionario los puestos de trabajo u ocupaciones específicos de la empresa. Es imprescindible cumplimentarla para poder, posteriormente, analizar y producir resultados específicos organizados por ocupación o puesto de trabajo. Afecta a la pregunta 10 del cuestionario. 16

18 Imagen 28 Habrá que considerar en esta pantalla, la existencia o no de rotaciones entre puestos. En caso de que existan rotaciones, hay que establecer el tiempo mínimo en meses para que estas puedan ser consideradas. Para la introducción de la lista de los diferentes puestos, el funcionamiento es el mismo que el descrito en el apartado 7.3. En caso de que sea necesario controlar el orden de aparición de los diferentes puestos/ocupaciones en el cuestionario, hay que tener en cuenta que el programa los coloca automáticamente de izquierda a derecha y de arriba abajo, en esta posición: Puesto 1 Puesto 2 Puesto 3 Puesto 4 Puesto 5 Puesto 6 Recuerda que si tienes alguna duda sobre qué son los puestos/ocupaciones, tienes un epígrafe específico en el manual del método. 17

19 7.5. Relación laboral Esta pestaña es necesaria para poder adaptar las opciones de respuesta sobre los tipos de relación establecida entre el personal evaluado y la empresa que lo contrata. Afecta a la pregunta 14 del cuestionario. Imagen 29 En esta pestaña y las que siguen, en primer lugar habrá que pulsar el botón Recuperar valores por defecto, con objeto de obtener la lista con las modalidades de relación laboral que considera el programa. Posteriormente se podrán eliminar aquellas modalidades que no tengan representación en la empresa. Imagen 30 Hay que utilizar los valores por defecto que ofrece esta aplicación. No pueden añadirse nuevas opciones de respuesta, pero sí pueden eliminarse aquellas opciones que no tienen representación en la empresa. Para eliminar estas opciones, hay que situarse sobre la opción correspondiente y pulsar el botón. Si te equivocas y borras una opción de respuesta que luego te das cuenta que necesitas, pulsa de nuevo el botón Recuperar valores por defecto y empieza de nuevo a eliminar las opciones que no se necesiten. Es importante tener en cuenta que no se debe eliminar la respuesta NO CONTESTA, ya que es necesaria para realizar los cálculos. No obstante esta opción no aparecerá impresa en el cuestionario. 18

20 7.6. Jornadas Esta pestaña es necesaria para poder adaptar las opciones de respuesta sobre los tipos contractuales atendiendo a la jornada. Afecta a la pregunta 15 del cuestionario. Imagen 31 Igual que en la pestaña anterior, primero habrá que pulsar el botón Recuperar valores por defecto con objeto de tener la lista de modalidades que considera el programa Imagen 32 y posteriormente eliminar aquellas opciones que no estén presentes en la realidad de la empresa. Hay que utilizar los valores por defecto que ofrece esta aplicación. No pueden añadirse nuevas opciones de respuesta, pero sí pueden eliminarse aquellas opciones que no tienen representación en la empresa. Para eliminar estas opciones, hay que situarse sobre la opción correspondiente y pulsar el botón. Si te equivocas y borras una opción de respuesta que luego te das cuenta que necesitas, pulsa de nuevo el botón Recuperar valores por defecto y empieza de nuevo a eliminar las opciones que no se necesiten. Es importante tener en cuenta que no se debe eliminar la respuesta NO CONTESTA, ya que es necesaria para realizar los cálculos. No obstante esta opción no aparecerá impresa en el cuestionario. 19

21 7.7. Horarios Esta pestaña es necesaria para poder adaptar las opciones de respuesta sobre los tipos de horarios o turnos que realizan los trabajadores y trabajadoras, para ajustarlos a la realidad de la empresa. Afecta a la pregunta 16 del cuestionario. Imagen 33 También aquí habrá que pulsar primero el botón Recuperar valores por defecto para obtener la lista de modalidades de horario que considera el programa Imagen 34 y posteriormente eliminar aquellas opciones que no estén presentes en la realidad de la empresa. Hay que utilizar los valores por defecto que ofrece esta aplicación. No pueden añadirse nuevas opciones de respuesta, pero sí pueden eliminarse aquellas opciones que no tienen representación en la empresa. Para eliminar estas opciones, hay que situarse sobre la opción correspondiente y pulsar el botón. Si te equivocas y borras una opción de respuesta que luego te das cuenta que necesitas, pulsa de nuevo el botón Recuperar valores por defecto y empieza de nuevo a eliminar las opciones que no se necesiten. Es importante tener en cuenta que no se debe eliminar la respuesta NO CONTESTA, ya que es necesaria para realizar los cálculos. No obstante esta opción no aparecerá impresa en el cuestionario. 20

