E.S.E HOSPITAL SAN RAFAEL

Transcripción

1 E.S.E HOSPITAL SAN RAFAEL MUNICIPIO DE ANGOSTURA 2008

2 TABLA DE CONTENIDO PRESENTACION OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: OBJETIVOS ESPECIFICOS: METODOLOGIA: DISEÑO SEIRI: Clasificar-Seleccionar-Organizar SEITON: Orden SEISO: Limpieza SEIKETSU: Bienestar personal-mantener SHITUSKE: Disciplina IMPLEMENTACION IMPLEMENTACION DEL SEIRI IMPLEMETACION DEL SEITON IMPLEMETACION DEL SEISO IMPLEMETACION DEL SEITKESU IMPLEMENTACION DEL SHITSUKE EVALUACION Y SEGUIMIENTO... 20

3 ANEXO ANEXO ANEXO

4 PRESENTACION El programa de las cinco eses (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke) es una metodología que ayuda a alcanzar la excelencia en el día a día, por lo que últimamente se ha convertido en una importante herramienta manejada por numerosas organizaciones en el mundo. Aunque esta estrategia es la base de cualquier proceso de mejoramiento y un buen comienzo hacia la calidad, a menudo las personas no le dan la suficiente importancia, siendo necesario concientizarlas para que utilicen estos cinco principios en la creación de un ambiente de trabajo mas agradable, seguro y de mayor satisfacción, que redunda en una reducción de la pérdida de tiempo y en el aumento de la productividad en la prestación del servicio, porque si por el contrario, el lugar donde un empleado pasa mas de la mitad de su vida está desorganizado y sin limpieza, se pierde la eficiencia y se reduce la motivación en el trabajo. Además la estrategia de las 5S es indispensable para incorporar cualquier estrategia en la organización porque da una idea bastante aproximada del nivel de gestión en los procesos de mejoramiento de la calidad al ser el eje central de muchas de las actividades implementadas para dar cumplimiento a los estándares de acreditación del Sistema Obligatorio de la Garantía de la Calidad en Salud como por ejemplo el manejo del riesgo y la identificación de necesidades en los diferentes servicios. Es por todo esto que el programa de las 5S cobra importancia dentro la organización y se concibe la idea de establecer controles que permitan medir el éxito o fracaso de su implementación y hacer un seguimiento periódico de su grado de cumplimiento para observar los cambios en los hábitos de trabajo, el impacto en la salud laboral y en la prestación de los servicios y determinar si se continua con la estrategia en caso de que la evaluación sea positiva o en el caso contrario tomar las medidas correctivas necesaria para corregir las fallas.

5 Por otra parte se observa la necesidad de implementar acciones encaminadas al manejo seguro del ambiente físico, equipos médicos e insumos que permita garantizar una adecuada utilización de los mismos tanto para los empleados como para los usuarios y establecer soluciones concretas frente a las amenazas que estos representan en el desempeño de las labores cotidianas ya que los riesgos en la salud y la seguridad que pueden encontrarse se controlan en cierta medida con el comportamiento inteligente de los empleados y su participación activa en el desarrollo de actividades orientadas a la identificación de necesidades de cada área de la institución. 1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL: Introducir en el ámbito laboral de los funcionarios de la Empresa Social del Estado Hospital San Rafael de Angostura, un conjunto de actividades que faciliten la adopción de una cultura encaminada al mantenimiento del orden, la limpieza y la seguridad de todas las áreas de la institución y que permita ejercer control sobre las condiciones del ambiente físico a través de acciones de protección del riesgo, para que se conviertan en una herramienta esencial dentro del proceso de mejoramiento de la calidad implementado en la empresa OBJETIVOS ESPECIFICOS: Concientizar a los funcionarios de la empresa sobre la importancia de la implementación de la cultura de las 5S en la institución. Implementar la cultura de las 5S en la organización con el fin de eliminar obstáculos que impidan un eficiente desempeño en la prestación de los servicios. Estimular a los colaboradores de la empresa para que pongan en práctica los principios de las 5S favoreciendo los mejores hábitos en el trabajo.

