IACUSEI 11. ALCANCE. y por vestuario. CONTRALORÍA. OFICIO No. CSCJN/DGA/DAIA/787/2016. Ciudad de México, 25 de noviembre de 2016 PRESENTE

Transcripción

1 IACUSEI CONTRALORÍA OFICIO No. CSCJN/DGA/DAIA/787/2016 Ciudad de México, 25 de noviembre de 2016 LIC. MARÍA EUG!NIA : CORRALES.:'es Al-ANTE DIRECTORA GENERAL DE RECURSOS HUMANOS E INNOVACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN PRESENTE En cumplimiento al Programa Anual de Control y Auditoría 2016, aprobado por el H. Comité de Gobierno y Administración de la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN), el 1 de agosto de 2016 se emitió, a través del oficio CSCJN/102/2016, la orden para practicar una auditoría a la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa (DGRHIA), relativa a verificar que los pagos de prestaciones se realizaron conforme a los lineamientos de la materia a los servidores públicos, por el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre de Con fundamento en el punto 11.3, apartado "Informe de auditoría", numeral 2, último párrafo de la Guía General de Auditoría 1, se presenta el informe número DAIA/2016/28. l. OBJETIVO Comprobar que los pagos a los servidores públicos por el concepto de prestaciones adicionales se realizaron de manera oportuna y en apego a lo establecido en la normativa aplicable. Objetivos Específicos - Comprobar que las percepciones de los servidores públicos autorizados en el Tabulador General de Sueldos y Prestaciones para Mandos Superiores y Medios, y para Personal Operativo, aplicables en 2015, sean acordes al catálogo de puestos. - Deter inar que los pagos por concepto de finiquito, se calcularon de acuerdo a la normativa aplicable, al tiempo laborado y fueron otorgados con oportunidad. - Verificar que las prestaciones adicionales se aplicaron de acuerdo a los montos autorizados en el "Tabulador General de Sueldos y Prestaciones para Mandos Superiores y Medios, y para Personal Operativo" y a lo establecido en la normativa autorizada. 11. ALCANCE Durante el periodo sujeto a revisión se contó con el Tabulador General de Sueldos y Prestaciones para Mandos Superiores y Medios, y para Personal Operativo, autorizados en mayo de 2015, se elaboraron 256 finiquitos; se ejercieron recursos presupuestales por los conceptos de aguinaldo, asignaciones adicionales, ayuda al personal operativo, ayuda de despensa, prima vacacional, reconocimiento especial y por vestuario. Por lo anterior y tomando en consideración la importancia de las actividades, procedimientos de auditoría en las siguientes muestras: se aplicaron /PYH/ACRC 1 e e en ado por la Dirección General de Auditoria será autorizado por el Contralor, quien lo enviará al superior jerárquico del órgano 1 titular de dicho órgano y a las instancias que en cada caso se requiera."

2 - 27% (70) de los finiquitos elaborados. 8% del ejercido por aguinaldo. 7% del ejercido de asignaciones adicionales. - 70% del ejercido de ayuda al personal operativo % del ejercido por concepto de despensa % del ejercido por prima vacacional. - 49% del ejercido por reconocimiento especial. - 33% del ejercido por vestuario. El 4 de noviembre del presente año, la Dirección General de Auditoría remitió, mediante el oficio número No. CSCJN/DGA/DAIA/756/2016, los resultados previos con observación derivado del trabajo de auditoría. El área auditada presentó las justificaciones y aclaraciones pertinentes con el oficio No. DGRHIA/685/2016 del 11 de noviembre de OBSERVACIONES TABULADOR GENERAL DE SUELDOS Y PRESTACIONES AUTORIZADO 2015 De la comparación del "Tabulador General de Sueldos y Prestaciones para Mandos Superiores y Medios", aplicable en 2015, contra el anexo 1 "Catálogo y definición de los puestos de la Suprema Corte de Justicia de la Nación", del Acuerdo General número 10/2009 del Pleno de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, se observó que este último documento no contempla los puestos y definiciones siguientes: 1) Coordinador Administrativo 1 y 11, 2) Dictaminador 1 y 11, 3) Secretario Auxiliar 1 y 11, 4) Secretario Auxiliar de Seguimiento de Comités y 5) Técnico Administrativo. De acuerdo al oficio número DGRHIA/685/2016 de fecha 11 de noviembre de 2016, remitido a esta Dirección General, el área auditada informa que en sesión celebrada por el Comité de Gobierno y Administración (CGA) del 27 de mayo de 2010, se autorizó la transformación de las plazas de Asesor de Mando Superior y Asesor, mediante el cambio de denominación de puesto, así como la plantilla tipo para los órganos de apoyo jurídico, administrativo y de control y fiscalización, con efectos a partir del 1 º de junio de 201 O. En el punto de acuerdo respectivo se incorporaron tablas que contienen la descripción, funciones básicas y sueldos de los puestos de Asesor 1 y 11, Coordinador Administrativo 1 y 11, Dictaminador 1 y 11 y Secretario Auxiliar 1 y 11. En sesión celebrada por el CGA el 28 de septiembre de 2010, se autorizó establecer en el Tabulador General de Sueldos y Prestaciones para mandos medios y superiores, el puesto de Secretario Auxiliar de Seguimiento de Comités. Conforme a los acuerdos de la décima sexta sesión ordinaria celebrada el 4 de noviembre de 2010, el Comité de Gobierno y Administración autorizó la creación del puesto de Técnico Administrativo, definiendo los rangos y sueldos brutos. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Resultado No. 1 Del análisis al Manual de Procedimientos, se observó que el "Procedimiento para Elaboración de la Nómina", no se encuentra actualizado ya que no contempla las actividades que se realizan ante la entrada en productivo del SIA en junio del 2015, incumpliendo con que lo establece la "Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos", punto 3 "Manual de Procedimientos", inciso C "Criterios generales para su elaboración o actualización, validación, registro y difusión", que señala: 3. La elaboración o actualización de los procedimientos que integran cada manual se efectuará de manera justificada cuando surjan cambios en la estructura orgánica por modificación, crecimiento o compactación de áreas funcionales; distinta distribución de funciones entre las áreas que integran el órgano o área funcional de que se trate; modificaciones al Reglamento Interior en Materia de Administración; reformas o emisión de nuevos acuerdos administrativos; así como por mejoras o innovaciones que se implementen. 2

