28/07/2009. Actividad 14. Al finalizar el tema serás capaz de:

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1 MICROSOFT OUTLOOK 2007 Actividad 14. REUNIONES Objetivo de aprendizaje Al finalizar el tema serás capaz de: Emplear el tiempo y recursos convocando a juntas para diversos temas a tratar, deja que MS Outlook, le recuerde a sus participantes las fechas y horarios de reunión de forma periódica. Manipular reuniones para la organización de actividades. Definir los tipos de participantes en reuniones. Emplear los recursos necesarios para poder generar una reunión. 1

2 Introducción Una reunión es una cita a la que se invita a otras personas o para la cual se reservan recursos. Puedes crear y enviar convocatorias de reunión y reservar recursos para reuniones frente a frente o en línea. Cuando se crea una reunión, se identifica a las personas a las que se va a invitar y los recursos que se van a reservar y se elige una hora de reunión. Las respuestas de la convocatoria de reunión aparecen en la Bandeja de entrada. Además, es posible agregar usuarios a una reunión existente o volver a programar una reunión. En esta actividad generarás reuniones con tus compañeros entendiendo el concepto y manipulando los comandos de la herramienta para crear, modificar y gestionar las actividades programadas. Responder a una notificación o convocatoria de reunión 1. Abre la notificación o convocatoria de reunión. 2. Sigue uno de estos procedimientos: 2

3 Proponer una nueva hora establecer una cita o reunión como privada 1. En la ficha Mensaje, en el grupo Responder, haz clic en Proponer nueva hora. Nota: Si abres la reunión desde el calendario, en la ficha Cita, en el grupo Responder, haz clic en Proponer nueva hora. 2. Haz clic en Tentativa y propuesta de nueva hora o No aceptar y proponer otra hora. 5 Proponer una nueva hora establecer una cita o reunión como privada 4. Haz clic en una hora en que todos los invitados estén disponibles. Utiliza autoseleccionar siguiente para buscar la siguiente hora libre disponible para todos los invitados. Haz clic en Proponer hora. Haz clic en Enviar. 3

4 Programar una reunión en persona 1. En el menú Archivo, elije Nuevo y, a continuación, haz clic en Convocatoria de reunión. Método abreviado de teclado CTRL+MAYÚS+Q 2. En el cuadro Asunto, escribe una descripción. 3. En el cuadro Ubicación, escribe una descripción o haz clic en Salas para elegir una de las salas disponibles y realizar una programación automática mediante Microsoft Exchange Server. 4. En las listas Comienzo y Finalización, selecciona las horas de comienzo y finalización ió de la reunión. Si tienes previsto que la reunión dure todo el día, active la casilla de verificación Todo el día. 5. Una reunión de todo el día en un evento que dura las 24 horas del día, es decir, de medianoche a medianoche. Programar una reunión en persona 1. Escribe cualquier información que deseas compartir con los destinatarios, adjunte los archivos pertinentes o cree un área de reuniones. 2. En la ficha Reunión, en el grupo Mostrar, haz clic en Asistente para programación. El Asistente para programación te ayuda a encontrar la mejor hora para la reunión. 3. Haz clic en Agregar asistentes. 4. En el cuadro Seleccionar los asistentes y los recursos, escribe el nombre de la persona o el recurso que deseas invitar o utilizar en la reunión y, a continuación, haz clic en Ir. 4

5 Programar una reunión en persona 5. Selecciona el nombre de la lista de resultados, haz clic en Necesario, Opcional o Recursos y, a continuación, haz clic en Aceptar. Los asistentes Necesario y Opcional aparecen en el cuadro Para de la ficha Reunión, mientras que los Recursos aparecen en el cuadro Ubicación. La cuadrícula de disponibilidad muestra la disponibilidad de los asistentes. Una línea vertical verde representa el inicio de la reunión. Una línea vertical roja representa el final de la reunión. Programar una reunión en persona El panel Horas sugeridas muestra la mejor hora para la reunión, definida como la hora en la que la mayoría de los asistentes estarán disponibles. La mejor hora de reunión aparece en la parte superior del panel. Para seleccionar cualquier sugerencia de horario, haz clic en la hora sugerida del panel Horas sugeridas. También puedes elegir la hora manualmente en la cuadrícula de disponibilidad. 5

