Manual Visio Standard 2007 Fundamentos. Manual Visio Standard 2007 Fundamentos

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1 Sé diferente, intégrate Mm015 Manual Visio Standard 2007 Fundamentos Autor: Orlando Gutiérrez Fecha: 01/02/2008 Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 1

2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN A VISIO STANDARD VERIFICAR VERSION...3 DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA...3 LA BARRA DE TÍTULO...3 LA BARRA DE MENUS...4 BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR...4 BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO...4 ABRIR LA GALERIA DE DIAGRAMAS...4 CREAR UN DIAGRAMA...5 GUARDAR...6 GUARDAR COMO PÁGINA WEB...7 MOVER VARIAS FORMAS...7 CAMBIAR EL TAMAÑO...8 INTRODUCIR TEXTO...8 MODIFICAR TEXTO...8 FORMATO LÍNEA...8 FORMATO RELLENO...8 SOMBRA Y ESTILOS...9 ACERCAR Y ALEJAR VISTAS...9 CONECTAR FORMAS...9 CREAR ORGANIGRAMAS INSERTAR IMÁGENES EN UN ORGANIGRAMA REEMPLAZAR IMÁGENES ASISTENTE DE ORGANIGRAMAS CREACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO BOTÓN NUEVO Y ARCHIVO NUEVO COPIAR, PEGAR Y PEGADO ESPECIAL APLICAR FONDOS MODIFICAR FONDOS BORDES Y TÍTULOS ELIMINAR FONDO APLICAR FONDO A OTRA PÁGINA FORMAS DE FLECHAS CREAR DISEÑOS DE OFICINA AGREGAR PAREDES CONECTAR PUERTAS Y VENTANAS AGREGAR MOBILIARIOS Y ACCESORIOS CONFIGURAR PÁGINA FICHA TAMAÑO DE PÁGINA FICHA ESCALA FICHA CONFIGURAR IMPRESIÓN FICHA PROPIEDADES DE PÁGINA FICHA DISEÑO Y ENRUTAMIENTIO FICHA SOMBRAS INFORMES ACTUALIZAR INFORMES PROPIEDADES PERSONALIZADAS VISTA PRELIMINAR IMPRIMIR ENVIAR MAPAS DISEÑO DE RED LLUVIAS DE IDEAS Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 2

3 INTRODUCCIÓN A VISIO STANDARD 2007 Visio es un programa inteligente de creación de diagramas. Permite comunicar ideas de una forma visual. Pero Visio también proporciona varias características que hacen que los diagramas tenga más sentido, sean más flexibles y estén más en consonancia con sus necesidades. Uno de los usos más comunes de Visio es ilustrar procesos empresariales. Los diagramas de procesos empresariales se encuentran tanto en Visio Standard como en Visio Professional. Microsoft Office Visio 2007 ofrece el ambiente de diseño de la familia Microsoft, completado por una amplia gama de modelos, formas y herramentas sofisticadas, proyectadas para tornar fácil la creación de una gran variedad de diagramas técnicos y de negocios. Por ejemplo, se puede crear diagramas para analizar datos de negocios, simplificar procesos empresariales, agendar proyectos, visualizar procesos de ideas, representar una organización por gráficos y visualizar infraestruturas de redes, plantas de andares, equipamientos de instalaciones, circuitos elétricos, sistemas de software y estructuras de bancos de datos. VERIFICAR VERSION Para verificar la versión instalada en la computadora se sigue la siguiente rute: Botón Inicio / Todos los programas / Microsoft Office / Microsoft Office Visio 2007 / Clic con el botón derecho / Propiedades en la etiqueta general se puede leer la información sobre la versión del programa instalada DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA Al iniciar Visio aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este manual) puede no coincidir exactamente con la que vea en su ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento. LA BARRA DE TÍTULO Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar. Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 3

4 LA BARRA DE MENUS Contiene las operaciones de Visio, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Visio. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar, Copiar, Cortar, etc. BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. ABRIR LA GALERIA DE DIAGRAMAS Para abrir la galería de diagramas se puede hacer a través del menú Archivo / Nuevo y seleccionar el diagrama a ser utilizado entre las opciones que presenta. También se puede hacer clic sobre la flecha que se encuentra en el lado derecho del comando Nuevo ubicado en la barra de herramientas Estándar. Los diagramas presentados son los siguientes: General: Gracias a estas plantillas de dibujo, toda empresa puede crear una amplia gama de diagramas que ayuden a comprender y organizar conceptos, sistemas y procesos jerarquizados, con diversos tipos de relaciones. Este tipo de diagramas incluye diagramas básicos, diagramas de bloques, diagramas de bloque con perspectiva y diagramas de flujos básico. Empresa: Los diagramas de proceso empresarial ofrecen las plantillas y herramientas necesarias para creas diagramas típicos de negocios con el fin de analizar y transmitir sistemas complejos: se incluyen diagramas conceptuales, diagramas de flujo y gráficos de procedimientos y de tiempo y actividad. Con los diagramas de esta categoría se pueden representar la mayoría de las actividades de las iniciativas de mejoras de Six Sigma y la documentación ISO Diagramas de Flujo: Las plantillas de diagramas de flujo se pueden utilizar para ilustrar o mostrar procesos empresariales complejos. En los diagramas de flujo básicos se pueden utilizar diagramas descendientes, de seguimiento de información, de planificación de procesos y de predicción de estructuras. Los diagramas de auditoria sirven para auditar los procesos contables, la gestión financiera, el seguimiento de la información financiera, de administración monetaria y los diagramas de flujo de decisión. Los diagramas de causa y efecto, diagrama de flujo de funciones cruzadas, de control de calidad total (CCT), diagramas de flujo básico y de flujo de datos entre otros tipos de plantillas disponibles. Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 4

