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1 Abril de 2004 / Boletín 8 Página 2 - Actualidad - Novedades Página 3 - Consultoría Estratégica Balanced Scorecard - Cuadro de Mando Integral- Páginas 4 y 5 - Recursos Humanos Gestión por Competencias Páginas 6 y 7 - Organización Industrial - Calidad - Medioambiente Gestión por Procesos La Gestión Estratégica En las últimas décadas del pasado siglo, dentro del mundo empresarial abundaron conceptos tales como estrategia, plan estratégico, metas estratégicas,..., como herramientas que permitían a las empresas diseñar su futuro y avanzar en el camino del éxito. Hoy, transcurridos unos años, y con la experiencia acumulada a lo largo de estos años, se está abriendo una reflexión muy interesante, sobre la utilidad de algunas herramientas y sobre las nuevas necesidades que tienen las direcciones de empresas y organizaciones, para gestionarlas eficazmente. Desde la experiencia de Grupo MB.45 Consultores en el diseño e implantación de este tipo de herramientas, consideramos que hoy en día, la eficacia y eficiencia de la gestión reside en la capacidad de coordinación y gestión de personas y procesos que permitan satisfacer las necesidades del cliente, base esta para obtener los resultados económicos y financieros. Además la gestión empresarial tiene lleva unida otra características que ha de ser sostenible en el tiempo, es decir capaz de generar resultados económicos a medio y largo plazo. En el nuevo entorno en que nos movemos la Gestión Estratégica se convierte en la piedra angular de la gestión, ya no es un proceso aislado, que se realiza una vez al año o cada dos años, que da como resultado una serie de grandes conclusiones, bien presentadas, pero que luego quedan relegadas por las necesidades de atender la gestión el día a día. En este sentido la Gestión Estratégica, entendida como la gestión de los medios y recursos que garantizan la rentabilidad a largo plazo se tiene que incorporar en la gestión y en los hábitos del directivo.

2 Actualidad Novedades Ciclo Herramientas Avanzadas de Gestión Tres herramientas de gestión avanzada para alcanzar el éxito empresarial Durante los días 20 y 27 de enero y 5 de febrero, organizado por Grupo MB.45 Consultores, se desarrolló un Ciclo de Conferencias, que bajo el título de Herramientas Avanzadas de Gestión presentó tres herramientas relacionadas con la gestión directiva: Cuadro de Mando Integral -Balanced Scorecard-, Modelo Europeo de Excelencia -EFQM- y Gestión por Competencias. Balanced Scorecard. Herramienta de aplicación en la empresas que permite gestionar y medir los aspectos más relevantes de las mismas y favorece su gestión integral. Modelo Europeo de Excelencia. Es una estrategia de gestión global que aglutina las mejores prácticas que desarrollan llas organizaciones. Comprende la gestión de forma integral, tanto de los aspectos externos como de los internos. Gestión por Competencias. Una herramienta que sirve para integrar los procesos de gestión de los recursos humanos alineándolos con la estrategia del negocio. Nueva Web Corporativa del Grupo MB.45 Consultores Desde el mes de marzo el Grupo MB.45 Consultores potencia su presencia en internet a través de la nueva Web Corporativa: Esta nueva Web Corporativa pretende ser el punto de encuentro para el tejido empresarial riojano con los sistemas de dirección y gestión empresarial más avanzados. En la estructura del Sitio Web se ha incorporado la nueva imagen corporativa del Grupo, y a primado la funcionalidad de la misma para que facilite el contacto con los clientes (servicios, consultas, descargas de documentos y noticias,...). Desde el Grupo MB.45 Consultores, nuestra más sincera enhorabuena a nuestros clientes: Bodegas La Emperatriz S.L., Manufacturas Nisa S.L., Policres Esgón S.A. y Sáenz Miniexcavaciones S.L., por la reciente obtención del certificado de calidad s/norma ISO 9001:2000 y/o medioambiente s/norma ISO 14001:96. 2

