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1 MANFOR-STI, S.L. TRABAJO EFICIENTE CON OUTLOOK 2010 Listado de píldoras formativas Microsoft Outlook 2010 ofrece herramientas de primera calidad para la administración del correo electrónico personal y de negocios a más de 500 millones de usuarios en todo el mundo. Con el lanzamiento de Outlook 2010, obtendrá un conjunto mejorado de experiencias para satisfacer sus necesidades de comunicación en el trabajo, el hogar y la escuela. Desde un aspecto rediseñado hasta características avanzadas de organización de correo electrónico, búsqueda, comunicación y redes sociales, Outlook 2010 le proporciona una experiencia de primera clase para mantenerse productivo y en contacto con las redes personales y de negocios. Qué aprenderemos con este conjunto de píldoras formativas? Trataremos las cuestiones más interesantes de este programa, entre las que destacan: Gestionar nuestras cuentas de . Crear y agregar firmas. Gestionar citas y reuniones. Gestionar tareas, calendarios y notas. Trabajar con contactos. Utilizar directivas de almacenamiento. Crear y administrar reglas. Compartir Outlook en un entorno de red. Adaptar la metodología GTD a nuestro trabajo diario Carmen Pereira Rodriguez

2 TRABAJO EFICIENTE CON OUTLOOK 2010 Listado de píldoras formativas TABLA DE CONTENIDO DEL DOCUMENTO 1º.- Primeros Pasos con Outlook º.- Gestión Básica de Cuentas º.- Citas y Reuniones º.- Maneja tus Contactos º.-Tareas y Notas º.- Gestión de Directivas º.- Automatización del Trabajo º.- Introduccion a la conversacion º.- Utilización de Reglas º.- Introducción al Método GTD º.- Aplicación del Método GTD en Outlook

3 1º.- PRIMEROS PASOS CON OUTLOOK 2010 Con esta píldora formativa aprenderemos a crear, de forma rápida y cómoda, los elementos más comunes de Outlook 2010: firmas, citas, reuniones, avisos, contactos, tareas, notas. También conoceremos cómo imprimir rápidamente. Crear y agregar una firma. Crear una cita. Crear una reunión. Establecer un aviso. Crear un contacto. Crear una tarea. Crear una nota. Imprimir elementos. 2º.- GESTIÓN BÁSICA DE CUENTAS Para poder enviar y recibir mensajes de correo electrónico con Microsoft Outlook 2010, debe aprender a agregar, configurar y gestionar una cuenta de correo electrónico. Haber realizado la píldora formativa Nº 1. Agregar una cuenta de correo electrónico. Quitar una cuenta de correo electrónico. Crear un mensaje de correo. Responder y Reenviar. Adjuntar archivos y elementos de Outlook Abrir y guardar datos adjuntos. 2

4 3º.- CITAS Y REUNIONES Citas y Reuniones son elementos básicos del Calendario que aprenderemos a utilizar correctamente con esta píldora. Haber realizado las píldoras formativas Nº 1 y Nº2. Crear una cita. Cambiar una cita. Crear una cita periódica. Programar una reunión. Establecer y quitar avisos. 4º.- MANEJA TUS CONTACTOS La carpeta Contactos de Outlook es el lugar donde se puede organizar y guardar información sobre las personas y las organizaciones con las que el usuario se comunica. Con esta píldora formativa aprenderemos a manejar en poco tiempo. Haber realizado las píldoras formativas Nº 1, Nº2 y Nº3. Crear un contacto nuevo. Crear un contacto a partir de otros elementos (un contacto existente, un mensaje de correo electrónico, una tarjeta de presentación, carpetas públicas. Exportar contactos. Importar contactos. 3

5 5º.-TAREAS Y NOTAS Muchas personas usan una lista de tareas pendientes, ya sea en papel, en una hoja de cálculo o en una combinación de papel y medios electrónicos. En Outlook puede combinar diversas listas en una, obtener avisos y realizar un seguimiento del progreso de las tareas. Conoceremos los pasos necesarios para trabajar con tareas y notas en nuestro entorno personal y profesional. Haber realizado las píldoras formativas Nº 1, Nº2, Nº3 y Nº4.. Crear una nueva tarea. Crear un tarea a partir de otros elementos. Barra de tareas pendientes. Crear una tarea en la lista de Tareas diarias. Crear una nota. 6º.- GESTIÓN DE DIRECTIVAS Cuando utiliza Microsoft Outlook 2010 con una cuenta de Microsoft Exchange Server 2010, puede utilizar el almacenamiento en línea como una ubicación de almacenamiento alternativa en el que se va a guardar los mensajes de correo electrónico histórico. Haber realizado las píldoras formativas Nº 1, Nº2, Nº3, Nº4 y Nº5. Almacenamiento en línea. Directivas de almacenamiento. Asignar una directiva de almacenamiento. Quitar una directiva de almacenamiento. Asignación de directivas para mensajes de correo electrónico. Directivas de almacenamiento del buzón. 4

