DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

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1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Control de egresos CEO Descripción de actividades Control de Egresos DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 9 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Controlar los gastos derivados de la realización de distintas actividades para la ejecución de s del CEO. 2. ALCANCE El proceso inicia una vez firmada el acta de inicio de ejecución del, con la revisión del cronograma de actividades y la cadena de valor del en donde se reflejan los requerimientos para realizar cada una de las actividades, diligenciando los formatos requeridos para solicitar anticipos, compras, contrataciones, etc., necesarios para la ejecución de. El proceso finaliza con el registro en SAP de los gastos. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices PDI Uniandes: Principales Apuestas Mayor impacto regional. Eje: visibilidad e impacto: Aumentar la participación en s con el sector externo. Aumentar la participación/contribución de la Universidad en s con los sectores empresarial y gubernamental, gremios, tercer sector y otras organizaciones, de forma que contribuya con nuevo conocimiento a la construcción de una sociedad próspera y equitativa Plan Estratégico del CEO: Proyección del CEO - En 2025, se proyecta como un centro independiente que genera lineamientos de acción en la región, sustentado en conceptualización, formulación y ejecución de s que contribuyan a un desarrollo sostenible del país. Política de reconocimiento de costos y gastos indirectos (Overhead) de la Universidad de los Andes. Para la ejecución de los s tener en cuenta los procesos y procedimientos del área de contratación, presupuesto, financiera, compras y contabilidad de la Universidad y realizarlos a través de la Unidad de Servicios Compartidos-USC. Política de proveedores de la Universidad. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso Proyectos 4.2. Responsabilidades Proyectos (cargo que depende funcionalmente del CEO y jerárquicamente del CSC): Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Garantizar el registro y control adecuado de los gastos generados por las distintas actividades de los s. Apoyar la creación de proveedores informando los requisitos exigidos por la universidad. Tramitar los requerimientos de contratación civil y laboral, compras, anticipos, ajustes presupuestales y demás, del a través de la Unidad de Apoyo a Centros. Periódicamente debe generar un informe de anticipos no legalizados para garantizar que todo esté correcto e informar al Coordinador de Proyectos CEO. Periódicamente debe generar un informe de tiquetes aéreos no utilizados para realizar tramitas de devolución de recursos al, e informar al Coordinador de s CEO. Coordinador del (cargo presupuestado en el que se contrata para coordinar la ejecución del mismo): Consolidar, verificar y validar los requerimientos, y actividades definidas para el desarrollo del. Viajero: Diligenciar oportunamente, con información verídica y soportes, los formatos tanto de solicitud de anticipos como de legalización de gastos. USC Unidad de Apoyo a Centros: Tramitar oportunamente las solicitudes realizadas por el CEO. 5. DEFINICIONES CEO: Centro de Estudios de la Orinoquía CSC: Centro de Servicios Compartidos. Unidad de Apoyo a Centros. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo - Control de egresos CEO 6.2. Descripción de actividades Control de Egresos CEO ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Cronograma de actividades y cadena de valor del Proyectos Reembolso o consignación de recursos CEO Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Se debe revisar el cronograma y Revisar el cadena de valor del cronograma y (presupuesto) para empezar a cadena de valor tramitar los requerimientos para del realizar cada una de las actividades Solicitar trámite de contratación de personal Solicitar trámite de compras Capacitar a los viajeros sobre el manejo de formatos Diligenciar y enviar formatos de solicitud de requerimientos Consolidar, verificar y validar las solicitudes Recibir y revisar formatos Una vez establecido el requerimiento de contratación se tramita con Gestión Humana y el Centro de Servicios Compartidos Una vez establecido el requerimiento de compras para el se tramita con el Centro de Servicios Compartidos Para tramitar los requerimientos de viáticos se debe capacitar a los viajeros sobre el manejo de los formatos y normas de la Universidad para las legalizaciones. Se deben diligenciar los formatos de acuerdo al tipo de requerimiento y a las instrucciones del mismo. Se debe consolidar, verificar y validar las solicitudes de requerimientos antes de remitirlas a la coordinación de ejecución de s vía . Se deben recibir y revisar los formatos de solicitud de anticipo comparándolos con el Archivo de ejecución de presupuesto CEO. En caso de que se requiera, se solicitan los ajustes al presupuesto. Viajero Coordinador del Coordinador Proyectos CEO FOR Solicitud de anticipos de empleados y profesores FOR Solicitud de anticipo para gastos de viaje Formato de solicitud de tiquetes Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 8 Hacer ajustes Registrar las solicitudes de anticipo Enviar solicitud de anticipos a empleados Enviar solicitud de anticipos por gastos de viaje Enviar solicitud de tiquetes Gestionar hospedaje Gestionar búsqueda de proveedores Gestionar convenio con proveedor Si se requiere, se deben hacer ajustes en el presupuesto, ya sea sobre la actividad solicitada, o sobre otras actividades/s. Se deben registrar (manual o en la herramienta) las solicitudes para llevar un control de los anticipos Se tramita la solicitud de anticipo a empleados teniendo en cuenta el concepto de la solicitud y el elemento PEP del. Se remite el Formato Solicitud de Anticipo a Empleados para Vo.Bo. de la Jefe de Proyectos y el Director. Una vez esté firmado se remite nuevamente a Apoyo a Centros. Se tramita la solicitud de anticipo por gastos de viaje, teniendo en cuenta las fechas del viaje, la información del viajero y elemento PEP. Se tramita la solitud directamente con la agencia de viajes vía