El Gerente de Proyecto. 3: El Gerente de Proyecto. Analogía - Responsabilidades. Liderazgo del Proyecto. Responsabilidades Implícitas

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1 3: El Gerente de Proyecto El Gerente de Proyecto Selección del Gerente de Proyecto Habilidades Requeridas Criterios aplicables a la Selección. Descripción de Tareas. Project Charter 1 2 Responsabilidades Fundamentales Analogía - Responsabilidades Lograr el producto final del proyecto dentro de las limitaciones de tiempo, costo y tecnología Lograr los objetivos de rentabilidad comprometidos Generar todas las decisiones para avanzar en el proyecto y finalizarlo Actuar desde las perspectivas del cliente, de la alta gerencia y de los gerentes funcionales en el ámbito de las comunicaciones Negociar con las funciones especializadas Resolver Conflictos Gerente Proyecto (PM) Proyecto Gerente General Organización 3 4 Responsabilidades Implícitas Interfases Producto resultados de partes o subsecciones conexiones o partes Proyecto Clientes Organizacionales Cambio responsabilidades Flujo de informaciones Inventarios Planificación y Control Incremento utilización de equipos Incremento de la eficiencia Reducción de riesgos Identificación de alternativas para resolver problemas y conflictos Administración de Recursos Personas Programación Fondos Terrenos y Edificios Equipos Materiales Información y tecnología 5 Liderazgo del Proyecto Gerente de Proyecto Visión integradora Capacidad de dirección Planificador Organizador Capacidad para determinar necesidades Negociador amplio Manejo de conflictos Capacidad técnica Motivador 6

2 Características Personales Disciplinas Flexible y Adaptable Inclinación hacia iniciativas significativas Agresividad, confidencialidad, persuación e influencia verbal Ambicioso, activo y tenaz Amplitud de intereses personales Aplomo, entusiasmo, imaginación y espontaneidad Capaz de balancear soluciones técnicas Organizado y disciplinado Generalista antes que Especialista Capaz y dispuesto a la Planificación y Control Capaz de resolver problemas y decidir Capaz de usar su tiempo en forma balanceada Negocios PMBok Ingeniería Etica 7 8 Visión según Patrocinador Cuestiones a considerar Project Management Cuestiones Culturales Entrenamiento Cuestiones económico sociales Recursos Sector Público Gobierno Análisis Impacto Financiamiento Factibilidad Ambiental Ingeniería Aprovisionamiento Construcción Son necesarios análisis de factibilidad económica? Se requieren competencias técnicas complejas? En caso afirmativo, se las requiere entre las competencias del individuo? Si las personas no poseen la pericia requerida? Existe el suficiente respaldo dentro de la organización? Es la primera experiencia de la organización o el individuo? Cuáles son los riesgos asociados? Cuáles son las prioridades de este proyecto y cuáles los riesgos? Cuáles son las interfases del proyecto? Internas, externas o ambas? 9 10 Origen de Project Manager Interno o Externo a la Organización? Origen Interno - Ventajas Conocimiento que le otorga velocidad de ejecución Organización Políticas y procedimientos Personal clave Resultados anteriores que permiten colocarlo al mayor nivel de responsabilidad y autoridad Preferencias de clientes hacia resultados probados obtenidos con la organización actual

3 Origen externo - Beneficios Mayor imparcialidad al no poseer compromisos informales dentro de la línea de mando Visión externa a través del aprendizaje de cómo funciona la organización, las personas y cómo se aplican las políticas y procedimientos Eficiencia en la performance Conocimiento de qué se espera en términos de producto final Clara comprensión de la autoridad y sus límites Comprensión de las relaciones con otras personas Significado de un buen trabajo en términos de resultados Conocer cuándo y dónde no se alcanza lo establecido Consciente de qué debe hacerse cuando los resultados son insatisfactorios Sentir que los superiores se interesan por ellos como individuos, creen en ellos y quieren tengan éxito y progresen Obtener resultados Comprensión Tareas Estructura Personas Integración Herra mientas Contexto Cultura y valores Fuerzas internas y externas y cómo influyen Funcionamiento de los sistemas sociales y técnicos y cómo afectan los resultados Habilidades Requeridas Conducción de Equipos Conducción de equipos Liderazgo Resolución de conflictos Pericia técnica Planificación Organización Emprendedor Administración Generación de Soporte Asignación de Recursos Crear y nutrir Clima objetivos y metas claramente establecidos compromiso con el programa buenas relaciones y espíritu entre los miembros con recursos y pericia necesarios comunicación abierta entre los miembros del equipo y las funciones de apoyo bajo grado de conflictos interpersonales perjudiciales Alta Dirección involucrada y apoyando 17 18