22 7.8. Días laborables Esta pestaña es necesaria para poder adaptar las opciones de respuesta sobre los días laborables, para ajustarlos a la realidad de la empresa. Afecta a la pregunta 17 del cuestionario. Imagen 35 También aquí habrá que pulsar primero el botón Recuperar valores por defecto con objeto de obtener la lista de opciones de respuesta que puede considerar el programa en relación a los días de la semana trabajados Imagen 36 y posteriormente eliminar aquellas opciones que no representen la realidad de la empresa. Hay que utilizar los valores por defecto que ofrece esta aplicación. No pueden añadirse nuevas opciones de respuesta, pero sí pueden eliminarse aquellas opciones que no tienen representación en la empresa. Para eliminar estas opciones, hay que situarse sobre la opción correspondiente y pulsar el botón. Si te equivocas y borras una opción de respuesta que luego te das cuenta que necesitas, pulsa de nuevo el botón Recuperar valores por defecto y empieza de nuevo a eliminar las opciones que no se necesiten. 21

23 Es importante tener en cuenta que no se debe eliminar la respuesta NO CONTESTA, ya que es necesaria para realizar los cálculos. No obstante esta opción no aparecerá impresa en el cuestionario. 8. GENERAR CUESTIONARIO Una vez cumplimentados todos los campos y pestañas de la Configuración del cuestionario, aparecerán habilitados, por primera vez los botones Generar Cuestionario y Generar Cuestionario Codificado, tal y como aparecen en la Imagen 37. En caso de que no aparezcan habilitados estos botones pueden haber pasado dos situaciones: 1. No has completado todas las fichas, revísalas hasta encontrar la información que falte; 2. Si una vez completadas todas las fichas sigue sin aparecer activos prueba a realizar alguna modificación sobre los campos de la ficha instrucciones y guárdala. Si siguen sin habilitarse vuelve a repasar todos los campos de nuevo. Imagen 37 Si para la informatización de datos se va a usar este programa lo más apropiado es escoger Generar cuestionario. Si se ha decidido informatizar los datos con otro programa (porque nos permite entrar los datos más deprisa pues lo conocemos mejor o porque vamos a externalizar la entrada de datos) hay que escoger Generar cuestionario codificado, pues en él aparecen los códigos numéricos imprescindibles para entrar datos en otro software y para que funcione posteriormente la importación de datos. En este caso además, es imprescindible consultar el apartado sobre Importación de datos de este manual. 22

24 Inmediatamente después de pulsar el botón Generar Cuestionario o Generar Cuestionario codificado, se abrirá el programa Microsoft Word, con el cuestionario adaptado con los datos proporcionados en la configuración. Imagen 38 Así mismo, el programa advierte que, cuando se genera el cuestionario, se crea y/o actualiza la estructura de la base de datos de la empresa seleccionada, lo que implica dos cambios: Por un lado, la adaptación automática de las secciones modificables del cuestionario y de la base de datos (en la que informatizarás las respuestas de los cuestionarios recogidos); y por otro lado, la eliminación de todos los datos de cuestionarios que hubieran sido introducidos previamente para esta empresa. En caso de que la empresa esté recién creada, no habrá ningún problema, ya que no hay información previa. Si se han introducido datos y no se quieren perder no debe modificarse el cuestionario, habría que crear una nueva empresa/centro de trabajo. Imagen 39 23

