MANUAL DE GESTIÓN AMBIENTAL

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1 MANUAL DE GESTIÓN AMBIENTAL INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGÍA Y MINERÍA INGEOMINAS 2005

2 2 CONTENIDO SECCIÓN A: INTRODUCCIÓN Página de gestión Histórico de las revisiones Lista de distribución de copias Contenido Estructura y gestión del manual SECCIÓN B: CUERPO COMÚN I. Disposiciones Generales 1. Política Ambiental 2. Planificación Ambiental 2.1 Requisitos legales y otras exigencias 2.2 Objetivos y metas ambientales 2.3 Planes de Manejo Ambiental 2.4 Programas de Gestión Ambiental Institucional

3 3 3. Implementación y Operación 3.1 Estructura y responsabilidad 3.2 Comunicaciones 3.3 Documentación del Sistema de gestión ambiental 4. Verificación, acción preventiva y correctiva 4.1 Auditoria al sistema de administración ambiental 5. Revisión por la dirección II. Glosario SECCIÓN C: INFORMACIONES ESPECÍFICAS DEL INSTITUTO Política ambiental de la dirección del Instituto I. Organización

4 4 Ingeniería Ambiental y AUTOR: Sanitaria de Colombia IAS Col Ltda. VERIFICADO Sonia Guerra Lemoine POR: APROBADO POR: Julián Villarruel FECHA : Julio 6 de 2005 HISTÓRICO DE LAS REVISIONES Versión Descripción del cambio Manual del V 0 Sistema de Gestión Ambiental Autor Ingeniería Ambiental y Sanitaria de Colombia IAS Col Ltda. Fecha Julio de 2005

5 5 LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS ESCRITAS COPIA No. CARGO ORIGINAL Dirección COPIA 1 COPIA 2 Secretaría General Responsable Servicios de Personal COPIA 3 Presidente del Comité Técnico COPIA 4 Coordinador Grupo Temático Ambiental Además de estas copias escritas, se dispone de una copia de dominio público en el sistema informático intranet del instituto con dominio de impresión restringido y disponible para todas las direcciones y subdirecciones.

6 6 I. DISPOSICIONES GENERALES Estructura y gestión del Manual Estructura del Manual El manual de Gestión Ambiental del Instituto de Geología y Minería INGEOMINAS consta de tres secciones: Una sección A, de introducción, organización y gestión del manual. Una sección B, cuerpo común del manual. Esta sección recoge todas las disposiciones generales de Gestión Ambiental y un glosario. Una sección C, específica del instituto, que contiene: Su organización

7 7 Una tabla de responsabilidades por el Sistema de Gestión Ambiental y una lista de documentos del mismo. Cada página se identifica con un número arábigo y una letra correspondiente a la sección. Gestión del Manual La responsabilidad de la redacción, de las actualizaciones, de la gestión y de la difusión tanto interna como externa, del Manual de Gestión Ambiental del Instituto de Geología y Minería, le compete al representante de la dirección por el Sistema de Gestión Ambiental Institucional, lo verifican dicho representante y lo aprueba el Director del Instituto. Las copias escritas del Manual son controladas mediante la utilización de la Lista de distribución de copias en la cual se registra la siguiente información: número de la copia y cargo del funcionario.

8 8 1. POLÍTICA AMBIENTAL La Política ambiental de INGEOMINAS, para el suministro de información geocientífica, minero- ambiental y nuclear, se basa en los siguientes aspectos: El compromiso de cumplir con toda la legislación ambiental aplicable a sus procesos, proyectos, actividades y operaciones en el marco de misión institucional. El compromiso de minimizar los impactos ambientales por medio de un programa de mejora continua y una adecuada planificación, orientada hacia la obtención de un mejoramiento objetivo de la calidad de vida de la población.

