Revisión Documental. Sistema de Auditoría. Unidad Técnica de Fiscalización

Transcripción

1 Revisión Documental Sistema de Auditoría Unidad Técnica de Fiscalización

2 Índice Inicio de Sesión... 3 Selección de Configuración... 4 Menú y bara de acciones Bandeja de Contabilidades... 7 Revisión Documental... 8 Identificador de contabilidad:... 9 Identificación del Informe:... 9 Documentación a trabajar: Trabajar Revisión de Evidencias (Papel de Trabajo) Revisión de Atributos (Papel de Trabajo) Agenda de Eventos (Papel de trabajo) Eliminar Modificar Revisión Consultar Revisión Estados de Revisión Sistema de Auditoria 2 de 21

3 Inicio de Sesión 1. Ingresa tu Usuario. 2. Escribe tu contraseña. 3. Introduce el texto de la imagen. 4. Finalmente, oprime Ingresar Figura 1.0 Acceso al sistema Sistema de Auditoria 3 de 21

4 Selección de Configuración Para iniciar la consulta o revisión, es necesario seleccionar la Configuración del Proceso. Selecciona: 1. El tipo de proceso: Campaña o Precampaña. 2. El Tipo de elección. 3. El Año del proceso electoral. 4. El botón Seleccionar. 1 Figura 2.0 Selección de Configuración Figura 3.0 Tipo de Elección / Año del Proceso Electotal. Sistema de Auditoria 4 de 21

5 Menú y barra de acciones. Para ingresar a la Bandeja de Contabilidades selecciona Inicio en el menú. Figura 4.0 Menú En la barra de acciones que se ubica en la parte superior derecha de la pantalla, podrás utilizar: las Alertas, Cambiar de proceso y Cerrar sesión. Al comenzar a trabajar con tu primera contabilidad se habilitará Consulta de tus contabilidades recientes. Figura 5.0 Barra de acciones Las alertas son notificaciones que recibe el usuario informándole, a cerca del seguimiento que se le da a las contabilidades que ha trabajado. Tendras la opción de Marcar todo como visto para que muestre como vistas las notificaciones Figura 6.0 Alertas Sistema de Auditoria 5 de 21

6 Para Cambiar de proceso o Cerrar sesión, selecciona el ícono Figura 7.0 Cambiar de Proceso-Cerrar Sesión La Consulta de contabilidades recientes se habilitará una vez que comiences a trabajar una contabilidad Figura 8.0 Consulta de contabilidades recientes Sistema de Auditoria 6 de 21

7 Bandeja de Contabilidades Dirígete a la bandeja de contabilidades, ahí podrás: a) Visualizar las contabilidades que tienes asignadas, y las no asignadas (ésta última opción depende del rol con el que accedes al sistema). b) Utilizar uno o todos los filtros de búsqueda, para localizar una contabilidad. c) Elegir una de las contabilidades asignadas Figura 9.0 Bandeja de Contabilidades Sistema de Auditoria 7 de 21

8 Revisión Documental Para poder ingresar al módulo de Revisión, oprime Revisión Documental. Figura 10.0 Tablero Estadístico Contable Importante: En caso de seleccionar una contabilidad diferente a Mayoría Relativa o Representación Proporcional, el sistema mostrará el siguiente mensaje: * Posteriormente, el sistema mostrará la bandeja de Revisión Documental, la cual contiene tres secciones: Sistema de Auditoria 8 de 21

9 Identificador de contabilidad: Muestra la información relevante de la contabilidad seleccionada. -Id Contabilidad: Número de la contabilidad. -Entidad: Lugar donde se emite la revisión. -Sujeto Obligado: Nombre del Sujeto Obligado. -Cargo: Cargo u Ocupación. -Nombre del Candidato: Nombre completo del Candidato. Identificación del Informe: Muestra el periodo y la etapa del informe que se desea trabajar o consultar: 1. Selecciona el Periodo a Trabajar. 2. Elige el Tipo de informe: Normal o Corrección. Si se selecciona la opción Corrección únicamente podrás entrar a la consulta de las clasificaciones. 3. Oprime Seleccionar. 2 1 Figura 11.0 Identificación del Informe 3 Para revisar los periodos válidos de revisión consulta: 2/rsc/docs/PDF/Procedim_Revision.pdf Sistema de Auditoria 9 de 21