3 Sección: CONSULTORÍA ESTRATÉGICA A Balanced Scorecard -Cuadro de Mando Integral- principios de los años 90 se planteó realizar un estudio sobre los sistemas de gestión y control que utilizaban los directivos, llegaron a una primera conclusión que la mayoría de los sistemas se basaban en indicadores financieros. Esta visión meramente financiera de la empresa, limitaba la capacidad de decisión, ya que estos indicadores no explican completamente la actuación de la empresa en el presente ni mucho menos la futura. Entre otras principales conclusiones del estudio fueron : Aproximadamente un 90 % de las organizaciones considera que una comprensión de la estrategia de la empresa orientada a la acción puede influir en el éxito de la misma. Que menos del 60 % de los altos directivos y menos del 10 % de las empresas no tienen una comprensión clara de la estrategia. perspectiva interna y financiera equilibrada. El Cuadro de Mando Integral es una herramienta orientada a cubrir estas necesidades de gestión, con una metodología que contempla los objetivos de la empresa desde cuatro puntos de vista o perspectivas: la económica, la de los clientes, la interna o procesos y la de las personas y aprendizaje, estableciendo relaciones causa-efecto entre ellos. Perspectiva Economica. Recoge las necesidades de las empresas para obtener resultados económicos y financieros que permiten la continuidad de la organización. Perspectiva Clientes. Mide la actuación frente a la principal fuentes de ingresos de la empresa. Perspectiva Interna o de Procesos. Para aportar valor a los clientes es necesario ser excelente en aquellos procesos que van a permitir satisfacer las necesidades de los clientes en función de nuestra estrategia competitiva. La gestión del día a día normalmente ignoran la estrategia de la empresa, esta debe ser convertida en objetivos e iniciativas alineadas para los departamentos y/o unidades de negocio y sobre todo para las personas. El exceso de información es la no información por lo que la información que recopilan y analizan las empresas debe ser información relevante para seguir la consecución de los resultados. Que debe ser selectiva a fin de medir el cumplimiento de los objetivos. En estas circunstancias el Cuadro de Mando Integral, fue la respuesta a la necesidad de ampliar los sistemas de control desde una Perspectiva de Personas y Aprendizaje. El éxito en el desempeño de los procesos internos depende de la capacidad y habilidades de las personas que componen la organización, de su implicación y motivación y los sistemas empleados. Este sistema contempla asimismo la medición de la gestión, a través de indicadores que contemplan el objetivo y la meta a conseguir, los responsables del mismo, su seguimiento, en definitiva una herramienta de gestión integral que permite a la Dirección de las empresas centralizar y enfocar la gestión y control en los aspectos importante y que crean valor en el presente y en el futuro. 3

4 Sección: RECURSOS HUMANOS E GESTIÓN POR COMPETENCIAS xiste un creciente número de organizaciones que han tomado conciencia de la necesidad de gestionar su personal según el modelo de Gestión por Competencias como fórmula adecuada para conseguir sus objetivos. Este Modelo permite alinear la gestión de las personas con la estrategia de la organización: una vez definida la estrategia de la empresa a partir de su Misión, Visión y Valores, el modelo de Gestión por Competencias, identifica el tipo de personas que se requieren para llevar adelante con éxito dicha estrategia. Un concepto clave en este modelo es el de perfil de éxito, con ello nos referimos al conjunto integrado de competencias claves y de puesto de trabajo requeridas para alcanzar con éxito los resultados esperados en una determinada posición o lo que es lo mismo, son las características que debe reunir una persona para ocupar un determinado puesto de trabajo y desempeñarlo con éxito. Un perfil constituye, por lo tanto, la meta a la que orientar el desarrollo profesional de cada persona y el espejo en que cada profesional debe reflejarse. El sistema de Gestión por Competencias requiere la atención previa a una serie de factores que facilitan el éxito de su implantación: Como en todo tipo de herramientas que suponen un cambio de cultura dentro de la organización es absolutamente necesario un compromiso de la dirección, que 4

5 ALINEACIÓN DE LAS PERSONAS CON LA ESTRATEGIA MISIÓN VISIÓN VALORES ESTRATEGIA GESTIÓN POR COMPETENCIAS promueva y defienda la implantación y desarrollo del modelo. Requiere, así mismo, asumir un estilo participativo, que facilite un alto nivel de involucración y permita a los profesionales interiorizar determinados conceptos: pensar en términos de competencias ha de convertirse en una forma de vida dentro de la organización. Como todo proceso de cambio, es necesario articular un adecuado plan de comunicación y formación para todos los profesionales que vayan a verse afectados por el proyecto. Los trabajadores han de conocer cuál es el alcance y finalidad del proyecto, cuáles son sus ventajas,..., etc. La gestión por competencias se implanta con vocación de permanencia, siendo necesario, por tanto, planificar la actualización periódica del modelo dentro de un proceso de mejora continua. En definitiva, si el objetivo de la gestión por competencias es alcanzar el alto rendimiento de los profesionales de la organización, el sumatorio sinérgico del alto rendimiento de cada uno de estos profesionales, desemboca en una organización con una ventaja competitiva sobre el sector, y, por lo tanto una mejora en los resultados de la entidad. Evaluación: Situación Actual DESARROLLO DESARROLLO Perfil de Éxito MEJORA CONTINUA 5