25 Una vez se genera el documento de Word, el cuestionario no es modificable utilizando el Word, es únicamente para imprimir. Si una vez lo has generado y al imprimirlo observas que te has equivocado en algún aspecto o en el grupo de trabajo antes de empezar el trabajo de campo decidís cambiar alguna cosa, no lo puedes hacer en el documento Word. Hay que volver a la aplicación a configurar cuestionario, cambiar lo que se haya decidido y volver a generarlo. Puedes realizar una copia al disco duro de este documento, ya puede ser interesante adjuntarlo al informe final o conservarlo por si hay que imprimirlo de nuevo en el futuro para pasarlo a nuevos trabajadores y trabajadoras. Para guardarlo hay que utilizar la opción Guardar como... del Menú Archivo de Microsoft Word. Una vez configurado el cuestionario empezará el Trabajo de Campo, aunque antes se habrán tenido que diseñar los mecanismos de sensibilización, distribución, respuesta y recogida del cuestionario y hacerlos efectivos. 9. INTRODUCCIÓN DE DATOS No hay que olvidar ir ticando en la Lista de comprobación del proceso las diferentes fases que se vayan completando. Especialmente cuando se termine todo el trabajo de campo y sea necesario volver a utilizar el programa para la informatización y posterior análisis de los datos. A continuación se muestra en la Imagen 40 las fases que deben estar completadas antes de pasar a la informatización de los datos: Imagen 40 La introducción de datos a través del programa es un poco trabajosa. Si la unidad de análisis tiene muchos trabajadores puede resultar muy costosa en términos de tiempo (cinco minutos de media por cuestionario) y quizá sea conveniente plantearse la utilización de otro software o 24

26 la contratación de una empresa externa que realice la introducción de datos, que seguro usará otro software. En estos casos, no se utilizará la opción de introducción de datos del programa. Habrá que utilizar la opción de Importación de datos. Esta opción se explica ampliamente en el apartado Importación/Exportación y los requisitos imprescindibles para que más tarde funcione correctamente el análisis de datos. En caso de que se vaya a realizar la introducción de datos con el programa, hay que ir introduciendo los datos de los diferentes cuestionarios que han sido recogidos, para ello hay que entrar en la opción Introducir del menú Datos. Aparece una pantalla donde hay 4 pestañas principales, cada una se corresponde con un grupo de preguntas del cuestionario: Pestaña 1: Trabajo doméstico-familiar Pestaña 2: Salud Pestaña 3: Condiciones laborales Pestaña 4: Contenidos y exigencias del trabajo Imagen 41 Cada pestaña da acceso a la introducción de los datos de cada cuestionario contestado, las respuestas disponibles son las mismas que están en el cuestionario generado (las adaptadas y las que no se pueden modificar). De este modo se pueden ir desplegando las respuestas de cada pregunta y seleccionar la respuesta indicada en el cuestionario que estés introduciendo. NO CONTESTA/NO PERTINENTE Si el trabajador/trabajadora no ha respondido alguna pregunta hay que seleccionar la opción No contesta, que está configurada en la base de datos pero no en el cuestionario. En algunos 25

27 casos verás que cuando seleccionas el no contesta en la casilla aparece un número el -99, no te asustes, está bien, es el código del no contesta. Hay algunas excepciones a esta regla. Son las preguntas para las que algunos trabajadores no va a ser pertinente contestar. Entonces en lugar del No contesta hay que seleccionar el No pertinente. Este se selecciona automáticamente. En algunos casos aparece en la casilla el número -77, no te asustes, está bien, es el código del No pertinente. Concretamente nos referimos a: Pregunta 18 a (en el cuestionario modelo), no es pertinente contestarla si el caso del trabajador es cualquier opción diferente de la que tiene incluida la 18 a. Pregunta 20 a, 20b, 20c, 20d (en el cuestionario modelo), no son pertinentes contestarlas si en la pregunta 19 se ha contestado 35 o más horas. Pregunta 24 a (en el cuestionario modelo), no es pertinente contestarla si el trabajador/a no ha estado de baja Pregunta 25 a (en el cuestionario modelo), no es pertinente contestarla si el trabajador/a no ha cogido ninguna baja. También puede realizarse la introducción de datos utilizando solo el teclado: La tecla tabulador para pasar de una pregunta a la siguiente. Las teclas de desplazamiento para seleccionar la opción más adecuada. Una vez introducidas las respuestas de todo el cuestionario, habrá que pulsar uno de los botones de la barra de controles que está encima de las pestañas, concretamente el botón. Imagen 42 El resto de botones, tienen las siguientes funciones: Ir al primer cuestionario introducido Ir al cuestionario anterior Ir al cuestionario siguiente Ir al último cuestionario introducido Añadir un nuevo cuestionario Eliminar un cuestionario ya introducido Guardar o aceptar los cambios realizados en un cuestionario Cancelar los cambios realizados en un cuestionario Refrescar los datos de un cuestionario 26

