GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD

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1 Página 1 de 11 GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD ÍNDICE 1. OBJETO ALCANCE NORMATIVA Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES RESPONSABILIDADES DESARROLLO SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS INDICADORES ARCHIVO REGISTROS DE LAS EVIDENCIAS RENDICIÓN DE CUENTAS DIAGRAMA DE FLUJO ANEXOS RESUMEN DE REVISIONES Edición Fecha Apartado Motivo de la modificación 01 Mayo Inclusión de indicadores 02 Octubre Inclusión de las evidencias del proceso de Acreditación ELABORADO POR: Grupo AUDIT REVISADO POR: CPA APROBADO POR: Presidencia Director de Calidad Rectora Presidente FECHA: Octubre 2013 FECHA: Octubre 2013 FECHA: Octubre OBJ ETO Este procedimiento tiene por objeto definir, planificar, gestionar, mejorar e informar de los recursos con los que cuenta la Universidad Católica San Antonio (UCAM) para adaptarse permanentemente a las nuevas necesidades y expectativas de sus grupos de interés.

2 Página 2 de 11 2 ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a todas las actividades que la Universidad realiza para determinar las necesidades que se prestan para todas las enseñanzas oficiales que se imparten en la UCAM. 3 NORMATIVA Y/O DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre de Universidades (LOU). Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades (LOMLOU). Legislación en materia de Prevención de Riesgos Laborales. Estatutos de la Universidad Católica San Antonio. rmativa de la Universidad Católica San Antonio para adquisición de recursos materiales. Manual del stema de Garantía Interna de Calidad (Capítulo 8). 4 DEFINICIONES Material Científico-Técnico: Todo material y equipamiento que se utilice para el desarrollo de la docencia dentro de los laboratorios de la Universidad. Material Docente: Todo material y equipamiento que se utilice para el desarrollo de la docencia en la Universidad (libros, ordenadores, cañones, pantallas, aulas...) 5 RESPONSABILIDADES Presidencia/Consejo de Gobierno/Dirección General: Aprobar las propuestas de mejora que han sido elaboradas por los Equipos Directivos. Jefatura de Estudios: Gestionar y planificar la adecuación de las aulas y los espacios necesarios de aprendizaje para los usos propios de los mismos. Vicerrectorado de Investigación (Servicio de Infraestructuras): Facilitar y gestionar todo el material de investigación, proporcionando información sobre su estado y contribución a la investigación, procediendo a tramitar ante los Servicios Universitarios competentes su adquisición. Dirección General/Administración: Aprobar y ejecutar las compras de los recursos materiales necesarios, destinados a la docencia en la Universidad. Servicio Mantenimiento: Realizar el mantenimiento de los recursos materiales y las infraestructuras destinados a la docencia en la Universidad.

3 Página 3 de 11 Servicio Informática: Asegurar la gestión óptima de los recursos materiales informáticos destinados a la docencia en la Universidad. Servicio Biblioteca: Asegurar la gestión óptima de los recursos bibliográficos y de información, puestos a disposición de los grupos de interés. Comisión de Calidad del Título (CCT): Analizar los resultados de los indicadores que les afectan e identificar las áreas de mejora para elevarlas al Equipo Directivo. Títulos/Equipos Directivos: Elaborar las propuestas de mejora y elevarlas al órgano competente. 6 DESARROLLO 6.1 Generalidades La Universidad Católica San Antonio es consciente de que la gestión de los recursos materiales es una necesidad que incide directamente en la calidad de la misma, para de esta manera reducir costes innecesarios y alcanzar un alto índice de éxito y satisfacción en los servicios que la Universidad proporciona Gestión de aulas, espacios y material docente Ver diagrama de flujo Gestión de material científico-técnico Ver diagrama de flujo Mantenimiento de recursos materiales e infraestructuras Ver diagrama de flujo Gestión de recursos bibliográficos Ver diagrama de flujo Gestión de recursos materiales e infraestructuras Ver diagrama de flujo Gestión de recursos informáticos Ver diagramas de flujo 10.6 y SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS INDICADORES Identificación del Indicador Código del Indicador asociado al proceso Tipo soporte y tiempo de archivo Gestión de aulas, espacios y material docente Responsable de su custodia Puestos en aulas PA01-IN01 Papel y/o informático Jefatura de estudios

4 Página 4 de 11 Puestos en laboratorios PA01-IN02 Papel y/o informático Secretaría del Título Puestos en biblioteca PA01-IN03 Papel y/o informático Biblioteca Puestos de ordenadores PA01-IN04 Papel y/o informático Unidad Central de Informática 8 ARCHIVO REGISTROS DE LAS EVIDENCIAS Identificación del registro Plan de dotación de recursos (*) Evidencia nº 40 (*) Registro asociados a la Acreditación Código del proceso asociado al registro Tipo soporte y tiempo de archivo Responsable de su custodia PA01 Papel y/o informático Administración 9 RENDICIÓN DE CUENTAS Dirección General/Administración informa a Presidencia/Consejo de Gobierno de las necesidades de recursos materiales considerados por los servicios descritos en este procedimiento así como de los resultados más significativos obtenidos en los indicadores utilizados en el presente procedimiento. También se procede a informar a los grupos de interés internos y externos que se considere oportuno a través del procedimiento PCL11 Información Pública. 10 DIAGRAMA DE FLUJO