telefónica para saber los costos y horarios y luego se tramita vía . La agencia envía vía copia del tiquete. Se tramita directamente con los proveedores creados o los hoteles de la región. Se hace reserva vía telefónica. Desde la coordinación se hace una visita de campo al territorio donde se va a empezar a ejecutar el con el fin de buscar proveedores para hospedaje, alimentación si es posible y de artículos específicos si se requieren. Se le explica al proveedor los requisitos exigidos por parte de la universidad y se gestiona el trámite y la firma de los formatos requeridos. s/ Área de Presupuesto del CSC Asistente Administrativo CEO/ Coordinador Proyectos CEO s FOR Solicitud de anticipos de empleados y profesores FOR Solicitud de anticipo para gastos de viaje Formato de solicitud de tiquetes Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 16 Entregar formatos diligenciados a Asistente CEO Se remiten los formatos del proveedor al Gestor CEO. Coordinador Proyectos CEO Formatos proveedor 17 Tramitar la creación de terceros Se realiza la creación de terceros. Se tramita la creación de terceros preparando los documentos requeridos y haciendo la solicitud correspondiente al área de Contabilidad. s 18 Tramitar compras de recursos a Apoyo a Centros En caso de que se requieran algunos recursos o equipos específicos para la ejecución de una actividad, se tramita su compra. Si es necesario, se solicita colaboración al área de Compras. s 19 Diligenciar y enviar formatos de legalización de anticipos Una vez una persona retorne del viaje debe diligenciar los formatos de legalización de anticipos, tanto de anticipo de empleados, como anticipo de gastos de viaje. Los formatos diligenciados deben ser entregados al coordinador de Proyectos CEO. Viajero Formatos de legalización de anticipos Se revisan los formatos entregados junto con los soportes de gastos de viaje como facturas, formato de transporte, entre otros. 20 Revisar formatos vs. soportes y saldo En los formatos de legalización se revisa el registro del Nit, el número de factura, el nombre del proveedor y el valor de la factura, entre otros. Coordinador Proyectos CEO Adicionalmente se revisa el saldo del anticipo (anticipo gastos) para determinar si fue negativo o positivo. 21 Registrar información en archivo consolidado de presupuesto CEO Se ingresa la información de los gastos en el Archivo de ejecución de presupuesto CEO en Excel (o herramienta), junto con los anexos de los soportes de gastos (escaneados). s Herramienta Archivo de ejecución de presupuesto CEO Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 Control de egresos - CEO MACROPROCESO Investigación NIVEL 2 Seguimiento técnico y financiero NIVEL 1 Gestión de Proyectos Tramitar 22 reembolso de recursos En caso de que el saldo haya sido negativo, se tramita el reembolso de recursos. s Tramitar 23 devolución de recursos En caso de que el saldo haya sido positivo por la herramienta SIRE s las opciones de devolución (recibo de consignación, debito a cuenta, o débito nómina) y envíen el link al viajero. 24 Generar pago A través de la herramienta SIRE se genera la devolución (por débito de Viajero cuenta, consignación o débito a nómina) SIRE Recibo de consignación El recibo que genera SIRE (una vez realizada la transacción) se entrega al gestor de para el Viajero control de las devoluciones de anticipos. Recibo de consignación Hacer relación 26 de gastos y soportes Se hace una consolidación de los gastos con sus respectivos soportes para registro en SAP. s Relación gastos vs soportes 27 Revisar relación Se debe dar el visto bueno sobre la relación. Director CEO/Jefe Administrativo 28 Ajustar Se ajusta el documento en caso de que se requiera. s 29 Enviar a CxP Se envía a CxP. s 25 Entregar copia del pago 30 Registrar en SAP Se registran los gastos en SAP. Contabilidad SAP 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) FOR Solicitud de anticipo para gastos de viaje FOR Solicitud de anticipos de empleados y profesores FOR Formatos de legalización de gastos de viaje EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Archivo de ejecución de presupuesto CEO Formatos de legalización de anticipos Formatos proveedor Formato de solicitud de tiquetes Plan Estratégico del CEO Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 7. INDICADORES TRAMITES POR PROYECTO Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND s CEO Identificar el promedio de trámites por FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Se debe llevar un registro del número de trámites que se realizan a diario por cada (Anticipos, tiquetes, hospedajes, legalizaciones, etc.) Porcentaje. Número de trámites mensuales/número de s en ejecución El numerador indica el número de trámites realizados en un determinado periodo de tiempo y el denominador indicar el número de s en ejecución. Base de datos diaria de tramites Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Observaciones Base de datos diaria de tramites Por Mensual Por definir. 8. RIESGOS OPERATIVO Que el viajero no entregue los soportes ni los formatos debidamente diligenciados. Errores al registrar la información presupuestal por ser de manera manual. Sobrecarga operativa (Número de s en ejecución) CALIDAD DE SERVICIO Demoras en los tiempos de respuesta de la unidad de Apoyo a Centros. Demoras en tramites por olvidos involuntarios (manejo manual del proceso) SEGURIDAD Pérdida de información por manejo manual de soportes y registros. Pérdida de dineros para devolución de anticipos. ADMINISTRATIVO Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 Errores al registrar la información presupuestal por ser de manera manual. Sobrecarga operativa (Personal insuficiente para ejecutar s). LEGAL Sanciones administrativas por errores involuntarios ocasionados por el manejo manual del proceso. 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 Elaboración 25/02/2016 Publicación 09/09/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Ingeniera Procesos 25/02/2016 REVISÓ APROBÓ Diana Gómez Coordinadora Proyectos - CEO 12/05/2016 Mirtza Arroyo Mirtza Arroyo Jefe Administrativa y Financiera - CEO Jefe Administrativa y Financiera - CEO 08/09/ /09/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 9