6 Brindar a los colaboradores de la empresa elementos que permitan identificar riesgos que atenten contra la salud y la seguridad industrial, ocasionados por la falta de orden y limpieza en el puesto de trabajo. Mejorar la seguridad de los empleados que redundan en una mayor motivación de los mismos. Mejorar la productividad y la calidad en la prestación de los servicios. Reflejar un lugar de trabajo agradable y bien administrado en todas las áreas de la institución. Aumentar la satisfacción de los empleados en su lugar de trabajo. Identificar las necesidades de ambiente físico, equipos e insumos en todos los servicios. 2. METODOLOGIA: Este programa se realiza por la necesidad de que los lugares de trabajo del personal que labora en la institución sean agradables y armónicos para el desarrollo de las actividades laborales y se desarrolla realizando una autoevaluación sobre el nivel de utilización de las 5 S en cada una de las áreas de la organización para posteriormente establecer que clase de fallas se detectan y analizar sus posibles causas. Luego se implementa cada uno de los pilares de las 5S y se muestra la relación que tienen estos pilares con otras técnicas de mejoramiento continuo y finalmente se evalúa el grado de implementación y se presentan las respectivas conclusiones y recomendaciones de acuerdo a los hallazgos encontrados. Cada dependencia debe asumir un compromiso frente a la implementación, aplicación y permanencia del programa para lo cual se efectúa periódicamente una sensibilización del personal de las diferentes áreas y se dan a conocer las ventajas de su aplicación para que se logren de manera eficiente y eficaz los objetivos planteados. Además los directivos deben proporcionar los medios logísticos necesarios para garantizar el éxito del programa convirtiéndose así en facilitadores del mismo.

7 El programa de las 5S se compone de varias etapas: diseño, implementación y evaluación y seguimiento. 2.1 DISEÑO Este programa aplica a todos los empleados de la Empresa Social del Estado Hospital San Rafael de Angostura independiente de la modalidad de vinculación laboral y es considerado como uno de los principios básicos para maximizar la eficiencia en los lugares de trabajo, y aumentar la calidad en la prestación de los servicios. Se llama estrategia de las 5S porque representan acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que comienza por S. Cada palabra tiene un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Estas cinco palabras traducidas a la lengua española quieren decir lo siguiente: Seiri: Clasificar Seiton: Orden Seiso: Limpieza Seiketsu: Bienestar personal-estandarización Shitsuke: Disciplina Dentro de esta etapa se ve la necesidad de sensibilizar a los funcionarios sobre la importancia de que el lugar de trabajo permanezca en completo orden y aseo para obtener la optimización de los recursos con que cuenta y obtener así su participación activa y conscientemente en el desarrollo del programa. Además la sensibilización conduce a un cambio de cultura organizacional y a su vez a mejorar el ambiente laboral dado que la metodología de las 5S trae consigo la seguridad y el bienestar del empleado. Para poder hacer un buen diseño del programa es indispensable familiarizarse con las generalidades de cada una de las estrategias de las 5S, por lo cual se dan a conocer a continuación: SEIRI: Clasificar-Seleccionar-Organizar

8 Significa eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar la labor. El Seiri consiste en: Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que no sirven. Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo. Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de utilización con el objeto de facilitar la agilidad en el trabajo. Eliminar elementos que afectan el funcionamiento de los equipos y que pueden conducir a averías. Eliminar información innecesaria y que nos puede conducir a errores de interpretación o de actuación. BENEFICIOS DEL SEIRI La aplicación de las acciones Seiri preparan los lugares de trabajo para que estos sean más seguros y productivos. El primer y más directo impacto del Seiri está relacionado con la seguridad. Ante la presencia de elementos innecesarios, el ambiente de trabajo es tenso, impide la visión completa de las áreas de trabajo, dificulta observar el funcionamiento de los equipos, las salidas de emergencia quedan obstaculizadas haciendo todo esto que el área de trabajo sea más insegura. La práctica del Seiri además de los beneficios en seguridad permite: Liberar espacio útil en los lugares de trabajo. Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas y otros elementos de trabajo. Mejorar el control visual de stocks y elementos requeridos para desempeñar la labor diaria. Eliminar la pérdida de productos o elementos que se deterioran por permanecer un largo tiempo expuestos en un ambiento no adecuado para ellos. Facilitar el control visual de los insumos que se van agotando y que se requieren para la prestación del servicio.

