MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Marzo 2010

2 Índice Procedimientos Departamento de Contabilidad 1. Venta Interna Conciliación Bancaria Emisión de Certificados Emisión de Factura de Compra a Terceros Ingreso de Compras al Libro Compras Cierre de Estados Financieros Trimestrales Control Físico de Comprobantes de Egresos

3 Código: VGE-DF-DCON-001 VENTA INTERNA Página 1 de 3 Área: Vicerrectoría de Gestión Económica y Apoyo Administrativo/Dirección de Finanzas Área Responsable: Departamento de Contabilidad 1. Antecedentes 1.1 Objetivo La venta interna corresponde al procedimiento efectuado por distintas unidades administrativas y/o académicas de la Universidad para solicitar la emisión de: Boleta de Venta. Factura exenta de IVA. Factura afecta a IVA. 1.2 Alcances Pueden emitir boletas de venta: Editorial Universidad de Talca, cajas (Casa Central, Campus Lircay, Campus los Niches y Sede Santiago). Dichas boletas deben ser rendidas diariamente en las cajas de la Universidad. Pueden emitir facturas de venta afectas a IVA: Centro Tecnológico de Suelos y Cultivos, Centro Tecnológico de la Vid y el Vino, Campus Los Niches y Sede Santiago. Puede emitir facturas de venta exentas de IVA y afectas a IVA: Departamento de Contabilidad de la Universidad de Talca, Campus Los Niches y Sede Santiago Documentos de Entrada El solicitante de una factura de venta debe enviar, vía correo electrónico y según corresponda, la solicitud de emisión de factura de venta al Jefe del Departamento de Contabilidad o al Gestor Administrativo del Campus Los Niches o de la Sede Santiago. En la solicitud se debe indicar: Nombre, Rut y dirección del cliente. Concepto de la venta. Monto de la venta. El Centro de Responsabilidad al cual corresponde el ingreso por venta Documentos de Salida En el caso de una venta con factura, el solicitante recibirá un correo electrónico con la factura electrónica (factura exenta o afecta a IVA) Marco Legal Decreto Ley Nº 825 de Ley Sobre Impuesto a las Ventas y Servicios. Circular nº 11 del 02 de marzo de 2004 del Servicio de Impuestos Internos SII. Revisado por Aprobado por Rogelio Rodríguez Cepeda Jefe Departamento de Contabilidad Nombre Cargo 3

4 Código: VGE-DF-DCON-001 VENTA INTERNA Página 2 de 3 2. Características 2.1 DEFINICIONES: Boleta de venta: es el comprobante tributario que acredita la venta de un producto o servicio a un consumidor final. Factura: documento tributario que los comerciantes envían usualmente a otro comerciante, con el detalle de la mercadería vendida, su precio unitario, el total del valor cancelable de la venta y, si correspondiera, la indicación del plazo y forma de pago del precio. Factura Electrónica: documento tributario generado electrónicamente, que reemplaza al documento físico, el cual tiene idéntico valor legal y su emisión debe ser autorizada previamente por el SII CONSIDERACIONES DEL PROCESO: Casos en que la Universidad debe emitir facturas exentas de IVA: El artículo 13, Nº 4, del DL Nº 825, sobre impuestos a las ventas y servicios señala que estarán liberados de Impuestos al Valor Agregado (IVA), entre otras empresas e instituciones, los establecimientos de educación, cuando los ingresos que perciban sean en razón de su actividad docente propiamente tal. Casos en que la Universidad debe emitir facturas afectas a IVA: En los casos que los ingresos percibidos por establecimientos educacionales no provengan de actividades docentes, estarán excluidos de la exención del artículo 13, Nº 4 del DL Nº 825, sobre impuesto a las ventas y servicios. La Circular Nº 11 del 02 de marzo de 2004 del Servicio de Impuestos Internos, establece las siguientes actividades no consideradas como docentes: Venta de textos y materiales pedagógicos tales como cuadernos, útiles, artículos de laboratorio y otros; Venta de otros materiales, como mochilas y bolsos, y otros; Entradas a espectáculos realizados por el establecimiento o por otras organizaciones ligadas a él, como centros de alumnos; Arriendo de instalaciones, salones de eventos, salas y otros; Otras actividades que no se consideren actividades docentes. Emisión de Documentos y Obligatoriedad de Declarar: Para documentar sus cobros por concepto de aranceles, los establecimientos educacionales deberán emitir boletas o facturas de ventas y servicios no afectas o exentas de IVA. Estos mismos documentos se utilizarán para otros cobros realizados por otros servicios considerados como docentes. En los casos de ventas y servicios afectos a IVA, se deberán emitir boletas o facturas de ventas y servicios. En ninguna circunstancia se podrá emitir una boleta o factura de ventas y servicios no afectas o exentas por una venta o prestación afecta al Impuesto al Valor Agregado. Los establecimientos educacionales deberán declarar mensualmente, mediante el Formulario 29, todos sus movimientos, incluso sus ventas exentas. 4