6 7º.- AUTOMATIZACIÓN DEL TRABAJO Pasos rápidos es una nueva característica de Microsoft Outlook 2010 que aplica varias acciones al mismo tiempo a los mensajes de correo electrónico para facilitar la administración rápida y sencilla del buzón. Haber realizado las píldoras formativas Nº 1, Nº2, Nº3, Nº4, Nº5 y Nº6. Pasos rápidos predeterminados. Configurar o cambiar los pasos rápidos predeterminados. Crear un paso rápido. Diferentes métodos para compartir el calendario. 8º.- INTRODUCCION A LA CONVERSACION De manera predeterminada, los mensajes de correo electrónico que se encuentran en la Bandeja de entrada de Microsoft Outlook 2010 se organizan por Fecha y por Conversación, donde se agrupan los mensajes que comparten el mismo asunto en conversaciones que pueden expandirse o contraerse. Haber realizado las píldoras formativas Nº 1, Nº2, Nº3, Nº4, Nº5, Nº6 y Nº7 Introducción a la conversación. Efectuar una acción respecto de una conversación. Activar y desactivar conversaciones. Limpieza de conversaciones. Eliminación de mensajes redundantes. Opciones de limpiar conversaciones. 5

7 9º.- UTILIZACIÓN DE REGLAS Una regla es una acción que Microsoft Outlook realiza de manera automática en los mensajes entrantes y salientes en función de las condiciones que se hayan especificado. Puede crear una regla a partir de una plantilla, de un mensaje o usando sus propias condiciones. Haber realizado las píldoras formativas Nº 1, Nº2, Nº3, Nº4, Nº5, Nº6, Nº7 y Nº8 Ventajas del uso de reglas. Crear una regla estándar. Crear una regla personalizada. Crear una regla desde un mensaje. Ejecutar reglas. Reglas basadas en servidor y reglas sólo de cliente. Aplicación de reglas a otros elementos. 6

8 10º.- INTRODUCCIÓN AL MÉTODO GTD El método GTD, el acrónimo del inglés Getting Things Done, inventado por David Allen es un método para lograr que mejoremos nuestra productividad en el trabajo organizándonos mejor. El método GTD no se centra en el establecimiento de prioridades sino en la creación de listas de tareas específicas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad, etc. Así mismo, se considera un Proyecto toda tarea inconclusa en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada. La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer respecto a un proyecto cualquiera. Conocimientos de Windows y Outlook 2010 a nivel usuario. Haber realizado las píldoras formativas Nº1, Nº2, Nº3, Nº4, Nº5, Nº6, Nº7, Nº8 y Nº9 Qué es el método GTD? Mapa del método y sus fases. Los cinco pasos de la planificación natural. Claves para tener éxito con el método GTD. Ampliar información sobre el método: otros enlaces. 7

9 11º.- APLICACIÓN DEL MÉTODO GTD EN OUTLOOK 2010 En esta píldora hacemos una propuesta de configuración de Outlook 2010 para poder clasificar nuestros correos automáticamente conforme a la filosofía GTD y crear las tareas correspondientes. De esta manera podemos aprovechar las herramientas que por defecto incorpora Outlook 2010: de filtrado de tareas por fecha de inicio o vencimiento, de seguimiento de correos y tareas, lista de tareas pendientes, las posibilidades de visualizar conjuntamente el calendario y las tareas, etc. Haber realizado las píldoras formativas Nº1, Nº2, Nº3, Nº4, Nº5, Nº6, Nº7, Nº8, Nº9 y Nº10 Creación de carpetas contenedoras de tareas Categorización. Creación de reglas de derivación. Aplicación de reglas de derivación a los diferentes elementos. Dominar la bandeja de entrada con 4 opciones. Búsquedas efectivas de elementos. Preguntas más frecuentes.. 8

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