La gestión informatizada de los almacenes

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Antonio Rey Cruz
hace 8 años
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1 La gestión informatizada de los almacenes Existen una gran variedad de programas informáticos que nos ayudan a llevar a cabo la gestión de la logística. La sofisticación de los mismos puede ir desde los sistemas computarizados por radiofrecuencia en las grandes empresas, a la utilización de un programa informático que gestione las existencias en las pequeñas y medianas. Nosotros, en este texto, nos vamos a centrar en la gestión de las existencias de una PYME, a través del programa informático Facturaplus. Por espacio temporal de la programación del módulo no podemos ser muy exhaustivos en mostrarte todas las posibilidades del programa, sino las que consideramos básicas; no obstante, en el material complementario del texto se puede ver un ejemplo editado por la empresa Sage, dueña de los derechos de Facturaplus. Para una mejor explicación, nos vamos a servir de un ejercicio. LA CANDELARIA, empresa que se dedica a la actividad comercial de ferretería, ha observado una dificultad alarmante en la gestión del almacén, por lo que decide realizar la informatización del mismo. Encarga a la Srta. Feliz, titulada en el Ciclo de Grado Superior de Administración y Finanzas, que se ponga a ello. Lo cual va a desarrollar a través de las siguientes fases: PRIMERA: Crea la empresa con la que vamos a trabajar en el programa informático. Te adelantamos que se trata de una empresa dedicada a la actividad de ferretería: LA CANDELARIA. C/ La llave, Madrid NIF: A Una vez instalado el programa, accedemos al mismo, y vemos la siguiente pantalla: En la Clave de usuario introducimos Supervisor. Si es la primera vez que utilizamos el programa, puede ser que nos pregunte qué clave deseamos colocar, en este caso podemos cambiar la clave o dejar la misma. Luego pulsa Aceptar. En el menú principal elegimos Global y posteriormente Opción empresas. Gestión logística y comercial, GS 1-8

2 Se nos presentará la pantalla para crear la empresa. Hacemos click con el ratón en el botón introducimos los datos en la pantalla que se nos abre. e Una vez pulsado el botón Aceptar, se creará la nueva empresa, LA CANDELARIA S.L. y sobre ella, deberemos hacer doble clic para activarla. SEGUNDA: Configuración del entorno de trabajo Accedamos en el menú principal a la opción Util --à 4. Entorno del sistema --à Personalización y en la pantalla que emerge elegimos M.Trabajo Pulsa sobre las cuatro casillas tal como aparece en la imagen. Una vez punteadas las opciones hagamos click sobre Aceptar Gestión logística y comercial, GS 2-8

3 TERCERA: Creación de las familias y artículos a. Familias Factura Plus considera familia de productos a aquellos artículos con características comunes fácilmente identificables que merecen una clasificación diferenciada. Nuestra empresa va a gestionar cinco familias, donde se van a agrupar todos los artículos que comercializa: Jardinería (JARD) Cerrajería (CERR) Tornillería (TORN) Herramientas (HERR) Material eléctrico (MATE) Para dar de alta a las familias acudimos al menú principal a la opción de Sistema --à 1. Tablas generales --à 6. Familias Y nos aparecerá la siguiente pantalla Pulsamos el botón Y en la pantalla que nos aparece introducimos las cinco familias sucesivamente. Los Datos definibles son para especificar características de los productos. Procedamos a dar de alta las otras cuatro familias Gestión logística y comercial, GS 3-8

4 b. Artículos De nuevo accedamos en el menú general a la opción Sistema --à 7. Artículos y pulsemos en la tecla con lo que surgirá la siguiente pantalla para dar de alta los artículos. En la pestaña de Datos generales introducimos el primer artículo de la tabla que referenciaremos más adelante. A continuación hacemos clic sobre la pestaña Prec. Compra e introducimos el precio del artículo. Seguimos con las pestañas Prec. Venta y Stocks con los datos de la tabla de artículos: Tablas de artículos: Familia: JARDINERÍA Manguera 25 m Manguera 10 m JARDIARTE 12,00 28, JARDIARTE 5,00 12, Aspersor RIEGOS LOZANO Azada ARACNIDO, 2,00 6, ,00 45, Gestión logística y comercial, GS 4-8

