Bases Selección Agencia de Viajes

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1 Bases Selección Agencia de Viajes TITULO I: DISPOSICIONES GENERALES. 1.1 ENTIDAD CONVOCANTE. 1.2 OBJETO DE LA CONVOCATORIA. 1.3 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO A REALIZAR 1.4 REQUISITOS PARA SER POSTOR. 1.5 CONDICIONES A CUMPLIR 1.6 CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN TITULO II: CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN. 2.1 CONVOCATORIA. 2.2 FORMULACIÓN DE CONSULTAS. 2.3 ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS. 2.4 RECEPCIÓN DE PROPUESTAS. 2.5EVALUACIÓN DE PROPUESTAS Y ADJUDICACION DE LA BUENA PRO. TITULO III: PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS. 3.1 REQUISITOS PARA LA PRESENTACION DE PROPUESTAS. 3.2 CONTENIDO DEL SOBRE Nº CONTENIDO DEL SOBRE Nº CONTENIDO DEL SOBRE Nº 03. TITULO IV: DE LA APERTURA, EVALUACIÓN DE PROPUESTAS Y OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO. TITULO V: DEL CONTRATO. 5.1 CONDICIONES PARA LA FIRMA DEL CONTRATO. 5.2 DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA FIRMA DEL CONTRATO. 5.3 DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO. TITULO VI: DISPOSICIONES FINALES.

2 Bases Selección Agencia de Viajes TITULO I: DISPOSICIONES GENERALES. 1.1 ENTIDAD CONVOCANTE. Instituto de Ingenieros de Minas del Perú. Domicilio: Calle Los Canarios , Urb. San César, Lima OBJETO DE LA CONVOCATORIA. Para la realización del evento PERUMIN 32 Convención Minera en el mes de septiembre del año 2015, el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú requiere la contratación de una empresa que preste el servicio de Agente de Viajes, la cual será la Agencia de Viajes oficial del evento de PERUMIN 32 Convención Minera. Para ello, se llevará a cabo un Concurso Privado cuyo objeto es la selección de la empresa que prestará el servicio de Agente de Viajes, de acuerdo con lo especificado en las presentes Bases y demás documentos complementarios que integran el presente Concurso Privado. 1.3 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO A REALIZAR La Agencia de Viajes, deberá: Tener la capacidad de coordinar eficientemente todos los servicios solicitados que se detalla a continuación:

3 A) Reserva de avión: La Agencia deberá contar con sistemas informáticos de reserva que permitan la confirmación inmediata de disponibilidad de vuelos en todas las compañías aéreas, debiendo asegurar la reserva de asientos y emisión de tarjetas de embarque.. El servicio incluirá la gestión de cambios de fechas de viaje, asientos y cualquier otra condición o aspecto susceptible de ser modificado, nuevas emisiones de boletos, constancias de confirmación, envío tarjetas de embarque, las anulaciones de viajes, pasajes, entre otros. Deberá negociar con las compañías aéreas las tarifas más convenientes, para la compra de pasajes para el Staff de la organización. Deberá coordinar con el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú la gestión de pasajes otorgados por la aereolínea en calidad de auspicio, cuyas tarifas se pondrán en consideración del Instituto de Ingenieros de Minas del Perú. B) Reserva de hotel: Brindar información de precios especiales, de reservas y confirmación en caso lo solicitemos Deberá tener conexiones con otros operadores a nivel internacional, para gestionar cualquier incidencia con algún participante extranjero y/o Staff. La prestación de los servicios que se contratarán como objeto del presente Concurso Privado se realizará por el plazo que durará del 15 de agosto del 2014 hasta 30 de setiembre del REQUISITOS PARA SER POSTOR. Tener experiencia de por lo menos 10 años en servicio de agencia de viajes, asistencia técnica y organización de desplazamientos, transporte y alojamientos. Solvencia técnica o profesional - Acreditación de solvencia técnica o profesional: Relación de los principales servicios o trabajos realizados. Criterio de selección: Haber realizado trabajos o servicios similares en la organización de eventos, al menos dentro de los tres ejercicios anteriores por un importe mínimo de US$ 20,

