INSTRUCTIVO FORMULARIO DE REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE SICOFÁRMACOS, SICOFÁRMACOS LISTA II Y ESTUPEFACIENTES

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1 MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Dirección General de Salud Sectr Sicfármacs y Estupefacientes INSTRUCTIVO FORMULARIO DE REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE SICOFÁRMACOS, SICOFÁRMACOS LISTA II Y ESTUPEFACIENTES BALANCE TRIMESTRAL DE SICOFARMACOS Y ESTUPEFACIENTES La planilla BALANCE TRIMESTRAL publicada en la página web cntiene el listad de especialidades farmacéuticas rdenadas pr su nmbre cmercial, su frma farmacéutica y sus presentacines registradas en M.S.P. Es de destacar que se agrega, en algunas especialidades, la presentación unitaria la que pdrá ser utilizada ÚNICAMENTE POR LAS FARMACIAS DE 2ª CATEGORÍA (Dsis Unitaria). El frmat establecid deberá mantenerse, NO DEBERÁN AGREGAR Y/ O MODIFICAR NOMBRES DE ESPECIALIDADES, FORMAS FARMACÉUTICAS, PRESENTACIONES. ASIMISMO, TAMPOCO DEBERÁN MODIFICAR EL ORDEN DEL LISTADO DE LAS ESPECIALIDADES FARMACÉUTICAS CONTROLADAS. NO DEBE MODIFICARSE NUNGUNA CASILLA COLOREADA YA QUE CONTIENEN FÓRMULAS QUE DE MODIFICARSE ALTERAN EL FUNCIONAMIENTO DE LA PLANILLA. La planilla actualizada (BALANCE ANUAL VERSION 6) únicamente funcinará cn Office 2010, siend necesari mantener el frmat de la planilla para el buen funcinamient de la misma. Debe guardarse en frmat de libr de Excel habilitad para macrs. La planilla BALANCE ANUAL VERSION 6 COMPATIBLE, es cmpatible para utilizarse en: Otras versines de Windws Office LibreOffice, sftware libre. Ls archivs de Excel deben enviarse tal cm se prducen de la declaración, sin mdificar su frmat ni nmbre. El archiv prducid se encuentra en C:/declaración, el cual debe enviarse pr crre cm archiv adjunt a Aquellas especialidades que n se encuentren en el listad pdrán ser agregadas al final de la planilla baj el títul Fuera de Listad y así cmpletar el balance de las mismas. 1

2 Se slicita que en cas de cnsultas, discrepancias encntradas, errres, misines, etc., en el listad de especialidades farmacéuticas y/ u trs, envíe ls cmentaris a la casilla de crre PROCEDIMIENTO PARA LA VERSION OFFICE 2010 Al Abrir el Archiv Balance Anual, Seleccinar la pción Habilitar Macrs. La clumna L le servirá cm herramienta para trabajar cn un listad persnalizad. Marque cn letra x aquellas especialidades de su interés (en la clumna L ), una vez seleccinadas, despliegue el menú y seleccine la pción x, así btendrá el listad persnalizad. Si quiere vlver al listad cmplet, despliegue el menú y marque la pción Tdas. La planilla cmprende las Declaracines Mensuales, y ls cuatr trimestres crrespndientes del añ, allí deberá registrar ls Mvimients Mensuales y autmáticamente se irán calculand ls Trimestres crrespndientes. Además, se incluyen camps para que agregue la infrmación crrespndiente a Nº de recetas de Sicfármacs, Nº de recetas de Estupefacientes, Nº de Referencia de la slicitud de autrización para la destrucción y Fecha de la reslución pr la que se autriza dicha destrucción. En el cas Destrucción se dará de baja a la especialidad una vez que el Q.F. Directr Técnic de la Farmacia se haya ntificad de la Reslución que le autriza a la destrucción y psea cpia de la misma, el númer de referencia del expediente y fecha de la Reslución que autriza a dicha destrucción deberá figurar en el casiller crrespndiente. Mientras n sea autrizada la destrucción de la especialidad, la misma deberá permanecer en stck. Se dará de baja a una especialidad en la clumna Canje del Balance Mensual, cuand la misma sea enviada al Labratri para el canje. En el mment en que se envía a canje una especialidad, la Farmacia deberá exigir un cmprbante del Labratri que recibió su slicitud de canje. El ingres de la especialidad que fue a canje debe incluirse en la clumna Entradas del Balance Mensual. Cuand se realicen mvimients inherentes al canje, deberá registrarse en la sección CANJES, que se encuentra al final de la planilla de cada Trimestre, el númer del dcument (Nº Remit de Salida a Canje, Nta de Crédit, Nº de Remit de Entrada de canje) emitid pr la empresa. Ls dcuments que psea la Farmacia que avalen: las salidas a canje, ls ingress de la misma especialidad pr canje y/ las ntas de crédit pr n haberse efectuad el canje pr la misma especialidad, deberán ser archivads en la Farmacia cnjuntamente cn ls balances mensuales, las recetas y facturas pr un plaz de ds añs. 2