5 3. Proceso de Emisión de Factura de Venta (Exenta o Afecta a IVA) VENTA INTERNA Código: VGE-DF-DCON-001 Página 3 de 3 5

6 CONCILIACIÓN BANCARIA Código: VGE-DF-DCON-002 Página 1 de 4 Área: Vicerrectoría de Gestión Económica y Apoyo Administrativo/Dirección de Finanzas Área Responsable: Departamento de Contabilidad 1. Antecedentes 1.1 Objetivo Describir el procedimiento de Conciliación Bancaria realizado por: El Departamento de Contabilidad de la Universidad de Talca, en el caso de las cuentas corrientes centralizadas. Directores de Proyectos, en el caso que posean cuentas corrientes descentralizadas. 1.2 Alcances El procedimiento debe ser realizado mensualmente por: El Departamento de Contabilidad de la Universidad, en el caso de las cuentas corrientes centralizadas. Directores de Proyectos, en el caso de cuentas corrientes descentralizadas. 1.3 Documentos de Entrada Para realizar una conciliación bancaria será necesario contar con la siguiente documentación: Cartolas bancarias de las cuentas corrientes a conciliar. Libro Banco del mes a conciliar. Talonario de Cheques. 1.4 Documentos de Salida Conciliación bancaria. Trabajar en la planilla Excel adjunto Conciliación Bancaria Universidad de Talca. 1.5 Marco Legal Sin observaciones. 1.6 Observaciones Es obligatorio que todos los funcionarios de unidades administrativas o académicas que posean cuentas corrientes centralizadas o descentralizadas efectúen su conciliación mensual, manteniéndola al día para revisión propia y de los contralores internos y externos de la Universidad de Talca. Revisado por Aprobado por Rogelio Rodríguez Cepeda Jefe Departamento de Contabilidad Nombre Cargo 6

7 CONCILIACIÓN BANCARIA Código: VGE-DF-DCON-002 Página 2 de 4 2. Características La Conciliación Bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en las cartolas bancarias con el libro banco a los efectos de determinar si existen diferencias y, en su caso, el origen de las mismas. La conciliación permite verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la institución y el banco. La conciliación bancaria no es un registro contable, es una herramienta de control CONSIDERACIONES La conciliación bancaria es una herramienta básica de control. Al carecer de ella se produce un desorden financiero y administrativo, por cuanto la entidad no tiene certeza acerca de los dineros disponibles, como tampoco del destino de estos mismos, es decir, se pierde el control de los depósitos, los giros y pagos de cheques y otros cargos y abonos efectuados por el banco. La conciliación bancaria permite determinar el manejo de los ingresos y egresos de la Institución, disminuyendo el riesgo de ilícitos o usos indebidos del efectivo. Las conciliaciones deben realizarse, como mínimo, una vez al mes. 7