5 Mapas y planos de planta: Se incluyen formas para mapas de direcciones, con autopistas, líneas de autobuses y puntos de referencia para crear mapas de rutas o de información. También se incluyen gráficos de puentes, árboles, ríos, casas, edificios y señales de tráfico para que los dibujos sean más atractivos y detallados. Se pueden utilizar los mapas de direcciones tridimensionales (3-D) para ilustrar pequeñas áreas geográficas, como ciudades o pueblos utilizando formas tridimensionales de colores. Programación: Hay una serie de diagramas en Visio, entre los que se incluyen calendarios, diagramas de Gantt y PERT (técnicas de evaluación y revisión de programas) que se pueden utilizar para planear y administrar los proyectos de una organización. En el calendario de Visio 2007 se pueden encontrar calendarios y las combinaciones de colores, tareas relacionadas, planificaciones, agendas, ciclos de vida de los proyectos y establecimiento de objetivos. Se pueden crear diagramas PERT para representar tareas de la organización y el establecimiento de marcos de tiempo así como la muestra de las tareas pendientes. Ingeniería: Se han actualizado las formas de la Ingeniería eléctrica y mecánica de Microsoft Visio para facilitar la creación de diagramas y ofrecer mejor soporte a los símbolos estándar de estas ingenierías. En los diagramas de ingeniería mecánica de Visio se incluyen dos plantillas: El Diagrama De Energía De Fluidos Y El Dibujo De Piezas Y Montajes. Gracias al diagrama de energía de fluidos se pueden diseñar y crear prototipos de sistemas neumáticos e hidráulicos gracias a controles electrónicos y mecánicos. Con el diagrama de dibujo de piezas y montajes se pueden crear geometría del modo que se utiliza en los dibujos técnicos y en la geometría de precisión. Aparece con todos los detalles y anotaciones necesarias para transmitir un concepto de diseño de este tipo. Red: Visio ofrece plantillas y formas de red actualizadas. Se pueden utilizar los dibujos de red básica para presentaciones, propuestas, trazados conceptuales. Mientras que los dibujos de redes detalladas se utilizan para crear diagramas más complejos y elaborados como por ejemplo configuración de una red. Gracias a los nuevos diagramas de chasis se dispone de diversas formas nuevas de carcasas y cajas así como componentes y formas ROOM para poder hacer representaciones fiables de la configuración de servidores de red. Los componentes de la carcasa se adaptan a los tamaños del sector y a las formas de caja y chasis para crear diagramas de chasis. Con las tres plantillas de servicios de directorio se pueden diseñar directorios nuevos, crear diseños alternativos para los antiguos o crear planes de actualización o migración de los servicios de directorio de red antiguos. Software y Base de Datos: En Visio Express se puede encontrar soporte para realizar una serie de diagramas de software entre los que se incluyen Los Diagramas De Modelo De UML. UML es un sistema de notación en el cual se puede representar conceptos, procesos automáticos, interacciones humanas y asociaciones. Gracias a la notación estándar se puede transmitir ideas de diseño mediante la definición de una serie de actividades humanas y del programa, posibilitan una comunicación más clara de los principios de diseño dentro del desarrollo del software. Visio Express ofrece soporte para diagramas de bases de datos específicos que ofrecen soporte para las técnicas de modelado de IDEF1X, las notaciones relacionales, modelos de relación entre objetos, diagramas de niveles de entidades y de esquemas y modelos de datos de productos utilizando la notación EXPRESS-G. Se pueden crear diagramas arrastrando las formas hasta la página de dibujo o aplicando la ingeniería inversa a una estructura de base de datos antigua desde una serie de bases de datos compatibles entre las que se incluyen Microsoft SQL Server, Microsoft Access, Oracle y la DB2 de IBM. CREAR UN DIAGRAMA 1. Cuando se inicia Visio, aparecen varias ventanas. En la ventana Categorías de plantillas, en la lista de categorías, haga clic en la categoría General. Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 5

