1. OBJETIVO. Este procedimiento aplica a todos los procesos de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, que requieran contratar personal.

Transcripción

1 1. OBJETIVO. Definir y documentar una metodología para la Selección,, Inducción y Capacitación del personal que ingrese a desarrollar labores al interior de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, dando cumplimiento a las políticas internas Institucionales y a los requerimientos de la NTC ISO ALCANCE. Este procedimiento aplica a todos los procesos de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, que requieran contratar personal. 3. RESPONSABLE. Los responsables de velar por el Desarrollo de este procedimiento son: La Presidencia Ejecutiva, el Director Administrativo y Financiero, El Coordinador de Talento Humano y y demás funcionarios que designe la Presidencia Ejecutiva. 4. DEFINICIONES. REQUISICIÓN DE PERSONAL: Necesidad de de personal que puede tener cualquiera de los procesos que hacen parte de la operatividad de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

2 PERFIL DEL CARGO: Documento que especifica los requisitos mínimos para un cargo especifico de la Organización. Este perfil esta basado en los parámetros de Educación, Formación, Habilidades y Experiencia. COMPETENCIA: Habilidad demostrada para aplicar conocimiento y aptitudes. (NTC-ISO 9000), para la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA un funcionario es competente cuando se demuestra que cumple con el perfil del cargo en aspectos de Educación, Formación, Habilidades y Experiencia. VACANTE: Cargo que no tiene una persona titular para desempeñar sus funciones. VACANTE OPERATIVA: Cargo que no tiene una persona titular y que en el ejercicio de sus funciones, no desarrolla labores de Confianza y Manejo. 5. DESARROLLO. (Ver flujograma pagina siguiente) 5.1 PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

3 ITEM PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE 1 INICIO 2 Realizar requisición de personal Los Jefes de Proceso que tengan necesidad de contratar personal, realizaran la requisición a Presidencia Ejecutiva con copia a la Coordinación del Área de Talento Humano y. N/A Jefes de Proceso. 3 Recibir requisición y evaluar viabilidad evalúa las requisiciones de personal de acuerdo a las necesidades puntuales y a las disponibilidades en materia presupuestal. Presidencia Ejecutiva 4 La Presidencia Ejecutiva estudiara la posibilidad de suplir el cargo solicitado mediante las siguientes modalidades: la delegación provisional por encargo de las funciones a un funcionario ya Estudiar posibilidad de suplir cargo Sin realizar contratación (con personal interno) contratado y que cumpla con la competencia para el mismo; mediante la promoción y/o ascenso de un funcionario ya contratado que cumpla el perfil requerido. Si se opta por suplir el cargo solicitado por cualquiera de las anteriores opciones se debe realizar un acta que soporte la gestión administrativa adelantada y se Acta Presidencia Ejecutiva

4 pasa al punto 5.3 Procedimiento de Inducción de Personal. 5 Se procede a realizar la solicitud del personal requerido a una entidad externa que posea las Realizar solicitud de personal a entidad competente competencias para proveer el talento humano solicitado (Bolsas de empleo, Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, empresas de servicios temporales de empleo, etc.). La Cámara de Comercio del Cauca podrá realizar la convocatoria directamente o solo con las hojas de vida que reposen en la institución. 6 La secretaria de Presidencia, realiza la recepción de las hojas de vida suministradas por las Recepcionar hojas de vida entidades externas de acuerdo a las fechas máximas de recepción de hojas de vida, solicitadas. Las hojas de vida deben tener fecha y hora de recibidas y en caso de ser remitidas por correo electrónico, es necesario que se deje evidencia física de ello (imprimir correo electrónico). 7 Las hojas de vida recepcionadas deben evaluarse con relación al perfil del cargo vacante descrito Incluir hojas de vida en formato en el manual de funciones de la Entidad DAM-01, DAF-05 el cual debe demostrar cumplimiento del 100% en educación y experiencia en cargos similares. Si no cumple con estos requisitos la hoja de vida será descartada. Las hojas de vida que cumplan con el perfil son incluidas en el formato para la selección del personal DAF-05. Para dar inicio al proceso de DAF-05 Presidencia Ejecutiva y/o Secretaria de Presidencia Secretaria de Presidencia Presidencia Ejecutiva y/o a discrecionalidad de la Presidencia

5 selección, es necesario contar con al menos cinco (5) aspirantes, si esto no llegaré a suceder la Presidencia Ejecutiva orientará las directrices correspondientes. El cargo de Presidencia Ejecutiva y Directores Oficinas Seccionales dependen de la Junta Directiva. 8 La Presidencia Ejecutiva o a quien se delegue, realizará la evaluación mediante entrevista Realizar entrevista personal y/o personal o prueba de conocimiento a los prueba de conocimiento candidatos a ocupar el cargo vacante. En esta etapa del proceso se debe diligenciar el formato: DAF-05 Formato de Selección de personal y la entrevista o prueba de conocimiento. DAF-05 Presidencia Ejecutiva o quien se delegue.