4 1.5 CONDICIONES A CUMPLIR Capacidad de Atención La Agencia deberá cubrir una capacidad de gestión reserva y venta de no menos de 500 pasajes a los participantes del evento PERUMIN 32 Convención Minera para Setiembre del Atención en Lima Designará tres ejecutivos encargados de la coordinación, reserva y venta de pasajes, y uno de sus ejecutivos realizaría sus labores en las oficinas de Perumin a partir del 4 de Enero del Módulo de Atención en Arequipa Se deberá contar con no menos de 5 asesoras de viajes en la sede de Cerro Juli Arequipa, ubicada en el Campo Ferial de Cerro Juli s/n, distrito de José Luis Bustamante y Rivero, provincia y departamento de Arequipa, para la atención a los participantes. Así como coordinar con el personal del Instituto de Ingenieros de Minas del Perú, para brindar a dicho personal la información acerca del itinerario de los participantes vía ó SMS. Dichas asesoras de viaje deberán seguir las indicaciones que el personal del Instituto de Ingenieros de Minas del Perú les imparta para la correcta prestación del servicio Asistencia a participantes en los aeropuertos de Lima y Arequipa Se deberá contar con 4 a 6 personas que brinden asistencia en los aeropuertos de Lima y Arequipa de donde saldrán y/o llegarán los participantes del evento PERUMIN 32 Convención Minera. Dicha asistencia se efectuará Del 19 al 22 y 24 del 27 de setiembre del 2015, salvo cualquier cambio, el que se comunicará al postor ganador, obligándose desde ya a contar con el personal y demás elementos necesarios para cumplir con el servicio en las nuevas fechas que se puedan establecer Folletos informativos La agencia imprimirá 13,000 folletos informativos a su cuenta y costo, según modelo del evento, cuyas características serán

5 definidas posteriormente previa coordinación y aprobación por el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú) 1.6 CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN Las ofertas serán valoradas con un máximo de 100 puntos en aplicación a los siguientes criterios: Calidad de la oferta hasta 40 puntos Se valorará los aspectos: - Sistema de Atención al Cliente: Perfil profesional de las personas dedicadas de manera exclusiva a la prestación del servicio para PERUMIN 32 Convención Minera - Servicio personalizado en las oficinas del Instituto de Ingenieros de Minas del Perú a partir de Enero del 2015 y durante la realización del evento en Arequipa. - Especialización en Congresos y Grupos - Ampliación del horario de atención, ajustado a nuestro requerimiento - Atención de incidencias las 24 horas/365 días - Red de Oficinas en Lima, Arequipa y/o otros lugares de mayor tránsito - Programas de viajes antes y después del evento - Alquiler de vehículos, las entidades con las que posee convenio, así como los tipos y categorías de vehículos. - Mejoras del sistema de facturación: entrega de flujograma de proceso - Otros que den un valor agregado a la calidad de las ofertas. Precio hasta 40 puntos Consistirá en los descuentos ofrecidos por la empresa:

6 - Descuentos por comisión de emisión de billete (10 puntos) - Descuento en la tarifa oficial de facturación (20 puntos) - Descuento por volumen de facturación (10 puntos) - Descuento al Staff encargado del evento PERUMIN 32 Convención Minera en viajes de la organización - Los descuentos deberán aplicarse en billetes nacionales, europa y transcontinentales Mejoras en la cobertura de los seguros hasta 20 puntos Ofrecimiento en mejoras de seguro de accidentes, equipajes y asistencia de viajes. TITULO II: CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN. 2.1 CONVOCATORIA. La convocatoria para el Proceso de Selección se realizará mediante invitación privada, mediante , donde los postores deberán presentar su propuesta de acuerdo a la estimación de asistencia en reserva de vuelos, que se adjunta en el Anexo 3. Los precios unitarios y/o ofertas deberán contar con el análisis detallado, deberán incluir todos los gastos sin excepción, puesto que durante la vigencia del contrato que se suscriba con el postor ganador de este Concurso Público, estos precios no podrán sufrir ninguna variación. La utilidad, será indicada por separado y en general el postor indicara todo lo necesario para la ejecución del servicio. 2.2 FORMULACIÓN DE CONSULTAS. Del 20 Al 24 de Julio del Las consultas respecto del contenido de las bases se efectuaran por escrito al correo electrónico silvia.alfaro@iimp.org.pe, en el plazo señalado y estarán dirigidas al Ing. Silvia Alfaro. 2.3 ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS. Del 24 al 26 de Agosto del Serán efectuadas por escrito y notificado vía . No se absolverán consultas que se presenten extemporáneamente o que sean formuladas por quienes no se han registrado como participantes.

7 2.4 RECEPCIÓN DE PROPUESTAS. Se realizarán en sobre cerrado, teniendo como fecha límite de recepción el 8 de Agosto del 2014 a las 17 horas, en las oficinas del Instituto de Ingenieros de Minas del Perú: Calle Los Canarios , Urb. San César II Etapa La Molina 2.5 EVALUACIÓN DE PROPUESTAS Y ADJUDICACION DE LA BUENA PRO. El 11 al 15 de Agosto del 2014, el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú comunicará por escrito la adjudicación de la buena pro al postor seleccionado. Se deja constancia que el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú podrá prorrogar o modificar las etapas del proceso de selección. En tal caso, se procederá a dar aviso a los participantes mediante correo electrónico. Asimismo, en cualquier estado del proceso de selección, hasta antes del otorgamiento de la Buena Pro, el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú puede cancelarlo por razones de fuerza mayor o caso fortuito, cuando desaparezca la necesidad de requerir la prestación del servicio, o cuando así lo considere el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú, sin responsabilidad alguna. TITULO III: PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS. 3.1 REQUISITOS PARA LA PRESENTACION DE PROPUESTAS. La presentación de la propuesta implica el sometimiento del postor a todas y cada una de las disposiciones y normas indicadas en las presentes Bases, sin necesidad de declaración expresa. Las propuestas que no se ciñan a las Bases y/o no contengan de forma completa la información y/o documentación, se darán por no presentadas. Considerar que el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú podrá realizar modificaciones durante la ejecución del servicio de la agencia de viajes, como aumento o disminución en la emisión de tarjetas de embarque, alojamiento, entre otros; el cual conllevará a un reajuste del monto total. Esto deberá ser tenido en cuenta por el postor al momento de presentar su propuesta.

8 La propuesta deberá ser entregada en sobre cerrado a nombre de la Srta. Silvia Alfaro en las instalaciones del Instituto de Ingenieros de Minas del Perú. Se presentarán necesariamente tres (3) sobres, conforme a lo indicado en los numerales 3.2, 3.3 y 3.4 siguientes. Todos los documentos que contengan información esencial de las propuestas del proceso de selección se presentarán en idioma castellano o, en su defecto, acompañados de traducción oficial, salvo el caso de la información técnica complementaria contenida en folletos, instructivos, catálogos o similares, que podrá ser presentada en el idioma original. El postor será responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos. 3.2 CONTENIDO DEL SOBRE Nº 01. Documentación General Copia Literal del Asiento de Inscripción Registral de Constitución de la empresa Ficha RUC Vigencia de Poder con una antigüedad no mayor de treinta (30) días de emitida del/los representante(s) legal(es) Copia del DNI del/los representante(s) legal(es) Deberá presentar la misión, organigrama, equipo de trabajo dedicado al evento, funciones y cartera de clientes Incluir documentación de la cláusula CONTENIDO DEL SOBRE Nº 02. Propuesta Gestión de Servicio En este sobre se incluirá la Declaración Jurada de Presentación de Oferta, adjunto a estas Bases, y la documentación que se exije para acreditar lo dispuesto en la clausula 1.5 CONDICIONES A CUMPLIR y 1.6CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN, Calidad de la oferta. así como todo aquello que el postor estime conveniente aportar. 3.4 CONTENIDO DEL SOBRE Nº 03. Propuesta económica. Deberá contener los siguientes documentos: Presupuesto detallado contemplando lo expresado en las DISPOSICIONES GENERALES del Adicionalmente, el si Postor tuviera algo que agregar (servicio adicional o complementario) no contemplado en el trabajo por realizar, deberán presentarlos en una plantilla aparte.