3 Una vez realizada la Declaración Mensual pr medi del Btón IMPRIMIR, pdrá realizar la impresión de su Declaración Mensual. La cual permanecerá en la Farmacia en carácter de Declaración Jurada a dispsición de ls inspectres de Salud Pública. Nta: Tdas las Institucines, públicas y privadas, deberán realizar balance mensual de especialidades farmacéuticas Sicfármacs, Sicfármacs Lista II y Estupefacientes el que quedará impres en la Farmacia a dispsición del M.S.P. Una vez realizada la Declaración Trimestral, pr medi del Btón DECLARAR, pdrá btener un archiv en C:/declaracin, cn la Declaración que deberá remitir al Sectr Sicfármacs y Estupefacientes. Ests archivs, ls encntrará en su cmputadra en MI PC, y lueg en (C:), en la carpeta declaracin la cual se crea autmáticamente, ptrimestre-(añ)-(nmbre farmacia), strimestre-(añ)-(nmbre farmacia), ttrimestre-(añ)-(nmbre farmacia) y ctrimestre-(añ)-(nmbre farmacia) respectivamente. Pr Ejempl, si su Farmacia tiene cm nmbre: MONTEVIDEO y el balance es del 2014, aparecerá el archiv: ptrimestre-2014-montevideo strimestre-2014-montevideo ttrimestre-2014-montevideo ctrimestre-2014-montevideo Y ésts últims serán ls enviads únicamente vía crre electrónic. El plaz para la entrega del mism serán 20 (veinte) días hábiles lueg de vencid cada trimestre. De cada Balance Trimestral quedará en la Farmacia un ejemplar impres, firmad pr el Q.F. D.T. en el que se pegará el timbre de la CJPPU crrespndiente. Nta: Las Institucines de Asistencia Médica Clectiva que tengan más de 1 despach de medicaments deberán infrmar ls mvimients trimestrales a través de la Prveeduría de la Institución, quien será la encargada de recpilar la infrmación del trimestre de cada despach y elabrar el balance trimestral crrespndiente a dicha Institución de acuerd al frmat establecid. Respect a ls Centrs Departamentales de Salud Pública (Farmacias Hspitalarias), que prvean a Centrs de Salud, Pliclínicas y Centrs Auxiliares del Departament enviarán 1 únic balance trimestral cntempland tds ls mvimients de dichs centrs. Aquells Centrs de Asistencia Pública cuyas entradas sean independientes del Centr Departamental de Salud, deberán presentar su prpi balance trimestral de acuerd al frmat establecid. 3

4 Hspital Plicial y Hspital de las FFAA recibirán la infrmación de sus filiales en el Interir del país y enviarán 1 únic balance trimestral. Tdas las farmacias de 1ª categría que tengan centr de distribución habilitad pr el M.S.P, deberán presentar 1 únic balance trimestral. Deberá entregarse 1 balance trimestral pr Institución. (N enviarl pr duplicad). VERSIÓN DE LA PLANILLA DE BALANCE TRIMESTRAL COMPTATIBLE CON OTRAS VERSIONES DE OFFICE Y LIBREOFFICE Esta planilla es cmpatible para utilizarse en: Otras versines de Windws Office LibreOffice, sftware libre. A diferencia de la planilla cmpatible cn Office 2010, n pseen macrs, pr l cual n pseen btnes para declarar e imprimir ls balances mensualmente, es decir que deberá realizar la peración de frma manual. Las planillas deben cmpletarse de igual frma que la versión para Office ES IMPORTANTE QUE AL GUARDAR EL ARCHIVO SIEMPRE LO GUARDE COMO ARCHIVO XLS, CUANDO APAREZCA LA OPCIÓN DE GUARDAR, SELECCIONE MANTENER EL FORMATO ACTUAL. DE NO HACERLO, SE PERDERÁ EL FORMATO DE LA PLANILLA Y DEBERÁ DESCARGARLA NUEVAMENTE. Para imprimir el balance mensual trimestral: Seleccinar La clumna L le servirá cm herramienta para trabajar cn un listad persnalizad. Marque cn letra x aquellas especialidades de su interés (en la clumna L ), una vez seleccinadas, despliegue el menú y seleccine la pción x, así btendrá el listad persnalizad para imprimir 4