6 Todas las plantillas de la categoría General aparecen en la ventana central. 2. Haga doble clic en la plantilla con el título Diagrama básico. Cuando se abre la plantilla Diagrama básico, la mayoría del espacio se rellena con una página de dibujo en blanco. Debido a que es importante alinear las formas cuando crea un diagrama, la página aparece con líneas de cuadrícula. Además de la página de dibujo, aparece una ventana Formas con tres conjuntos de formas: Fondos Bordes y títulos Formas básicas Haga clic en cada uno de estos títulos para abrir una galería de símbolos completa de formas. 3. Haga clic en cualquier forma de la galería de símbolos Formas básicas, mantenga presionado el botón del mouse (ratón) y arrastre la forma a la página de dibujo. Cuando libere el botón, la forma se enlazará con una línea verde de guiones con cuatro cuadrados verdes, denominados asas de selección, y a veces rombos amarillos, denominados controladores. Para obtener más información acerca de cómo utilizar controladores, asas de selección y otras características de formas importantes 4. Repita el paso 4 para agregar otra forma a la página. 5. Conecte las formas utilizando la característica Autoconexión: 1. Sitúe el puntero encima de la forma desde la que desea conectar. 2. Sitúe el puntero sobre el triángulo azul claro que está más cerca de la forma a la que desea conectar. El color del triángulo cambia a azul oscuro y aparece un cuadro rojo alrededor de la forma a la que desea conectar. 3. Haga clic en el triángulo azul. Un conector se agrega y se pega a ambas formas, que permanecen conectadas incluso aunque arrastre cada forma a una nueva ubicación de la página. Continúe agregando y conectando formas repitiendo los pasos 4 al 6 hasta completar el diagrama básico. Son el conjunto de columnas que muestra información específica de tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja. GUARDAR Cuando empezamos a crear un diagrama y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 6

7 archivo ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el archivo antes de cerrar. Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsa el botón guardar en el menú archivo, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si se quiere crear otro nuevo documento con las modificaciones que se ha realizado, sin cambiar el documento original se tendrá que presionar el comando guardar como en el menú archivo, en el recuadro guardar como hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde se va a grabar el trabajo. En el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde se guardará el archivo. En el recuadro nombre de archivo, escribir el nombre que se desea poner al archivo y por último hacer clic sobre el botón guardar. GUARDAR COMO PÁGINA WEB 1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como página Web. 2. En la lista Guardar en, abra la carpeta en la que desea guardar el archivo. 3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de página Web. 4. Para especificar el título que va a aparecer en la barra de título cuando la página se muestre en un explorador, haga clic en Cambiar título. En el cuadro Título de la página, escriba un título y, a continuación, haga clic en Aceptar. 5. Para especificar los atributos de la página Web con mayor precisión, haga clic en Publicar. En el cuadro de diálogo Guardar como página Web, haga clic en la ficha General para especificar las páginas de dibujo que va a publicar y otras opciones de presentación. Haga clic en la ficha Opciones avanzadas para especificar el formato de salida de la página Web, indicar la resolución de la pantalla, una combinación de colores para el marco de exploración y de búsqueda o una página Web para alojar la página Web guardada. 6. Haga clic en Aceptar para abrir el explorador Web y ver la página Web. MOVER VARIAS FORMAS MOVER FORMAS CON EL MOUSE Haga clic en la herramienta puntero y, a continuación, realice una de las siguientes acciones: Arrastre una red de selección alrededor de todas las formas que desee mover. Mantenga presionada la tecla mayús y haga clic en todas las formas que desee mover. Sitúe el puntero en una de las formas. Aparece una flecha de cuatro puntas. arrastre las formas hasta sus nuevas posiciones. Todas las formas seleccionadas se mueven a la misma distancia y en la misma dirección desde sus posiciones originales. MOVER FORMAS A UNA DISTANCIA ESPECÍFICA Haga clic en la herramienta puntero y, a continuación mantenga presionada la tecla mayús y haga clic en todas las formas que desee mover. En el menú herramientas, elija complementos, extras de visio y, a continuación, mover formas. En dirección, especifique el sistema de coordenadas que desea usar para mover las formas. horizontal o vertical usa coordenadas x e y (cartesianas) para mover la selección. Distancia o ángulo usa coordenadas polares para mover la selección. Especifique las distancias para mover la selección. Si selecciona horizontal o vertical, en los cuadros horizontal y vertical, escriba las distancias que desea mover las formas. Escriba las distancias como valores positivos o negativos. Si selecciona distancia o ángulo, en los cuadros distancia y ángulo, escriba la distancia radial (1) y el ángulo (2) a lo largo de los que desea que se muevan las formas. Escriba las distancias como valores positivos o negativos, según la dirección Para mover una copia de las formas seleccionadas y mantener las formas originales en la posición original, seleccione duplicar. Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 7