9 Preparar las áreas de trabajo para el desarrollo de acciones de mantenimiento, ya que se puede apreciar con facilidad los problemas existentes en los equipos y que frecuentemente quedan ocultas por los elementos innecesarios que se encuentran cerca de ellos. Mayor eficiencia en el desempeño de las funciones por lo que la calidad del servicio se mejora. Permite identificar fácilmente las áreas o sitios de trabajo con riesgo potencial de accidente laboral. CONSECUENCIAS POR NO APLICAR EL SEIRI EN EL LUGAR DE TRABAJO Al no aplicar el Seiri se pueden presentar algunos de los siguientes problemas: Los lugares de trabajo son inseguros, se presentan mas accidentes, se pierde tiempo valioso para encontrar algún material y se dificulta el trabajo. En caso de una señal de alarma, las vías de emergencia al estar ocupadas con productos o materiales innecesarios, impide la salida rápida del personal. Es más difícil de mantener bajo control el stock de almacenamiento, lo que a su vez permite ocultar más fácilmente los stocks innecesarios. La oportunidad en la prestación del servicio se ve afectada debido a la perdida de tiempo al no tener fácil acceso a los elementos necesarios para desarrollar las actividades pertinentes SEITON: Orden Implica ordenar los elementos que se clasificaron como necesarios de modo que sean fáciles de usar y que originen condiciones seguras. Aplicar Seiton en mantenimiento tiene que ver con mejorar la visualización de los equipos e instalaciones de la institución. En cuanto a las oficinas tiene como propósito facilitar los archivos y la búsqueda de

10 documentos, mejorar el control visual de las carpetas y la eliminación de la pérdida de tiempo de acceso a la información. También el orden en el disco duro de los equipos de cómputo se puede mejorar aplicando esta segunda S en el manejo de los archivos. El orden solo puede darse después de haber clasificado y solo funciona cuando se ponen en práctica conjuntamente. Una vez se han eliminado los elementos innecesarios, se define el lugar donde se deben ubicar aquellos que se necesitan con frecuencia, identificándolos para eliminar el tiempo de búsqueda y facilitar su retorno al sitio una vez utilizados. Seiton permite: Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en el trabajo de rutina para facilitar su acceso y retorno al lugar. Disponer de sitios identificados para ubicar elementos que se emplean con poca frecuencia. Disponer de lugares para ubicar el material o elementos que no se usarán en el futuro. En el caso de equipos, facilitar la identificación visual de estos. Lograr que el equipo tenga protecciones visuales para facilitar su inspección autónoma y control de limpieza. Incrementar el conocimiento de los equipos por parte de los funcionarios que lo utilizan. BENEFICIOS DEL SEITON Facilita el acceso rápido a elementos que se requieren para el trabajo. Se mejora la información en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial. El aseo y limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad. La presentación y estética de la institución se mejora, comunica orden, responsabilidad y compromiso con el trabajo. Se libera espacio. El ambiente de trabajo es más agradable.

11 La seguridad se incrementa debido a la demarcación de todos los sitios de la trabajo. El estado de los equipos se mejora y se evitan daños mayores. Mejora de la productividad de cada servicio. CONSECUENCIAS POR NO APLICAR EL SEITON EN EL LUGAR DE TRABAJO El no aplicar el Seiton en el sitio de trabajo conduce a los siguientes problemas: Incremento del número de movimientos innecesarios. El tiempo de acceso a un elemento para su utilización se incrementa. Se puede perder el tiempo de varias personas que esperan los elementos que se están buscando para realizar un trabajo por no saber donde se encuentra el elemento y porque y la persona que conoce su ubicación no esta. Esto indica que falta una buena identificación de los elementos. Un equipo sin identificar sus elementos (sentido de giro o movimiento de componentes) puede conducir a mal funcionamiento y errores graves al ser operado, lo que conduce a despilfarros de tiempo. El desorden no permite controlar visualmente los stocks de materiales. La falta de identificación de lugares inseguros o zonas del equipo de alto riesgo puede conducir a accidentes y pérdida de moral en el trabajo SEISO: Limpieza Significa mantener el área de trabajo con extrema pulcritud y libre de suciedad. La limpieza no solo es importante para conservar las cosas y el entorno limpio, agradable y confortable, es mucho más que eso,

