Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN 1. OBJETIVO ESTADOS CONTABLES Presentar información contable oportuna, atendiendo los principios y normas expedidas por la Contaduría General de la Nación. 2. ALCANCE Desde la verificación de la razonabilidad de las cifras incluidas en SIIF, por parte de los responsables de la contabilidad en las subunidades hasta la publicación de los Estados en la página web de la Rama Judicial. 3. RESPONSABLE Director Ejecutivo de Administración judicial, Director de la Unidad de Presupuesto 4. FINICIONES SIIF: El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación es un sistema que coordina, integra, centraliza y estandariza la gestión financiera pública nacional, con el fin de propiciar una mayor eficiencia y seguridad en el uso de los recursos del Presupuesto General de la Nación y de brindar información oportuna y confiable. (Art. 2 Decreto 2674 de 2012). Su uso es obligatorio para la Rama Judicial. CONTADURÍA GENERAL LA NACIÓN: Unidad Administrativa Especial, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía presupuestal técnica administrativa y regímenes especiales en materia de administración de personal, a cargo del Contador General de la Nación. Sus objetivos son llevar la Contabilidad de la Nación, uniformar, centralizar y consolidar la Contabilidad Pública, elaborar el Balance General de la Nación y determinar las normas contables que deben regir el país, conforme a la ley. CHIP: El Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP), es un sistema de información diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, para que con la adecuada reglamentación y estructura procedimental, canalice la información financiera, económica y social de los entes públicos hacia los organismos centrales y al público en general bajo la administración y responsabilidad de la Contaduría General de la Nación. ESTADOS CONTABLES BÁSICOS: Constituyen las salidas de información del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, de conformidad con las necesidades generales de los usuarios, y presentan la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos, y cuentas de orden de una Entidad Contable Pública, a una fecha determinada o durante un periodo, según el estado contable que se trate, con el fin de proporcionar información sobre la situación financiera, económica, social y ambiental, los resultados de la actividad y la generación de los flujos de recursos. Los estados contables básicos deben presentarse en forma comparativa con los del periodo contable inmediatamente anterior. Los estados contables básicos son: el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, el Estado de Cambios en el Patrimonio. Las Notas a los Estados Básicos forman parte integral de los mismos. CERTIFICACIÓN LOS ESTADOS CONTABLES: Escrito suscrito por el representante legal y el responsable de la contabilidad Indicando que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad, que la contabilidad Pág. 1 de 5

2 se elaboró conforme a los principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad pública, y que la información revelada refleja de forma fidedigna la situación financiera, económica y social de la entidad. NOTAS CARÁCTER GENERAL: Permiten conocer situaciones que caracterizan particularmente la entidad y realidades de su proceso, en donde se informa: Naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal, políticas y prácticas contables, limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que tienen impacto contable, efectos y cambios significativos en la información contable. NOTAS CARÁCTER ESPECÍFICO: Se refiere a situaciones particulares sobre la información contable, estructuradas de acuerdo al catálogo general de cuentas y que por su materialidad deben mostrar información adicional cualitativa y cuantitativa, como valor agregado, la cual sirve para interpretar las cifras de los estados contables, por cuanto no solamente las amplían sino que incorporan análisis específicos, en determinadas cuentas, considerando entre otros aspectos: Consistencia y razonabilidad de cifras, valuación, recursos restringidos, situaciones particulares de cada cuenta y hechos posteriores al cierre. 5. NORMATIVIDAD Ver Listado Maestro de Documentos Externos y Normatividad 6. ACTIVIDAS PASO ACTIVIDAD SCRIPCIÓN LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Verificar la Consistencia y Razonabilidad de las cifras incluidas en SIIF Distribución Porción Corriente y No Corriente Generar reporte CGN SALDOS Y MOVIMIENTOS Monitorear de manera permanente la información registrada en SIIF, correspondiente a todas subunidades que identifican los Consejos Seccionales, Tribunales y Juzgados, Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y las Altas Cortes, para verificar que no existan saldos contrarios a su naturaleza, cuentas no autorizadas para la Rama Judicial, saldos no razonables, y que se hayan incluido toda los hechos económicos que afecten la situación económica de la entidad, ordenando los ajustes correspondientes. CON, y clasifica corriente y no corriente de todas las cuentas de Balance General y de Resultados, conforme a lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública Reporte CGN Saldos y Movimientos y lo aproxima a unidades de mil, convirtiéndolo luego a archivo plano, conforme a los instructivos publicados en la página 4 Generar reporte CGN Pág. 2 de 5