10 Documentación a trabajar: Muestra una tabla en donde se visualizan las acciones disponibles para cada una de las clasificaciones de la documentación del informe. Estos filtros te ayudarán a encontrar tu informe con fecha y el estatus en el que se encuentra. 1. Selecciona la Clasificación deseada. 2. Coloca la Fecha de última modificación. 3. Elige el Estatus que necesitas para la revisión del documento. 4. Oprime Buscar para ver los documentos. 5. Selecciona Limpiar, para borrar la información previamente seleccionada y elige nuevamente la opción requerida de los campos de búsqueda Figura 12.0 Documentación a Trabajar Puedes seleccionar uno o todos los filtros para comenzar con la búsqueda. Sistema de Auditoria 10 de 21

11 Se muestra la Bandeja de entrada donde puedes trabajar la documentación seleccionada. A continuación, se describirán las acciones a trabajar. Figura 13.0 Operaciones De acuerdo a la clasificación del documento del SIF se asignará el nombre de la clasificación de auditoria. Consulta la tabla de Equivalencia: sc/docs/pdf/tablaequivalencia.pdf Sistema de Auditoria 11 de 21

12 Trabajar Para poder trabajar la revisión selecciona el ícono de la clasificación de la evidencia deseada. El sistema te mostrará la Revisión Documental (Papel de trabajo) Revisión de Evidencias (Papel de Trabajo) En esta sección se muestra el listado de las evidencias adjuntas a la clasificación. 1. Clasificación: Selecciona el tipo de clasificación. 2. Tipo de evidencia: Elige la evidencia para trabajar. 3. Buscar: Presiona el botón para que se muestren los resultados de la búsqueda. 4. Bandeja de documentos: Se muestran los documentos. 5. Descargar: Puedes obtener el documento Figura 14.0 Revisión de evidencias Nota: Los filtros son opcionales y puedes visualizar la evidencia de otras clasificaciones en caso de que el sujeto obligado haya clasificado mal una evidencia. Sistema de Auditoria 12 de 21

13 Cuando se selecciona un archivo, puedes visualizar el documento informe Adjunto. 1 Figura 15.0 Informe 1. Mediante los botones Anterior y/o Siguiente podrás navegar entre las evidencias adjuntas de las clasificaciones seleccionadas. Los formatos que se pueden visualizar y escuchar son: PNG, JPG, JPEG, GIF MP4, OGG OGV, MP4, WEBM DOCX, XLSX Sistema de Auditoria 13 de 21

14 Nota: Los requerimientos para el funcionamiento correcto de Word y Excel son los siguientes: Microsoft Office Word y Excel (2013, 2016 o superior) Solo Sistema Operativo. Windows Vista o Superior. Instalación correcta de Office (Correctamente configurados, configuración predeterminada) Compatibilidad Google Chrome, el cual debe permitir abrir ventanas emergentes. Es importante mencionar que debemos revisar la configuración. Revisión de Atributos (Papel de Trabajo) En seguida el sistema te mostrará los atributos: 1 Figura 16.0 Revisión de Atributos 1. Comentarios Podrás agregar comentarios al atributo de revisión, los comentarios son opcionales. Se deberá contestar con Si, No o No aplica, según sea el caso y de ser necesario agregar un comentario. Existen en algunas clasificaciones atributos que se responden de forma automática, se les conoce como atributos automáticos y son aquellos que el sistema puede contestar validando ciertos parámetros. Por ejemplo, si la clasificación tiene evidencia. Se debe considerar que los atributos automáticos son los que tienen el icono A. Sin embargo, algunos atributos son manuales y deberán ser calificados por el auditor. Sistema de Auditoria 14 de 21

15 Cada vez que se accede a una revisión, el sistema verifica la información y si existen atributos automáticos, se responden visualizándose en la parte superior derecha de la pantalla la respuesta: Figura 17. Exitoso Una vez que se respondieron los atributos selecciona Guardar Revisión. En caso contrario, si no deseas guardar, oprime Cancelar. Nota: Según las respuestas que se realicen en los atributos, estos podrán habilitar a otros atributos. Agenda de Eventos (Papel de trabajo) A diferencia de las demás clasificaciones de revisión, la Agenda de Eventos no forma parte de la documentación adjunta al Informe. Por lo que la dinámica de revisión se realiza de forma diferente: 1. Selecciona la clasificación Agenda de Eventos. Al Ingresar al papel de trabajo se visualizarán dos pestañas: Eventos Onerosos. Eventos No Onerosos. Onerosos 1 Figura Eventos Onerosos Sistema de Auditoria 15 de 21