8 CAMBIAR EL TAMAÑO Seleccione una forma. Realice una de las acciones siguientes: Si la forma tiene controladores de selección, arrastre uno hasta que la forma tenga el tamaño que desee. Para cambiar proporcionalmente el tamaño de la forma, arrastre el controlador de una esquina. si la forma tiene extremos, arrastre uno hasta que presente la longitud que desee. Los controladores con forma de candado indican que la forma está bloqueada y no se puede cambiar de tamaño. INTRODUCIR TEXTO Para agregar texto que no dependa de ninguna forma. En el menú insertar, haga clic en cuadro de texto. Haga clic en cualquier lugar de la página, o haga clic y arrastre hasta que el bloque de texto tenga el tamaño que desee. Escriba el texto y visio lo acercará. Para agregar texto en una forma seleccione la forma y, a continuación, escriba el texto. Cuando termine de escribir, presione la tecla esc o haga clic fuera de la forma. MODIFICAR TEXTO Haga clic en la herramienta Texto y, después, haga clic en la forma. Haga clic en el bloque de texto en donde desee colocar un punto de inserción y escriba el nuevo texto. O resalte el texto que desee cambiar o eliminar y escriba el nuevo texto. Para reemplazar todo el texto existente, presione las teclas Ctrl+A para seleccionarlo y escriba el nuevo texto. Cuando termine de escribir, presione la tecla Esc o haga clic fuera de la forma. Para modificar un texto, haga doble clic sobre el cuadro de texto para realizar los cambios requeridos FORMATO LÍNEA Para dibujar una línea en la barra de herramientas dibujo, haga clic en la herramienta lápiz o en la herramienta línea. Si no está visible la barra herramientas dibujo, haga clic en herramientas de dibujo, en la barra de herramientas estándar, para mostrarla. Señale el lugar donde desea que comience la línea. Arrastre para dibujar la línea. En el menú formato se puede seleccionar entre el grosor de la línea, trama de la línea, color de la línea y extremos de la línea. FORMATO RELLENO El tipo de formato que aplique a una forma depende de si la forma es unidimensional (1D) o bidimensional (2D). Puede cambiar las siguientes configuraciones de formato para las formas bidimensionales: Color de relleno (el color dentro de la forma) Trama de relleno (la trama dentro de la forma) Color de trama (el color de las líneas que forman la trama) Color de línea y trama Grosor de línea (la anchura de la línea) Relleno y transparencia de línea También puede agregar una sombra a una forma bidimensional y controlar el redondeo de las esquinas. Acciones posibles para dar formato a una forma bidimensional Haga clic en una forma bidimensional, haga clic en la flecha situada junto a los botones Color de línea o Color de relleno en la barra de herramientas Formato para mostrar la paleta de colores y, a continuación, seleccione un color de línea o de relleno. Haga clic en una forma bidimensional y, después, en la barra de herramientas Formato de forma, haga clic en los botones Redondeo de esquinas, Transparencia, Trama de relleno o Color de sombra. Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 8