6 Sección: ORGANIZACIÓN INDUSTRIAL CALIDAD MEDIO AMBIENTE H LA GESTIÓN POR PROCESOS istóricamente, las empresas se han organizado de acuerdo a departamentos o funciones bien diferenciadas. Algunos procesos, hoy en día, pueden quedar contenidos dentro de un Departamento; sin embargo la mayoría de los procesos son interfuncionales, los productos / servicios no se crean por funciones sino por procesos; lo que significa que son personas y recursos físicos de varios departamentos los que actúan para generar dicho producto / servicio. Organizarse sobre la base de los procesos es ya hoy una necesidad que es sustentada por modelos de gestión reconocidos como el Modelo Europeo. PRINCIPIOS DE LA CALIDAD TOTAL- MODELO EFQM: ORIENTACIÓN HACIA LOS RESULTADOS ORIENTACIÓN AL CLIENTE LIDERAZGO Y CONSTANCIA EN LOS OBJETIVOS GESTIÓN POR PROCESOS Y HECHOS DESARROLLO E IMPLICACIÓN DE LAS PERSONAS APRENDIZAJE, INNOVACIÓN Y MEJORA CONTINUA DESARROLLO DE ALIANZAS RESPONSABILIDAD SOCIAL De hecho, los procesos se llevan a cabo en las organizaciones y ante ello hay dos alternativas: Esperar que los mismos se ejecuten adecuadamente o Visualizarlos, comprenderlos y gestionarlos para facilitar su mejora de forma sistemática. Gestionar una organización basándose en los procesos no es una tarea fácil cuando se está acostumbrado a trabajar en la gestión óptima de los recursos de cada departamento. Así, la gestión de los procesos estructura las tareas de los departamentos para que contribuyan al óptimo global de las organizaciones. ESPECIFICACIONES, HOJAS TÉCNICAS PROCEDIMIENTOS, NORMAS INDICADORES CONOCIMIENTO ENTRADAS PROCESO SALIDAS ENERGÍA MATERIALES EQUIPOS PERSONAS 6

7 Un Proceso es una secuencia de Actividades en las que intervienen personas, materiales, energía y equipamiento, organizadas de forma lógica para producir un resultado planificado y deseado. Un proceso debe tener entradas y salidas que puedan medirse y ser adaptables al cambio. Gestión Proveedores Condiciones Especiales Registro facturas de proveedores PRESUPUESTOS GESTIÓN DE COMPRAS RECEPCIÓN DE MATERIALES Gestión de Pedidos Aprobación documentos Devoluciones proveedores Informes internos Por qué es necesaria la Gestión por Procesos?: Porque las empresas u organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. Las ventajas más directas son: Se centra más en el flujo de productos, documentos e información entre departamentos que en la actividad desarrollada dentro de éstos. De esta forma se rompen las estructuras funcionales, reduciendo el departamentalismo, Reinos de Taifas, etc. que están favorecidos indirectamente en otros modelos de gestión. Despliega en la organización las necesidades de los clientes, enfocando toda ella a satisfacerlas. Permite conocer el valor que se está aportando en cada tarea al producto/servicio que ofrece la empresa a sus clientes (tanto internos como externos) y facilita el reconocimiento y la eliminación del despilfarro. Asegura que los productos y servicios suministrados cumplen con unos estándares de calidad definidos por el propio cliente. Facilita la aplicación del ciclo PDCA de la mejora continua. Por el contrario, cuando una organización no gestiona sus procesos o no lo hace correctamente es previsible que: Aunque el producto o servicio entregado cumpla las especificaciones no se garantiza la plena satisfacción de las necesidades de los clientes. No se conozca el coste de las actividades de cada proceso y, por tanto, no pueda evaluar el valor que se está aportando al cliente en las mismas ni el coste añadido en actividades que no le aporten valor. No se ajuste los recursos del modo preciso para consumir lo mínimo posible y facilitar el máximo valor posible al cliente. No se adapte ágilmente a las necesidades cambiantes del mercado. Por tanto el Objetivo de la Gestión por procesos consiste en que éstos: Estén bajo control. Sean competitivos. Sean capaces de reaccionar automáticamente a los cambios. Sean capaces de mejorar continuamente. 7

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