Declaración anual de la prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo

Transcripción

1 Declaración anual de la prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo Lineamientos para su cálculo y presentación Mtro. y C.P.C. Gabriel Valencia González, Socio Socio de la firma Actividades: Es experto en contabilidad, impuestos, auditoría y finanzas Tiene 23 años en la firma INTRODUCCIÓN Con el año nuevo, tenemos mucho trabajo con el cierre del ejercicio 2014; la preparación de papeles de trabajo; las declaraciones informativas y anuales. No obstante, aprovechando esta coyuntura, en esta ocasión me enfocaré en el tema de la Declaración anual para la determinación de la prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo, para efectos de la Ley del Seguro Social (LSS). FUNDAMENTO DE LA PRIMA DE GRADO DE RIESGO DE TRABAJO De acuerdo con lo señalado por los artículos 74 de la LSS, y 32 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACRF), los patrones tienen la obligación de revisar su siniestralidad anualmente en el mes de febrero, para realizar un ajuste (aumento o disminución) en la prima del seguro de riesgos de trabajo (RT). Cabe señalar para tales efectos, que de acuerdo con lo establecido en el artículo 41 de la LSS, los riesgos de trabajo son los accidentes y enfermedades a que están expuestos los trabajadores en ejercicio o con motivo del trabajo, teniendo las siguientes definiciones: 1. Accidente de trabajo Toda lesión orgánica o perturbación funcional, inmediata o posterior, o la muerte producida repentinamente en ejercicio o con motivo del trabajo, cualquiera que sea el lugar y el tiempo en que ese trabajo se preste. También se considerará como accidente de trabajo el que se produzca al trasladarse el trabajador, directamente de su domicilio al lugar del trabajo o de éste a aquél (artículo 42 LSS), aunque de acuerdo con el artículo 72 de la propia LSS, no se tomarán en cuenta para la siniestralidad de las empresas, los accidentes que ocurran a los trabajadores al trasladarse de su domicilio al centro de labores o viceversa. Puntos Prácticos 21

2 2. Enfermedad de trabajo Todo estado patológico derivado de la acción continuada de una causa que tenga su origen o motivo en el trabajo o en el medio en el cual el trabajador se vea obligado a prestar sus servicios (artículo 43 LSS). En todo caso, serán enfermedades de trabajo las consignadas en la Ley Federal del Trabajo (LFT). V F N 28 años, que es la duración promedio de vida activa de un individuo que no haya sido víctima de un accidente mortal o de incapacidad permanente total (Nota: Éste es un factor fijo) 2.3, que es el factor de prima (Nota: Éste es un factor fijo) Número de trabajadores promedio expuestos al riesgo 3. De acuerdo con el artículo 55 de la LSS, los riesgos de trabajo pueden producir: a) Incapacidad temporal. b) Incapacidad permanente parcial. c) Incapacidad permanente total. d) Muerte. Tomando en cuenta lo anterior, el patrón deberá reunir la información correspondiente a accidentes y enfermedades de trabajo, las incapacidades producidas y, en su caso, las defunciones. Hay que recordar que las empresas, al registrarse por primera vez (o al cambiar de actividad), deberán autoclasificarse para efectos de la determinación y pago de la prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo (artículos 72 de la LSS y 18 del RACRF), en la prima media establecida en el artículo 73 de la LSS: Prima media En porcientos Clase I Clase II Clase III Clase IV Clase V La revisión anual modificará, incrementando o disminuyendo, esa prima media. Procedimiento para la revisión de la prima media Tal como lo establece el artículo 72 de la LSS, la fórmula para determinar la prima de riesgo de trabajo, es la siguiente: Prima = [(S/365) + V * (I + D)] * (F/N) + M Nota: / es el símbolo de división y * es el símbolo de multiplicación Donde: S I D M Total de los días subsidiados a causa de incapacidad temporal Suma de los porcentajes de las incapacidades permanentes, parciales y totales, divididos entre 100 Número de defunciones 0.005, que es la prima mínima de riesgo (Nota: Éste es un factor fijo) Adicionalmente, conforme al artículo 32 del RACRF, los patrones deberán tomar en cuenta las siguientes reglas para presentar su declaración anual para determinar la prima de grado de riesgo de trabajo: 1. Siniestralidad Se obtendrá con base en los casos de riesgo de trabajo terminados, durante el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año de que se trate. 2. Fijación de la prima Se considerará el valor del grado de siniestralidad de la empresa, al que se le sumará la prima mínima de riesgo, conforme a la fórmula que se establece en la LSS y en el RACRF. El valor obtenido deberá expresarse en porciento, y se comparará con la prima en que la empresa cubre sus cuotas al momento de la revisión. Si el valor es el mismo, se continuará aplicando la misma prima. En caso de que los valores sean diferentes, entonces procederá la nueva prima, aumentándola o disminuyéndola en una proporción no mayor al 1% del salario base de cotización (SBC), con respecto a la prima del año inmediato anterior con que la empresa venía cubriendo sus cuotas, en los términos del artículo 74 de la LSS. 3. Vigencia de la nueva prima La prima obtenida de conformidad con el procedimiento anterior, tendrá vigencia desde el 1 de marzo del año 22 Puntos Prácticos