9 Para mostrar la barra de herramientas Formato de forma, haga clic con el botón secundario en la barra de menús y, seguidamente, haga clic en Formato de forma en el menú contextual. SOMBRA Y ESTILOS También puede agregar una sombra a una forma bidimensional para ello en la barra de herramientas formato de forma haga clic en color de sombra y seleccione el color y estilo de la forma. ACERCAR Y ALEJAR VISTAS Si las formas del diagrama son demasiado pequeñas para trabajar con ellas, puede ampliarlas mediante el zoom. Si está trabajando con un diagrama de gran tamaño (por ejemplo, un diagrama de red o un plano de planta), puede reducirlo para obtener una vista completa del mismo. AMPLIACIÓN DE LA PÁGINA DE DIBUJO CON MÉTODOS ABREVIADOS DE TECLADO: Para ampliar unas formas determinadas del diagrama, haga clic en la herramienta puntero y, mientras mantiene presionadas las teclas ctrl+mayús, dibuje un rectángulo de selección alrededor de las formas. Cuando mantiene presionadas las teclas ctrl+mayús, el puntero cambia a una lupa. Con esta pista visual, visio le indica que está preparado para que le especifique las formas que desee ampliar. Para ampliar una zona de la página de dibujo, haga clic en la herramienta puntero, coloque el puntero encima de la zona que desee ampliar y, mientras mantiene presionadas las teclas ctrl+mayús, haga clic con el botón principal. REDUCCIÓN DE LA PÁGINA DE DIBUJO CON MÉTODOS ABREVIADOS DE TECLADO Para reducir la página de dibujo, haga clic en la herramienta puntero, coloque el puntero encima de la zona que desee reducir y, mientras mantiene presionadas las teclas ctrl+mayús, haga clic con el botón secundario. para centrar rápidamente la página de dibujo en la ventana de visio y obtener una vista completa del diagrama, presione las teclas ctrl+w. AMPLIACIÓN Y REDUCCIÓN DE LA PÁGINA DE DIBUJO CON EL CUADRO ZOOM DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS Haga clic en la flecha del cuadro zoom de la barra de herramientas y seleccione un porcentaje de zoom. CONECTAR FORMAS Los diagramas como diagramas de flujo, organigramas, diagramas de bloques, diagramas de red y diagramas web tienen una característica en común: las conexiones. En visio, las conexiones se crean adjuntando (pegando) formas unidimensionales llamadas conectores a las formas bidimensionales. Los conectores siguen pegados cuando se mueven las formas. Por ejemplo, cuando se mueve una forma de diagrama de flujo, el conector cambia de posición automáticamente para mantener sus extremos pegados a la forma. Se pueden utilizar dos tipos de conexiones en visio: de forma a forma y de punto a punto. Conexión de forma a forma: Use este tipo para conectar formas cuando sus puntos específicos de conexión no tengan importancia y prefiera que Visio utilice los puntos de conexión más cercanos. Visio mantiene la conexión más directa entre las dos formas conectadas. Esto significa que los puntos de conexión pueden cambiar cuando se mueven las formas conectadas. Para crearlo Haga clic en la herramienta Conector y arrastre las formas que desee conectar hasta la página de dibujo. De manera predeterminada, Visio creará una conexión de forma a forma. Cuando las formas ya se encuentren en la página de dibujo, haga clic en la herramienta Conector, coloque el puntero en el centro de la primera forma y arrástrelo al centro de la segunda forma. Conexión de punto a punto: Use este tipo para especificar el lugar concreto en el que el conector se debe pegar a la forma bidimensional. En el caso de las conexiones de punto a punto, el usuario determina los puntos de conexión pegando los extremos a puntos concretos de las formas. Los extremos de los conectores permanecen en los mismos lugares en los que se hayan colocado, y no cambian aunque se muevan las formas conectadas. Para crearla haga clic en la herramienta Conector, coloque el puntero encima de un punto de conexión de la primera Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 9

10 forma y, mientras mantiene presionado el botón principal, arrastre el puntero hasta un punto de conexión de la segunda forma. CREAR ORGANIGRAMAS Los organigramas muestran la organización de una empresa en términos de departamentos y de relaciones de subordinación. En estos diagramas se pueden diferenciar los departamentos mediante colores y las relaciones de subordinación mediante estilos de línea. La plantilla Organigrama incluye todas las formas y herramientas necesarias para crear y mantener un organigrama. Para crear un organigrama siga los siguientes pasos: 1. En Plantilla, haga clic en Empresa y luego en Organigrama. 2. Desde Formas para organigramas, arrastre la forma Ejecutivo hasta la página de dibujo. Aparecerá el cuadro de diálogo Formas de conexión, así como una demostración animada de la colocación y conexión de formas. Si no desea que vuelva a aparecer la demostración, active la casilla de verificación No volver a mostrar este mensaje y haga clic en Aceptar. 3. Arrastre una forma Director directamente encima de la forma Ejecutivo. Visio colocará la forma Director debajo de la forma Ejecutivo y agregará un conector entre ellas, estableciendo una relación de subordinación. 4. Repita el paso 4 para agregar más directores. 5. Para establecer una relación entre un director y una persona subordinada a él, arrastre una forma Puesto directamente encima de la forma Director. 6. Repita el paso 6 para agregar más posiciones. 7. Para crear una segunda relación de subordinación entre dos posiciones, arrastre la forma Informe de línea de puntos desde la ventana Formas hasta la página de dibujo. Arrastre uno de los extremos del conector hasta un punto de conexión de una de las formas en la relación de subordinación y, después, arrastre el otro extremo hasta la otra forma. 8. Para representar otros tipos de posiciones y establecer relaciones de subordinación, arrastre las formas Consultor, Vacante y Ayudante hasta las formas de las que dependen. 9. Para reemplazar el texto predeterminado de la forma con el nombre y puesto de un empleado, haga doble clic en ella, escriba el nombre, presione la tecla Entrar y escriba el puesto. INSERTAR IMÁGENES EN UN ORGANIGRAMA Haga clic con el botón secundario en la forma a la que desee agregar la imagen y, a continuación, haga clic en Insertar imagen en el menú contextual. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, localice la fotografía. REEMPLAZAR IMÁGENES Haga clic con el botón secundario en la forma en la que desee reemplazar la fotografía y, a continuación, haga clic en Reemplazar imagen en el menú contextual. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, localice la fotografía y haga clic en Abrir. ASISTENTE DE ORGANIGRAMAS Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 10

