Fecha de emisión: 10-Jun-2015

Transcripción

1 1. APLICACIÓN Este procedimiento se define con el propósito de regular el proceso de selección, contratación e inducción del personal de la planta administrativa y docente, de acuerdo a las diferentes modalidades contractuales que ha determinado la Universidad. Este procedimiento tendrá aplicación cuando se presenta ante Gestión del el requerimiento de personal administrativo o docente. Este documento contempla las siguientes etapas: convocatoria, reclutamiento, preselección, selección del candidato, contratación mediante contrato laboral de acuerdo con las modalidades contractuales e inducción. Se tendrá en cuenta para la selección de docente y administrativo: Hoja de vida (formación académica, experiencia docente y/o profesional). Presentación de una prueba técnica o académica (trabajo temático o prueba de idoneidad) y entrevista con el Comité de Evaluación del programa o Coordinador del Programa para docentes. Presentación de una prueba y entrevista con el jefe inmediato para administrativos. Entrevista y Prueba(s) psicotécnica(s) con Psicóloga. Resultados de los exámenes ocupacionales. El proceso de vinculación académica contempla los siguientes parámetros: Contrato laboral a término indefinido. Contrato a término fijo. Contrato laboral por labor determinada hora cátedra. Contrato por prestación de servicios académicos específicos. Contrato por prestación de servicios por especialidades. Contrato por prestación de servicios para conferencistas. Contratos con docentes extranjeros atenderán los requisitos establecidos en el reglamento docente y la normatividad legal vigente al momento de la vinculación. Si se presenta un docente que estaba desvinculado a la Universidad por un periodo mayor a dos semestres consecutivos, deberá someterse al proceso de selección toda vez que se tendrá como docente nuevo. De lo contrario simplemente se verificará con acreditación los resultados de las últimas evaluaciones docentes, antecedentes reportados en Gestión del y deberá anexar si reporta haber trabajado en otra Institución Superior los últimos resultados de su evaluación docente. Directora Gestión del Página 1 de 10

2 En el caso del personal de seguridad para realizar su selección y vinculación se debe realizar una visita domiciliaria. 2. OBJETIVO Direccionar el proceso de selección, contratación e inducción de docente y administrativo, según lo establecido por la ley y en el reglamento docente y administrativo. 3. RESPONSABLE La Vicerrectoría Administrativa es la dependencia responsable en la definición y aprobación de este documento, delegando a Gestión del para realizar la ejecución, seguimiento y actualización de las actividades que se desarrollan Procesos o Áreas Involucradas Sala General. Rectoría. Auditoría y Control Interno. Vicerrectoría Administrativa. Vicerrectoría Académica. Vicerrectoría de Investigación Vicerrectoría de Aseguramiento de la Calidad. Vicerrectoría de Educación abierta y a Distancia. Decanaturas. Coordinador de Programa y/o jefes de área. Gestión del. Informática y Redes. Directora Gestión del Página 2 de 10

3 4. DOCUMENTOS CONTROLADOS ASOCIADOS Reglamento Interno de trabajo. No. RG-DP-007 Reglamento docente. No. RG-DP-006 Reglamento Administrativo. No. RG- DP-010 Formato perfil de cargo. No. PC-GH-000 Formato de actualización de datos No. FR-GH-002 Formato requisitos para afiliación al sistema general de seguridad social. No. FR-GH-003 Lista de chequeo verificación de documentos anexos a la hoja de No. FR-GH-004 vida folio trabajador Formato definición de escalafón No. FR-GH-007 Formato resultado del proceso de selección del personal docente. No. FR-GH-022 Formato revisión proceso de inducción No. FR-GH-024 Formato convocatoria interna y externa. No. FR-GH-025 Formato verificación de referencias laborales. No. FR-GH-026 Formato de resultados selección administrativa No. FR-GH-053 Formato prueba de idoneidad para la selección de docentes No. FR-GH-050 Paz y Salvo de exámenes médicos y seguridad social No. FR-GH-001 Programa de Inducción No. IF-GH-001 Informativos de exámenes de salud ocupacional No. IF-GH-002 Documentos de afiliación a EPS y caja de compensación No. IF-GH-003 Listado maestro de documentos. No. LMD GLOSARIO Competencia: Hace referencia a las características de personalidad, derivadas en comportamientos que generan un desempeño exitoso en un puesto de trabajo. Contrato término fijo Inferior a un Año: Tipo de contrato laboral cuya duración es inferior a un (1) año, cuya renovación se realiza de manera automática a menos que se informe el deseo de no darlo por prorrogado con una antelación no inferior a 30 días. Este contrato es válido sólo por escrito. Directora Gestión del Página 3 de 10