9 9 La prevención adecuada de los impactos ambientales no deseables y la potenciación de los impactos positivos causados por los proyectos, las obras o las actividades propias de nuestra misión y en la promoción de la responsabilidad compartida de todos los actores involucrados. 2. PLANIFICACIÓN AMBIENTAL 2.1 Requisitos legales y otras exigencias Los procesos de identificación de los requisitos legales y demás exigencias aplicables a las actividades y servicios del Instituto se documentan en procedimiento escrito (Procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos ambientales y otros del SGAI). Se han definido las responsabilidades para asegurar la comunicación y acceso de estas exigencias al personal involucrado.

10 Objetivos y metas ambientales El Instituto Colombiano de Geología y Minería establece por escrito los objetivos y metas a cumplir para aplicar su Política Ambiental, dentro del Plan Estratégico Estos objetivos tienen en cuenta los requisitos legales, los aspectos ambientales significativos, las oportunidades tecnológicas en beneficio del ambiente, las prioridades financieras, operacionales y también los puntos de vista de las partes interesadas. Los objetivos y metas se han establecido en forma consistente con la política ambiental, incluyendo el compromiso de responsabilidad ambiental.

11 11 El mejoramiento continuo, como parte integrante de la Política Ambiental del Instituto, se aplica a las actividades relativas a los programas de gestión ambiental institucional.

12 Planes de Manejo Ambiental Es el conjunto detallado de actividades, que producto de una evaluación ambiental, están orientadas a prevenir, mitigar, corregir o compensar los impactos y efectos ambientales que se causen por el desarrollo de un proyecto, obra o actividad. Incluye los planes de seguimiento, monitoreo, contingencia, y abandono según la naturaleza del proyecto, obra o actividad.

13 13

14 14 PLANES DE MANE JO AMBIENTAL ALMACÉN DE REACTIVOS SEDE CAN ALMACÉN DE REACTIVOS SEDE CENTRAL ALMACÉN DE FUENTES EN DESUSO REACTOR NUCLEAR PLANTA DE IRRADIACIÓN GAMA Y LABORATORIOS ANEXOS TRANSPORTE INSTITUCIONAL ACTIVIDADES DE CAMPO Y PERFORACIÓN LABORATORIOS DE GEOQUÍMICA

15 15 LABORATORIOS DE GEOLOGÍA LABORATORIO DE CALIBRACIÓN Y DOSIMETRÍA LABORATORIO DE ESPECTROMETRÍA OBSERVATORIO VULCANOLÓGICO Y SISMOLÓGICO DE MANIZALES OBSERVATORIO VULCANOLÓGICO Y SISMOLÓGICO DE PASTO OBSERVATORIO VULCANOLÓGICO Y SISMOLÓGICO DE POPAYÁN REGIONAL CALI REGIONAL MEDELLÍN

16 16 PLANES DE MANEJO AMBIENTAL IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES EVALUACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES

17 17 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS FICHA DE MANEJO AMBIENTAL

18 18 PLANES DE MANEJO AMBIENTAL FICHA DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO PLAN DE SEGUIMIENTO Y MONITOREO COMPONENTE AMBIENTAL FICHA: 1. OBJETIVO Corresponde a los propósitos que se tuvieron en cuenta para formular los mecanismos de seguimiento y control. 2. ACTIVIDADES A DESARROLLAR Define las acciones a llevar a cabo para hacer seguimiento y/o monitorear el componente ambiental. 3. RECOLECCIÓN, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS Indica la recolección de datos, almacenamiento y clasificación de variables. Además se establece la frecuencia temporal y el manejo de la información obtenida (información contenida en el informe). 4. MOMENTO DE EJECUCIÓN Define el tiempo que se requiere para monitorear y/o efectuar seguimiento, y el momento oportuno para su aplicación. 5. LUGAR DE EJECUCIÓN Se refiere a la zona, lugar o área específica en donde se realizará el seguimiento y/o monitoreo. 6. COSTOS Cuantifica el valor del estudio o acción o que permite monitorear el componente.