8 CONCILIACIÓN BANCARIA Código: VGE-DF-DCON-002 Página 3 de 4 3. Conciliación Bancaria Jefe del Departamento de Contabilidad o Funcionario que posea una cuenta corriente descentralizada INICIO Determinar SALDO CONTABLE en la fecha de conciliación Determinar saldo en mes anterior Sumar depósitos realizados por la Institución, depósitos realizados por terceros, cheques anulados y otros Restar cheques girados, cheques protestados, comisiones bancarias e impuestos por la Ley Nº y otros cargos bancarios Comparar las partidas consideradas por el banco como cargos, con los giros de cheques efectuados por la Universidad. Comparar los abonos con los depósitos efectuados por la misma, a efectos de determinar el detalle de las diferencias que se puedan ocasionar Determinar los cheques que han sido girados por la Institución y que aún no han sido cobrados en el banco Como resultado de las diferentes comparaciones, se deben efectuar las regularizaciones contables de acuerdo con los respaldos pertinentes FIN Nota: Ocupar el formato Excel adjunto Conciliación Bancaria Universidad de Talca. 8

9 CONCILIACIÓN BANCARIA Código: VGE-DF-DCON-002 Página 4 de 4 4. Procedimiento Paso 1: Completar todos los Antecedentes Generales (nombre proyecto, encargado, Nº cta. cte, etc.) Paso 2: Completar solo el valor del Saldo del mes anterior. Paso 3: Hacer clic en cada vínculo completar para luego ingresar los datos correspondientes a la tabla (en Más, Menos y Cheques en trámite de pago). Paso 4: Completar solo el valor del Saldo Final (según cartola bancaria). Nota: Acceso manual a las pestañas con las tablas Más, Menos y Cheques en trámite de pago 9

10 EMISIÓN DE CERTIFICADOS (RENTA, HONORARIOS, ETC.) Código: VGE-DF-DCON-003 Página 1 de 3 Área: Vicerrectoría de Gestión Económica y Apoyo Administrativo/Dirección de Finanzas Área Responsable: Departamento de Contabilidad 1. Antecedentes 1.1 Objetivo Describir el procedimiento para la emisión de certificados de renta, certificados de honorarios, entre otros, por parte de la Universidad de Talca. 1.2 Alcances La emisión de los certificados antes descritos corresponde, exclusivamente, al Departamento de Contabilidad de la Universidad de Talca. 1.3 Documentos de Entrada Para pedir uno de los certificados antes mencionados, el solicitante debe enviar un correo electrónico al Departamento de Contabilidad de la Universidad de Talca indicando su nombre, Rut y el detalle del certificado solicitado. 1.4 Documentos de Salida Certificado solicitado. 1.5 Marco Legal Normativa dispuesta por el Servicio de Impuestos Internos SII. Revisado por Aprobado por Rogelio Rodríguez Cepeda Jefe Departamento de Contabilidad Nombre Cargo 10

11 EMISIÓN DE CERTIFICADOS (RENTA, HONORARIOS, ETC.) Código: VGE-DF-DCON-003 Página 2 de 3 2. Características Los Agentes retenedores pueden ser instituciones fiscales, semifiscales, organismo fiscales y semifiscales de administración autónoma; municipalidades; personas jurídicas en general, sean o no contribuyentes de la Ley de la Renta y estén o no obligadas a llevar contabilidad; personas naturales o jurídicas que obtengan rentas de la primera categoría y que estén obligadas por ley a llevar contabilidad completa o simplificada, incluso aquellas que se encuentren exentas del referido tributo, siempre que obtengan ingresos que se clasifiquen en dicha categoría y que por expresa disposición legal están obligados a retener los impuestos que afectan a los contribuyentes con los cuales celebran negocios. 2.1 Consideraciones del Proceso Los agentes retenedores de impuestos de 2º categoría, impuesto adicional e impuestos únicos están obligados a enviar todos los años al Servicio de Impuestos Internos SII, dentro del mes de marzo, todas las retenciones realizadas, indicando: Nombre y Rut del contribuyente. Monto retenido. Mes en que se efectuó la declaración del contribuyente. 11