3 siguiente a aquél en que concluyó el periodo computado, y hasta el 28 (o 29) de febrero del año subsecuente. 4. Fecha de presentación y formatos Los patrones deberán presentar al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), durante el mes de febrero, los formatos impresos o el dispositivo magnético generado por el programa informático que el propio Instituto autorice, en los cuales se harán constar los casos de riesgo de trabajo terminados durante el año, precisando la identificación de los trabajadores y las consecuencias de cada riesgo, así como el número de empleados promedio expuestos al riesgo, dados en razón de la mecánica bajo la cual efectúen los pagos de cuotas. El IMSS deberá dar aviso al patrón cuando califique algún accidente o enfermedad de trabajo o bien, en caso de recaída con motivo de éstos. Además, los patrones determinarán, con base en los datos proporcionados al IMSS, la prima correspondiente y, conforme a la misma, cubrirán sus cuotas del Seguro de Riesgos de Trabajo. Es importante señalar que se eximirá a los patrones de la obligación de presentar los formatos impresos o el dispositivo magnético mencionados, cuando al determinar su prima, ésta resulte igual a la del ejercicio anterior. 5. Documentación requerida para presentar la determinación anual de la prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo De acuerdo con el sitio web sites/all/statics/imss pdf, la documentación que se requiere para presentar la declaración de la prima de seguro de RT, es la siguiente: a) Por Internet mediante SUA a través de IDSE: La Firma Digital NPIE. Archivo de la Determinación en el SUA (Archivo.DAP), el cual se debe enviar a través del IDSE (IMSS Desde su Empresa) para obtener el acuse de confirmación de la transmisión del archivo. b) Presencial en ventanilla con formatos y archivo electrónico: Tarjeta de Identificación Patronal. Formato electrónico Determinación de la Prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo, que se puede descargar en la computadora (archivo CLEM-22.doc). Al llenar este formato, se imprime en original y copia. Documento de acreditación expedido por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), relacionado con un sistema de administración y seguridad en el trabajo, en su caso. Archivo.SRT, en USB o CD. Con el objetivo de aclarar la fórmula antes descrita, se deberán desarrollar sus componentes conforme a lo siguiente: Siniestralidad de la empresa De acuerdo con el artículo 35 del RACRF, ésta se obtiene multiplicando el índice de frecuencia (If) por el de gravedad (Ig) del lapso que se analice (generalmente del 1 de enero y el 31 de diciembre del año de que se trate), de acuerdo a la fórmula siguiente: Siniestralidad = If * Ig Obteniéndose: Siniestralidad = n /(N * 300) * 300 * [ ( S / 365 ) + V * ( I + D ) ] / n O bien, en forma simplificada: Siniestralidad = [( S/365 ) + V * (I + D)] / N Como el grado de siniestralidad se conforma tomando en cuenta la frecuencia y gravedad de los accidentes y enfermedades de trabajo, así como un factor de prima que garantiza el equilibrio financiero del ramo, este grado de siniestralidad se expresa como: Grado de siniestralidad = [( S/365 ) + V * (I + D)] * (F / N) Donde: F = 2.3, que es el factor de prima. Una vez obtenido el grado de siniestralidad, se sumará el que es la prima mínima de riesgo (M), para determinar la prima a cubrir por el seguro de riesgos de trabajo a que se refiere el artículo 72 de la ley. Índice de frecuencia Es la probabilidad de que ocurra un siniestro en un día laborable (artículo 36 del RACRF), y se obtiene al dividir Puntos Prácticos 23