28 10. IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS Importación PSQ CAT21 COPSOQ dispone de una opción de introducción de datos en la que el usuario puede introducir en una base de datos las respuestas de cada trabajador/a al cuestionario (ver capítulo 9). Pero este es un trabajo laborioso, por lo que muchas organizaciones en la práctica van a informatizar los datos con otro software con el que estén habituados a trabajar (porque permite entrar los datos más deprisa pues lo conocen mejor o porque van a subcontratar la entrada de datos a empresas especializadas en la informatización de datos). Para posibilitar esta opción se ha añadido al programa la opción de importación y en configurar cuestionario, se permite generar un cuestionario codificado. Desde la aplicación disponemos de la opción importación en el menú de la izquierda. El funcionamiento es muy simple, se aprieta el botón Importar: Imagen 43 Automáticamente aparece un cuadro de diálogo para abrir el fichero de datos: 27

29 Imagen 44 Hay que seleccionar el fichero.csv en el que se encuentran los datos y luego pulsar el botón Abrir. Una barra de progreso nos indica el proceso. NOTA: La importación de datos que se hace desde la opción Importación añade estos a los existentes en la base de datos, no sobrescribe información. Gracias a esta capacidad sería posible hacer análisis de múltiples centros de trabajo en una empresa nueva, siempre y cuando las configuraciones de cuestionarios fueran idénticas, añadiendo los ficheros correspondientes a cada uno de los centros de trabajo. REQUERIMIENTOS PARA LA IMPORTACIÓN: Este apartado describe el formato que debe tener el fichero de importación. Por ello creemos que es importante que junto a los cuestionarios, este capítulo se haga llegar a las personas que vayan a introducir los datos. IMPORTANTE: El fichero a importar debe cumplir con los requisitos que se plantean en este apartado, si no cumple con estos requisitos no funcionara la importación y no se podrá obtener el análisis de los datos. Los elementos clave para que funcione la importación son: a) La generación del cuestionario codificado b) La coincidencia del código de las variables (es decir, el código de las preguntas) c) La coincidencia del código de los valores (es decir, el código de las respuestas) d) El programa utilizado para la entrada de datos no es un problema, pero una vez realizada se tendrá que convertir la base de datos a un fichero en formato csv separados los datos por puntos y comas (excel). CÓDIGOS A UTILIZAR EN LA INFORMATIZACIÓN DE LOS DATOS: Se use el programa que se use para entrar datos, los códigos a utilizar para configurar la base (es decir el código de las preguntas) y para entrar los datos (es decir el código de las respuestas) deben coincidir con lo aquí planteado. Para las preguntas: Las preguntas deben ir numeradas utilizando dos dígitos para el número y una letra en caso de ser subpreguntas, sin ningún espacio o carácter adicional. Los nombres de cada pregunta, deben cumplir el patrón PNNL, donde: P siempre debe aparecer NN es el número de pregunta utilizando siempre dos dígitos L es la letra correspondiente a la subpregunta 28

30 De esta manera tendríamos P01, P02,..., P06a, P06b, P06c,..., P09a, P09b, P09c, etc. Cada subpregunta se nombra con la letra correspondiente, coincidente con el cuestionario modelo. La pregunta de observaciones generales, al final del cuestionario, se nombra como DATOBS. Un comentario específico, las preguntas de departamentos (P9) y puestos (P10): Estas dos preguntas se codifican de forma diversa si se consideran o no se consideran rotaciones. En el caso de que no se consideren rotaciones estas preguntas se codifican con el patrón PNN ej.: P09. En el caso de que se consideren rotaciones, estas preguntas se codifican con el patrón PNNL, ej. P09a, P09b, etc. (de izquierda a derecha y de arriba abajo). AVISO MUY IMPORTANTE: En caso de suprimir preguntas en el apartado de Sociodemográficos y Bajas, para nombrar (etiquetar) las preguntas (variables) en el fichero de importación NO debe usarse la numeración que aparece en el cuestionario que genera la aplicación. El nombre de la pregunta en el fichero de importación debe coincidir con el nombre de la pregunta en el cuestionario modelo (cuestionario que se encuentra adjunto al final de este documento, y en el que no se ha eliminado ninguna pregunta). Es decir, aunque se supriman preguntas en el apartado de Sociodemográficos y Bajas, la numeración modelo se debe conservar en el fichero que se va a usar para la importación. Por ejemplo, si se elimina la pregunta de Sexo, es decir la P01, la pregunta de edad se renumera en el cuestionario generado por la aplicación como pregunta 1, pero en el fichero de importación esa pregunta debe seguir llamándose P02 tal y como se observa en la siguiente imagen. Para solucionar este pequeño problema de forma os recomendamos: 1.- Introducir los datos de cada pregunta con la numeración indicada en el cuestionario generado por la aplicación. 2.- Convertir a formato CSV. 3.- Sustituir la numeración del fichero (en la primera fila del fichero) por la correspondiente en el cuestionario modelo. 4.- Realizar la importación normalmente. Para las respuestas: Imagen 45 Como ya se ha dicho, si la entrada de datos se piensa realizar con otro programa informático el cuestionario a utilizar tiene que ser el codificado (que debe ser generado a través de la aplicación informática del método PSQ CAT21 COPSOQ -ver capítulo 7). Allí aparecen los códigos de las opciones de respuesta que SÍ son los que se tienen que usar para la entrada de datos y por lo tanto para construir el fichero que vamos a importar. 29