12 implica en parte orden, ayuda a evitar accidentes y a preservar la salud. Hacer la limpieza dentro de los diferentes entornos, debe ser parte del que hacer diario. La limpieza se relaciona estrechamente con el buen funcionamiento de los equipos, con mantener los equipos dentro de una estética agradable permanentemente y con la habilidad para prestar servicios de calidad. Además exige que realicemos un trabajo creativo de identificación de las fuentes de suciedad y contaminación para tomar acciones de raíz para su eliminación, de lo contrario, es imposible mantener limpio y en buen estado el área de trabajo. Se trata de evitar que la suciedad y el polvo se acumulen en el lugar de trabajo. Para aplicar Seiso se debe: Integrar la limpieza como parte del trabajo diario. Asumir la limpieza como una actividad de mantenimiento autónomo. El trabajo de limpieza como inspección genera conocimiento sobre el lugar de trabajo. No se trata de una actividad simple que se pueda delegar en personas de menor cualificación. No se trata únicamente de eliminar la suciedad. Se debe elevar la acción de limpieza a la búsqueda de las fuentes de contaminación con el objeto de eliminar sus causas primarias BENEFICIOS DEL SEISO Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes. Mejora el bienestar físico y mental del trabajador. Se incrementa la vida útil de los equipos al evitar su deterioro por contaminación y suciedad. Los daños se pueden identificar más fácilmente cuando el equipo se encuentra en estado óptimo de limpieza. La limpieza conduce a un aumento significativo de la efectividad de los equipos. Se reducen los despilfarros de materiales y energía debido a la eliminación de fugas y escapes.

13 La calidad en la prestación del servicio se mejora y se disminuyen las probabilidades de que se presentes eventos adversos durante la atención SEIKETSU: Bienestar personal-mantener El bienestar personal es el estado en el que las personas pueden desarrollar de manera fácil y cómoda todas las funciones. Consiste en mantener la limpieza mental y física en cada empleado, medidas de sanidad pública y condiciones de trabajo sin contaminación. Resalta la importancia de mantener mente sana y cuerpo sano, insistiendo en la necesidad de vestir ropa limpia, apropiada y cumplir con las normas de seguridad. Además seiketsu es el estado que existe cuando las tres primeras S se mantienen apropiadamente porque si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada. BENEFICIOS DEL SEIKETSU Se guarda el conocimiento producido durante años de trabajo. Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente. Los funcionarios aprenden a conocer en profundidad su lugar de trabajo y los materiales y equipos que maneja. Se evitan errores en la limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios SHITSUKE: Disciplina Significa convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo. Podremos obtener los beneficios alcanzados con las primeras "S" por largo tiempo si se logra crear un ambiente de respeto a las normas y

14 estándares establecidos. Las cuatro "S" anteriores se pueden implantar sin dificultad si en los lugares de trabajo se mantiene la disciplina. Su aplicación garantiza que la seguridad será permanente, la productividad se mejore progresivamente y la calidad del servicio sea excelente. Shitsuke supone además un desarrollo de la cultura del autocontrol dentro de la empresa e implica lo siguiente: El respeto de las normas y estándares establecidos para conservar el sitio de trabajo impecable. Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el funcionamiento de una organización. Promover el hábito de autocontrolar el nivel de cumplimiento de las normas establecidas. Mejorar el respeto de su propio ser y de los demás. BENEFICOS DE APLICAR SHITSUKE Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la empresa. La disciplina es una forma de cambiar hábitos. Se siguen los estándares establecidos y existe una mayor sensibilización y respeto entre personas. La moral en el trabajo se incrementa. Los usuarios se sienten mas satisfechos ya que los niveles de calidad son superiores debido a que se han respetado íntegramente los procedimientos y normas establecidas. El sitio de trabajo es un lugar atractivo donde llegar cada día. 2.2 IMPLEMENTACION La implementación de programa de las 5S se realiza en forma concertada con los empleados de la institución para hacerles ver la importancia del compromiso y la responsabilidad que éste trae consigo, teniendo presente además que su ejecución requiere cambios radicales en los hábitos de trabajo y su aplicación debe impulsarse a través de un seguimiento periódico de su grado de cumplimiento.