4 el número de casos de RT terminados en el lapso que se analice, entre el número de días de exposición al riesgo, conforme a la siguiente fórmula: If = n / (N * 300) Donde: n N Número de casos de riesgos de trabajo terminados Número de trabajadores promedio expuestos a los riesgos 300 Número estimado de días laborables por año Se deberá tomar en cuenta lo siguiente: Número de trabajadores promedio expuestos al riesgo (N): Se obtiene sumando los días cotizados por todos los trabajadores de la empresa, durante el año de cómputo, y dividiendo el resultado entre 365. Número de días de exposición al riesgo: Se obtiene multiplicando el número de trabajadores promedio expuestos a los riesgos (N), por el número estimado de días laborables por año (300). Nota: No se considerarán como casos de riesgos de trabajo terminados, las recaídas y las revisiones de incapacidades permanentes parciales. Índice de gravedad: Es el tiempo perdido en promedio por riesgo de trabajo que produzcan incapacidades temporales, permanentes parciales o totales y defunciones (artículo 37 del RACRF). Se obtiene al dividir los días perdidos para el trabajo debido a incapacidades temporales, permanentes parciales o totales y defunciones, entre el número de casos de riesgos de trabajo terminados (n) en el lapso que se analice, conforme a la siguiente fórmula: Ig = 300 * [(S / 365) + V * (I + D)] / n Donde: 300 Número estimado de días laborables por año S Total de días subsidiados a causa de incapacidad temporal 365 Número de días naturales del año V I D n 28 años, que es la duración promedio de vida activa de un individuo que no haya sido víctima de un accidente mortal o de incapacidad permanente total Suma de los porcentajes de las incapacidades permanentes, parciales y totales, divididos entre 100 Número de defunciones Número de casos de riesgos de trabajo terminados Para obtener los días perdidos para el trabajo, se tomarán en cuenta las consecuencias de los riesgos de trabajo terminados, las de los casos de recaída y los aumentos derivados de las revisiones a las incapacidades permanentes parciales, registradas en el lapso que se analice, aun cuando provengan de riesgos ocurridos en lapsos anteriores. Para medir el tiempo perdido, si el riesgo de trabajo produce incapacidad temporal se considerarán los días subsidiados; en caso de accidente mortal o de incapacidad permanente total, se tomará en cuenta la duración promedio de vida activa de un individuo de la misma edad que no haya sido víctima de un accidente semejante, y en caso de los asegurados con incapacidad permanente parcial, se considerará el porcentaje correspondiente, de acuerdo con la tabla de valuación de incapacidades contenida en la LFT. Los días subsidiados por incapacidad temporal motivados por una recaída y los porcentajes derivados de las revisiones de incapacidades permanentes parciales, deberán ser considerados para efectos de la siniestralidad por la empresa en donde se originó el riesgo de trabajo, cualquiera que sea el lugar y el tiempo en que se dé. OPCIONES PARA PRESENTAR LA DECLARACIÓN DE LA PRIMA DE RIESGO DE TRABAJO Como hemos observado, la declaración de la prima de riesgo de trabajo se puede presentar en dos formas. A continuación se comentan cómo operan tales opciones. 1. Por Internet mediante SUA a través de IDSE El SUA determina automáticamente la prima de grado de riesgo, por lo que para que esto ocurra de forma adecuada, previamente se deberán haber cargado las incidencias (incapacidades por enfermedad y riesgo de trabajo, defunciones, etcétera). Cabe señalar que para los patrones que tienen más de cuatro trabajadores, el uso del SUA es obligatorio (artículo 113, penúltimo párrafo del RACRF), pero por sus múltiples ventajas (presentación por Internet, cálculo automático de los datos), ésta es la opción más cómoda y recomendable para presentar la declaración. Una vez que se ha asegurado que se cuenta con la información capturada, se procede como sigue: 24 Puntos Prácticos

