Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera

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1 Versión: 08 Página 1 de 10 NOMBRE DEL PROCESO O SUBPROCESO: INFRAESTRUCTURA Campus Bucaramanga - Líder Nacional del Proceso o subproceso: JEFE DE INFRAESTRUCTURA Campus Cúcuta y Valledupar - Líder del Proceso o subproceso: COORDINADOR DE INFRAESTRUCTURA PROPÓSITO DEL PROCESO O SUBPROCESO: administrar la plataforma y de Información con herramientas óptimas para satisfacer las necesidades de la Institución y de las filiales. ALCANCE DEL PROCESO O SUBPROCESO: desde las necesidades de generación de información hasta la implementación de las soluciones. PROVEEDORES ENTRADAS CICLO ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE Dirección TIC Activos Fijos Lineamientos de la Dirección TIC Identificación necesidades de Inventario del parque Tecnológico P Realizar la planeación de las diferentes actividades del subproceso. Elaborar el cronograma de mantenimiento preventivo Anual de equipos activos de red. Plan de Trabajo VAF-FT-026-UDES. Cronograma Mantenimiento IFT-FT-003-UDES. de Preventivo Dirección Tic Administradores de Servidores Procesos y/o subprocesos UDES Reporte de necesidad de recurso tecnológico Evaluar la necesidad del recurso tecnológico. Procesos y/o subprocesos UDES Procesos y/o subprocesos UDES Registro de Ticket Mesa de Ayuda Cronograma Mantenimiento Servidores. de de H Administrar la infraestructura informática (plataforma tecnológica) sobre la cual se soportan los sistemas de información. Administración de los Servidores de la Institución Registro de Ticket Mesa de Ayuda y/o Orden de Servicio. Lista de chequeo IFT-FT-002-UDES. Dirección TIC Procesos subprocesos UDES y/o

2 Versión: 08 Página 2 de 10 Plan de Trabajo VAF-FT-026-UDES H adscritos al subproceso de infraestructura. Administración de la planta telefónica VoIP. Administración de la plataforma de correo. Ejecución del plan de trabajo Registro en la bitácora de servicio de la Hoja de Vida Equipos de Cómputo y Periféricos SEU-FT-001-UDES. Directorio de Extensiones actualizado. Correo electrónico. Control de Servicios IFT-FT-004-UDES. SGC-VAF Ticket Mesa de Ayuda Hoja de Vida Equipos de Cómputo y Periféricos SEU- FT-001-UDES. Plan de Trabajo VAF-FT- 026-UDES Informes de Auditoria V Realizar seguimiento mensual a la mesa de ayuda para gestionar las solicitudes. Hacer seguimiento y evaluar el cumplimiento de los lineamientos establecidos dentro del SGC-VAF. Verificar que las versiones de los sistemas operativos de los servidores adscritos a tecnológica, se encuentren actualizadas. Control de Servicios IFT-FT-004-UDES. Registró en la bitácora de servicio de la Hoja de Vida Equipos de Cómputo y Periféricos SEU-FT-001-UDES. Plan de Trabajo VAF-FT-026- UDES. VAF-FT-004-UDE Plan de Acción. Dirección TIC Jefe de SGC-VAF

3 Versión: 08 Página 3 de 10 V Verificación Del cumplimiento del plan de trabajo. Registró en la bitácora de servicio de la Hoja de Vida Equipos de Cómputo y Periféricos SEU-FT-001- UDES. Plan de Trabajo VAF-FT-026-UDES A Analizar las causas para determinar acciones de mejora. VAF-FT-004-UDES Plan de Acción Control de Servicios IFT-FT-004-UDES. Correcciones y Acciones correctivas. RECURSOS REQUISITOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Talento humano: Número De personas: 6 Formación del Equipo de Trabajo: Técnicos, Tecnólogos y Profesionales. física: área administrativa, área para los elementos pasivos de la red, mobiliario. Normatividad legal y reglamentaria Ley 178 de 1994 La Protección de la Propiedad Industrial tiene por objeto las patentes de invención, los modelos de utilidad, los dibujos o modelos industriales, las marcas de fábrica o de comercio, las marcas de servicio, el nombre comercial, las indicaciones de procedencia o denominaciones de origen, así como la represión de la competencia desleal. Decreto 1360 de 1989 Ver tablas de identificación y valoración del Riesgo

4 Versión: 08 Página 4 de 10 tecnológica: equipos de cómputo, equipos periféricos, telefonía, aires de precisión, equipos biométricos, equipos de medición. Ambiente de trabajo: Condiciones de humedad, temperatura, iluminación y ruido. Recursos económicos: Presupuesto. Por el cual se reglamenta la inscripción de soporte lógico (software) en el Registro Nacional del Derecho de Autor. Se considera como una creación propia del dominio literario. La Ley 1273 de 2009 De la protección de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones. Ley 1341 de 2009 Por la cual se definen Principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC-, se crea la Agencia Nacional del Espectro y se dictan otras disposiciones" ANE. Resolución del 30 de julio de Por la cual se define la administración de registros de nombres de dominio.co, establece que el nombre de dominio de Internet bajo el código de país correspondiente a Colombia -.co- es un recurso del sector de las telecomunicaciones, de interés público, cuya administración, mantenimiento y desarrollo estará bajo la planeación, regulación y control del Estado Derechos de autor: LEY No. 23 DE Los autores de obras literarias, científicas y artísticas gozarán de protección para sus obras e la forma prescrita por la presente ley y, en cuanto fuere compatible con ella, por el derecho común. También protege esta ley a los intérpretes o ejecutantes, a los productores de fonogramas y a los organismos de radiodifusión, en sus derechos conexos a los del autor. Ver listado de indicadores en aplicativo de administración del SGC-VAF Decreto 1377 de 2013.