15 A continuación se plantean las siguientes acciones para implementar cada una de las eses del programa: IMPLEMENTACION DEL SEIRI La implementación del seiri consiste en la clasificación de todo lo que se tiene en el puesto de trabajo y se hace de la siguiente manera: Se separa lo que se utiliza a diario y en todo momento, de lo que se utiliza esporádicamente. Se elimina lo que no sirve (por ejemplo documentos que han perdido vigencia, lapiceros que no escriben, etc). Se entrega a otras áreas los elementos que no pertenecen al área de trabajo. Se identifican los elementos innecesarios en el lugar de trabajo, para esta acción se puede hacer una lista de elementos innecesarios. (ver Anexo 1: Patrullaje de las 5S Lista de elementos innecesarios ). Esta lista será utilizada posteriormente por el grupo de patrulleros de las cinco eses en la etapa de evaluación y seguimiento, así que en el momento de la implementación se convierte en una herramienta importante y práctica para identificar lo innecesario. Se realiza una reunión entre los miembros del servicio con el fin de hacer el plan de acción para retirar cada uno de los elementos innecesarios: Se prepara un plan que determine si los elementos se deben mover para otro lugar dentro de la institución o si debe ser eliminado. Además deben indicar los métodos a utilizar para eliminarlos como por ejemplo: desecharlo, venderlo, devolverlo al proveedor, destruirlo o utilizarlo en otra área, desecharlo si es de bajo costo y no es útil o moverlo a un almacén. Otras decisiones más complejas y en las que interviene la dirección deben consultarse y exigen una espera y por lo tanto, el material o equipo debe quedar en su sitio, mientras se toma la decisión final, por ejemplo, eliminar un equipo que no se utilice actualmente.

16 Se determina la frecuencia con la que se necesita el elemento. Si se utiliza con poca frecuencia puede almacenarse fuera del área de trabajo o de lo contrario reubicarlo dentro del área IMPLEMENTACION DEL SEITON La implementación del seiton consiste en tener una disposición y una ubicación de cualquier elemento, de tal manera que esté listo para que cualquiera lo pueda usar en el momento que lo necesite. Por eso, después de haber clasificado las cosas, es necesario organizar y sistematizar. Algunas formas de organizar son: Ordenar los artículos en los archivadores, sin dejarlos rebosar en el puesto de trabajo. Optimizar el espacio con que dispone en el área de trabajo para ordenar los elementos que se utilizan. Localizar los elementos en el sitio de trabajo de acuerdo con su frecuencia de uso, ubicando a la mano o lo más cerca posible a usted lo que utiliza diariamente, luego lo de uso semanal, mensual, anual. Decidir sitios de ubicación: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Utilizar controles visuales para estandarizar acciones y evitar despilfarros de tiempo, dinero, materiales y lo más importante, eliminar riesgos potenciales de accidentes del personal. Los Controles visuales son un estándar representado mediante un elemento gráfico o físico, de color o numérico y muy fácil de verificar que se utiliza para informar de una manera fácil el sitio donde se encuentran los elementos, la frecuencia de mantenimiento de un equipo, sitio donde deben ubicarse los elementos de aseo, limpieza y residuos, etc. Almacenar juntos los elementos que se utilizan simultáneamente y en la secuencia con que se usan. Los lugares de almacenamiento deben ser más grandes que los elementos allí guardados, para retirarlos y colocarlos con facilidad.