9 En los precios ofertados deberán incluir todos los gastos que la empresa deba realizar para el cumplimiento de las prestaciones llámese financieros, seguros, transportes y desplazamiento de montajes y embalaje, honorario del personal a su cargo, de comprobación y ensayo, tasas y toda clase de tributo en vigor y cualesquiera otros que pudieran establecerse o modificarse durante la vigencia del acuerdo, a excepción del IGV, que se consigna en partida independiente. Se aceptará propuestas de presencia de marca como parte de un canje estratégico y/o Auspicio. Para ello, el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú y el postor ganador deberán negociar y celebrar un contrato independiente al que se genere como consecuencia del presente proceso de selección, con sus propios términos y condiciones. TITULO IV: DE LA APERTURA, EVALUACIÓN DE PROPUESTAS Y OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO. El Instituto de Ingenieros de Minas del Perú se reserva el derecho de otorgar la Buena Pro a la propuesta que a su juicio reúna las condiciones más favorables conforme a la información presentada, para garantizar el cumplimiento de los servicios de Agencia de Viajes que se requieren para la realización PERUMIN 32 Convención Minera. Asimismo, se reserva el derecho de declarar desierto el Concurso o concluido el mismo en cualquier momento, sin expresión de causa, así como de no seleccionar a ninguna de las empresas invitadas, como resultado de la evaluación. Si el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú ejerce este derecho no estará obligado a indemnizar a los invitados por el costo de preparación de las propuestas o por cualquier otro concepto. El otorgamiento de la Buena Pro se procederá a notificar por escrito del 11 al 15 de Agosto, Se tomará como criterios de evaluación lo siguiente (cláusula 1.6): Criterios de Evaluación Puntaje Calidad de la oferta 40 Precio 40 Mejoras en la cobertura de los seguros 20 Valoración máxima 100 puntos

10 TITULO V: DEL CONTRATO. 5.1 CONDICIONES PARA LA FIRMA DEL CONTRATO. Después del otorgamiento de la buena pro, el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú dará a conocer al postor ganador la fecha establecida para suscribir el contrato por el que se formalizará la obligación de prestación del servicio de Agencia de Viajes. 5.2 DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA LA FIRMA DEL CONTRATO. El postor favorecido con la buena pro, antes de la suscripción del contrato, deberá presentar los siguientes documentos: Documentación General: o Copia de ficha RUC y de las liquidaciones de pago a la SUNAT del IGV e IR de los TRES últimos ejercicios anteriores. o Declaración Jurada Vigente de estar al día en el pago de prestaciones de servicios de la SUNAT (IES, Pensiones, EsSalud) y no adeudo de Jornales o de Beneficios Sociales, con sello y fecha de recepción correspondiente. o Seguros de Responsabilidad Civil por daños a terceros Incluyéndose Bienes y/o Personas Afectadas incluyendo muerte accidental. El postor ganador asumirá la obligación de presentar los contratos de trabajo vigentes con los trabajadores que destacará a las instalaciones del Instituto de Ingenieros de Minas del Perú, del evento PERUMIN 32 Convención Minera en Arequipa, o las que el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú establezca cuando les sea requerido, antes o durante el referido destaque. En caso de no hacerlo, ello será causal de resolución del contrato que se suscriba. 5.3 DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO. El servicio contratado será ejecutado por el postor ganador según lo indicado en las cláusulas anteriores de las presentes Bases, reservándose el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú el derecho a efectuar modificaciones al mismo durante del servicio conforme se requiera para la