16 Se visualiza el grid con los Eventos Onerosos con el mismo detalle que se muestra en el SIF. 1. En esta columna el sistema detecta automáticamente que un registro contable se encuentra asociado a un evento y responderá SI. Al no encontrar ninguna asociación responderá NO y se generará una observación. Cuando el registro contable no es aplicable se identificará con N/A. En la parte superior del grid se encuentran los botones mediante los que se pueden filtrar los eventos conforme a lo siguiente: Se visualizaran la totalidad de los eventos. Muestra los eventos sin registro contable relacionado. Filtra los eventos que tienen registros contables relacionados. Muestra los eventos en los que No aplica un registro contable. No Onerosos Figura 19.0 Eventos No Onerosos En el caso de Eventos No Onerosos, se cuenta con una columna que calificará lo siguiente: Debería ser oneroso? 1. Selecciona el o los eventos que identificaste son Onerosos y por lo cual se tuvo que registrar un gasto. Sistema de Auditoria 16 de 21

17 Al seleccionar al menos un evento la calificación del atributo cambiará a SI, por lo que se generara una observación. Nota: Es importante que consideres que la calificación de los atributos es por la totalidad de los eventos, no individual; sin embargo, debes considerar que existen atributos que serán aplicables en general a la agenda de eventos, y otros que son específicos para eventos onerosos y no onerosos. Una vez que se respondieron todos los atributos, se habilitará el botón Guardar Revisión, al seleccionar esta opción el sistema te redirigirá a la consulta de la misma. En caso contrario, si no deseas guardar, oprime la opción Cancelar. En este apartado, el sistema permite descargar el reporte de Eventos Onerosos que están relacionados a un registro contable. Selecciona Descargar Reporte de Mayor para guardar el archivo. Figura 20. Reporte de Mayor Auxiliar Una vez guardada la revisión, el sistema te mostrará un mensaje de éxito. Oprime la opción deseada. Sistema de Auditoria 17 de 21

18 Podrás observar que en la Bandeja de Entrada la revisión que se trabajó ya se visualizan de otra manera las acciones. Y el estatus se refleja como Revisado, que significa que se concluyó con la revisión de la clasificación. Eliminar Para eliminar la revisión oprime el ícono El sistema te preguntará si efectivamente quieres eliminar la revisión. Si seleccionas Sí, será eliminada y se podrá realizar la revisión nuevamente siempre y cuando la temporalidad no esté vencida o el informe se haya enviado a firma. Modificar Revisión Para hacer una modificación oprime el ícono Al ingresar a modificación, el sistema te mostrará Revisión Documental (Papel de Modificación). En esta parte podrás modificar la revisión de la clasificación, se mostrarán en la parte de abajo los atributos de revisión, se visualizará la primera revisión que se realizó y debajo de ella, podrás modificar lo que requieras respuesta de los atributos y comentarios. 1 2 Figura 21. Modificar Revisión 1. Primer atributo con la revisión generada. 2. Primer atributo con la capacidad de modificarse. Nota: También puedes eliminar o modificar los comentarios realizados anteriormente. Sistema de Auditoria 18 de 21

19 Al terminar Oprime Guardar Revisión. El sistema te mostrará un mensaje de éxito. Oprime la opción deseada. Podrás observar que en la Bandeja de Entrada la revisión que se trabajó, el estatus se refleja con un Modificado, lo que significa que modificamos la revisión de la clasificación. Figura 22. Estatus Consultar Revisión Una vez guardando la revisión, podrás consultar el detalle del informe así como la revisión de evidencia, en Revisión Documental. Para consultar la revisión oprime el ícono El sistema te mostrará la revisión con la cual se ha trabajado. En la parte media de la consulta se visualiza Observaciones Adicionales. Cuando se selecciona Guardar revisión te envía a la consulta de las observaciones que se generaron. Sistema de Auditoria 19 de 21

20 Figura 23. Atributos de Revisión En atributos de Revisión se muestran las observaciones en el apartado Id Observación, así como la descripción de ésta. Oprime el ícono para poder visualizar la información detallada. Observaciones Adicionales. Figura 24. Información detallada En esta sección podrás agregar las observaciones adicionales que sean necesarias. Nota: Figura 25. Observaciones No es Obligatorio generar nuevas observaciones y solo podrás agregar observaciones una vez que hayas guardado la revisión. Sistema de Auditoria 20 de 21

21 6 Estados de Revisión Figura 26. Estados de Revisión Es importante saber que en caso de que cierres sesión o que el sistema cierre sesión por un tiempo prolongado de inactividad, la revisión cambiará de estatus. Sistema de Auditoria 21 de 21