12 Código: VGE-DF-DCON-003 EMISIÓN DE CERTIFICADOS (RENTA, HONORARIOS, ETC.) Página 3 de 3 3. Emisión de Certificados PROCEDIMIENTO INTERNO Contribuyente Dirección de Finanzas Servicios de Impuestos Internos INICIO Departamento de Contabilidad Jefe del Departamento Durante marzo el SII obliga a enviar el detalle de todas las retenciones realizadas, indicando: Nombre y Rut del contribuyente Monto retenido Mes en que se efectuó la declaración del contribuyente SII Realiza procedimiento interno FIN SOLICITUD DE CERTIFICADO Contribuyente Dirección de Finanzas Servicios de Impuestos Internos INICIO Contribuyente Solicitante Solicitante Solicita por correo electrónico el certificado de retención al Jefe del Departamento de Contabilidad (en el correo electrónico se debe detallar si se desea un certificado digital o uno impreso) Departamento de Contabilidad Jefe del Departamento Recepciona la Solicitud Si el contribuyente solicita un certificado impreso, éste es firmado por el representante legal De acuerdo a la petición, envía el certificado por carta o al contribuyente Contribuyente Solicitante Solicitante Recepciona certificado FIN 12

13 EMISIÓN DE FACTURA DE COMPRA A TERCEROS Código: VGE-DF-DCON-004 Página 1 de 2 Área: Vicerrectoría de Gestión Económica y Apoyo Administrativo/Dirección de Finanzas Área Responsable: Departamento de Contabilidad 1. Antecedentes 1.1 Objetivo La Factura de Compra a Terceros, es aquella que se emite cuando el vendedor de un bien y/o servicio no presenta o no tiene iniciación de actividades. En este caso, la Universidad de Talca como receptora del bien o servicio contratado procede a emitir una factura de compra a terceros por dicho bien o servicio adquirido. La característica de este documento es que el Impuesto al Valor Agregado (IVA) es retenido al prestador del servicio o vendedor del bien, el cual es enterado en arcas fiscales por el comprador, en este caso la Universidad de Talca. 1.2 Alcances Sin observaciones. 1.3 Documentos de entrada Enviar a través de correo electrónico la solicitud de Emisión de Factura de Compra a Terceros (formato adjunto) al Jefe del Departamento de Contabilidad, en la cual debe detallarse: Nombre del vendedor. Dirección del vendedor. RUT del vendedor. Concepto de la compra. Valor o impuesto incluido. 1.4 Documentos de salida Factura de Compra a Terceros. 1.5 Marco legal Decreto Ley Nº 825 de 1974, Ley sobre impuesto a las ventas y servicios. Revisado por Aprobado por Rogelio Rodríguez Cepeda Jefe Departamento de Contabilidad Nombre Cargo 13

14 Código: VGE-DF-DCON-004 EMISIÓN DE FACTURA DE COMPRA A TERCEROS Página 2 de 2 2. Solicitud de Emisión de Factura a Terceros 14

15 Código: VGE-DF-DCON-005 INGRESO DE COMPRAS AL LIBRO DE COMPRAS Página 1 de 2 Área: Vicerrectoría de Gestión Económica y Apoyo Administrativo/Dirección de Finanzas Área Responsable: Departamento de Contabilidad 1. Antecedentes 1.1 Objetivo Todas las facturas de compra de bienes y/o servicios emitidas a nombre de la Universidad de Talca deben ser debidamente contabilizadas, para ello el Departamento de Contabilidad de la Universidad debe ingresar dichas facturas al Libro de Compras. Por lo anterior descrito, este procedimiento estandariza el envío de facturas por parte de poseedores de cuentas corrientes descentralizadas al Departamento de Contabilidad. 1.2 Alcances Los Jefes de Proyecto que posean cuentas corrientes descentralizadas tienen la obligación de enviar al Jefe del Departamento de Contabilidad dentro del mes de emisión la(s) factura(s) de compra o copia de ella(s) que se realicen a nombre de la Universidad de Talca. 1.3 Documentos de entrada Factura de compra (o copia de ella) emitida a nombre de la Universidad de Talca. 1.4 Documentos de salida Sin documentación. 1.5 Marco legal Sin información. Revisado por Aprobado por Rogelio Rodríguez Cepeda Jefe Departamento de Contabilidad Nombre Cargo 15