5 Página 5 de Diagrama de flujo de la Gestión de aulas, espacios y material docente GESTIÓN DE AULAS, ESPACIOS Y MATERIAL DOCENTE (1) EQUIPO DIRECTIVO JEFATURA ESTUDIOS CCT Propuesta Petición de aulas, espacios y material docente Ejecución de los espacios, aulas y material docente Aprobación de la propuesta Análisis de resultados y detección de las áreas de mejoras Propuestas de mejora Medición, análisis y mejora de indicadores PM01 Comunicación Puesta en marcha de las mejoras Revisión y mejora del SGIC PCA03 Rendición de cuentas Información Pública PCL11

6 Página 6 de Diagrama de flujo de la gestión de material Científico-Técnico GESTIÓN DE MATERIAL CIENTÍFICO-TÉCNICO (2) PRESIDENCIA/ DIRECCIÓN GENERAL EQUIPO DIRECTIVO VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN (Serv. Infraestructura) ADMINISTRACIÓN CCT Petición de material Científico-Técnico Solicitud de infraestructuras Gestión de la petición con proveedores Recibe y da uso del equipamiento y/o material Aprobación de la solicitud de infraestructuras Análisis de resultados y detección de las áreas de mejoras Propuestas de mejora Medición, análisis y mejora de indicadores PM01 Comunicación Puesta en marcha de las mejoras Revisión y mejora del SGIC PCA03 Rendición de cuentas Información Pública PCL11

7 Página 7 de Diagrama de flujo del mantenimiento de recursos materiales e infraestructuras MANTENIMIENTO DE RECURSOS MATERIALES E INFRAESTRUCTURAS (3) TÍTULO SERVICIO/ DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO SERVICIOS GENERALES La secretaría del Título realiza la solicitud El responsable del servicio o departamento realiza la solicitud Solicitud de incidencia Solicitud de incidencia no resuelta Comunicación de la solicitud no resuelta Solicitud de incidencia no resuelta Asignación a la persona indicada para la realización del servicio solicitado VºBº del Título VºBº del Servicio/ Departamento Realización del servicio solicitado Archivo de la solicitud de incidencia resuelta Solicitud de incidencia resuelta con el VºBº

8 Página 8 de Diagrama de flujo de la gestión de recursos bibliográficos GESTIÓN DE RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS (4) TÍTULO PRESIDENCIA/ CONSEJO DE GOBIERNO BIBLIOTECA CCT ADMINISTRACIÓN Petición de recursos bibliográficos Desiderata Análisis de la desiderata Comunicado de que la petición le ha sido denegada Petición de los recursos bibliográficos a administración Desiderata denegada Comunicado al título de que la petición le ha sido denegada Petición a proveedores Petición a proveedores Adquisición y entrega de los recursos Petición proveedores Administración Proceso Técnico Propuestas de mejora Circulación Análisis de resultados y detección de las áreas de mejoras Medición, análisis y mejora de indicadores PM01 Comunicación Puesta en marcha de las mejoras Revisión y mejora del SGIC PCA03 Rendición de cuentas Información Pública PCL11

9 Página 9 de Diagrama de flujo de la gestión de recursos materiales e infraestructuras GESTIÓN DE RECURSOS MATERIALES E INFRAESTRUCTURAS (5) TÍTULO COMISIÓN DE INFRAESTRUCTURAS ADMINISTRACIÓN CCT PRESIDENCIA/ DIRECCIÓN GENERAL Solicitud Petición de los recursos materiales e infraestructuras Valoración de la viabilidad del proyecto Análisis de la solicitud Solicitud denegada Petición de material e infraestructuras y entrega al título Análisis de indicadores Análisis de resultados y detección de las áreas de mejoras Medición, análisis y mejora de indicadores PM01 Propuestas de mejora Puesta en marcha de las mejoras Revisión y mejora del SGIC PCA03 Rendición de cuentas Información Pública PCL11

10 Página 10 de Diagrama de flujo de la gestión de recursos informáticos GESTIÓN DE RECURSOS INFORMÁTICOS (6) TITULACIÓN / SERVICIO DIRECCIÓN TIC Y MULTIMEDIA Solicitud material / servicio Recepción de la solicitud, validación y alta Solicitud material / servicio Material o servicio? Servicio Material Realización del presupuestario Presupuesto Aprobación del presupuesto? Comunicación solicitud rechazada Solicitud a proveedores / servicio externo Externo Servicio interno o externo? Solicitud a proveedores Interno Comunicación solicitud rechazada VºBº de la Titulación / Servicio Realización del servicio. Entrega/ instalación material VºBº de la Titulación / Servicio Actualización de la Base de Datos de material (Inventario) Base de Datos Inventario del Material

11 Página 11 de Diagrama de flujo de la gestión de recursos informáticos MANTENIMIENTO DE RECURSOS INFORMÁTICOS (7) TITULACIÓN / SERVICIO DIRECCIÓN TIC Y MULTIMEDIA Comunicación de incidencia Recepción de la incidencia y filtrado de la avería Incidencia Derivación al área correspondiente Resolución de la incidencia Resuelta? Elección del Servicio externo que resolverá la incidencia Realización del presupuestario Presupuesto Aprobación del presupuesto? Resolución de la incidencia con el apoyo del Servicio externo Registro de la incidencia y acciones realizadas Registro incidencia tificación de la resolución o la no resolución de la incidencia al Título / Servicio tificación resolución Archivo de parte de incidencia