INDUSTRIAL DE ALIMENTOS FLÓREZ Y CIA. S.A.S. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN LEGAL

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Dar las pautas para identificar, actualizar y evaluar periódicamente el cumplimiento legal aplicable al Sistema de Gestión Integral de la empresa. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión Integral que estén regulados por alguna normatividad y abarca desde la identificación de la legislación hasta la actualización y comunicación de la misma. 3. DEFINICIONES 3.1. LEGISLACIÓN VIGENTE Es toda ley, decreto, acuerdo o normatividad en general que expide el gobierno o la entidad encargada y que de alguna forma interviene en el Sistema de Gestión Integral. 4. AUTORIDAD El responsable de establecer, mantener y actualizar este documento es el. REVISÓ: Sandra C. Flórez B APROBÓ: Marcela Franco Gerencia Fecha: Febrero 27 de 2018 Fecha: Febrero 27 de 2018 Versión N 1

2 Página 2 de 5 5. DESARROLLO ACTIVIDAD Que hace? 1. Identificar la legislación vigente y otros requisitos. REQUIERE EXPLICACIÓN? Cómo lo hace? a. Normatividad legal vigente: Consultar en las fuentes y entidades correspondientes la normatividad vigente que aplique para el Sistema de Gestión Integral. Para ésta actividad se tienen en cuenta los peligros y riesgos identificados en los procesos, además de las normas generales en materia de seguridad y salud ocupacional, medio ambiente y otros requisitos legales que le apliquen a la empresa. Para la identificación, actualización y comunicación de la normatividad vigente se establecen los siguientes responsables: En materia de Legislación laboral: Director de Gestión Humana. En materia de Seguridad, Salud ocupacional y Medio Ambiente: Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo. En materia de HACCP y BPM: Jefe de Producción Líder equipo de inocuidad-. En materia de Sistemas de gestión:. Nota 1: Dentro de las fuentes de consulta se tiene la Página WEB de la entidad correspondiente, textos, entre otros b. Otros requisitos: Estos se identifican desde la negociación a través de la RESPONSABLE Quién lo hace DOCUMENTOS Qué registros son generados en la actividad

3 Página 3 de 5 licitación y el contrato, este se definen las responsabilidades tanto del cliente como de la Empresa en lo referente a los s de gestión implementados. 2. Registrar en la matriz legal el requisito legal aplicable y verificar su cumplimiento legal. 4. Difundir la legislación vigente 5. Actualizar la matriz de requisitos legales. Una vez identificada la legislación aplicable y los otros requisitos en materia de medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, calidad y HACCP, se registra en la matriz legal y se analizan los cumplimientos, incumplimientos o cumplimientos parciales que tenga la empresa para el manejo del riesgo analizado. Para este análisis, se identifican los planes de acción para los cumplimientos y los planes de acción para los incumplimientos o los cumplimientos parciales, con sus responsables y fechas de verificación. Se comunica a empleados, proveedores y partes interesadas la legislación vigente y aplicable, actualizándola en el para que todos tengan acceso a esta Intranet-. Se realizará cada que se publique una nueva norma legal aplicable, cambien los riesgos o los procesos, para incorporar nuevas legislaciones que apliquen a la Empresa... Matriz de requisitos legales y otros AC- Q Evaluación del cumplimiento legal El realizará los cambios respectivos en la Matriz de Requisitos Legales AC-Q-001. En la Matriz de Requisitos legales se debe especificar el proceso en el cual aplica dicha legislación y verificar cuál es el cumplimiento de la empresa respecto a este, es decir, Plan de acción

4 Página 4 de 5 cumple, no cumple o cumple parcialmente con lo que la ley exige. Cada 6 meses el responsable del área realizará un seguimiento al cumplimiento legal con respecto a la normatividad vigente o un seguimiento específico si existe un cambio antes de este tiempo. En las diferentes revisiones realizadas por Calidad, Producción y Seguridad y Salud en el Trabajo, están incluidas las preguntas que indican requisitos de la normatividad para garantizar así su cumplimiento. 6. NORMAS O DOCUMENTOS DE REFERENCIA Matriz de peligros y riesgos. Matriz de requisitos legales vs. peligros. Legislación aplicable a seguridad y salud ocupacional. 7. ULTIMO CAMBIO DEL PROCEDIMIENTO 1. Se incluye como responsables a los Gestores de cada área y/o Sistema en las siguientes actividades: Actividad No. 2, 5 primer párrafo y 6 segundo párrafo. 2. Cambia fecha de actualización: Octubre 15 de Se incluye en actividad 5: Cada 6 meses el responsable del área realiza una revisión de la normatividad vigente para prevenir la utilización de legislaciones derogadas 4. Se incluye en actividad 6: Cada 6 meses el responsable del área realizará seguimiento al cumplimiento legal con respecto a la legislación vigente o específico si existe un cambio antes de este tiempo.

5 Página 5 de 5 5. Se incluye: En las diferentes revisiones realizadas por Calidad, Producción y Seguridad y Salud en el Trabajo, están incluidas las preguntas que indican requisitos de la normatividad para garantizar así su cumplimiento. 6. Cambia fecha a enero 15 de 2011 por actualización de imagen y cambio a CIA. S.A.S. 7. Cambia fecha: 1 de mayo de Incluye componente ambiental. 9. Se incluye la identificación de otros requisitos. 10. Cambia nombre de la Matriz Legal por Matriz de Requisitos legales y otros. 11. Se realiza revisión del procedimiento en el mes de enero del No cambia versión porque el desarrollo de las actividades permanece igual. Se cambia el término Gestor a Jefe en los responsables, adaptándolo al nombre de los cargos establecidos por la organización. VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE/CARGO N.A Para efectos de la transición a ISO 9001:2015 se revisa el procedimiento y no se presentó ninguna modificación Sandra C. Florez B./Jefe de calidad