17 Almacenar los elementos de acuerdo con su función. Marcar la ubicación de los elementos de forma que todos los funcionarios del área sepa donde y cuantas cosas hay en cada sitio. Para esto se pueden emplear: Indicadores de ubicación. Indicadores de cantidad. Letreros y tarjetas. Nombre de las áreas de trabajo. Localización de stocks. Lugar de almacenamiento de equipos. Crear líneas con colores que señalen la división entre áreas de trabajo y movimiento, seguridad y ubicación de materiales. Las aplicaciones más frecuentes de las líneas de colores son: Localización de puntos de trabajo, ubicación de elementos y materiales. Localización de elementos de seguridad: grifos, válvulas de agua, camillas, etc. Líneas para indicar áreas en las que no se debe localizar elementos ya que se trata de áreas con riesgo IMPLEMETACION DEL SEISO La implementación del seiso consiste en eliminar manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios, entre otros, de la mesa de trabajo, de la oficina, de las sillas, del computador, del teléfono, de los cables, de las puertas y demás elementos del sitio de trabajo. El proceso de implementación se debe apoyar en el suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su ejecución. Para lograrlo se hace lo siguiente: Jornada de limpieza: Esta jornada ayuda a obtener un estándar de la forma como deben estar los equipos permanentemente y crea la motivación y sensibilización para iniciar el trabajo de

18 mantenimiento de la limpieza y progresar a etapas superiores Seiso. En ella se eliminan los elementos innecesarios y se limpia el equipo, pasillos, almacenes, etc. Planificar el mantenimiento de la limpieza: cada área debe contar con un plan de limpieza donde se asignen responsabilidades a cada funcionario con el fin de tener establecido la periodicidad de la limpieza y se muestre la tarea de cada persona. Preparar elementos para la limpieza: Se organizan los elementos de limpieza, almacenados en lugares fáciles de encontrar y devolver. Los funcionarios debe estar entrenado sobre el empleo y uso de estos elementos desde el punto de vista de la seguridad y conservación de estos. Ejecución de la limpieza: Se limpia y organiza diariamente el puesto de trabajo y los elementos que se utilizan a diario. El área se limpia según plan de limpieza definido retirando profundamente la suciedad. Durante la limpieza es necesario tomar información sobre las áreas de acceso difícil, ya que en un futuro será necesario realizar acciones de mejora continua para su eliminación, facilitando las futuras limpiezas de rutina IMPLEMETACION DEL SEITKESU La implementación del bienestar personal consiste en mantener la limpieza mental y física en cada empleado, medidas de sanidad pública y condiciones de trabajo sin contaminación. Es importante mantener mente sana en cuerpo sano insistiendo en la necesidad de vestir ropa limpia y apropiada y cumplir con las normas de seguridad. Al momento de encontrar cualquier desorden o condiciones indeseables, el funcionario debe identificar las causas principales y establecer las acciones preventivas. Para implementar Seiketsu se requiere lo siguientes: Asignar trabajos y responsabilidades: Cada funcionario debe conocer exactamente cuáles son sus responsabilidades sobre lo

19 que tiene que hacer y cuándo, dónde y cómo hacerlo para mantener las condiciones de las tres primeras s. Integrar las acciones Seiri, Seiton y Seiso en los trabajos de rutina: cada uno de estos estándares ofrece toda la información necesaria para realizar bien el trabajo por lo que se deben realizar en conjunto para que al aplicarlas se facilite el mantenimiento de las acciones y se convierta en parte natural del desempeño diario. La higiene en las áreas comunes se mantiene dando aviso a servicios generales sobre aquellas situaciones que no cumplan con las condiciones de orden y limpieza como son las paredes sucias, los malos olores, regueros entre otras. Al momento de encontrar cualquier desorden el funcionario debe identificar las causas principales y establecer las acciones preventivas del caso IMPLEMENTACION DEL SHITSUKE La implementación de la disciplina es importante porque sin ella, las cuatro primeras S se deterioran rápidamente. La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la clasificación, Orden, limpieza y bienestar personal. Esta existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina como: Visión compartida: Es fundamental que exista una convergencia entre la visión de la organización y la de sus empleados para el desarrollo de esta. Por lo tanto es necesario que la dirección lidere esta convergencia hacia el logro de metas comunes. Formación: Es necesario educar e introducir mediante el entrenamiento de "aprender haciendo" cada una de las S. Además se crean hábitos buenos en el trabajo a través del ejemplo impartido por la dirección. Tiempo para aplicar las 5S: Los funcionarios requieren de tiempo para practicar las 5S por lo que la dirección apoya los esfuerzos de sus colaboradores en lo que se refiere a recursos, tiempo, y reconocimiento de logros en lo referente a las 5S (Programa de cultura de la calidad)