11 Cuando se tiene almacenada la información de los empleados (como nombre, puesto, estructura jerárquica, etc.) en un archivo de datos, se puede utilizar el Asistente para organigramas para generar un organigrama de Visio basado en la información contenida en ese archivo de datos. Se puede utilizar un archivo de datos (como un archivo de texto, un archivo de Microsoft Excel o un directorio de Microsoft Exchange Server) u otras fuentes de datos compatibles con ODBC. Al utilizar el Asistente para organigramas, se pueden especificar ciertos elementos como los que se indican a continuación: Datos que debe mostrar el asistente en las formas del organigrama (como nombre, puesto y departamento). Campos del archivo de datos que se deben usar como propiedades personalizadas en las formas del organigrama. Si el asistente debe determinar el número de puestos que aparecen en cada página o si se indica manualmente al crear el diagrama. Creación de un organigrama a partir de un archivo de datos 1. Inicie Visio. En Elegir un tipo de dibujo, en Empresa haga clic en Asistente para organigramas. 2. En la primera pantalla del asistente, seleccione Información que ya está almacenada en un archivo o base de datos y haga clic en Siguiente. 3. En la pantalla siguiente del asistente, seleccione el formato del archivo en el que está almacenada la información de los empleados y haga clic en Siguiente En la pantalla siguiente del asistente, localice el archivo que contiene la información de los empleados y haga clic en Siguiente. 5. En la pantalla siguiente del asistente, seleccione los campos del archivo de datos que correspondan a la información Nombre, Supervisado por y Apellidos del organigrama y haga clic en Siguiente. 6. En la pantalla siguiente del asistente, en Columnas de archivo de datos, seleccione el tipo de información que desee mostrar en las formas (como el nombre) y haga clic en Agregar para moverlo a la lista Campos mostrados. Repita este paso para cada tipo de información que desee mostrar y, después, haga clic en Siguiente. 7. En la pantalla siguiente del asistente, en Columnas de archivo de datos, seleccione el tipo de información que desee Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 11

12 agregar a las formas como campos de propiedades personalizadas y haga clic en Agregar para moverlo a la lista Campos de propiedades personalizadas. Repita este paso para cada tipo de información que desee agregar como campo de propiedad personalizada y, después, haga clic en Siguiente. 8. En la pantalla siguiente del asistente, realice una de las acciones siguientes: o Seleccione Deseo especificar qué parte de la organización aparecerá en cada página. En las pantallas siguientes del asistente, especifique la información que desee que aparezca en cada página del organigrama. En la última pantalla del asistente, haga clic en Finalizar. o Seleccione Deseo que el asistente divida automáticamente el organigrama entre las distintas páginas. Haga clic en Finalizar. El asistente generará el organigrama. CREACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO Los diagramas de flujo son representaciones visuales de procesos y comúnmente se denominan como diagramas de flujo de proceso. Los directores de departamento suelen crear diagramas de flujo de proceso para ayudarles a comprender y comunicar el funcionamiento de un proceso y el modo de mejorarlo. Visio proporciona un amplio conjunto de tipos de dibujos para diagramas de flujo. Para crear un diagrama de flujo: 1. Inicie Visio. En Nuevo / Diagramas de flujo haga clic en Diagrama de flujo básico. 2. Arrastre una forma, como Proceso o Decisión, desde Formas para diagramas de flujo básicos hasta la página de dibujo. 3. Arrastre una segunda forma hasta la página de dibujo. 4. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en la herramienta Conector y arrastre el puntero desde un punto de conexión de la primera forma hasta un punto de conexión de la segunda forma. Los extremos del conector se vuelven de color rojo para indicar que están pegados a los puntos de conexión que haya especificado. 5. Para cambiar el estilo del conector, haga clic en él con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Conector de ángulo recto, Conector recto o Conector curvado en el menú contextual. 6. Continúe agregando y conectando formas hasta completar el diagrama. BOTÓN NUEVO Y ARCHIVO NUEVO Para crear un dibujo nuevo se puede hacer a partir del botón Nuevo ubicado en la barra de herramientas Estándar o a partir del Menú Archivo / Nuevo. En ambos casos se puede seleccionar para iniciar el dibujo una plantilla adecuada o un asistente para utilizar datos guardados en otro archivos COPIAR, PEGAR Y PEGADO ESPECIAL 1. Abra el dibujo de Visio que desee vincular. Si se trata de un dibujo de varias páginas, abra la página que desee que aparezca en el otro documento y, a continuación, guarde el dibujo en una ubicación específica. 2. Asegúrese de que no hay nada seleccionado en el dibujo y, a continuación, en el menú Edición, haga clic en Copiar dibujo. 3. Este comando copia el dibujo entero, incluidas las formas, en otras páginas de dibujo y en fondos. 4. Con el programa Visio abierto, abra el documento en el programa donde desea incluir el dibujo de Visio. 5. Haga clic en el comando del programa para vincular objetos (en los programas de Microsoft Office system, por ejemplo, en el menú Edición, haga clic en Pegado especial). Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 12