6 Programar una reunión en persona 6. Si deseas que la reunión sea periódica, en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haz clic en Periodicidad, selecciona la frecuencia y, a continuación, haz clic en Aceptar. Cuando agregas la frecuencia a la solicitud de reunión, la ficha Reunión cambia a Reunión periódica. 7. En la ficha Reunión, en el grupo Mostrar, haz clic en Cita. 8. Haz clic en Enviar. Reuniones periódicas o privadas Convertir una reunión periódica 1. Abre la reunión que deseas convertir en periódica. 2. En la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haz clic en Periodicidad. 3. Haz clic en la frecuencia (Diaria, Semanal, Mensual, Anual) con la que deseas que se repita la reunión, a continuación, selecciona las opciones que deseas para la frecuencia y haz clic en Aceptar. 4. Haz clic en Enviar actualización. Convertir una reunión en privada 1. Crea o abre la reunión que deseas que sea privada. 2. En la ficha Reunión, en el grupo Opciones, haz clic en Opciones y en Privado. 6

7 Configurar o quitar un aviso Sigue uno de estos procedimientos: Para todas las nuevas reuniones que crearas En el menú Herramientas, haz clic en Opciones. Para activar o desactivar automáticamente un aviso para las reuniones nuevas, activa o desactiva la casilla de verificación Aviso predeterminado. Si has activado la casilla de verificación, escribe cuánto tiempo antes de la reunión o deseas que se produzca el aviso. Para las reuniones existentes Abre la reunión o serie si la reunión es periódica. Para activar o desactivar un aviso, en la ficha Reunión, en el grupo Opciones, selecciona Ninguno o una hora de aviso de la lista. Crear, vincular o actualizar áreas de reuniones Crear una nueva área de reuniones En una convocatoria de reunión nueva o existente, en la ficha Reunión, en el grupo Asistentes, haz clic en Área de reuniones. Si no lo has hecho ya, agrega la siguiente información a la convocatoria de reunión: En el cuadro Para, agrega los nombres de las personas que deseas invitar o agrega el nombre de una lista de distribución. Los nombres de estos invitados se mostrarán automáticamente en la lista Asistentes del área de reuniones después de enviar la convocatoria. En el cuadro Asunto, escribe el título de la reunión. Este título se mostrará automáticamente en la parte superior del área de reuniones y se usará como nombre de sitio en la dirección de la misma. 7

8 Crear, vincular o actualizar áreas de reuniones Especifica la fecha, hora y ubicación de la reunión. Esta información se mostrará automáticamente debajo del título en el área de reuniones. Sigue uno de estos procedimientos: Configurar un área por primera vez Si no has creado nunca una nueva área de reuniones ni un vínculo a un área de reuniones existente, tendrás que especificar la ubicación (el servidor) en la que deseas colocar el área, seleccionar el idioma y la plantilla que deseas utilizar. En el panel de tareas Área de reuniones, haz clic en Cambiar configuración Crear, vincular o actualizar áreas de reuniones Después de completar la configuración, haz clic en Aceptar para volver al primer panel de tareas. Haz clic en Crear. Configurar áreas de trabajo adicionales Si ya creaste un área de reuniones o un vínculo anteriormente, la configuración elegida para la ubicación y plantilla será ahora la configuración predeterminada y aparecerá en el primer panel de tareas. Sigue uno de estos procedimientos: i Para usar la configuración predeterminada de la nueva área de trabajo, haz clic en Crear, en el panel de tareas. 8