6 9 La Presidencia Ejecutiva o a quien se delegue, podrá preseleccionar entre tres (3) y cinco (5) Preseleccionar hojas de vida hojas de vida de las que cuenten con los más altos puntajes presentes en la totalización del formato: DAF-05 Formato de Selección de personal y la entrevista o prueba de conocimiento. 10 La Secretaria de Presidencia y/o la coordinación del área de talento humano y contratación Verificar referencias de hojas realizan la verificación de las referencias de vida presentes en las hojas de vida preseleccionadas. Diligenciar formato DAF-04 Verificación de referencias. 11 La Presidencia Ejecutiva o quien se delegue, escogerá el candidato entre los Preseleccionados Seleccionar funcionario para el o quien haya obtenido el mayor puntaje en la cargo Vacante totalización del formato DAF-05 y la entrevista o prueba de conocimiento. Para todos los casos la Presidencia Ejecutiva o quien se delegue tiene la autonomía y los criterios propios para seleccionar el funcionario entre los candidatos (previamente preseleccionados), de acuerdo a ello, se levanta acta de selección de personal. 12 El funcionario seleccionado, pasa a proceso de Pasar a proceso de contratación FIN contratación. DAF-05 DAF-04 DAF-05 Acta de selección de personal Presidencia Ejecutiva o quien se delegue. Secretaría de Presidencia y/o Coordinador del Área de Talento Humano y o Presidencia Ejecutiva o quien se delegue Coordinación de Talento Humano

7 13 Levantar acta de selección de funcionario En la etapa final de este procedimiento, se debe levantar un acta que soporte la selección del funcionario para ocupar el cargo vacante. Posteriormente, con esta acta se debe dar inicio al proceso de contratación. A esta acta se le deben anexar cinco (5) fotocopia del documento de identidad del funcionario seleccionado al 150%, y todos los soportes relacionados con la hoja de vida. Acta de Selección Presidencia Ejecutiva o quien se delegue. 14 El funcionario seleccionado, pasa a proceso de contratación. Pasar a proceso de contratación N/A N/A 15 FIN NOTA: La Presidencia Ejecutiva podrá incluir de manera participativa o decisoria a quienes considere, para que acompañen el procedimiento de selección de personal. Cuando la Persona ha trabajado en la Entidad y si el proceso de selección en el cual participo ya tuvo lugar, se acepta el proceso.

8 La documentación en las Hojas de vida deben presentarse al area de Talento Humano completa, con todos los soportes referenciados en la Hoja de vida y todos los requisitos exigidos en el formato para contratación laboral DAF-20; para la elaboración del contrato por parte de la Coordinación del Area de Talento Humano y. 5.2 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL ITEM PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE 1 INICIO 2 Presentar formato DAF-16 requisitos de contratación del personal Una vez el proceso de talento humano tenga en su archivo el acta de selección del funcionario a ocupar la vacante, recibirá por parte del seleccionado el formato DAF-16 totalmente diligenciado y con todos los soportes actualizados dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la selección. Acta de selección DAF-16 Nuevo Funcionario 3 Digitar texto del contrato La Coordinadora del área de Talento Humano y, digita el texto del contrato de acuerdo al contenido del Formato Contrato de Trabajo Individual a Termino Fijo. Si el cargo contratado, no esta presente en el organigrama de la entidad, el funcionario que haga las veces Contrato de Trabajo Individual a Termino Fijo Coordinadora de Talento Humano y