5 Familia: CERRAJERIA Llave La llave de oro 3,00 7, Candado El rápido, S.L. 2,50 6, Cerrojo La llave de oro 1,50 5, Manivela 8.471,654, El rápido, S.L. 3,30 7, Familia: TORNILLERIA Clavo El Clavo, S.A 2,30 5, Tornillo El Clavo, S.A 1,50 4, Chincheta El Clavo, S.A 0,50 0, Alcayata El Clavo, 0,45 0, Familia: Herramientas Llave inglesa La puerta del cielo, S.A 4,00 7, Martillo Thor, S.L 5,00 9, Alicate Thor, S.L 6,00 10, Destornillador ,781,987 Thor, S.L. 3,00 5, Familia: Material eléctrico Sierra eléctrica Viernes 13, S.A 140,00 200, Taladradora eléctrica Martillo compresor Cortacésped eléctrico Viernes 13, Viernes 13, Viernes 13, 90,00 150, ,00 340, ,00 200, CUARTA: Alta de proveedores y clientes Gestión logística y comercial, GS 5-8

6 En el menú Sistema procedemos a dar de alta a los proveedores --à 4. Proveedores Código proveedor Nombre Dirección Población Provincia JARDIARTE C/ Las flores, 18 Segovia Segovia RIEGOS LOZANO ARACNIDO, Polígono la estrella, nave 23 Manzanares Ciudad Real Insectos, 234 Barcelona Barcelona La llave de oro Plaza del Carmen, 12 Zaragoza Zaragoza El rápido, S.L. Héroes de la independencia, 26 Madrid Madrid La puerta del cielo, S.A Santo Ángel, 38 Zamora Zamora Thor, S.L Los dioses, 23 Bilbao Bilbao Viernes 13, S.A Semana Sangrienta, 29 Alcalá de Henares Madrid QUINTA: Alta de almacenes y transportistas a. Almacenes La empresa cuenta con dos almacenes; uno de ellos situado en la sede central de la empresa (ALM1) y otro en la calle Príncipe de Vergara, Madrid (ALM2) En el menú principal elegimos Sistema -à 6. Almacenes. (Eliminamos al almacén que la empresa presenta por defecto, con la tecla, y a continuación pulsamos y procedemos a crear los dos almacenes. b. Transportistas Sólo deseamos trabajar con un transportista. En el menú general ir de nuevo a Sistema --à Transportistas e introducir los datos que aparecen en pantalla. Gestión logística y comercial, GS 6-8

7 SEXTA FASE: Gestión de compras La gestión de los procesos de compras se realiza a través de la opción Almacén. Como ya se ha tratado, las fases de una compra son: a) Realizar el pedido (Pedido) b) Recibir la mercancía con el albarán (Albaranes) c) Recibir la factura (Facturas) Veamos estas fases con un ejemplo. Realizamos un pedido de 25 mangueras de 25 m. A nuestro proveedor JARDIARTE. Las condiciones son: pago al contado con un descuento por pronto pago del 5%. Realizar el pedido: Para introducir los productos, pulsa el botón Añadir y, luego puedes pulsar la lupa para buscar las referencias. Al finalizar pulsa en el botón Actualizar. Llega el pedido con el albarán: Accedemos de nuevo a Pedidos, seleccionamos el pedido en cuestión y hacemos clic sobre albaranes ( ) y en la pantalla que surge Aceptar. Gestión logística y comercial, GS 7-8

8 Llega la factura: El procedimiento es similar al del pedido. Hay que situarse en el menú Almacén --à 3. Facturas, y el Menú de proveedores hacer click en Añadir. En esta pantalla vamos rellenado los distintos campos, tal como aparece en la imagen, utilizando la lupa en para obtener los distintos códigos. SEPTIMA FASE: facturación a clientes El menú Facturación se utiliza para registrar las ventas a los clientes. Su funcionamiento es idéntico que el de Almacén, solo incluye una opción más presupuesto". Gestión logística y comercial, GS 8-8

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