16 Código: VGE-DF-DCON-005 INGRESO DE COMPRAS AL LIBRO DE COMPRAS Página 2 de 2 2. Envío de Facturas de Compra 16

17 CIERRE DE ESTADOS FINANCIEROS TRIMESTRALES Código: VGE-DF-DCON-007 Página 1 de 2 Área: Vicerrectoría de Gestión Económica y Apoyo Administrativo/Dirección de Finanzas Área Responsable: Departamento de Contabilidad 1. Antecedentes 1.1 Objetivo Describir el procedimiento de cierre de los estados financieros trimestrales, por parte del Departamento de Contabilidad de la Universidad de Talca. 1.2 Alcances Los estados financieros estarán referidos a las siguientes fechas de cierre: 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre de cada año. Los estados financieros deberán prepararse de acuerdo con principios contables generalmente aceptados emitidos por el Colegio de Contadores de Chile A.G., siempre que no se contradigan con las normas dictadas por esta Superintendencia, en cuyo caso primarán estas últimas sobre aquellas. Los estados financieros anuales, deberán ser presentados en forma comparativa incluyendo el ejercicio actual y el anual inmediatamente anterior. Para los estados financieros en moneda nacional, todas las cifras comparativas que se refieran al ejercicio anterior deberán presentarse actualizadas a la moneda de cierre del período que se informa. Para estos efectos se utilizará el coeficiente de variación experimentado por el Índice de Precios al Consumidor, aplicando el mismo procedimiento que para la revalorización del capital propio. Para que el Departamento de Contabilidad de la Universidad de Talca realice el cierre de estados financieros, es necesario que los siguientes departamentos cumplan con el cierre de sus actividades mensuales: Departamento de Tesorería. Departamento de Cobranzas. Departamento de Adquisiciones. Unidad de Gestión de Actividades Extraordinarias (UGAE). Unidad de Remuneraciones. Unidad Presupuestaria Documentos de Entrada El Departamento de Contabilidad recibe un conjunto de antecedentes e informes que se detallan en el procedimiento descrito en la siguiente página 1.4. Documentos de Salida Trimestralmente se obtiene un balance clasificado. Los estados financieros con sus notas explicativas, se deberán presentar en miles de pesos o en miles de dólares, según corresponda Marco Legal Circular de la Superintendencia de Valores y Seguros de Chile Ley Nº Establece Facultades en Materias Financieras Para Las Universidades Estatales. Publicada en y promulgada en por el Ministerio de Educación. Revisado por Aprobado por Rogelio Rodríguez Cepeda Jefe Departamento de Contabilidad Nombre Cargo 17

18 2. Cierre de Estados Financieros Trimestrales CIERRE DE ESTADOS FINANCIEROS TRIMESTRALES Código: VGE-DF-DCON-007 Página 2 de 2 18

19 CONTROL FÍSICO DE COMPROBANTES DE EGRESOS Código: VGE-DF-DCON-008 Página 1 de 10 Área: Vicerrectoría de Gestión Económica y Apoyo Administrativo/Dirección de Finanzas Área Responsable: Departamento de Contabilidad 1. Antecedentes 1.1 Objetivo Determinar y definir las operaciones efectuadas por el Departamento de Tesorería, el Departamento de Contabilidad y la Unidad de Gestión de Actividades Extraordinarias (UGAE) relativas a la generación y archivo posterior de los comprobantes de egreso (documentos físicos). Se consideran egresos todas las erogaciones realizadas por los Centros de Responsabilidad de actividades presupuestarias y actividades extraordinarias, para el cumplimiento de los fines de la Universidad de Talca. 1.2 Alcances Todos los gastos efectuados deberán ser aprobados por el o los funcionarios autorizados o los encargados de los Centros de Responsabilidad de actividades presupuestarias o de actividades extraordinarias. Las adquisiciones de bienes y/o servicios que realicen los Centros de Responsabilidad deben corresponder a los procedimientos de adquisiciones establecidos por la Dirección de Finanzas de la Universidad de Talca. El pago a terceros relacionado con el proceso Tratamiento de Saldo a Favor (Proceso: Criterios de Atención al Cliente) debe corresponder al procedimiento establecido por el Departamento de Cobranzas de la Universidad. La emisión de un egreso relacionado con el proceso de pago de remuneraciones, debe corresponder al procedimiento establecido por la Unidad de Remuneraciones de la Universidad. Cada dos meses la Asistente del Departamento de Contabilidad realizará un control aleatorio de los comprobantes almacenados en los libros empastados, eligiendo dos libros y verificando su presencia, correcta ubicación y correcta documentación de respaldo, en las estanterías de las bodegas correspondientes Documentos de Entrada Requerimientos de pago del Departamento de Adquisiciones, Departamento de Tesorería, Departamento de Cobranzas, Unidad de Gestión de Actividades Extraordinarias (UGAE) y las distintas unidades, departamentos, direcciones y vicerrectorías que soliciten reembolsos o realicen compras directas sin pasar por el Departamento de Adquisiciones de la Universidad de Talca Documentos de Salida Comprobante de Egreso archivado por el Departamento de Contabilidad de la Universidad Marco Legal Sin observaciones. Revisado por Aprobado por Rogelio Rodríguez Cepeda Jefe Departamento de Contabilidad Nombre Cargo 19