9 4 Realizar revisión jurídica y administrativa de superior inmediato debe presentar una relación de funciones a desarrollar la cual quedará anexa al contrato suscrito. El tiempo máximo en que debe estar completamente diligenciado el texto del contrato es de tres (3) día posterior a la recepción del Acta de selección del Funcionario y el formato DAF-16 por parte de la Coordinadora del Área de Talento Humano y. Se realiza la revisión de los aspectos jurídicos que deben contener los contratos bajo la modalidad de laboral. De igual manera, se hace la revisión posterior por parte del Director Administrativo y Financiero, del contenido del mismo. Para la revisión Jurídica se requerirá de tres (3) días Hábiles posterior a la Digitación del texto del mismo. Para efectos del presente procedimiento será valida la revisión inicial vía electrónica del Texto del Contrato por parte del Asesor Jurídico Externo, la cual generara un soporte de realización de la acción. Si la revisión Jurídica NO es conforme con las apreciaciones para este tipo de contratación, el Asesor Jurídico externo devuelve el formato de contrato laboral con sus respectivas observaciones para realizar los ajustes en el contenido del mismo. De igual forma si en la revisión Administrativa se detecta algún tipo de inconsistencia en el contrato se devuelve con las respectivas observaciones para realizar ajustes. Esta Gestión no deberá superar un (1) día hábil. Contrato Firmado por las partes Coordinadora de Talento Humano y

10 5 6 7 Enviar para firmas Realizar afiliaciones Relacionar contrato Una vez el texto del contrato tenga la aprobación del Asesor Jurídico externo y del Director Administrativo y Financiero, éste pasa a etapa de perfeccionamiento mediante la firma de la Presidencia Ejecutiva, y posteriormente del trabajador. Esta gestión no deberá superar un (1) día después de la Aprobación Jurídica y Administrativa. Una vez perfeccionado el contrato mediante las respectivas firmas, se procede a realizar las afiliaciones a seguridad social integral en los riesgos de salud, pensiones y riesgos profesionales, a la Caja de compensación familiar, mediante el diligenciamiento de los formatos suministrados por las entidades para cada fin. Nota: en caso de que el funcionario desee ya estando contratado por la Entidad realizar cambio de EPS o Fondo de Pensiones Se debe dirigir a la Coordinación de Talento humano y contratación para que por intermedio de esta coordinación se presente la novedad al Jefe Financiero y al Tesorero y estos realicen las modificaciones correspondientes. El nuevo contrato se debe relacionar en el cuadro de seguimiento mensual de la contratación de la Entidad, asignando al mismo, el numero de orden consecutivo que corresponda de acuerdo a su fecha de suscripción Afiliaciones Cuadro Relación de Contratos Coordinadora de Talento Humano y Coordinadora de Talento Humano y Coordinadora de Talento Humano y

11 8 El nuevo contrato es debidamente archivado de acuerdo al número consecutivo asignado. Archivar contrato Coordinadora de Talento Humano y 9 Pasar a etapa de inducción La nueva persona contratada pasa a la etapa de inducción en la Entidad. Nuevo Funcionario Contratado 10 FIN 5.3 PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN DE PERSONAL: Aplica únicamente para contratos Laborales. ITEM PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN REGISTRO RESPONSABLE 1 INICIO

12 2 Se da a conocer al nuevo funcionario aspectos Informar sobre Generalidades tales como: Políticas, objetivos, planes, de la Entidad actividades a desarrollar, disciplina interna, horario de trabajo, incluyendo la capacitación para la consulta del manual de funciones presente en la red para el caso de los cargos presentes en el organigrama. Y la entrega física de las funciones asignadas, para el caso de cargos no creados en el organigrama de la Entidad. Se deberá dar a conocer el Reglamento Interno de trabajo, los Estatutos y el Código de ética Institucional. 3 Se proporciona el puesto de trabajo que va a ocupar el nuevo funcionario, junto con los Relacionar al nuevo funcionario elementos para desarrollar sus funciones. Se con su entorno levanta acta de entrega de elementos por parte del Auxiliar de Almacén II de la Entidad. Se le hace entrega de Elementos Informáticos para el desarrollo de sus funciones si el cargo así lo requiere. 4 Se realiza la presentación de los componentes de la plataforma informática que posee la Entidad y Exponer funcionamiento de de las herramientas con que se cuenta, para la plataforma informática optimización del desempeño de las funciones. N/A Acta de Entrega de Elementos Director Administrativo y Financiero y/o Coordinador de Calidad y Control Interno Jefe Inmediato del nuevo funcionario. Auxiliar de almacén II Funcionarios Dirección de Sistemas