20 Para crear condiciones que promueven o favorezcan la implantación del Shitsuke tanto la dirección como los funcionarios deben asumir ciertas responsabilidades: Responsabilidades de la dirección: Educar al personal sobre los principios y técnicas de las 5S y mantenimiento autónomo. Crear un equipo que lidere la implantación en toda la institución. Asignar el tiempo para la práctica de las 5S y mantenimiento autónomo. Suministrar los recursos para la implantación de las 5S. Motivar y participar directamente en la promoción de sus actividades. Evaluar el progreso y evolución de la implantación en cada área de la empresa. Participar en las auditorías de progresos captadas a través del Patrullaje de las 5S establecido en el programa de cultura de la calidad de la empresa. Aplicar las 5S en su trabajo para enseñar con el ejemplo. Demostrar su compromiso y el de la empresa para la implantación de las 5S. Responsabilidades de los funcionarios: Aprender sobre la implantación de las 5S. Asumir con entusiasmo la implantación de las 5S. Diseñar y respetar los estándares de conservación del lugar de trabajo. Realizar las auditorías de rutina establecidas. Solicitar los recursos que se necesitan para implantar las 5S. Participar en la formulación de planes de mejora continua para eliminar problemas y defectos del equipo y áreas de trabajo. Participar activamente en la promoción de las 5S. 3. EVALUACION Y SEGUIMIENTO

21 La evaluación del programa de las 5S es realizada por un grupo de funcionarios designados por la alta dirección para hacer un control periódico donde se visualice la forma en que se mantiene cada uno de los sitios de trabajo. La observación directa llamada Patrullaje de las 5S pretende analizar las debilidades o fortalezas de cada uno de los servicios en relación con el manejo del espacio físico y es efectuada utilizando las siguientes herramientas: Lista de chequeo (ver anexo 5: Patrullaje de las 5S Lista de chequeo ) donde se consignan los hallazgos de la inspección para posteriormente consolidar la información obtenida e identificar las debilidades de cada área con el fin de retroalimentar y tomar las medidas correctivas pertinentes (Ver Anexo 4: Patrullaje de las 5S Mejoramiento en seguridad, orden y aseo ). Lista de elementos innecesarios: esta lista permite registrar los elementos inútiles que se encuentren en el patrullaje, su ubicación, la cantidad encontrada y la acción sugerida para su eliminación. (ver Anexo 1: Patrullaje de las 5S Lista de elementos innecesarios ). Una vez realizada esta lista se procede a marcar los elementos con una tarjeta de color rojo. La lista se utiliza para realizar un seguimiento sobre todos los elementos identificados. Tarjetas rojas): Este tipo de tarjetas permiten marcar que en el sitio de trabajo existe algo innecesario y que se debe tomar una acción correctiva. Se utiliza para indicar que existe un problema relacionado con el ambiente físico, los equipos, los insumos para la prestación del servicio y los elementos que no pertenecen al trabajo como envases de comida, etc. Estas tarjetas contienen información que le indica a los funcionarios cual es elemento innecesario dentro de su área encontrado durante el patrullaje de las 5S. (ver anexo 2: Patrullaje de las 5S Tarjetas Rojas). Además se toman fotografías que sirvan de evidencia y permitan precisar los cambios que sean requeridos para mejorar el sitio de trabajo.