19 Programas de Gestión Ambiental Institucional Para alcanzar sus objetivos y metas, el Instituto establece y mantiene y mantiene varios programas ambientales. Cada programa incluye: La descripción de los objetivos y metas. La asignación de responsabilidades para alcanzar los objetivos y metas fijados. Los programas son modificados o corregidos cada vez que sea necesario, para tener en cuenta: Los proyectos relacionados con nuevos desarrollos. Las actividades, o servicios nuevos o modificados. Los cambios en los requisitos legales y otras exigencias.

20 20 PROCEDIMIENTOS Un Procedimiento es una serie de actividades o pasos relacionados entre sí, a través de los cuáles se transforman unos recursos (insumos, información) agregando valor y se obtiene un producto o servicio. El documento que lo describe da respuesta a los interrogantes QUE, COMO, CUANDO, DONDE y QUIÉN. IDENTIFICAR, MANTENER Y DISPONER LA DOCUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS DEL SGAI. IDENTIFICAR Y TENER ACCESO A LOS REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES Y OTROS DEL SGAI. COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS SOBRE LOS ASPECTOS AMBIENTALES

21 21

22 22 PROGRAMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL INSTITUCIONAL RESIDUOS SÓLIDOS INSTITUCIONALES RESIDUOS PELIGROSOS VERTIMIENTOS

23 23 ESTRUCTURA

24 24

25 25 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL INSTITUCIONAL 2005 INSTITUTO COLOMBIANO DE GEOLOGÍA Y MINERÍA INGEOMINAS

26 26 PROGRAMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL INSTITUCIONAL DIRECCIÓN DEL SERVICIO MINERO SUBDIRECCIÓN DE AMENAZAS GEOLÓGICAS Y ENTORNO AMBIENTAL SUBDIRECCIÓN DE GEOLOGÍA BÁSICA SUBDIRECCIÓN RECURSOS DEL SUBSUELO

27 27

28 28 3. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 3.1 Estructura y responsabilidad El Instituto Colombiano de Geología y Minería, establece, documenta y comunica las funciones, responsabilidad y autoridad para facilitar una eficaz gestión ambiental y alcanzar los objetivos y las metas específicas, a través de la Resolución 213 del 26 de mayo de 2005, por la cuál se crea el Grupo temático Ambiental del INGEOMINAS, el cuál tiene entre otras, las siguientes funciones: Diseñar y proponer la Política Ambiental. Elaborar la propuesta del Plan Estratégico del Grupo Temático Ambiental y del Plan Operativo derivado.

29 29 Revisar los Programas de Gestión Ambiental Institucional elaborados y propuestos por el grupo de gestión ambiental (Planes de Manejo, gestión de residuos, vertimientos y desechos, educación ambiental, Planes de contingencia) para su aprobación por parte del Comité Técnico Ambiental. El Director de INGEOMINAS, y su grupo directivo o el correspondiente Equipo de Dirección tiene la responsabilidad de: Proveer los recursos indispensables para la implementación y control del Sistema de Gestión Ambiental Institucional, incluyendo los humanos, financieros, destrezas especializadas y tecnologías. Comprobar que el Sistema de Gestión Ambiental Institucional esté definido, implementado y perennizado en el Instituto.

30 Entrenamiento, conocimiento y competencia La Política Ambiental del instituto se presenta a todo el personal. El personal que se encuentre involucrado en el Sistema de Gestión Ambiental Institucional reciben una formación que permita comprender la importancia de la conformidad con la política y procedimientos ambientales, al igual que con los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental. Las empresas sub contratadas que prestan servicios al Instituto, como personal del aseo, reciben información suficiente para trabajar respetando el medio ambiente.

31 Comunicaciones El instituto dispone de un procedimiento documentado para comunicaciones internas y externas sobre los aspectos ambientales, el cuál se referencia en la sección C, numeral II. Esta comunicación se realiza para dos tipos de destinatarios: El personal del Instituto, en sus diferentes niveles y funciones, incluyendo a los contratistas, para que comprendan y se apropien de la Política Ambiental, sus objetivos y metas, así como sus logros y retos. Las partes interesadas externas del instituto, con el fin de crear las condiciones favorables de las relaciones con las Autoridades Ambientales y comunidad en general con los interlocutores actuales y potenciales del Instituto.