5 a) Ingresar al SUA y seleccionar el patrón: b) Seleccionar el apartado Determinación Prima de RT y luego, el subapartado Cálculo de días cotizados y trabajadores promedio : c) Pulsar la opción Calcular y concluido el proceso, Salir : Puntos Prácticos 25

6 d) Seleccionar Cálculo de la Prima de RT y después en esa pantalla, Calcular. e) Una vez, concluido el proceso, dar clic en Aceptar : f) Posteriormente, dar clic en Generar Archivo : 26 Puntos Prácticos

7 g) El sistema solicitará la ruta para guardar el archivo; posteriormente, dar clic en Salir : h) Una vez obtenido el archivo (ejemplo, C:\PRIMART2014\ARCHIVO1.DAP), se accederá a la página gob.mx/patrones/idse i) Dar clic en Accede A IDSE AQUÍ : Puntos Prácticos 27

8 j) En la pantalla de IDSE, se deberá acceder con el certificado digital, usuario y contraseña: k) Entrar a DAP-SUA: l) En el apartado DAP-SUA, dar clic en Registrar, Validar Archivo : 28 Puntos Prácticos

9 m) Nuevamente se ingresará el certificado y la contraseña, debiendo anexar el archivo y enviarlo: Finalmente, el sistema arrojará la pantalla con el resumen de la Determinación de la Prima, debiéndose imprimir el acuse y salir de la sesión. 2. Presencial en ventanilla con formatos y archivo electrónico a) En esta opción se deberá obtener del sitio el archivo Instalador_Determinacion_2014.msi, y descargarlo. No es fácil su ubicación, pero una vez obtenido, se deberá instalar en la computadora del contribuyente: b) Se designará el sitio de instalación y se confirmará: Puntos Prácticos 29

10 c) Al terminar la instalación, se cerrará el programa: d) Para concluir el proceso, dar clic en Cerrar : e) Una vez instalado el programa, éste dejará un ícono en el escritorio, el cual deberá seleccionarse para comenzar a capturar los datos: f) Se capturarán los datos del patrón, tecleando Guardar al finalizar. Cabe señalar que, para capturarlos, se deben realizar los cálculos para Número de trabajadores Promedio Expuestos al Riesgo. Veamos un ejemplo. 30 Puntos Prácticos

11 f1) Determinación del total de días cotizados por los trabajadores en el año 2014: Días cotizados en el año (A) No. Trabajadores (B) Total de días cotizados C = (A * B) , Total 22 7,980 f2) Número de trabajadores promedio expuestos al riesgo (N): Concepto Valor Total de días cotizados por los trabajadores en el año de revisión (2014) 7,980 entre: Días del año 365 igual: Número de trabajadores promedio expuestos al riesgo (N) f3) Al terminar, dar clic en Guardar : f4) Si fuera el caso, si existiesen incidencias se tecleará Capturar Relación de Casos : Puntos Prácticos 31

12 f5) Los casos serán introducidos con la información que se solicita y al concluir, se guardará el caso, uno por uno: f6) Al teclear la opción Imprimir relación de casos RT, el programa generará el formato Clem22-A con el nombre de Relación_Casos_Registro Patronal.pdf, en una carpeta denominada DPSRT2014, ubicada en el disco C:\. Para obtener una impresión de ese formato, se deberá abrir el archivo en PDF e imprimirlo: 32 Puntos Prácticos

