Novedades de pólizas de seguros FTC FECHA PUBLICACIÓN 09/11/2015

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Adolfo Rodríguez Serrano
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1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE LINEAMIENTOS RESPONSABILIDADES Responsable del proceso: Responsabilidades específicas: DESCRIPCIÓN DE NOVEDADES Inclusión y Exclusión de activos Eventos fuera del campus Estudiantes convenio Ministerio de Relaciones Exteriores Permanencia en lugares intermedios Inspección y acompañamiento a mercancías importadas DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN

.. 4 5.4. Permanencia en lugares intermedios... 4 5.5. Inspección y acompañamiento a mercancías importadas... 5 6. DEFINICIONES... 5 7.

2 1. OBJETIVO Reportar las novedades correspondientes a los seguros de la Universidad ante el corredor de seguros. 2. ALCANCE El proceso aplica para las novedades de los ramos Todo riesgo daños materiales, Responsabilidad civil extracontractual y Transporte de mercancías. 3. LINEAMIENTOS El reporte de altas y bajas del mes debe generarse e incluirse en el archivo compartido en SharePoint el día 20 de cada mes. El aviso de realización de eventos fuera del campus debe realizarse 15 días hábiles antes de la realización del evento. La nota de cobertura para el evento se recibe un día hábil después del aviso de la realización del mismo. La salida del país de estudiantes debe ser reportada 10 días hábiles antes del viaje. La respuesta de ampliación de cobertura a estudiantes que salen del país, se debe dar en un tiempo máximo de 5 días hábiles después del reporte. La solicitud de extensión de permanencia de mercancía en un lugar intermedio cuando excede 30 días, debe realizarse 15 días hábiles antes del vencimiento de la cobertura, por correo electrónico al corredor de seguros. La confirmación de la extensión de cobertura para permanencia de mercancía en un lugar intermedio, es de mínimo 7 días hábiles. La solicitud de acompañamiento e inspección debe realizarse por correo electrónico al corredor de seguros, 15 días hábiles antes del vencimiento de la cobertura. Solo se puede solicitar inspección y acompañamiento para mercancías importadas con valores iguales o superiores a COP $ , o de acuerdo a la naturaleza de la mercancía (fragilidad, cuidados especiales, u otra condición que sea considerada por el gestor de compras internacionales). 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso: Jefe de Compras y Activos Fijo. 2

LINEAMIENTOS El reporte de altas y bajas del mes debe generarse e incluirse en el archivo compartido en SharePoint el día 20 de cada mes.

3 4.2. Responsabilidades específicas: Asistente de seguros: Reportar las novedades al corredor de seguros. Hacer seguimiento a las novedades. Corredor de seguros: Ser intermediario entre la Universidad y la Aseguradora. Garantizar el cumplimiento de los tiempos de respuesta estipulados en este documento. Aseguradora: Dar respuesta oportuna a las novedades y las solicitudes presentadas por la Universidad. 5. DESCRIPCIÓN DE NOVEDADES 5.1 Inclusión y Exclusión de activos 1. Registrar reporte altas del mes vencido y bajas del Asistente de seguros mes anterior al vencido en archivo compartido de SharePoint. 2. Consulta del documento compartido de altas y Corredor de seguros bajas con el fin de remitirlo a la aseguradora para el trámite respectivo. 3. Elaborar el anexo de inclusión y enviar al corredor Aseguradora de seguros. 4. Validar la información del anexo y emitir Corredor de seguros documento de recaudo 5. Seguir proceso de facturación y pago Asistente de seguros 5.2 Eventos fuera del campus 1. Avisar de realización de eventos fuera del campus Unidad Académica / Administrativa 2. Notificar la realización de eventos fuera del Asistente seguros campus al corredor de seguros 3. Solicitud de ampliación cobertura para evento Corredor de seguros 3

Aseguradora: Dar respuesta oportuna a las novedades y las solicitudes presentadas por la Universidad. 5. DESCRIPCIÓN DE NOVEDADES 5.1 Inclusión y Exclusión de activos 1.