31 NOTA IMPORTANTE: Os hacemos notar que estos códigos no siempre son los mismos. Varían según la adaptación que tengamos que hacer a la realidad de la empresa/organización cuando generamos el cuestionario. Por ejemplo, si eliminamos opciones de respuesta en las preguntas 14 a 17, la codificación de las respuestas habrá cambiado. Por ejemplo si en la pregunta 14 se eliminan las dos opciones de respuesta relacionadas con el trabajador autónomo, porque en nuestra empresa no hay autónomos, el código de becario pasará de ser el 6 que era en una empresa donde si se consideraban los autónomos a ser el 4, tal y como se ve en el cuestionario generado. Para el caso de la empresa en la que hemos eliminado las opciones de trabajadores autónomos el código para becario es 4 y este es el valor que se deberá introducir en el fichero que importemos. En todo caso, el criterio es usar los códigos del cuestionario generado por la aplicación informática del método PSQ CAT21 COPSOQ para el caso objeto de estudio. Imagen 46 NO CONTESTA/NO PERTINENTE Hay dos opciones de respuesta que por razones obvias no encontramos en los cuestionarios pero debemos utilizar para entrar datos. Nos referimos a no contesta y al no pertinente. Los códigos que usa el programa del método PSQ CAT21 COPSOQ son el -99 y el -77, respectivamente: No contesta -99 No pertinente -77 Todas las preguntas tienen como opción de respuesta el No contesta. Las preguntas en las que se deberá usar el No pertinente son la 18a, 20a, 20b, 20c, 20d, 24a y 25a. La no respuesta se codifica como no pertinente (-77) en la 18a cuando la opción de respuesta en la 18 es 1, 3 o 4; en la 20a, 20b, 20c y 20d cuando en la 19 se ha contestado 35 o más horas; en la 24 a cuando la respuesta a la 24 es no he estado de baja (0); en la 25 a cuando la respuesta a la 25 es no he cogido bajas (0). Para más información ver el capítulo 9. Para codificar las respuestas a las preguntas multirespuesta (9s, 10s,y 20s): Preguntas 9s (departamentos) y 10s (puestos): Cuando se consideran las rotaciones las preguntas 9 y 10 se convierten en preguntas multirespuesta y se codifica como sigue: si no contesta ninguna opción el valor es -99 en todas; si se marca una cruz en alguna, la marcada se codifica 1 y el resto 0. 30