22 Los patrulleros de la 5S identifican las necesidades de ambiente físico y de equipos en cada área. Las necesidades de insumos es realizada por cada sección trimestralmente a través de un listado que es entregado al comité de compras. (ver Anexo 3: Patrullaje de las 5S Identificación de necesidades ). Los patrulleros de las cinco eses hacen un informe final donde se registra y se informa el avance de las acciones planificadas. El seguimiento del programa esta relacionado con la evaluación y el monitoreo que permite establecer controles y ajustes conducentes a beneficiar al funcionario y a la institución.

23 ANEXO 1 PATRULLAJE DE LAS 5S LISTA DE ELEMENTOS INNECESARIOS Para identificar los elementos innecesarios haga las siguientes preguntas: 1. Es necesario este elemento? 2. De ser necesario, se requiere esa cantidad? 3. Si es necesario, tiene que estar localizado donde se encuentra? Nombre del elemento innecesario: Cantidad encontrada: Por qué cree que es innecesario? Área de procedencia del elemento innecesario: Posibles causas de su permanencia en el sitio: Plan de acción sugerido para su eliminación:

24 ANEXO 2 PATRULLAJE DE LAS 5S TARJETAS ROJAS NUMERO: FECHA: AREA: NOMBRE DEL ELEMENTO: CANTIDAD: OBSERVACION:

25 ANEXO 3 PATRULLAJE DE LAS 5S IDENTIFICACION DE NECESIDADES FECHA: DEPENDENCIA: NECESIDADES DE AMBIENTE FISICO: NECESIDADES DE EQUIPOS: OBSERVACIONES NOMBRE DE QUIEN REPORT A:

26 ANEXO 4 PATRULLAJE DE LAS 5S MEJORAMIENTO EN SEGURIDAD, ORDEN Y ASEO Fecha del reporte: Dependencia: Condición de orden, aseo y seguridad a mejorar: Qué sugiere para mejorar NOMBRE DE QUIEN REPORTA

27 ANEXO 5 PATRULLAJE DE LAS 5S LISTA DE CHEQUEO CRITERIOS SI NO NA 1 Los elementos que se observan en el área de trabajo se encuentran debidamente clasificados, ordenados y limpios (observar a simple vista, abrir cajones, muebles, closet y baños) 2 El sitio de trabajo en general se encuentra organizado, limpio y seguro 3 Los stocks y/o áreas de trabajo están delimitadas, organizadas y marcadas. 4 En una muestra aleatoria de insumos o medicamentos, encuentra alguno vencido. 5 El sitio de trabajo se encuentra dispuesto de tal manera que sea lo mas seguro posible (cables, tomacorrientes, conexiones telefónicas, plafones, etc) 6 Se encuentran aditamentos, elementos o insumos que no deben estar en el área de trabajo (registrar en el anexo 1) 7 El lugar de trabajo se encuentra limpio y pulcro 8 Los archivos del computador (disco duro) se encuentran organizados y clasificados. 9 Los residuos generados en cada área de trabajo están correctamente clasificados. 10 En el área se recicla el papel para imprimir lo que no requiera papel nuevo 11 Se hace un uso racional de los servicios públicos ( Agua, energía, teléfono) 12 Los grifos están en buen estado 13 Se percibe en el servicio una cultura de sensibilidad, respeto y uso adecuado de los recursos de la empresa. 14 El lugar de trabajo se siente agradable, apacible y pulcro o sea es un sitio tranquilo para llegar cada día. 15 Los elementos de trabajo están dispuestos de manera que se tenga un fácil acceso a ellos. 16 El sitio de trabajo cuenta con controles visuales que permita la identificación y organización de los elementos utilizados para el desempeño de la labor diaria 17 Los elementos que se utilizan para la prestación del servicio cumplen con condiciones de limpieza requeridas.

28 18 Los equipos de trabajo se encuentran ubicados dentro de una estética agradable permanentemente y de manera que facilite la prestación de servicios con calidad 19 Los funcionarios usan ropa apropiada para la labor que desempeña. 20 Se percibe en el servicio una cultura de sensibilidad, respeto y uso adecuado de los recursos de la empresa OBSERVACIONES REPORTADO POR Revisado y aprobado Por: Gerenta