Procedimiento de Atención de Servicios Generales

Transcripción

1 H. Ayuntamiento de Metepec Procedimiento de Atención de Servicios Elaboró Armando Martínez Olvera Encargado del Revisó Vicente H. Ortiz Rodriguez Jefe del Autorizó Sergio Alberto Martínez Aguilar Director de y Finanzas

2 1. OBJETIVO. Coordinar, controlar, gestionar y proporcionar en tiempo y calidad, los servicios generales que requieran las áreas del Organismo para el adecuado desarrollo de sus funciones, en apego a la normatividad establecida en materia de contratación de servicios. 2. ALCANCE. Este es aplicable a todas las áreas del Organismo que son: Dirección General Contraloría Interna Unidad de Gestión Unidad de Sistemas Unidad Jurídica Dirección de Comercialización Atención a Usuarios Cultura del Agua Dirección de y Finanzas Finanzas Dirección de Operación Operación y Mantenimiento Planeación Construcción 3. REFERENCIAS. Procedimiento de Atención de Servicios Manual de Calidad MDC-DGR-SOI-001 Norma ISO 9000:2005 MNX-CC-9000-IMNC-2005 Norma ISO 9000:2008 MNX-CC-9000-IMNC-2008 Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios 4. TERMINOLOGÍA. Requisición de servicios: es aquel servicio de reparación o mantenimiento que se solicita por parte de alguna dirección, departamento o área, ya sea algún bien mueble o vehículo propiedad del Organismo. Servicio: Dar respuesta a las peticiones que solicitan las diferentes áreas que integran el Organismo para que de esta forma se pueda mantener en buen estado los bienes muebles e inmuebles. Página 2 de 8

3 Orden de servicio: aquella que se expide una vez que se aprueba la cotización y el proveedor ganador de esta forma autoriza la realización del servicio. Proveedor: Es la persona, taller o empresa encargada de suministrar los servicios necesarios para mantener en buen estado los bienes muebles e inmuebles. Contrato: Acordar por dos partes en común acuerdo el cumplimiento de algún servicio mediante un documento escrito y firmado de conformidad. Contrato Pedido: Es aquel que se elabora cuando el servicio contratado rebasa los $5, o Solicitud de servicio con numeración consecutivo asignado mediante el SIAC. o Solicitud y autorización de presupuesto. o 2 cotizaciones (mínimo). o Cuadro comparativo. o Contrato pedido o Fianzas (en caso de ser necesario). Servicios Menores: de $ 0.01 a $250, antes de I.V.A. tiempo de entrega de los servicios o bienes será dentro de un periodo de 15 días hábiles a partir de la fecha de la recepción de la solicitud debidamente requisitada. Adjudicación Directa: Servicio con requisición y pedido mayor a $250, y menor a $ antes de I.V.A. asimismo deberá contar con los siguientes requisitos: o Solicitud de servicio con numeración consecutivo asignado mediante el SIAC. o Solicitud y autorización de presupuesto. o 2 cotizaciones (mínimo). o Cuadro comparativo. o Aprobación del comité. o Pedido. o Contrato. o Fianzas (en su caso). El tiempo de entrega de los servicios o bienes será dentro de un periodo de 20 días hábiles a partir de la fecha de recepción de la solicitud debidamente requisitada. Invitación Restringida: de $500, a $1, 500, el proceso de licitación por invitación se hace a cuando menos 3 proveedores conforme a la ley, asimismo deberá contar con los siguientes requisitos: o Bases. o Visita al sitio. o Junta de aclaraciones. o Acto de presentación, apertura y evaluación de propuestas, dictamen y fallo de adjudicación. o Suscripción del contrato. o Fianza o Garantías. o Suministro de los bienes o inicio de los servicios. Página 3 de 8

4 Tiempo de entrega de los materiales, servicios y bienes será dentro de un periodo de 45 días hábiles a partir de la fecha de recepción de la solicitud debidamente requisitada y presupuestada por parte del departamento de Finanzas. Licitación Pública: mayor a $ 1,200, en el proceso de Licitación se tiene que publicar la convocatoria conforme a la ley, asimismo deberá contar con los siguientes requisitos: o Publicación de la convocatoria. o Venta de bases. o Visita al sitio. o Junta de aclaraciones. o Acto de presentación, apertura y evaluación de propuestas. o Análisis y evaluación de propuestas. o Dictamen de adjudicación. o Fallo. o Suscripción del contrato. o Fianza o Garantías. o Suministro de los bienes o inicio de los servicios. El tiempo de entrega de los servicios o bienes serán dentro del periodo de 45 días hábiles a partir de la fecha de recepción de la solicitud debidamente requisitada y presupuestada por parte del Finanzas. 5. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD. Unidad o área solicitante: es la responsable de emitir su solicitud de servicio conforme a la necesidad que se presente y busca a través del área de servicios generales se resuelva dicha petición, conforme a sus requerimientos. Director de y Finanzas: tiene como responsabilidad autorizar, revisar y firmar el trámite del servicio solicitado. Jefe del : Tiene como responsabilidad pre-autorizar revisar y firmar el trámite del servicio solicitado. Jefe del : Recibe solicitud y cotiza el servicio, recibe cotizaciones y solicita pre-autorización y autorización del y de la Dirección de y Finanzas respectivamente, una vez aprobada se realiza el servicio solicitado y genera la liberación del mismo. 6. DESARROLLO. RESPONSABLE Unidad o Área solicitante DESCRIPCIÓN O ACTIVIDAD -Elabora la solicitud de servicio correspondiente. -Envía la solicitud de servicio debidamente requisitada y firmada por las personas que elaboran, emiten el visto bueno y autorizan respectivamente. -Es importante señalar que el área desde un inicio ya sabe si cuenta con el presupuesto para el servicio solicitado, en caso de no contar con él, solicitan al Finanzas se realice la transferencia correspondiente. Página 4 de 8