4 4. Emitir respuesta y anexo Aseguradora 5. Recibir documentos, revisar y realizar remisorio de Corredor de seguros cobro y radicar ante la Universidad. 6. Notificar a la unidad la cobertura del evento. Asistente seguros 7. Recibir factura, generar la orden de compra e iniciar el proceso de pago. Asistente seguros 5.3. Estudiantes convenio Ministerio de Relaciones Exteriores 1. Reportar la salida de estudiantes al exterior con la información completa de: nombres y apellidos, Unidad Académica / Administrativa documento de identidad, fecha de nacimiento, fechas de permanencia en el extranjero y país a donde se dirige 2. Notificar mediante al corredor de seguros la Asistente seguros salida de estudiantes con la información completa para gestionar la extensión de cobertura en la póliza RCE ante la aseguradora. 3. Realizar la solicitud formal de cobertura a la Corredor de seguros aseguradora de acuerdo al condicionado particular de la póliza 4. Emitir respuesta, anexo y remisorio de cobro. Aseguradora 5. Validar la información del anexo, emitir documento Corredor de seguros de recaudo y radicar ante el cliente. 6. Recibir factura, generar la orden de compra e iniciar el proceso de pago. Asistente seguros 5.4. Permanencia en lugares intermedios 1. Enviar al Asistente de seguros solicitando extensión de permanencia de mercancía en lugar Gestor de Compras Internacionales intermedio (cuando exceda los 30 días), donde se suministre información básica de la mercancía y lugar donde se encuentra 2. Remitir información al Corredor de Seguros para el Asistente de Seguros trámite de la solicitud. 3. Tramitar extensión de cobertura ante la Corredor de seguros aseguradora 4. Generar anexo de cobertura Aseguradora 5. Remitir a la Universidad confirmando extensión de cobertura y vencimiento si aplica Corredor de seguros 4

Estudiantes convenio Ministerio de Relaciones Exteriores 1.

5 5.5. Inspección y acompañamiento a mercancías importadas 1. Enviar al Asistente de seguros solicitando el acompañamiento e inspección a mercancías Gestor de Compras Internacionales importadas por parte de la aseguradora cuando éstas cumplan con las características descritas en este documento. 2. Remitir información al Corredor de Seguros para la Asistente de Seguros gestión de la solicitud. 2. Coordinar el acompañamiento por parte de la Corredor de seguros aseguradora 3. Emitir el informe de acompañamiento, hallazgos y Aseguradora fotos con fecha y hora 4. De acuerdo al hallazgo en caso de avería o daño, puede generarse un aviso de siniestro, para lo cual se seguirá el curso del proceso de siniestros. Asistente seguros 6. DEFINICIONES No aplica. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Normativa general de Aseguradoras e Intermediarios de Seguros 8. INDICADORES No aplica. 9. RIESGOS OPERATIVO Demoras en tiempo de respuesta por parte del corredor de seguros y la aseguradora. No envío oportuno de información Envío de información incompleta por parte de la Universidad. 5

características descritas en este documento. 2. Remitir información al Corredor de Seguros para la Asistente de Seguros gestión de la solicitud. 2. Coordinar el acompañamiento por parte de la Corredor de seguros aseguradora 3.

6 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 23/09/ Publicación 09/11/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de Procesos 23/09/2015 Alberto Poveda Coordinador de procesos 29/10/2015 REVISÓ Alejandra Forero Asistente de seguros 20/10/2015 Alejandro Garzon Coordinador Almacén 20/10/2015 Jose Mauricio Martinez Gestor de compras 20/10/2015 APROBÓ Paola Garcia Jefe de Compras y Activos fijos 09/11/2015 6

procesos 29/10/2015 REVISÓ Alejandra Forero Asistente de seguros 20/10/2015 Alejandro Garzon Coordinador Almacén

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