4 Contrato término indefinido: Este tipo de contrato puede celebrarse por escrito es utilizado en la Universidad ECCI cuando no se quiere limitar la duración o el tiempo de servicio del colaborador. Tiene vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen. Contrato laboral por labor Determinada: Este tipo de contrato puede utilizarse cuando se tiene definido el inicio y finalización de la actividad o del semestre académico en un periodo determinado, o sea que subsiste, si la actividad o el semestre para el cual fue contratado se encuentra vigente. Hoja de vida: Resumen escrito y soportado donde se describen aspectos académicos, concomimientos adquiridos, experiencia laboral, logros de un candidato. Docente: Se considera personal docente de la Universidad ECCI a quienes ejercen funciones de enseñanza y/o investigación en una determinada rama de la ciencia, del arte o de la técnica. Reglamento Docente. Personal administrativo: Es colaborador de la Universidad ECCI, quien se vincule a través de un contrato laboral, a quien se le deleguen funciones para el desarrollo y fomento de los servicios Institucionales, que este adscrito a una determinada dependencia de la Institución y no se encuentre regulado por el reglamento de docentes. Reglamento administrativo. Entrevista personal: La entrevista individualizada se realiza con el objetivo de contrastar los datos obtenidos durante el proceso, y poder determinar la idoneidad o no del candidato para el desempeño de las funciones propias del cargo a ocupar. Escalafón: Es el sistema de clasificación y promoción de los docentes de la Universidad ECCI, según los criterios de selección. Reglamento Docente. Prueba de idoneidad o técnica: Prueba orientada a verificar el cumplimiento de los requerimientos técnicos y profesionales específicos del área a la cual se esta postulando una persona. Prueba psicotécnica: Prueba aplicada a evaluar las aptitudes, competencias y rasgos de personalidad de los candidatos, teniendo como referencia las características del cargo a desempeñar. Directora Gestión del Página 4 de 10

5 6. MÉTODO FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLE INICIO 1. Realizar planeación de contratación 1. Realizar la planeación de contratación del personal docente y administrativo que se requiere para la Universidad. Comité de Contratación Jefe de área. Coord. de programa 2. Realizar cronograma 3. Realizar requerimiento de personal FR-GH Realizar cronograma de selección y contratación del personal docente que se requiere para el siguiente semestre. 3. Realizar requerimiento de personal académico y/o administrativo mediante el Formato convocatoria para proceso de selección No. FR-GH-025 de acuerdo con el perfil del cargo. Comité de Contratación Jefe de área. Coord. de programa 4. Remitir requerimiento FR-GH Remitir a la Dirección de Gestión del el requerimiento de personal de acuerdo al formato No. FR-GH-025. Jefe de área. Coord. de programa 5. Verificar que el requerimiento cumpla con la planeación 5. Verificar que el requerimiento se encuentre dentro de los parámetros que se establecieron en el comité. El requerimiento esta dentro de lo planeado? NO 1 SI 6. Aprobar el requerimiento 6. Aprobar requerimiento del personal solicitado 7. Remitir a psicólogo FR-GH Remitir al la solicitud No. FR-GH-025 para realizar el proceso de convocatoria. a Directora Gestión del Página 5 de 10

6 6. MÉTODO FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLE a 8. Consultar el perfil de cargo Perfil de cargo 8. Consultar el perfil del cargo requerido para realizar la publicación de la convocatoria. 9. Realizar convocatoria 9. Realizar la convocatoria por los medios correspondientes y/o buscar en el banco de hoja de vida que reposa en Gestión del. 10. Reclutar la convocatoria Hoja de vida 10. Reclutar las hojas de vida de los posibles candidatos que cubrirán las vacantes solicitadas. 11. Preseleccionar candidatos Hoja de vida 11. Preseleccionar las hojas de vida de los candidatos que cumplan con el perfil del cargo solicitado. Nota: Se debe realizar una correlación de 1-3 de posibles candidatos. 12. Citar al candidato 12. Citar a los candidatos preseleccionados a entrevista y pruebas con el jefe inmediato y/o Coordinadores de programa. 13. Verificar el tipo de entrevista 13. Verificar el tipo de entrevista que se le debe aplicar al candidato, (administrativo o docente). Es entrevista para docente? NO 15. Revisar entrevistas y prueba para 16. Remitir entrevistas SI 14. Realizar entrevista, pruebas de idoneidad FR-GH-017 FR-GH-050 FR-GH-022 FR-GH-017 FR-GH-050 FR-GH Realizar la entrevista, pruebas de idoneidad y calificación de evaluación correspondiente para docente según Formato prueba de idoneidad para la selección docente No. FR-GH-050 y Formato de resultado del proceso de selección del personal docente No. FR-GH Realizar la entrevista y pruebas para el personal administrativo según Formato de resultado del proceso de selección del personal administrativo No. FR-GH Remitir entrevistas al No. FR-GH-050, No. FR-GH- 022 y No. FR-GH-017 complementamente diligenciados. Coord. de programa Jefe de área. Coord. de programa Jefe de área. b Directora Gestión del Página 6 de 10