5 Jefe del Jefe del Dirección de y Finanzas Recibe solicitud de servicio firma de enterado y turna. - Recibe Solicitud de Servicio. - Revisa que las características sean las adecuadas en cuanto a calidades, unidad de medida y datos específicos del bien, materiales y servicios. -Recibe la solicitud de servicio, conteniendo todas las características del bien o de los servicios. FOR-APA-ASG Sella la solicitud del servicio recibido. -Registra la solicitud del servicio. -Solicita cotización a los proveedores que se encuentran del catálogo del padrón FOR-APA-ASG Envía a pre-autorización y autorización del y de la Dirección de y Finanzas a través del SIAC. -Pre-autoriza el servicio solicitado a través del SIAC. -Autoriza el servicio solicitado a través del SIAC. Área Usuaria (solicitante) -Se elabora oficio de transferencia de presupuesto, solo en caso de no contar con el dinero suficiente para el servicio solicitado. Finanzas LIBERACIÓN DE SOLICITUD DE SERVICIO -Sella y firma solicitud de servicio y libera para su trámite de servicio. -Regresa solicitud de servicio debidamente autorizada al. TRAMITE DE SOLICITUD DE SERVICIO -Si el servicio es menor se solicita el servicio y se entrega al usuario para pasar directamente con el proveedor por los servicios. Si es adjudicación directa se selecciona el proveedor de catálogo. -Se elabora Pedido conforme a las características del formato FOR-APA-ASG Solicita al proveedor la firma del pedido y entrega de los servicios en el tiempo establecido. -Se concluye trámite. Página 5 de 8

6 -Si es licitación restringida: se elaboran las bases del concurso apegándose a lo establecido en la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios así como los reglamentos respectivos. El área de Servicios se encarga de: -Revisar cotizaciones y elabora cuadro comparativo -Elaborar Pedido conforme a las características del formato FOR-APA-ASG Solicita al proveedor la firma del pedido y entrega de los servicios en el tiempo establecido. -Entrega copia del pedido al proveedor. -Si es licitación pública: se elaboran las bases del curso apegándose a lo establecido en la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios. El área de Servicios se encarga de: -Revisar cotizaciones y elabora cuadro comparativo -Elaborar Pedido conforme a las características del formato FOR-APA-ASG Solicita al proveedor la firma del pedido y entrega de los servicios en el tiempo establecido. -Entrega copia del pedido al proveedor. SESIONES CONFORME A LA LEY. Comité de adquisiciones -Se sesiona a junta aclaratoria si es necesario. -Si es Licitación Federal se sesiona entrega de propuestas y apertura técnica. -Se sesiona la apertura económica. -Se sesionan fallo. -Si es licitación estatal sesionan en un solo acto de prestación de apertura y evaluación de propuestas dictamen y fallo. Solicita mediante memorándum al jurídico la elaboración del contrato respectivo. ELABORACIÓN DEL CONTRATO PEDIDO Unidad Jurídica -Elabora contrato de servicio conforme al marco jurídico y pedido correspondiente. -Remite el contrato con rubrica de visto bueno al área de servicios para recabar las firmas al departamento de administración. Recabar la firma del contrato por parte del proveedor y entregar copia para el trámite de fianza a servicios generales. Página 6 de 8

7 Finanzas Recibe, revisa y custodia las fianzas hasta su liberación a Finanzas. REVISIÓN Y CONCENTRACIÓN DE DOCUMENTACIÓN Concentra la documentación derivada de los servicios con las firmas correspondientes y se archivan. RECEPCIÓN DE BIEN Y/O SERVICIO Recibe los bienes y/o servicios previo visto bueno del usuario. EVALUACIÓN A PROVEEDORES Contraloría Interna Realiza valuación de proveedores, derivado de los servicios y se reporta trimestralmente FOR-APA-ASG-010. Realiza estadísticas o resultados de las evaluaciones a clientes en un periodo trimestral. POLITICA DE QUEJAS En caso de existir, queja, felicitación o sugerencia favor de acogerse al Procedimiento 19G de Felicitaciones, sugerencias y/o quejas, formato FOR-APA- CIO ANEXOS. FOR-APA-ASG-001 FOR-APA-ASG-002 FOR-APA-ASG-004 FOR-APA-ASG-005 FOR-APA-ASG-006 FOR-APA-ASG-008 FOR-APA-ASG-010 FOR-APA-ASG-012 FOR-APA-ASG-014 FOR-APA-ASG DISTRIBUCIÓN. Este proceso está disponible en la página web y en el Intranet del organismo ( ). Página 7 de 8

8 9. HISTORIAL DE CAMBIOS. NIV. DE REV.: FECHA: DESCRIPCIÓN: 08/Abr./2010 Emisión del documento. 01/Jul./2010 Por actualización de logotipos institucionales. 06/Sep./2011 Cambio de razón social 11/Feb./2013 Cambio de Imagen Institucional 24/03/2014 Cambio de imagen institucional, versión y fecha 01/12/2015 Modificación al proceso en los puntos de referencia, terminología y desarrollo, debido a la implementación del SIAC. 04/01/2016 Cambio de imagen institucional, versión y fecha 02/05/2016 Cambio de Titular del. FIN DEL DOCUMENTO. Página 8 de 8