13 6. Asegúrese de que el objeto Dibujo de Microsoft Visio está seleccionado, haga clic en Pegar vínculo y, a continuación, en Aceptar. APLICAR FONDOS Abra la galería de símbolos Fondos si aún no está abierta. En el menú Archivo, elija Formas, Extras de Visio y, a continuación, haga clic en Fondos. Arrastre un fondo hasta la página. MODIFICAR FONDOS Puede modificar las formas de un fondo de la misma forma que lo haría con las formas de una página de primer plano. 1. Haga clic en la ficha de fondo para que se muestre ese fondo en la ventana de dibujo. 2. Modifique las formas y el texto del fondo. BORDES Y TÍTULOS Puede modificar los bordes de un fondo de la misma forma que lo haría con las formas de una página de primer plano. 1. Haga clic en la ficha de fondo para que se muestre ese fondo en la ventana de dibujo. 2. Haga clic en línea y modifique las características de la trama, peso, color, remate y transparencia de la línea. ELIMINAR FONDO 1. Para la página de dibujo a la que está asignado el fondo, en el menú Archivo, haga clic en Configurar página y, a continuación, seleccione la ficha Propiedades de página. 2. En la lista Fondo, haga clic en Ninguno. Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 13

14 Un fondo se puede asignar a muchas páginas. Repita el paso 1 para cada página a la que esté asignado el fondo. 3. En la parte inferior izquierda de la ventana, haga clic con el botón secundario en la ficha del fondo que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar página. APLICAR FONDO A OTRA PÁGINA 1. Para la página a la que desea asignar el fondo, en el menú Archivo, haga clic en Configurar página y, a continuación, seleccione la ficha Propiedades de página. 2. En la lista Fondo, haga clic en el nombre del fondo que desea asignar. El fondo aparece detrás de las formas de la página. FORMAS DE FLECHAS Haga clic en una forma unidimensional y, después, en la barra de herramientas Formato, haga clic en los botones Color de línea, Grosor de línea, Trama de línea, Extremos de línea. Puede también modificar en una forma unidimensional la Transparencia o Color de sombra, haciendo clic en los comandos indicados. Haga clic en una forma unidimensional y, después, en el menú Formato, haga clic en Línea o Sombra. CREAR DISEÑOS DE OFICINA Tanto en el caso de un arquitecto que esté diseñando un edificio comercial como en el caso de un responsable de instalaciones que esté planificando un espacio interior, Microsoft Office Visio 2007 dispone de las herramientas necesarias para crear detallados planos de planta a escala. Usando la plantilla Plano de planta de Visio, se pueden dibujar planos de planta que muestren la ubicación de paredes, puertas, ventanas, elementos del núcleo de los edificios (como escaleras y ascensores) y sistemas eléctricos y de telecomunicaciones (como luces, tomas de corriente e interruptores). Usando las otras plantillas Plano de edificio que incluye Visio se pueden crear planos arquitectónicos o paisajísticos, diseñar plantas industriales y dibujar planos de vivienda para proyectos de remodelación, diseño de interiores o paisajismo. Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 14

15 Los planos de planta son los diagramas principales en todo conjunto de documentos de construcción y suelen emplearse como imágenes de fondo en una amplia variedad de diagramas, desde diseños de mobiliario de oficina hasta diagramas de cableado eléctrico. Visio contiene las formas y herramientas necesarias para ensamblar paredes rápidamente, agregar puertas y ventanas e incorporar líneas de cota a los planos de planta. Para comenzar el diseño de un plano de planta comience Visio. En la Galería de diagramas, seleccione la opción Mapas y planos de planta, haga clic en Plano de vivienda. Para cambiar el tamaño de página o la escala de dibujo, en el menú Archivo, haga clic en Configurar página. Haga clic en la ficha Tamaño de página para seleccionar un tamaño de página y, a continuación, haga clic en la ficha Escala de dibujo para seleccionar la escala de dibujo. Haga clic en Aceptar para aceptar la nueva configuración y empezar a crear el plano de planta. AGREGAR PAREDES Desde Paredes y estructuras, arrastre una forma de espacio hasta la página de dibujo. Para crear un espacio que no sea rectangular, coloque varias formas de espacio de modo que representen la sala. Seleccione todas estas formas, haga clic en ellas con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Unión, Restar o Intersecar en el menú contextual para combinarlas. Para cambiar el tamaño de una forma de espacio, arrastre una de sus esquinas. La forma se actualizará para mostrar sus nuevas dimensiones. Coloque formas de modo que representen todas las salas y áreas comunes en el plano de planta. Para convertir las formas de espacio en salas, seleccione la forma y, en el menú Plano, haga clic en Convertir en paredes. En el cuadro de diálogo Convertir en paredes, en Configuración, seleccione Agregar cotas y Agregar guías para que pueda cambiar de posición las paredes fácilmente después de crearlas. En Geometría original, haga clic en Eliminar para eliminar la forma de espacio y, a continuación, haga clic en Aceptar. CONECTAR PUERTAS Y VENTANAS Desde Paredes, revestimiento y estructuras, arrastre una forma de puerta, ventana o abertura hasta una pared. La forma se alineará con la pared y se pegará a ella. Para mover una puerta o ventana, arrástrela a lo largo de la pared. AGREGAR MOBILIARIOS Y ACCESORIOS Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 15