32 Pregunta 20 (razones de trabajar menos de 35 horas): Para codificar las respuestas a la 20 a, 20b, 20c, 20d además del no pertinente (-77 ver arriba), tenemos que tener en cuenta que si la respuesta a la 19 es menor de 35 y no contesta ninguna opción el valor es -99 en todas; si se marca una cruz en alguna, la marcada se codifica 1 y el resto 0. FORMATO DE FICHERO DE IMPORTACIÓN: CREAR UN ARCHIVO.CSV La aplicación permite la importación de datos tratados con otros programas informáticos. Para ello se seleccionó un formato de fichero estándar como es CSV. "Importar" un archivo.csv significa que un programa lee el archivo e introduce los datos que contiene en su propio sistema de almacenamiento. csv es la abreviatura inglesa de valores separados por comas comma separated values. Se trata de un formato de sólo texto que se utiliza normalmente para almacenar datos con programas informáticos de hojas de cálculo o bases de datos. En un archivo.csv, los campos de datos se separan por comas o puntos y comas De esta forma, los programas pueden volver a ordenar los datos según su estructura de campos correcta, mediante la lectura del archivo y el inicio de un nuevo campo cada vez que se encuentra una coma o un punto y coma. Para no crear confusión entre la separación del campo y la coma de un campo de texto, los campos de texto se incluirán entre dobles comillas. Existen varias formas de crear un archivo.csv. La más común es utilizar un programa de hoja de cálculo, como Microsoft Excel. (En Microsoft Excel, seleccione Archivo > Guardar como... y, a continuación, "CSV (delimitado por comas) (*.csv)" en el selector desplegable "Guardar como tipo".) IMPORTANTE: En el caso de la aplicación PSQ CAT21 COPSOQ, se ha optado por escoger el punto y coma ; como carácter de separación ya que la coma, es el símbolo de puntuación decimal configurado en la mayoría de los sistemas con idioma español, y no se puede utilizar. En la mayoría de sistemas configurados con idioma español el punto y coma será el carácter que utilice su aplicación (por ejemplo Microsoft EXCEL) para exportar en formato CSV; por ejemplo Microsoft EXCEL ( no está dicho ya?). Con todo se deberá comprobar. (esto es porque creo que detectamos que excel97 no exporta en CSV, no?, no, posiblemente era problema de la configuración de idioma que tenía Salva en su ordenador, porque no depende de la configuración de Excel. En caso de que por cualquier razón, su aplicación exporte los datos en formato CSV utilizando la coma para separar los datos, deberá sustituirla por el punto y coma. Para ello podrá utilizar cualquier editor de textos. Por ser el programa existente en cualquier sistema Windows, a continuación se expone como realizar esta sustitución con el bloc de notas. En las observaciones no deben utilizarse puntos y comas dentro del texto, ya que el programa al encontrar un punto y coma salta de campo. Para sustituir la coma por el punto y coma en un fichero CSV: 1.- Abre el fichero con el Bloc de Notas (Inicio>Programas>Accesorios>Bloc de notas) 2.- Selecciona la opción Edición>Reemplazar 3.- Reemplaca la coma por el punto y coma tal y como aparece en la imagen

33 Imagen 47 El formato necesario para la importación es el siguiente: Una primera fila con los nombres de cada una de las preguntas, a continuación cada uno de los registros (cuestionarios informatizados) irá en una línea diferente. En la siguiente imagen podemos observar un fragmento de dicho fichero: Imagen 48 Es importante volver a hacer hincapié sobre el carácter de separación de los campos. El carácter de separación debe ser el punto y coma. En la siguiente imagen se muestra un extracto del mismo fichero Excel de la imagen anterior, visualizado en formato de texto, con un programa de edición de texto plano. Así es como debe quedar para que pueda funcionar la importación. Imagen 49 32

34 10.2. Exportación Desde la aplicación disponemos de la opción exportación en el menú de la izquierda. El funcionamiento es muy simple, se aprieta el botón Exportar: Imagen 50 Al pulsar el botón de Exportar datos, aparece un cuadro de diálogo para abrir el fichero de datos: Imagen 51 Hay que seleccionar el fichero que se quiere exportar y pulsar el botón Guardar. Una barra de progreso nos indica en el programa el proceso de exportación. 33

35 Exportar significa que recogemos los datos que tenemos almacenados y creamos un archivo que contiene esos datos en formato.csv para posterior tratamiento con otros programas informáticos. Como se ha dicho anteriormente, se trata de un formato de solo texto. Las características concretas de la codificación de variables y valores se encuentran en el apartado anterior de este mismo capítulo, en importación. 34

36 11. CÁLCULOS Y RESULTADOS ADVERTENCIA: Es posible que al empezar a utilizar las herramientas de Cálculos y Resultados se observe que la información contenida en estos apartados no resulte visible completamente dentro de la ventana del programa. En caso de observar este tipo de dificultades se pueden realizar los siguiente trucos para solucionarlo: 1. Cambiar el tamaño de la ventana del programa. 2. Maximizar la ventana del programa. 3. Cambiar la resolución del monitor a una configuración superior. Por ejemplo si se utiliza una resolución de 800x600 píxeles se puede pasar a una resolución de 1024x768 píxeles. Para cambiar esta resolución hay que utilizar el botón secundario del ratón sobre cualquier parte del Escritorio y pulsar la opción Propiedades. En la pestaña Configuración se puede cambiar la Resolución de la pantalla. 4. Mover los márgenes que separan las diferentes áreas de un gráfico. Estos movimientos permitirán ver toda la información haciendo más grandes o más pequeñas las diferentes partes del gráfico. Imagen 52 Una vez que se han informatizado las respuestas de todos los cuestionarios recogidos en la empresa o se ha realizado con éxito la importación de datos, el programa ya puede realizar los cálculos y seguidamente se pueden tratar los datos con la opción Resultados atendiendo a las decisiones tomadas en el seno del Grupo de Trabajo en relación con las unidades de análisis. Para ello es necesario utilizar en primer lugar la opción Cálculos del menú Análisis. En primer lugar hay que actualizar los cálculos, para que incorporen los datos de todos los cuestionarios introducidos. Una vez realizado este paso, aparecerá una pantalla como la que se ve en la Imagen