32 Documentación del Sistema de Gestión Ambiental Institucional Este manual, describe los elementos centrales del Sistema de Gestión Ambiental Institucional de INGEOMINAS y su interacción. Se cuenta con procedimiento para identificar, mantener y disponer la documentación y registros del SGAI. El procedimiento se estable y mantiene actualizado de forma que para los procesos comprendidos, queden definidas: Las actividades a realizar ( Qué). Su secuencia (Cuándo). El modo de proceder (Cómo) Las responsabilidades (Quién).

33 33 El control de la documentación se gestiona a partir: Del establecimiento y mantenimiento de responsabilidades para la actualización periódica, revisión, verificación, y aprobación de los documentos antes de su difusión. De un sistema para asegurarse de que sólo se utilizan los documentos vigentes en los sitios en que se realicen operaciones esenciales para el funcionamiento eficaz del sistema. De la difusión de los documentos a las funciones involucradas. De un sistema para retirar con prontitud de todos los sitios de archivo y de uso, los documentos no vigentes. De la identificación y archivo de los documentos obsoletos que sean retenidos con propósitos de preservación legal.

34 34 Con respecto a los registros se debe garantizar que éstos: Sean legibles, identificables y rastreables de acuerdo con la actividad involucrada. Se almacenen o mantengan de modo que se puedan recuperar fácilmente y a la vez sean protegidos contra daños. 4. VERIFICACIÓN, ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA 4.1 Auditoria al Sistema de Gestión Ambiental Institucional La Auditoria al Sistema de Gestión Ambiental Institucional tiene como finalidad verificar que se aplique efectivamente las disposiciones previstas y medir la eficacia de este sistema.

35 35 Los auditores son independientes del sector auditado. Han sido formados para las técnicas de auditoria a aplicar y son calificados. La frecuencia de las auditorias depende de la situación y la importancia del área a auditar, y los resultados de las auditorias previas. Los resultados de las auditorias del Sistema ambiental se comunican al Director, y al Grupo Técnico Ambiental. En caso de noconformidad, el sector auditado elabora un Plan de acciones correctivas en los plazos previstos. Se realiza un seguimiento de este plan para comprobar su debido cumplimiento y su eficacia.

36 36 5. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Para revisar la eficacia, adecuación y continua aptitud del Sistema de Gestión Ambiental Institucional, se realiza una revisión por el Director, su grupo directivo o por el Grupo Temático Ambiental, al menos una vez al año. Dichas revisiones se refieren a todas las disposiciones de gestión ambiental definidas en este manual, tomando en cuenta los resultados de las auditorias internas y de los controles, así como las acciones preventivas y correctivas. Estas revisiones son objeto de informes escritos que permiten orientar los programas y planes necesarios.

37 37 Como consecuencia de esta revisión y cuando sea apropiado pueden modificarse la Política, objetivos y otros elementos del Sistema de Gestión Ambiental Institucional basados en los resultados de las auditorias al sistema, los progresos en conocimiento en materia de impactos ambientales, cambiando el compromiso y los planes para lograr el progreso continuo.

38 38 II. GLOSARIO Aspecto ambiental Elemento de las actividades o servicios del instituto, susceptible de producir interacciones con el entorno. Auditoria del Sistema de Gestión Ambiental Institucional Proceso de verificación sistemática y documentada que permite obtener y evaluar pruebas, de forma objetiva, para determinar sí el Sistema de Administración ambiental del Instituto se ajusta a los criterios de la auditoria del Sistema ambiental definidos por INGEOMINAS, y para comunicar los resultados de estos procesos a la dirección.

39 39 Comportamiento ambiental Resultados medibles del Sistema de Gestión Ambiental, relacionados con el control por el instituto de sus aspectos ambientales, con base en su Política Ambiental, sus objetivos y metas ambientales. Impacto ambiental Todo cambio o alteración al medio ambiente, sea adverso o benéfico, resultante en todo o en parte de las actividades o servicios del Instituto. Medio Ambiente Entorno en el cual funciona una organización, incluyendo el aire, el agua, la tierra, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.