3 6. ACTIVIDAS PASO ACTIVIDAD SCRIPCIÓN LA ACTIVIDAD RESPONSABLE OPERACIONES RECÍPROCAS Elaborar Notas a los Estados de Carácter General Elaborar Notas a los Estados de Carácter Específico Actualizar versión y actualizar formularios en el CHIP LOCAL 8 Transmitir información Categoría Contable Pública a través del CHIP 9 Reporte CGN Operaciones Reciprocas lo aproxima a unidades de mil, convirtiéndolo luego a archivo plano, conforme a los instructivos publicados en la página Reporte Notas de Carácter General diligenciando la información relevante conforme a lo establecido en el régimen de contabilidad pública y convirtiendo luego a archivo plano, conforme a los instructivos publicados en la página Reporte Notas de Carácter Específico diligenciando la información relevante conforme a lo establecido en el régimen de contabilidad pública y convirtiendo luego a archivo plano, conforme a los instructivos publicados en la página Ingresar a la página con el usuario ENT y clave asignada Al, link Sistemas/Descargar Software/actualización del aplicativo. Una vez se haya actualizado la versión, ingresar al Chip local, y hacer actualización de los formularios, correspondientes a la categoría y periodo a reportar, aplicando los instructivos publicados por la Contaduría General de la Nación en la página del Chip. Importar y validar en el Chip local la información correspondiente a la categoría Contable Pública, dando aplicación a los instructivos publicados en la página Elaborar Estados Básicos Elaborar, conforme a lo previsto en el Capítulo II Procedimiento para la estructuración y presentación de Estados Básicos, de la Sección II Procedimientos Relativos a los estados, informes y reportes contables del Régimen de Contabilidad Pública, los Estados Pág. 3 de 5

4 6. ACTIVIDAS PASO ACTIVIDAD SCRIPCIÓN LA ACTIVIDAD RESPONSABLE Actualizar el Anexo de Inmuebles Consolidado al nivel nacional Actualizar el Anexo de Anticipos 7. REGISTROS NOMBRE Suscribir Estados Básicos y Anexos Publicar Estados Básicos y anexos en sitio visible y público Publicar Estados en página web Básicos y suscribirlos Verificar y actualizar el anexo de inmuebles generado en el trimestre anterior, confrontándolo con los saldos al final del periodo objeto de reporte, de las cuentas 1605 TERRENOS, 1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO, 1640 EDIFICACIONES, los movimientos del respectivo periodo y los anexos reportados por cada Dirección Seccional Verificar y actualizar el anexo de anticipos generado en el trimestre anterior, confrontándolo con los saldos al final del periodo objeto de reporte, de las cuentas 1420 AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS, los movimientos del respectivo periodo y los anexos reportados por cada Dirección Seccional Verificar, aprobar y suscribir los Estados Financieros, sus notas y anexos. Los estados Básicos certificados, junto con la declaración de la certificación y demás anexos se publicarán en un lugar visible y público de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, para lo cual se remitirán a la Unidad Administrativa solicitando lo pertinente, acompañado del Acta de Publicación Escanear en PDF los Estados, sus notas y anexos e Ingresar a la página web y publicarlos, aplicando el instructivo definido por el CENDOJ para tal fin, imprimiendo el soporte correspondiente RESPONSABLE DILIGENCIARLO Director Ejecutivo de Administración Judicial y Director Unidad de Presupuesto LUGAR CRITERIO TIEMPO RETENCIÓN DISPOSI CIÓN Estados financieros Director Administrativo Archivo de gestión Cronológico Ver TRD Ver TRD Pág. 4 de 5

5 7. REGISTROS NOMBRE Básicos, sus notas y anexos 8. ANEXOS No aplica RESPONSABLE DILIGENCIARLO División Contabilidad 9. CONTROL CAMBIOS Se modifica con el propósito de fortalecer el proceso de LUGAR CRITERIO TIEMPO RETENCIÓN DISPOSI CIÓN Pág. 5 de 5

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