5 Debe seleccinar las clumnas que n desea imprimir a partir de la fila superir dnde se numeran las clumnas cn Letras. Est seleccinara la clumna cmpleta. Realizar click derech sbre la selección y seleccinar Ocultar para dejar de visualizar estas clumnas, dejand visible únicamente las clumnas a imprimir. SE SOLICITA NO MODIFICAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS YA QUE ESTO DESCONFIGURA EL AREA DE IMPRESIÓN ASI COMO DIFICULTA VOLVER A TENER LA CONFIGURACION INICIAL PARA CONTINUAR CON LAS DECLARACIONES SUCESIVAS. Seleccinar Archiv/Imprimir. Una vez impres, seleccinar ds clumnas cntiguas a las clumnas cultas y realizar clic derech sbre la selección y seleccinar Mstrar, para visualizar nuevamente las clumnas cultas. 5

6 Para declarar el balance trimestral: Seleccinar el btón - + para mstrar únicamente ls Trimestres crrespndientes Debe seleccinar las clumnas A, B, C y las crrespndientes al trimestre a declarar a partir de la fila superir dnde se numeran las clumnas cn Letras. Est seleccinara la clumna cmpleta. 6

7 Se abre un nuev archiv y se pega las clumnas cpiadas, eliminand las clumnas innecesarias. Se debe guardar el nuev archiv generad cm: ptrimestre-(añ)-(nmbre farmacia), strimestre-(añ)-(nmbre farmacia), ttrimestre-(añ)-(nmbre farmacia) ctrimestre-(añ)-(nmbre farmacia) respectivamente. Pr Ejempl, si su Farmacia tiene cm nmbre: MONTEVIDEO y el balance es del 2014, debe guardarla según crrespnda cm: ptrimestre-2014-montevideo strimestre-2014-montevideo ttrimestre-2014-montevideo ctrimestre-2014-montevideo Y ésts deben ser enviads únicamente vía crre electrónic cm archiv adjunt a la casilla de crre a 7

8 El plaz para la entrega del mism serán 20 (veinte) días hábiles lueg de vencid cada trimestre. De cada Balance Trimestral quedará en la Farmacia un ejemplar impres, firmad pr el Q.F. D.T. en el que se pegará el timbre de la CJPPU crrespndiente. N se recibirán planillas anuales, debiend siempre crrespnderse al trimestre a enviar. La planilla anual es para utilizarse en la farmacia cm frma de cntrl intern. PRESENTACIÓN DEL BALANCE TRIMESTRAL El balance trimestral pdrá enviarse pr crre electrónic a la casilla de crre: la casilla de crre destinada a la recepción de ls balances trimestrales enviará autmáticamente una respuesta de cnfirmación de lectura, la que también pdrá utilizarse (impresa) cm cmprbante de recepción del balance. Únicamente en cas de n pder ser enviad vía mail, previa cmunicación cn el MSP, Sectr Sicfármacs de dich prblema, el balance trimestral también pdrá presentarse en el Sectr Sicfármacs y Estupefacientes del Ministeri de Salud Pública (18 de Juli 1892, PB, Oficina 06) en frmat electrónic (pendrive), en el hrari cmprendid entre las 9:15 y 14:15 Hs. dnde se sellará el cmprbante de recepción (ANEXO I) incluid al final de éste dcument, el que traerá impres cada Farmacia en el mment de la entrega. PLANILLA DE REGISTRO DE RECETAS DE ESTUPEFACIENTES Y DE METILFENIDATO En cas de presentar salidas de Metilfenidat y/ Estupefacientes, las Farmacias deberán declarar ls dats slicitads de la receta NARANJA O AMARILLA, en la Planilla Estupefacientes Y Metilfenidat, publicada en la página Web y presentar trimestralmente en frmat electrónic enviándla a Dicha planilla debe enviarse en frmat de Libr de Excel, siend enviada cm archiv xlsx. Deberá guardarse cm: ESTUPEFACIENTES (NOMBRE DE LA FARMACIA) TRIM X Td en MAYUSCULAS, siend X el númer del trimestre crrespndiente. Ejempl: Si el nmbre de mi farmacia es MONTEVIDEO y crrespnde al trimestre Nº 1 l guard cm: ESTUPEFACIENTES MONTEVIDEO TRIM1 8