11 adecuada realización del evento PERUMIN 32 Convención Minera, dando aviso anticipado, lo que el postor ganador desde ya acepta expresamente. El postor ganador está obligado a respetar y cumplir estrictamente el servicio que se contrata, según lo establecido en estas Bases y a su propuesta ganadora. TITULO VI: DISPOSICIONES FINALES. 6.1 Las bases constituyen el conjunto de normas establecidas por el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú para regir el presente concurso privado por invitación y su interpretación estará a cargo de la comisión de evaluación y adjudicación nombrada para tal efecto por el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú. 6.2 El servicio contratado se efectuará de acuerdo con lo establecido en las presentes Bases y en la propuesta ganadora, reservándose el Instituto de Ingenieros de Minas del Perú el derecho a efectuar modificaciones al servicio durante el transcurso del mismo, dando aviso anticipado. El postor ganador exime totalmente al Instituto de Ingenieros de Minas del Perú de todos los juicios, pérdidas, reclamos, demandas y acciones de cualquier clase, por cualquier acto u omisión imputable al postor ganador, a su personal empleado o a cualquier persona, natural o jurídica, de la que se valga para la prestación del servicio contratado. El Instituto de Ingenieros de Minas del Perú podrá suspender los pagos y/o resolver el contrato que suscriba con el postor ganador si este último no cumpliera con la correcta prestación del servicio contratado o si la información que hubiera presentado en la etapa de selección fuera falsa o inexacta, con la responsabilidad que ello conlleve a dicho postor ganador.

12 ANEXOS Declaración Jurada de Presentación de Oferta Estimación de Asistencia de Reservas Ofertas, Servicios Conexos y Adicionales

13 Declaración Jurada - Presentación de Oferta A: Instituto de Ingenieros de Minas del Perú Nosotros, los suscritos, declaramos que: Fecha: (a) Hemos examinado y no tenemos reservas a los Documentos del Proceso de Selección, incluyendo las cláusulas No.: 1.4 Requisitos del Postor (b) De conformidad con los Documentos del Proceso de Selección y según el cronograma del proceso de selección, nos comprometemos a prestar los siguientes servicios: SERVICIOS ADICIONALES (SIN COSTO) OFRECIDOS POR LAS AGENCIAS DE VIAJES 1. Emisión de tickets en días no hábiles. 2. Información y actualización periódica de vuelos y tarifas. 3. Información sobre la documentación requerida para el viaje (visas, vacunas y otros) y su obtención, siempre y cuando los mismos puedan ser tramitados por el Agente de Viaje. 4. Reserva de hoteles en el país y en el exterior. 5. Asesoramiento para la recuperación de equipajes extraviados. 6. Asesoramiento sobre las mejores alternativas de itinerarios y tarifas. 7. Confidencialidad. 8. Reserva de alquiler de autos en el lugar de destino. 9. Horario de servicio al cliente y número de teléfono para los casos de emergencia 10. Esta lista de Servicios adicionales no es limitativa

14 Estimación de Reservas Reservas Staff de la Organización Cantidad Nacional Extranjero Total estimado 361

15 SERVICIOS CONEXOS (CON COSTOS) OFRECIDOS POR LAS AGENCIAS DE VIAJES (la agencia detalla los Servicios que se cobrará a la Convocante como ser:) 1) Transporte a y desde el aeropuerto en Arequipa. 2) Pago de hotel en destino, alquiler de autos, entrega de los boletos en otros puntos fuera del radio urbano en donde está localizada la agencia y la institución; 3) Otros Observaciones: Los servicios conexos deberán estar claramente especificados, siendo esta información relevante para la evaluación de las ofertas. Nombre En calidad de Firma Debidamente autorizado para firmar la oferta por y en nombre de El día del mes de de.