9 Crear, vincular o actualizar áreas de reuniones Para cambiar los valores predeterminados, en el panel de tareas, haz clic en Cambiar configuración y, a continuación, selecciona la configuración que deseas utilizar. Después de completar la configuración, haz clic en Aceptar para volver al primer panel de tareas y, a continuación, haz clic en Crear. Para abrir el explorador y ver el área de trabajo, haz clic en Ir al área de trabajo, en el panel de tareas. También puedes hacer clic en el vínculo que se agregó al cuerpo de la convocatoria de reunión. Puedes agregar información o personalizar el área de trabajo ahora o hacerlo más tarde. Para completar la convocatoria de reunión, vuelve a Microsoft Office Outlook 2007 presionando las teclas ALT+TAB. Crear un vínculo a un área de reuniones existente 1. En una convocatoria de reunión nueva o existente, en la ficha Reunión, en el grupo Asistentes, haz clic en Área de reuniones. 2. Si no lo has hecho ya, agrega la siguiente información a la convocatoria de reunión: Nombres de las personas que desea invitar o agrega el nombre de una lista de distribución En el cuadro Asunto, escribe el título de la reunión Especifica la fecha, hora y ubicación de la reunión 3. Para abrir el explorador y ver el área de trabajo, haz clic en Ir al área de trabajo, en el panel de tareas 9

10 Crear un vínculo a un área de reuniones existente 4. Para completar la convocatoria de reunión, vuelve a Office Outlook 2007 presionando las teclas ALT+TAB. TAB. 5. Sigue uno de estos procedimientos: Para enviar la convocatoria de reunión e invitar a otras personas a la reunión y al área de trabajo, haz clic en Enviar. Si se trata de una convocatoria de reunión que ya se envió previamente, haz clic en Enviar actualización. Para guardar la convocatoria de reunión sin enviarla, en la ficha Cita, en el grupo Opciones, haz clic en Guardar y cerrar. Actualizar tanto la convocatoria de reunión como un área de reuniones Puedes actualizar los asistentes, ubicación, fecha y hora de la reunión en una convocatoria de reunión. Outlook enviará las actualizaciones al área de trabajo. Para cambiar el resto de la información debes realizar los cambios en el área de trabajo. 1.Abre la convocatoria de reunión que contiene el vínculo al área de trabajo. 2.Cambia la información de cualquiera de estos campos: Para, Ubicación, Hora de inicio u Hora de finalización. ió 3.Para enviar todas las actualizaciones al área de trabajo y a los asistentes, haz clic en Enviar actualización. 10

11 Ver todas las nuevas propuestas de una hora de reunión 1. Abre la convocatoria de reunión. 2. Se mostrarán las horas Actual y Propuesta. Ver todas las nuevas propuestas de una hora de reunión 3. Sigue uno de estos procedimientos: Aceptar la hora propuesta En la ficha Mensaje, en el grupo Responder, haz clic en Aceptar propuesta. Ver todas las horas propuestas En la ficha Mensaje, en el grupo Responder, haz clic en Ver todas las propuestas. Sigue uno de estos procedimientos:» Aceptar una nueva propuesta» Rechazar una nueva propuesta 11

12 Ver todas las nuevas propuestas de una hora de reunión Rechazar la hora propuesta p En la ficha Mensaje, en el grupo Responder, haz clic en Responder. Escribe un mensaje que explique por qué rechazas la nueva propuesta y, a continuación, haz clic en Enviar. En la ficha Mensaje, en el grupo Administrar mensaje, haz clic en Eliminar. Ver todas las nuevas propuestas de una hora de reunión Cancelar la reunión En la ficha Mensaje, en el grupo Responder, haz clic en Ver todas las propuestas. En la ficha Cita, en el grupo Actualizar reunión, haz clic en Cancelar reunión. En la ficha Cita, en el grupo Guardar, haz clic en Guardar y cerrar. 12

13 Referencias bibliográficas Libro Microsoft. (2008). Microsoft Official Academic Course: Microsoft Outlook (2ª Ed.)México: John Wiley & Sons, ETC Latam. p.p Español. ISBN Créditos Diseño de contenido: Lic. Vicente Garduño Valdés Coordinador académico del área: Lic. José de Jesús Romero. MC y MEE Edición de contenido: Lic. Cynthia Leal Vargas Edición de texto: Lic. Sandra Gancs Kahan Diseño Gráfico: In. Nuria Aguirre Villalobos 13

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