20 2. Proceso General Emisión y Control Físico de Egresos CONTROL FÍSICO DE COMPROBANTES DE EGRESOS Código: VGE-DF-DCON-008 Página 2 de 10 20

21 3. Archivo de Comprobantes de Egreso CONTROL FÍSICO DE COMPROBANTES DE EGRESOS Código: VGE-DF-DCON-008 Página 3 de 10 Departamento de Contabilidad Solicitante de Comprobantes de Egreso INICIO Asistente Departamento Contabilidad Verifica y clasifica los Comprobantes de Egreso de acuerdo a la correlatividad de los mismos Verifica y comprueba la documentación de respaldo con los valores asignados, y que el valor de los impuestos esté bien calculado Registra la recepción conforme de los Comprobantes en el libro Control Comprobantes de Egreso. Si algún documento o comprobante presenta algún problema en la etapa de verificación de documentos el asistente averiguará el motivo de la diferencia Los Comprobantes de Egreso se archivarán temporalmente en archivadores numerados correlativamente y acondicionados especialmente para este proceso Los archivadores se almacenarán en estanterías dependientes del Departamento de Contabilidad Jefe del Departamento Define cuando los archivadores con Comprobantes de Egreso deberán ser almacenados en libros empastados (el periodo máximo de almacenamiento de comprobantes sin empastar es de tres meses) Nota: Generalmente un archivador equivale a un libro Asistente Departamento Contabilidad Registra en el libro Control de Comprobantes de Egreso la salida de los documentos a empastar Tercero solicita un Comprobante de Egreso (documento o libro con comprobante) Solicitante de un Comprobante de Egreso Registra el retiro del comprobante en Libro Control de Comprobantes de Egreso (firma libro e indicando fecha de retiro) Nota: El plazo de devolución de los comprobantes de egreso, empastados o no, es de 1 mes Empaste de Libros con Comprobantes de Egreso Asistente Departamento Contabilidad Registra en el libro Control de Comprobantes de Egreso el regreso de los documentos empastados Archiva libros de acuerdo a la correlatividad de los mismos (un libro empastado indica en lomo el correlativo y la fecha correspondiente) Asistente Departamento Contabilidad Se comunica con el Solicitante del Comprobante Egreso, para que regrese el documento a su lugar de archivo (1 mes de plazo) No Devolución del comprobante en plazo establecido Si Devolución Asistente Departamento Contabilidad Controla el almacenamiento de los comprobantes de egreso en los archivadores del Departamento de Contabilidad o de libros empastados con comprobantes de egreso en las bodegas que la Universidad disponga (Casa central y Campus Lircay) Solicitante de un Comprobante de Egreso Registra la devolución del comprobante en libro Control de Comprobantes de Egreso Regresa el comprobante a su ubicación original, de acuerdo al correlativo del mismo (es obligación del solicitante archivar el comprobante en su correcta ubicación) FIN 21