40 40 II. GLOSARIO Grupo Temático ambiental Grupo de trabajo conformado por funcionarios de las siguientes subdirecciones: Subdirección de Amenazas geológicas y entorno ambiental, Subdirección de fiscalización y ordenamiento, Funcionarios del Grupo de Laboratorios. Meta Ambiental Exigencia detallada de comportamiento derivada de las orientaciones ambientales. Puede aplicarse a la totalidad o a parte de la organización. Las metas se cuantifican siempre que sea posible, definiéndose los plazos para alcanzarlos.

41 41 Objetivo ambiental Orientación ambiental general que se fija en el Instituto, como resultado de su Política ambiental. Parte interesada Individuo o grupo involucrado o afectado por el comportamiento ambiental del instituto. Programas de gestión ambiental Documento en el que se describen los objetivos y metas establecidos por INGEOMINAS, así como los responsables, y el plazo para logarlo.

42 42 II. GLOSARIO Política ambiental Declaración por la dirección del Instituto de sus intenciones y sus principios en relación con el comportamiento ambiental de sus actividades y servicios. Sistema de Gestión Ambiental Es el componente del sistema de administración general que incluye la estructura organizativa, las actividades de planificación, las responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos para elaborar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política ambiental.

43 43 SECCIÓN C INFORMACIONES ESPECÍFICAS DEL INSTITUTO POLÍTICA AMBIENTAL DEL INSTITUTO Para el Instituto Colombiano de Geología y Minería INGEOMINAS, considera como su responsabilidad contribuir a la preservación del medio ambiente, a través de la mejora continua.

44 44.POLÍTICA AMBIENTAL DEL INSTITUTO Esta política se apoya en los siguientes principios: 1. Responsabilidad ambiental 2. Desarrollo humano sostenible 3. Investigación y desarrollo 4. Producción limpia 5.Cumplimiento de la legislación ambiental 6.Comunicación con las partes interesadas 7.Monitoreo, documentación y comunicación 8.Integridad y multilateralidad

45 45 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL INSTITUCIONAL Mejoramiento Continuo Revisión por la Dirección Política Ambiental ACCIONES CORRECTIVAS Monitoreo y Medidas No - conformidades Registros Auditorías PLANEACIÓN Aspectos Ambientales Requerimientos Legales Objetivos y Metas Programas de Gestión IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN Estructura y Responsabilidades Entrenamiento y Competencia Comunicaciones y Documentación Control de la Documentación Control Operacional Respuesta a Emergencias

46 46 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL INSTITUCIONAL Está constituido por una supraestructura gerencial, cuyo objetivo es identificar, evaluar, prevenir, mitigar y eventualmente compensar todos aquellos impactos o efectos causados al ambiente por las actividades, prácticas, operaciones y procesos de la entidad. Incluye la estructura organizacional para desarrollar implementar, lograr, revisar y mantener la política ambiental.

47 47 MISIÓN El proyecto, cumpliendo con la Política Ambiental Corporativa, tiene la responsabilidad de estructurar e implementar un Sistema de Gestión Ambiental Institucional como un todo, buscando armonizar las actividades, prácticas y operaciones que integran los diferentes negocios institucionales, con el aprovechamiento sostenible de los activos ambientales que son patrimonio de la sociedad colombiana, mediante programas y planes ambientales que prevengan y mitiguen los impactos y efectos causados al ambiente.

48 48 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL INSTITUCIONAL VISIÓN Con base en la importancia que implica la adopción de una Política Ambiental Corporativa como compromiso institucional y de los individuos de proteger el ambiente y mejorar la calidad de vida de los asociados, en el diario quehacer de la entidad, es constituirnos en líderes de la gestión ambiental Institucional mediante la adopción de una coexistencia armónica entre el hombre y su entorno, para que cumplamos con el propósito de mejorar las condiciones de vida de los ciudadanos.

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