37 Imagen 53 Una vez los cálculos hayan finalizado con éxito, ya se puede realizar el siguiente paso que es entrar en el apartado Resultados del menú Análisis, que permitirá analizar los cálculos obtenidos. Este paso será necesario siempre que se introduzcan nuevos cuestionarios, ya que estos datos van a afectar a los resultados. El análisis de datos está distribuido en 6 pestañas diferentes: Factores psicosociales de riesgo Síntomas de estrés/satisfacción Salud general/salud mental/vitalidad Resultados cruzados Frecuencias Observaciones A continuación se analizan una a una estas herramientas de análisis: Factores psicosociales de riesgo Puntuaciones medianas En primer lugar se muestran las puntuaciones medianas, estandarizadas del 0 al 100, para la unidad de análisis mayor (suele ser para el centro de trabajo o la empresa) que tiene por objeto observar la distancia entre la puntuación del centro de trabajo y la puntuación ideal (0 o 100 según si se trata de una dimensión positiva o negativa) y entre la puntuación del centro de trabajo y la de la población de referencia. Para interpretar estos datos hay que consultar el epígrafe Puntuaciones crudas y el anexo correspondiente Anexo P19 en el manual del método. 36

38 Imagen 54 El programa proporciona la posibilidad de trasladar estos resultados a otro programa (por ejemplo de tratamiento de texto) a través del Portapapeles. Esto puede resultar muy útil en caso de que se esté elaborando un informe con los resultados, ya que evita el trabajo de tener que pasarlos manualmente. Para pasar los datos a otro programa se debe pulsar el botón Copiar al portapapeles : Imagen 55 Para pasarlos a otro programa hay que utilizar la opción Pegar. Por ejemplo, si se está utilizando el programa Microsoft Word, hay que situar el cursor en el punto donde se deseen insertar los datos y posteriormente utilizar la función Pegar del menú Edición. Prevalencia de la exposición Con estos datos vemos la proporción de trabajadoras/es incluidos en cada nivel de exposición (verde: situación más favorable para la salud, amarillo: situación intermedia, rojo: situación más desfavorable para la salud) para la unidad de análisis mayor (suele ser para el centro de trabajo o la empresa). 37

39 Imagen 56 Para interpretar estos datos hay que consultar el epígrafe Prevalencia de la exposición y el anexo correspondiente Anexo P20 en el manual del método. También en este caso es posible trasladar la gráfica obtenida a otros programas, para poder incluirla en los informes pertinentes. En este caso habrá que pulsar el botón de la cámara fotográfica. Si lo que quieres es trasladar la tabla base de la gráfica (los porcentajes de trabajadores en cada nivel de exposición), habrá que pulsar el botón de las tijeras. Tal y como se explica en el punto anterior, para pasarlos a otro programa hay que utilizar la opción Pegar. Por ejemplo, si se está utilizando el programa Microsoft Word, hay que situar el cursor en el punto donde se deseen insertar los datos y posteriormente realizar la función Pegar del menú Edición. Estas son las utilidades que permite realizar cada uno de los botones situados en la parte superior del gráfico: Copiar al portapapeles la gráfica Copiar al portapapeles los datos con los que se ha creado la gráfica, es decir, la tabla en la que se presenta la proporción de trabajadores expuestos a cada nivel de referencia Quitar o poner leyenda Quitar o poner líneas horizontales Permite acceder a un menú donde puede configurarse el formato de los textos del gráfico Abre un menú con las siguientes opciones: - Leggend: Quitar o poner leyenda - Data Editor: Permite ver los datos con los que se ha creado la gráfica (porcentaje de trabajadores expuestos a cada nivel de referencia) Permite modificar el formato de visualización de la gráfica. 38