13 5 Se realiza una presentación general de los aspectos que componen el Sistema de Gestión de Proporcionar Información del SGC la Calidad de la Entidad, profundizando en los tópicos que tengan relación directa con las labores del nuevo funcionario. 6 Esta presentación se puede realizar en reunión Presentar nuevo funcionario al de grupo o de manera individual. personal de la entidad Coordinador de Gestión de la Calidad y Control Interno Coordinador de Área de Comunicaciones 7 El Jefe del proceso al cual entra a ser parte el Nuevo funcionario contratado o quien éste Realizar inducción especifica en delegue, realiza la inducción especifica en las el cargo funciones o actividades a realizar basándose en el manual de funciones y de procedimientos a utilizar. Esta inducción puede ser delegada sobre un funcionario que cumpla idénticas funciones en el proceso o inclusive las puede asumir el funcionario que abandona el cargo que entra a ocupar la nueva persona. 8 Una vez finalizado el proceso de inducción de personal, se realiza el levantamiento del acta de Levantar acta de inducción verificación del cumplimiento de todas las etapas del mismo y se firma por parte de los funcionarios responsables, clarificando las posibles dudas surgidas. Acta de Inducción de personal Jefe Inmediato del Nuevo Funcionario o su delegado Coordinador de Gestión de la Calidad y Control Interno y/o Director Administrativo y Financiero

14 9 Aplicar evaluación de desempeño Los funcionarios con cargos creados en el organigrama de la Entidad, serán evaluados en su desempeño de manera anual y dentro de la duración de la respectiva vigencia. Los funcionarios temporales, serán evaluados antes de finalizar su periodo contractual y/o antes de realizar una renovación de su contrato laboral. DAF-08 Presidente Ejecutivo, Directores y Coordinadores de Área 10 Realizar seguimiento a las Acciones derivadas de la aplicación de Evaluaciones de desempeño Periódicamente se debe hacer seguimiento a las acciones identificadas por realizar de acuerdo a la aplicación de las evaluaciones de desempeño de personal. DAF-08 Presidente Ejecutivo, Directores y Coordinadores de Área 11 FIN NOTA: Cuando el contrato laboral que se suscriba, se derive de un convenio interinstitucional, Firmado por la Entidad, la organización con la cual se realice la suscripción, puede proveer el personal para desempeñar los cargos vacantes. Esta gestión debe quedar sustentada con un oficio emitido por la persona que haga las veces de Supervisor al interior de la Entidad del convenio suscrito, o en su defecto de la Presidencia Ejecutiva.

15 5.4 EVALUACIONES DE PERSONAL EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO (DAF-08): Los funcionarios con cargos creados en el organigrama de la Entidad, serán evaluados en su desempeño de manera anual. Los funcionarios temporales, serán evaluados antes de finalizar su periodo contractual y/o para renovar su contrato por un periodo más. EVALUACIÓN DE COMPETENCIA (DAF-06): Los funcionarios serán evaluados en su competencia para el cargo desempeñado con relación a Educación, Formación, Habilidades y Experiencia. EVALUACIÓN DE CLIMA ORGANIZACIONAL (DAF-07): Anualmente se debe realizar una medición de Clima Organizacional para verificar la percepción que tiene el personal a cerca del ambiente de trabajo de la Entidad. Tabla N 01 TIPO DE CONTRATO: LABORAL DOCUMENTOS ANEXOS NUMERO DE COPIAS Libreta militar Una (1) Aplica solo para hombres Pasado judicial vigente Uno (1) Certificados laborales con quien haya trabajado en Uno (1) que conste el tiempo de servicio, las características de la labor ejecutada. diploma o acta de grado, para el caso especifico de Uno (1) los profesionales, técnicos y/o tecnólogos Certificados médicos de Ingreso. Uno (1) Tarjeta Profesional, para los Funcionarios con profesión. Uno (1)

16 NOTA: Los documentos antes citados, tienen deben presentarse inmediatamente a la fecha de selección en la oficina del área de talento humano y contratación, una semana después de suscrito el contrato. 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS N/A 7. ANEXOS DAF-03 Formato Solicitud de personal a entidad externa. DAF-05 Formato de selección de personal DAF-08 Formato evaluación del desempeño DAF-16 Requisitos de del Personal. CAMBIO DE VERSIÓN: el procedimiento se modifica como resultado de reunión para organizar el proceso, y llevar a cabo acción correctiva por fuente auditoria interna realizada en el mes de Junio de