5 Versión: 08 Página 5 de 10 El presente Decreto tiene como objeto reglamentar parcialmente la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Ley 1582 de La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Normatividad institucional aplicable al subproceso Documentación SGSST. Reglamento Interno de Trabajo UDES. REG-PI-001-UDES Política de tratamiento de datos personales. VAF-PI-001-UDES Políticas Institucionales. VAF-MN-002-UDES Manual de Responsabilidades. VAF-PR-006-UDES Procedimiento Gestión del Cambio. VAF-PR-007-UDES Procedimiento Gestión del Riesgo. VAF-PR-001-UDES Producto no conforme. VAF-PR-002-UDES Control de documentos y registros. VAF-PR-003-UDES Acciones correctivas preventivas y de mejora. VAF-PR-005-UDES Quejas, Reclamos, sugerencias o felicitaciones. Caracterización infraestructura tecnológica. INF-PR-001-UDES Procedimiento administración de red. INF-PR-002-UDES Procedimiento Administración de servidores. INF-PR-003-UDES Procedimiento administración correo y colaboración. IFT-PR-004-UDES Procedimiento gestión planta telefónica. IFT-IN-001-UDES Instructivo de creación cuentas de directorio activo y correo.

6 Versión: 08 Página 6 de 10 IFT-IN-002-UDES Instructivo de ingreso a la plataforma de correo y colaboración institucional. IFT-IN-003-UDES Instructivo línea base instalación windows. Requisitos de la Norma ISO 9001:2015, aplicables al subproceso 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.1 Comprensión de la organización y su contexto. 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. 4.4 Sistema de Gestión de Calidad. 6. PLANIFICACIÓN 6.1 Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades. 6.3 Planificación y control de cambios. 7. APOYO Conocimientos de la Organización. 7.2 Competencia. 7.3 Toma de Conciencia. 7.4 Comunicación. 7.5 Información documentada. 8. OPERACIÓN 8.1 Planificación y control operacional. 8.2 Requisitos para los productos y servicios. 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente. 8.5 Producción y provisión del servicio. 8.6 Liberación de los productos y servicios. 8.7 Control de las salidas no conformes. 9 EVALUACIÓN DESEMPEÑO 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación.

7 Versión: 08 Página 7 de MEJORA 10.1 Generalidades No conformidades y acciones correctivas Mejora continua. DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS Plan de desarrollo Institucional. Proyecto Educativo Institucional. Calendario Académico. VAF-MN-001-UDES Manual de calidad. VAF-PR-004-UDES Procedimiento de Auditorias. VAF-PR-002-UDES Programa de auditoría. VAF-PG-001-UDES Programa de Capacitaciones. VAF-GU-001-UDES Guía de requisitos de documentos para aprobación presupuestal y pagos. GED-GU-001-UDES Guía uso adecuado del papel. DIF-GU-002-UDES Guía para el manejo de viáticos. ACF-GU-001-UDES Guía de activos fijos para el usuario. LOG-RG-001-UDES Reglamento Sala de Audiovisuales. IFT-FT-002-UDES Lista de chequeo. IFT-FT-003-UDES Cronograma de mantenimiento a servidores. IFT-FT-004-UDES Control de Servicios IFT. VAF-FT-004-UDE Plan de Acción VAF-FT-026-UDES Plan de Trabajo. SEU-FT-001-UDES Hoja de Vida Equipo de Cómputo y Periféricos. SEU-FT-002-UDES Orden de Servicio. Ticket Mesa de Ayuda. Correo electrónico. Archivos Digitales (Pantallazos). Archivos de Registro (txt). Directorio de extensiones actualizado. Informes de Gestión, Estadística y de avance.

8 Versión: 08 Página 8 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Ing. Alexis René Palomino Jefe de 24/04/ Se realiza cambio en el encabezado de los documentos según lineamientos del Procedimiento Control de documentos y Registros TP. Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental 18/06/ Se actualizan registros asociados a las actividades del subproceso por unificación de formatos con el Subproceso de Servicio a Usuario y por modificación en la trazabilidad del formato Bitácora Control de Cambios IFT- FT-001-UDES. Ajuste de la trazabilidad de acuerdo a la versión (03) vigente del procedimiento de control de documentos y registros. Ing. Alexis René Palomino Jefe de Carmen E. Guerrero G. Coordinadora Gestión Documental Gloria Liliana Osorio Avendaño Representante de la Dirección 29/04/2015 Se realiza el ajuste a las diferentes actividades del ciclo de PHVA. Liliana Jimena Naranjo Cepeda Auditora Interna

9 Versión: 08 Página 9 de 10 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 03 Modificación herramienta para elaboración y seguimiento de indicadores en el campo Indicadores del proceso, por ajuste en Manual de Calidad SGC-VAF v.03 José Luis Olivar Quin Director de TIC 12/08/ Se elimina del ciclo Hacer, el registro de salida bitácora control de cambio Alexis René Palomino Jefe de 19/10/15 05 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/ Actualización del encabezado por la aplicación de la mención Vigilada Mineducación en Logo Institucional. Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 29/09/2016

10 Versión: 08 Página 10 de 10 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Alexis René Palomino Jefe 07 Se ajusta la estructura del documento a los lineamientos de la norma ISO 9001 Versión 2015 y a lineamientos institucionales. Oscar Díaz Orduz Coordinador Campus Cúcuta Rafael Eduardo Cote Díaz Coordinador Campus Valledupar 24/10/2017 Liliana Jimena Naranjo Cepeda Calidad Administrativa y Financiera. 08 Se ajustan los registros del subproceso Se ajusta pie de página según Procedimiento control de documentos y registros v 10 Alexis René Palomino Jefe 08/02/2017