3 Con oficio número DGRHIA/685/2016 de fecha 11 de noviembre de 2016, el área auditada informa que se encuentra trabajando en la elaboración de 36 procedimientos, no obstante, la operación se ha desfasado debido al calendario de las actividades de nómina para el último trimestr del presente ejercicio. Causa: Omisión en el seguimiento en la actualización del procedimiento. Efecto: Falta de delimitación de responsabilidades de los puestos que intervienen en el procedimiento; distribución equilibrada del trabajo, estandarización de rutinas, así como minimizar fallas, errores u omisiones. Recomendación preventiva: 01. La Titular de la DGRHIA actualice el "Procedimiento para elaboración de la nómina", con las nuevas actividades relacionadas con la entrada en productivo del módulo de nómina en el SIA, que incluya normas de operación, servidores públicos responsables y plazos de ejecución. PRESTACIONES En el punto 8.2 del manual que regula las remuneraciones de los servidores públicos del Poder Judicial de la Federación para el ejercicio fiscal dos mil quince, publicado en el Diario Oficial el 27 de febrero de 2015, se define a las prestaciones económicas como "las que reciben los servidores públicos conforme a la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría, su Reglamento, así como los acuerdos que establezcan los Órganos de Gobierno cuyas previsiones deberán estar contempladas en el Presupuesto de Egresos de cada una de las tres instancias del Poder Judicial de la Federación. " Entre otras se encuentra el pago de aguinaldo y la prima vacacional. En el punto 8.3 define a las otras prestaciones como las "percepciones adicionales en beneficio de la economía de los servidores públicos. Se establecen de acuerdo al puesto y nivel salarial y se conforman por las prestaciones que se señalan a continuación, cuyo otorgamiento se realiza atendiendo a las normas, lineamientos, montos y periodicidad aprobados por los Órganos de Gobierno." Entre las que se encuentran las asignaciones adicionales, ayuda al personal operativo, reconocimiento especial y ayuda de despensa. FINIQUITOS De los 70 finiquitos pagados, se comprobó que éstos se realizaron proporcionalmente a los días laborados y de acuerdo a los cálculos establecidos en la normativa. De la muestra antes mencionada, 4 finiquitos se elaboraron a consecuencia de defunción de los servidores públicos, comprobando que los pagos correspondientes por sueldos, prestaciones y diferencias de sueldos, se efectuaron con apego a la normativa y se entregaron a los beneficiarios designados en el seguro de vida. Resultado No. 2 De los pagos efectuados por finiquitos por defunción, se observó que el área auditada no cuenta con un procedimiento autorizado, en el cual se establezcan las actividades, responsables, plazos, documentos solicitados y controles necesarios para tramitar y comprobar el pago a los beneficiarios. Causa: Omisión en la elaboración del procedimiento de la Dirección de Nóminas. Efecto: No existe una delimitación de funciones en cuanto a la aplicación de las políticas y normas de operación que rigen las actividades competencia del área. 3