13 f7) En la pantalla de datos de la empresa, se deberá teclear la opción Cálculo Determinación : f8) Lo cual llevará a la siguiente pantalla, en la que se seleccionará el apartado Imprime Cédula y Genera Archivo.SRT : f9) Esta acción guardará el archivo RegistroPatronal.SRT y el formato Clem22, en el archivo Caratula_RegistroPatronal.pdf. Para imprimir dicha carátula, se deberá abrir este último y acceder a la opción de impresión. Puntos Prácticos 33

14 La impresión de los formatos CLEM22 y CLEM22-A, se deberá realizar en dos tantos, firmarse por el representante legal del patrón y llevar en un medio magnético (CD o memoria USB) el archivo.srt a la Subdelegación del IMSS que corresponda a la empresa. PUNTOS ADICIONALES A CONSIDERAR Como en la generalidad de los trámites, para la presentación de la declaración para la prima de grado de riesgo, hay algunos tópicos que se deben tomar en cuenta, por tratarse de situaciones particulares. Empresas de reciente ingreso al IMSS o con cambio de actividad La disminución o aumento de la prima procederá atendiendo a lo dispuesto en los puntos ya expuestos sobre la siniestralidad y fijación de la prima, considerando los casos de RT terminados, hasta que hayan completado un periodo anual del 1 de enero al 31 de diciembre. Rectificación de la prima El IMSS verificará la información proporcionada por las empresas contra sus registros, y si determina que la prima manifestada no es congruente con la obtenida por el propio Instituto, hará la rectificación correspondiente, la cual surtirá efectos a partir del 1 de marzo del año posterior al que se refiere el cómputo, debiendo ser notificada esa rectificación al patrón. Baja temporal del patrón En los casos en los cuales un patrón haya efectuado su determinación de prima y presente el aviso de baja de su registro ante el IMSS y, posteriormente, presente aviso de alta en la misma actividad, continuará cubriendo las cuotas con la clase y prima que tenía asignada al momento de la baja, siempre y cuando no hubiere transcurrido un lapso mayor de seis meses dentro del periodo que rija tal determinación. En caso de que exceda el límite de seis meses, se asignará la prima media de la clase que le corresponda. Así, para el periodo subsecuente ese patrón realizará su nueva determinación, si el lapso transcurrido entre la baja y la nueva alta es de seis meses o menos. En caso contrario, la empresa continuará en la prima media de la clase en que venía cotizando. Cuando un patrón deje de tener trabajadores a su servicio durante más de seis meses, y no haya comunicado su baja patronal, al reanudar la relación obrero-patronal será colocado en la prima media de la clase que corresponda a su actividad. Ahora bien, si el periodo fuera de seis meses o menos, entonces el patrón será colocado en la prima en que venía cubriendo sus cuotas, siempre y cuando conserve la misma actividad. Empresas con varios números de registro patronal Cuando la empresa tenga asignados diversos números de registro patronal en un mismo municipio o en el Distrito Federal (DF), con excepción de los casos señalados en el artículo 21 del RACRF, para el cálculo de la prima se tomarán las consecuencias de los casos de RT acaecidos al personal de la empresa en un mismo municipio o en el DF, y terminados durante el periodo de cómputo. En caso de que la empresa tenga registrados centros de trabajo en distintos municipios, ésta determinará la prima aplicable a esos centros, inclusive aquellos que cuenten únicamente con trabajadores eventuales, con independencia de los que se encuentran en otro municipio. CONCLUSIONES Es importante para la Seguridad Social en México, que las empresas cubran a sus trabajadores, pagando la prima de grado de riesgos de trabajo adecuada, de acuerdo con su siniestralidad, puesto que éste es el objetivo primordial de esta rama del IMSS. Por supuesto que a las empresas no les es grato subir su prima de grado de riesgo, pero si nuestro objetivo es proteger a patrones y trabajadores de manera equitativa, el declarar el riesgo de trabajo de manera honesta cumple cabalmente con este fin. Por tanto, es tiempo de reunir información y poner manos a la obra para dar cumplimiento a esta obligación ante el IMSS. 34 Puntos Prácticos