4 Liderazgo Conflictos Clara dirección del Proyecto Asistencia para resolver problemas Facilitar la integración de nuevos miembros Habilidad para manejar los conflictos Facilitar las decisiones del grupo Capacidad para planificar compromisos Habilidad para comunicar con claridad Capacidad para balancear soluciones técnicas con factores humanos y económicos Representar al equipo ante la Dirección Experiencia Flexibilidad Orientación al cambio Pensamiento Innovador Iniciativa y Entusiasmo Carisma y Persuación Organización y Disciplina Desventajas genera decisiones pobres demora acciones perturba los esfuerzos influye negativamente sobre los integrantes del grupo Beneficios produce involucramiento y nueva información aumenta un sano espíritu competitivo Resolución de Conflictos Entendimiento de la interacción entre la organización y los comportamientos Comprensión de las fuentes de generación de conflictos Efectividad ejercicio liderazgo Pericia Técnica Comprensión Tecnología en juego Herramientas y técnicas de ingeniería aplicadas Mercados, clientes y requerimientos específicos Aplicaciones del producto Tendencia y evolución de la tecnología Relación entre las tecnologías de aplicación Comunidad técnica Planificación Organización Necesaria en cualquier emprendimiento y esencial en proyectos complejos Efectividad requiere habilidades: procesamiento información comunicaciones negociaciones de recursos obtener compromisos planificación incremental y modular asegurar hitos mensurables facilitar el involucramiento de la Alta Dirección Cómo trabaja la organización y cómo trabajar con la organización Particularmente importante las primeras etapas del proyecto cuando se establecen los programas y se integra el equipo Requiere definiciones: responsabilidades necesidades y relaciones de información líneas de control 23 24

5 Emprendedor Gestión Perspectiva de Gerente General satisfacción clientes crecimiento futuro consideraciones económico-financieras actividades para cultivar relaciones de mercado no afectar otros proyectos Se desarrollan con la experiencia La formación profesional y la capacitación ayudan al desarrollo de las habilidades de emprendimiento Pericia planificación provisión de recursos presupuestos programación & control Gestión del Proyecto reuniones reportes revisiones presupuesto Generación de Soporte Creación Relaciones Favorables Identificación de organizaciones de soporte Comprensión de las interfases Habilidad para construir relaciones Apoyo Alta Dirección fundamental para las relaciones con grupos funcionales Organizaciones como sistemas de poder compartido integrado por personas con diversos intereses El apoyo de la Alta Dirección permite al líder del proyecto a prevenir desbalances Variables de influencia interrelacionada 1. permanente credibilidad 2. visibilidad del programa 3. prioridad del proyecto respecto a otros emprendimientos organizacionales 4. acceso a la Alta Dirección Asignación de Recursos Generación de acuerdos con todos los contribuyentes claves y sus superiores Acuerdo acerca de especificaciones programas y presupuestos, en especial en etapas tempranas Establecimiento de hitos relacionados con asignación de recursos Responsabilidad del Gerente del Proyecto Asegurar que todos los hitos y resultados sean alcanzados cumpliendo las restricciones de tiempos, costos y respetando los estándares de calidad. Trabajar conjuntamente con los Gerentes Funcionales para asegurar que los recursos se empleen en forma eficaz y eficiente Interactuar con clientes y proveedores Preparación de planes realistas Mantener informados a stakeholders en forma completa Proponer o Iniciar acciones correctivas 29 30

6 Autoridad del Gerente del Proyecto Manejo del Proyecto y generación de directivas de acuerdo a las Políticas y Procedimientos de la Cía. Acceso directo a clientes u otras autoridades Control del Flujo de Caja cash flow del proyecto Revisión del Plan con la aprobación del Cliente Requerir información relativa al Proyecto Monitoreo de funciones para asegurar que todos los problemas sean identificados, informados y resueltos Renegociar condiciones con Gerentes funcionales Delegar responsabilidad y autoridad a personal funcional 31

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