7 6. MÉTODO (Continuación) FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLE b 17. Citar a los candidatos 17. Citar a los candidatos aprobados por el Jefe de área y/o el Coordinador del programa a entrevista y pruebas psicotécnicas. 18. Realizar las pruebas psicotécnica FR-GH Realizar las pruebas psicotécnicas y entrevista psicológica según Formato entrevista para selección de personal No. FR- GH Integrar conceptos de los resultados de las entrevistas 20. Seleccionar al candidato 19. Integrar conceptos del Coordinador de programa o Jefe de área y los resultados psicológicos para la selección del candidato. 20. Seleccionar el candidato a contratar. Nota: Se debe informar al entrevistado los documentos solicitados para el proceso de contratación, los cuales deben ser entregados en el tiempo requerido para la continuidad del proceso. 21. Solicitar documentación FR-GH Solicitar la documentación requerida al según formato Lista de chequeo verificación de documentos anexos a la hoja de vida-folio trabajador No. FR-GH Remitir candidatos para exámenes médicos de ingreso FR-GH Remitir al candidato a Servicio Médico para emisión de orden de exámenes médicos de ingreso según formato Paz y salvo de exámenes médicos y seguridad social No. FR- GH-001. NO 23. Realizar exámenes médicos IF-GH Realizar los Exámenes Médicos de ingreso al candidato a contratar No. IF-GH Servicio Médico Institucional 24. Revisar documentación La documentación esta completa? 24. Revisar la documentación presentada, para realizar la asignación del escalafón docente y asignación salarial. Nota1: para el escalafón docente se maneja Reglamento Docente. Nota2: para el personal administrativo se aplica la escala de asignación salarial. SI c Directora Gestión del Página 7 de 10

8 6. MÉTODO (Continuación) c FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLE 25. Verificar referencias laborales FR-AR Verificar las referencias laborales No. FR- GH-026 Aux. Contratación 26. Radicar documentos para afiliación al sistema de Seguridad Social IF-GH Radicar a la Auxiliar de Afiliaciones los documentos requeridos para la afiliación al sistema general de seguridad social según formato No. IF-GH-003 Personal contratado 27. Realizar afiliación FR-GH Realizar las afiliaciones correspondientes al sistema de Seguridad Social (EPS, AFP, CCF, ARL). No. FR-GH-003 Aux. Afiliaciones 28. Elaborar contrato Contrato laboral 28. Elaborar contrato laboral y entregar la carta de apertura de la cuenta Bancaria de Nómina. Aux. Contratación 29. Verificar documentación, contrato y carta de apertura de cuenta FR-GH Verificar la que documentación solicitada cumpla con todos los parámetros finales No. FR-GH-004, al igual que el contrato y carta de apertura de cuenta. 30. Entregar paz y salvo del exámenes médicos FR-GH Entregar a la Auxiliar de Contratación el formato Paz y salvo de exámenes médicos y seguridad social No. FR-GH-001. Personal contratado 31. Firmar contrato laboral Contrato laboral 31. Firmar contrato laboral. Personal contratado 32. Registrar a la persona contratada en las bases de datos ARCA SIIGO 32. Registrar a la persona contratada en bases de datos en los sistemas de información SIIGO y ARCA. Aux. Contratación 33. Enviar contrato para firma del representante legal Contrato laboral 33. Enviar contrato para firma del representante legal. Asist. Gestión del d Directora Gestión del Página 8 de 10

9 6. MÉTODO (Continuación) d FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLE 34. Entregar copia del contrato a la persona contratada Contrato laboral 34. Entrega copia de contrato a la persona contratada. Asist. de Gestión del 35. Remitir a admisiones para solicitar carné IN-AR Remitir a la persona contratada a Admisiones y Registro académico para que le generen el carné de Administrativo o Docente Asist. de Gestión del 36. Realzar inducción institucional 36. Realizar inducción Institucional y específica del área a desempeñarse No. IF- GH-001 Coordinador de programas 37. Entregar la copia de la carta de apertura de cuenta Carta de apertura de cuenta 37. Entregar al Auxiliar de nómina la copia de la carta de apertura de cuenta. Personal contratado FIN 1 Directora Gestión del Página 9 de 10

10 7. REGISTROS DE CALIDAD Formatos de pruebas técnica y psicotécnica debidamente diligenciados. Lista de chequeo verificación de documentos anexos a la hoja de vida folio trabajador. Formato requisitos para afiliación al sistema de Seguridad Social. Formato de Verificación de Referencias Laborales. Expediente del docente. Contrato debidamente firmado. Registro en los sistemas de información. Carné. 8. CONTROL A FALLOS Directora Gestión del Página 10 de 10