4 Recomendación preventiva: 01. La titular de la DGRHIA elabore el procedimiento relativo al pago de finiquitos por defunción en el cual incluya las actividades a desarrollar, niveles de responsabilidad, plazos de ejecución, documentos solicitados (copia certificada del acta de defunción, identificación oficial del beneficiario, estado de cuenta a nombre del beneficiario), formatos establecidos (designación de beneficiarios para el pago de sueldos y prestaciones pendientes o finiquito, oficio de solicitud de pago etc.) y controles que garanticen el pago en tiempo y forma a los beneficiarios. AGUINALDO El punto del manual que regula las remuneraciones de los servidores públicos del Poder Judicial de la Federación para el ejercicio fiscal dos mil quince, lo define como la cantidad que se otorga por derecho constitucional a los servidores públicos al finalizar el año vigente en los términos que para tal efecto establezcan los Órganos de Gobierno. Con la prueba selectiva se verificó que el pago de aguinaldo se otorgó en las fechas indicadas, de acuerdo al cálculo estipulado y conforme a los criterios establecidos, sin determinar observación alguna. PRIMA VACACIONAL El punto del manual señala que es el importe equivalente al 50% de 1 O días de sueldo básico, se otorgará en cada uno de los dos periodos vacacionales, de conformidad con las normas y lineamientos establecidos. Con el alcance se comprobó, que las primas vacacionales se pagaron las primeras quincenas de los meses de julio y diciembre, de acuerdo al cálculo aprobado, sin determinar observación alguna. ASIGNACIONES ADICIONALES El punto del manual indica que es la prestación de carácter general con la finalidad de contribuir al mejoramiento de la calidad de vida individual y familiar, además de fomentar la cultura del ahorro entre los servidores públicos del Poder Judicial de la Federación, de conformidad con los lineamientos y montos que establezcan los Órganos de Gobierno a través de Acuerdos Generales y Específicos. Con la muestra se comprobó que el pago de las asignaciones adicionales de realizó de acuerdo a los. lineamientos autorizados en tiempo y forma. AYUDA A PERSONAL OPERATIVO El punto del manual establece que es el beneficio económico anual mediante el cual se reconocen las labores de todo el personal operativo. Se otorga de conformidad con los lineamientos y montos que establezcan los Órganos de Gobierno. Con la selección, se verificó que el beneficio se pagó en la fecha indicada, otorgándose al personal operativo con antigüedad señalada y de acuerdo al monto autorizado, sin determinar observación alguna. RECONOCIMIENTO ESPECIAL El punto del manual menciona que es la ayuda económica mediante la cual se reconocen anualmente las labores del personal que sea considerado por los Órganos de Gobierno, de conformidad con los lineamientos y montos que establezcan dichos órganos. Con la prueba, se comprobó que el pago se realizó en el mes estipulado de acuerdo a lo establecido en la normativa respectiva. /PYH/ACRC 4 L

5 AYUDA DE DESPENSA En el punto del manual, se define como aquel beneficio económico anual para los servidores públicos con el propósito de coadyuvar a solventar sus gastos de fin de año, se otorga de conformidad con los lineamientos y montos que establezcan los Órganos de Gobierno. Se verificó que el beneficio se pagó en el mes establecido, otorgándose al personal designado y al monto autorizado, sin determinar comentario alguno. VESTUARIO Es el beneficio económico anual que se otorga a los servidores públicos que sean considerados por los Órganos de Gobierno para la adquisición de ropa, a fin de que acudan a sus labores acorde a las actividades que realizan, de conformidad con los lineamientos y montos que establezcan dichos Órganos. De acuerdo a la muestra selectiva, se comprobó que esta fue pagada únicamente al personal autorizado, que cumplieron con los meses de antigüedad, así como, recibieron la cantidad autorizada, menos el impuesto respectivo o el descuento autorizado, no encontrando diferencia alguna. La revisión se realizó con base en la documentación e información que proporcionó la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa, de cuya veracidad es responsable el área auditada. Es importante señalar que las recomendaciones se atiendan con oportunidad o bien lleven a cabo las acciones que consideren convenientes para corregir y prevenir lo observado, con el propósito de eficientar el control interno, proceso operativo y normativo. IV. CONCLUSIÓN Como resultado de la auditoría integral practicada a la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa, este órgano interno de control concluye que el área auditada presentó los siguientes resultados: El "Procedimiento para Elaboración de la Nómina", no se encuentra actualizado ya que no contempla las actividades que se realizan con la entrada en productivo del SIA en junio del El área auditada no cuenta con un procedimiento autorizado para la elaboración de finiquitos, en el que se establezcan las actividades, responsables, plazos, documentos solicitados y controles necesarios para tramitar y comprobar el pago a los beneficiarios. De lo anterior, se solicita atender las recomendaciones indicadas en el presente informe, a efecto de mejorar el control interno y el ap,ego a la normativa. PODER JUDICIAL DE LA FEDERACION SUPIEllA COITE DE JUSTICIA DE LA IACIÓlf CONTR 'A q Lic. Manuel D a e G jez Director Gen ral de Auditoría L.!/;o a Director de Auditoría Integral "A" JCDOM/MDIG/PYH/ACRC 5 Esta hoja corresponde al Informe de Auditoría número DAIA/2016/28, relativo a la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa, por o 1enero a diciembre de 2015.