9 Debe presenatr las recetas riginales acmpañadas del cmprbante de recib del balance trimestral crrespndiente, ante el Sectr Sicfármacs y Estupefacientes del M.S.P. ó ante la Dirección del Centr Departamental de Salud del M.S.P. que crrespnda. La ficina recepcinará únicamente las recetas y la planilla electrónica que n pud enviarse vía crre electrónic, previa cmunicación cn el MSP, y sellará el COMPROBANTE que la Farmacia traerá cmplet e impres (ANEXO I). Aclaración: cuand en la planilla se slicita Nº de Receta, se refiere a la numeración que la receta tiene impresa. PROCEDIMIENTO Abrir el archiv Excel denminad Planilla de Estupefacientes y Metilfenidat. Elegir la pción Habilitar macrs. Cmpletar ls dats slicitads de la Farmacia. Seleccinar las especialidades Farmacéuticas de las cuales tiene recetas NARANJAS ó AMARILLAS, psicinándse en la fila que indica Marque cn X para seleccinar, debaj del nmbre de cada especialidad, despliegue las pcines que da el btón y seleccinar la pción x. Cmpletar TODOS ls dats slicitads de cada receta (Nº de caja prfesinal y Especialidad del prfesinal, Nº de receta impres, Nº cajas ó unidades indicadas pr el prfesinal, Fecha de dispensación de la especialidad, Nmbre y C.I. del paciente). N se aceptaran planillas que estén incmpletas, dnde falten dats de la farmacia las recetas. Guardar la Planilla cn el nmbre ESTUPEFACIENTES seguid del nmbre de la Farmacia, seguid de la palabra TRIM, y pr últim el númer del trimestre crrespndiente. Ejempl: ESTUPEFACIENTES MONTEVIDEO TRIM1, que crrespndería a la Planilla de la Farmacia Mntevide del Primer Trimestre. Presentarla trimestralmente en frmat electrónic Imprimir 2 cpias del cmprbante de recib del enví de la planilla crrespndiente. Una de ellas acmpañara de las recetas (naranjas ó amarillas) riginales crrespndientes, la cual se presentara ante el Sectr Sicfármacs y Estupefacientes del M.S.P. ó ante la Dirección del Centr Departamental de Salud del M.S.P. que crrespnda. La tra cpia será firmada y sellada cntra la entrega de las recetas, la cual deberá ser almacenada en la Farmacia pr un períd de 2 añs 9

10 ANEXO I MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA SECTOR SICOFARMACOS Y ESTUPEFACIENTES COMPROBANTE DE ENTREGA DE PLANILLA ELECTRÓNICA Y RECETAS DE ESTUPEFACIENTES Y METILFENIDATO FECHA: FARMACIA: DIRECCIÓN: CIUDAD: DEPARTAMENTO: Nº de Recetas Naranjas: Nº de Recetas Amarillas: Presentación de Planilla en CD ó Diskette: (IMPORTANTE: únicamente se sellará y firmará el cmprbante si la Farmacia entrega las Recetas de Estupefacientes Originales y el cmprbante de recepción de la planilla en frmat electrónic). (SELLO DE LA OFICINA, FIRMA Y ACLARACIÓN DE FIRMA DEL FUNCIONARIO QUE RECEPCIONA LA PLANILLA Y LAS RECETAS DE ESTUPEFACIENTES Y/ O METILFENIDATO) 10

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