PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Y REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVO

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1 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL OBJETIVO Describir las condiciones establecidas para la elaboración y control de los documentos y registros de la empresa, permitiendo que así se evidencie la conformidad con los requisitos de la norma de la resolución de Noviembre 10 de 2016 en SOTRAVALLE SAS ALCANCE Este programa se aplica para todos los documentos que se manejan en cada uno de los procesos de la organización. RESPONSABLE La elaboración y el control de los documentos de la gestión documental es responsabilidad del Proceso de Gestión Mejora. La conservación de las copias controladas de los documentos es responsabilidad de cada uno de los poseedores. DEFINICIONES SGC: Sistema de Gestión Mejora. Instructivo: documento que describe en detalle las actividades, pasó a paso, que se deben seguir para llevar a cabo una actividad. dentro de la estructura documental de la organización es el nivel más detallado. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Manual de la Calidad: documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una organización. Dato: documento que describe información de apego según lo requerido por la supertransporte formato: forma preimpresa o generada como base para consignar un registro. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas PRESENTACION DE DOCUMENTOS Los documentos del Sistema de Gestión Integrado, en adelante SGI están conformados por uno o varios de los elementos que se describen a continuación:

2 ENCABEZADO LOGO LOGO DE LA ORGANIZACIÓN NOMBRE DEL DOCUMENTO Codigo: Versión: Fecha de actualización: NOMBRE DEL DOCUMENTO Se describe el nombre del documento. CODIGO DEL DOCUMENTO (XX- XX- ###) Las dos primeras letras del código identifican el proceso donde aplica el documento así: GD: GM: GC: GO: GCM: GCF: GH: Gestión Directiva Gestión Mejora Gestión Comercial Gestión Operativa Gestión de Compras y mantenimiento Gestión Contabilidad y Finanzas Gestión Humana Las siguientes dos letras corresponden al tipo de documento, IN: PR: MN: CA: FM: TL: PL: DC: MV: CPA: PG: RG: MA: GI: Instructivo Procedimiento Manual Caracterización Formato Tabla Política Descripción de cargos MISION, VISION Cotización, presentación y acercamiento Programa Reglamento Matriz Guía Los dos números finales corresponden a un consecutivo. VERSIÒN (DD-MM-AA) Fecha en la cual se actualiza el documento

3 4.2. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS: CAPÍTULOS MANUAL PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVO DOCUMENTO FORMATO OBJETIVO X X O O O ALCANCE Y RESPONSABLES DEFINICIONES X X O O O O X O O O CONTENIDO DOCTOS. RELACIONADOS X X X X X O O O O O X = Requerido O = Opcional OBJETIVO Describe la finalidad del documento. Precisa los aspectos que trata el documento y amplía la información del título del documento. ALCANCE Establece la cobertura y los límites de aplicabilidad del documento. RESPONSABLE Identifica los cargos responsables de la aplicación del documento. DEFINICIONES Relaciona los términos y las definiciones necesarias para la comprensión del documento. CONTENIDO Relaciona las actividades a realizar especificando quien, como, donde, cuando, para que y por qué. DOCUMENTOS RELACIONADOS Relación de documentos internos o externos que sirven de consulta. CONTROL DE CAMBIOS Describe los cambios realizados a los documentos las fechas y la versión anterior.

4 4.3. ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS El Proceso de Gestión Documental junto con los Jefes de Proceso correspondientes, elaboran, modifican y anulan los documentos del SGI. Los documentos de cada proceso son revisados por el Representante de la Gerencia asignado, y su aprobación la realiza el Gerente. Los Jefes de Proceso identifican la necesidad de elaboración, modificación o anulación de documentos del SGI y la solicitan al Proceso de Gestión Mejora, dicha modificación. El Proceso de Gestión Mejora procesa la información recibida y emite una nueva versión del documento o anula dicho documento. Cuando se anula un documento se deja evidencia en el Listado Maestro de los documentos en la casilla de fuera de uso, cuando se solicita la elaboración de un nuevo documento este código es utilizado para otro documento del mismo tipo. Para la elaboracion, modificacion o anulacion se solicitara por medio de correo electronico al responsable de proceso de mejora y sus cambios quedaran registrados en el control de cambios, informando al Jefe del Proceso interesado, una vez revisado y aprobado el documento. Cuando se requiere se hace difusión del documento dejando registro en el formato de Acta de Reuniones Cuando el documento sea aprobado el Proceso de Gestión Mejora actualiza el Documento Listado Maestro de Documentos y si es el caso el Listado Maestro de registros REGLAMENTO INTERNO DE COLTROL DE ARCHIVOS El Proceso de Gestión Mejora es responsable de la conservación de los documentos originales revisados y aprobados. El Proceso de Gestión Mejora realiza las copias necesarias del documento revisado y aprobado. Identificándolos como COPIA CONTROLADA. Nota: No aplica para formatos. El Proceso de Gestión Mejora suministra una copia controlada del documento a cada uno de los poseedores, dejando evidencia en el formato Distribución de copias controladas de los documentos. Las copias controladas de las versiones anteriores de los documentos son destruidas y se archiva el documento original o una copia identificándola como DOCUMENTO OBSOLETO; solo se deja evidencia de la versión anterior. Los poseedores de los documentos son responsables de conservar y mantener actualizadas las copias controladas entregadas por el Proceso de Gestión Mejora.

5 En el caso de que una persona externa a la organización (cliente, proveedor, etc.) requiera una copia de un documento del SGI, los encargados de Gestión calidad solicita autorización a la Gerencia y si esta lo autoriza entrega la copia identificada que dice COPIA NO CONTROLADA. Pero no se hace responsable de su actualización DOCUMENTACIÓN EXTERNA Los documentos de origen externo son necesarios para el desarrollo de determinadas actividades que influyen en el SGI de la organización, por lo tanto, deben ser controlados. Los usuarios de los documentos externos son los responsables de su preservación y almacenamiento. Los usuarios de los documentos externos son responsables de comunicar al Proceso de Gestión Mejora de cualquier inclusión o exclusión de los mismos, para que actualice el Listado Maestro de Documentos Externos, el cual incluye: Proceso al que aplica, la fecha de edición, el nombre del documento y los poseedores del mismo. Los documentos externos son identificados como DOCUMENTO EXTERNO REGISTROS: Los registros en la organización son un tipo de documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados, dada su importancia, se ejerce un control para su identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición final. La estructura de los formatos puede variar según la necesidad del cliente, e identificándolo bajo los parámetros establecidos en el programa de gestión documental, con su código, versión, fecha vigente y número de páginas si aplica. Para la elaboración, modificación y anulación de formatos se siguen los mismos pasos de los numeral 4.3 de este procedimiento, teniendo en cuenta que todo formato va amarrado a un manual, procedimiento e instructivo. El control de los registros se encuentra bajo la responsabilidad de cada una de los procesos, el departamento Gestión calidad se encarga de tenerlos actualizados; se controla a través del documento Listado Maestro de registros. En el caso de anulación de formatos el Proceso de Gestión Mejora lo excluye del Listado Maestro de Registros. El usuario del registro es el responsable de su conservación y almacenamiento de acuerdo a lo estipulado en el Listado Maestro de Registros. Es responsabilidad de cada Jefe de Proceso verificar que se cumplan las condiciones de disposición final definidas en el Listado Maestro de Registros.

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