22 4. Libro Control Comprobante de Egreso CONTROL FÍSICO DE COMPROBANTES DE EGRESOS Código: VGE-DF-DCON-008 Página 4 de Estructura del Libro Control de Comprobantes de Egreso Número de Comprobante de Egreso Recepción Contabilidad Fecha Recepción Firma Fecha salida Empaste Préstamo 1 Préstamo 2 Fecha regreso Almacenado en bodega Nombre solicitante Fecha salida Fecha regreso Firma Nombre solicitante Fecha salida Fecha regreso Firma Observaciones 4.2 Notas: En la columna Recepción Contabilidad la Asistente del Departamento de Contabilidad debe indicar la fecha en que recibió el Comprobante de Egreso junto a su documentación adjunta y además debe firmar la conformidad de la recepción. En la columna Empaste la Asistente de Contabilidad debe indicar las fechas de salida y regreso de un comprobante que fue retirado de las dependencias del Departamento de Contabilidad para ser archivado definitivamente en un libro empastado. Además, en última instancia, se debe dejar constancia del lugar en que será almacenado el libro en cuestión. En las columnas Préstamo 1 y Préstamo 2 los solicitantes de un Comprobante de Egreso deben completar los siguientes datos: Nombre Solicitante, Fecha Salida y Fecha Regreso. La conformidad de la recepción la efectuará la Asistente de Contabilidad al completar el campo Firma. Si se solicita un Comprobante de Egreso que está junto a otros comprobantes en un libro empastado, se debe retirar el libro completo y consignar en el libro Control Comprobantes de Egreso el préstamo de todos los comprobantes incluidos en el libro. Si un comprobante es solicitado más de dos veces, en la última sección del libro Control Comprobantes de Egreso existe un campo en donde consignar tal situación. 22

23 CONTROL FÍSICO DE COMPROBANTES DE EGRESOS 5. Emisión de Comprobantes de Egreso (Fondo Fijo General o Caja Chica) Código: VGE-DF-DCON-008 Página 5 de 10 23

24 CONTROL FÍSICO DE COMPROBANTES DE EGRESOS 6. Emisión de Comprobantes de Egreso (Fondo Fijo Específico) Código: VGE-DF-DCON-008 Página 6 de 10 24

25 CONTROL FÍSICO DE COMPROBANTES DE EGRESOS 7. Emisión de Comprobantes de Egreso (Fondo por Rendir) Código: VGE-DF-DCON-008 Página 7 de 10 25

26 CONTROL FÍSICO DE COMPROBANTES DE EGRESOS 8. Emisión de Comprobantes de Egreso (Pago a Proveedores) Código: VGE-DF-DCON-008 Página 8 de 10 26

27 CONTROL FÍSICO DE COMPROBANTES DE EGRESOS 9. Emisión de Comprobantes de Egreso (Tratamiento Saldo a Favor) Código: VGE-DF-DCON-008 Página 9 de 10 27

28 10. Emisión de Comprobantes de Egreso (Proceso de Remuneraciones) CONTROL FÍSICO DE COMPROBANTES DE EGRESOS Código: VGE-DF-DCON-008 Página 10 de 10 Unidad de Remuneraciones Departamento de Tesorería Unidad Presupuestaria Departamento de Contabilidad INICIO Jefe del Departamento Informa al Jefe del Departamento de Tesorería los descuentos aplicados al personal por los siguientes pagos: beneficios, retenciones judiciales, descuentos personales y cargas familiares Jefe del Departamento Revisa la documentación enviada y autoriza los descuentos por los conceptos descritos anteriormente Envía la documentación a la Unidad de Presupuesto Encargado de Pagos Recibe y clasifica los requerimientos de pago según tipo Conformidad en la documentación No Encargado de Pagos Devuelve a quien corresponda Encargado Ingresa al Sistema la documentación enviada Asistente de Departamento Verifica y clasifica la correlatividad de los Comprobantes de Egreso Verifica y comprueba la documentación y el valor de los impuestos Si Encargado de Pagos Emite pago a través de ICON y Office Banking y clasificación previa (cheque) Genera los Comprobantes de Egreso correspondiente a los pagos efectuados Entrega los cheques a quien corresponda Entrega los Comprobantes de Egreso con los respaldos correspondientes al Departamento de Contabilidad Asistente de Departamento Si se presenta algún problema en la etapa de verificación de documentos averiguará el motivo de la diferencia Archivo de Comprobantes de Egreso FIN 28

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