16 Desde Mobiliario, arrastre las formas necesaria para equipar el diseño de la planta. CONFIGURAR PÁGINA FICHA TAMAÑO DE PÁGINA La configuración de esta ficha se aplicará solamente a la página de dibujo mostrada y no a todo el archivo ni a ninguna página de fondo asignada a la página de dibujo. El mismo tamaño que el papel de la impresora: Hace coincidir el tamaño de la página de dibujo con el del papel de la impresora, especificado en la ficha Configurar impresión. Tamaño predefinido: Establece el tamaño de la página de dibujo a un tipo de papel y tamaño predefinidos. Al seleccionar otro tipo de papel predefinido (estándar, métrico, etc.), la lista se actualiza para mostrar los tamaños disponibles. Si la Orientación de página es Vertical, primero se muestra el ancho y después el alto; si es Horizontal, se muestra el alto seguido del ancho. o Estándar Incluye tamaños de papel estándar en unidades de EE.UU., por ejemplo, carta o legal. o Métrico (ISO) Incluye tamaños de papel estándar en unidades métricas, como 210 mm x 148 mm. o Ingeniería ANSI Incluye tamaños de papel estándar de ingeniería ANSI en unidades de EE.UU., como 8,5 pulgadas x 11 pulgadas. o De arquitectura ANSI Incluye tamaños de papel estándar de arquitectura ANSI en unidades de EE.UU., como 9 pulgadas x 12 pulgadas. Tamaño personalizado: Configura la página de dibujo con un tamaño personalizado. Las unidades predeterminadas utilizadas para el ancho y el alto (pulgadas, milímetros) se basan en las Unidades de medida escogidas en la ficha Propiedades de página. Ajustar al contenido del dibujo: Configura la página de dibujo para que tenga el tamaño suficiente para contener las formas de la página actual. Orientación de página: Especifica la orientación de la página de dibujo como vertical u horizontal. Si selecciona El mismo tamaño que el papel de la impresora, esta opción no estará disponible. Al cambiar la orientación de una página de dibujo no cambia la orientación del papel en el que se imprime. Examine la vista preliminar para ver si la página de dibujo y el papel de la impresora tienen la configuración deseada. Vista previa: Muestra una miniatura con los valores establecidos actualmente en el papel de la impresora y en la página de dibujo para que trabajen conjuntamente. Para que el papel de la impresora y la página de dibujo coincidan exactamente, seleccione El mismo tamaño que el papel de la impresora o bien Ajustar al contenido del dibujo. Papel de la impresora: Muestra la configuración actual de papel de la impresora tal como está establecida en la ficha Configurar impresión. Página de dibujo: Muestra la configuración actual de la página de dibujo tal como está establecida en la ficha Tamaño de página. Zoom para imprimir: Muestra la reducción o el aumento tal como está establecido en la ficha Configurar impresión. Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 16

17 FICHA ESCALA La configuración de esta ficha se aplicará solamente a la página de dibujo mostrada y no a todo el archivo ni a ninguna página de fondo asignada a la página de dibujo. Sin escala (1:1):Haga clic en esta opción para crear un dibujo sin escalar. Seleccione Sin escala en esta ficha y El mismo tamaño que el papel de la impresora en la ficha Tamaño de página para hacer que la página de dibujo y el resultado de la impresión coincidan exactamente. Escala predefinida: Haga clic en esta opción para ajustar la página de dibujo a una escala predefinida. o De arquitectura Incluye medidas en unidades de EE.UU., como 3/32" = 1' 0". o Ingeniería civil Incluye medidas en unidades de EE.UU., como 1" = 10' 0". o Métrica Incluye escalas métricas estándar, como 1:100. o Ingeniería mecánica Incluye escalas estándar de ingeniería, como 1/32:1. Escala personalizada: Haga clic en esta opción para establecer una relación personalizada del tamaño de la página de dibujo con dimensiones físicas. Por ejemplo, en 2 centímetros = 1 metro, una forma que mide 2 centímetros en la página impresa (cuando se imprime al cien por cien) mide 1 metro en las reglas de Visio y representa un objeto del mundo real que mide 1 metro. Tamaño de página (en unidades de medida): Establece el tamaño del mundo real de lo que esté dibujando. Escriba las dimensiones físicas del área que va a dibujar; por ejemplo, para una habitación grande o para todo un piso puede escribir 6 metros x 15 metros. Vista previa: Muestra una miniatura con los valores establecidos actualmente en el papel de la impresora y en la página de dibujo para que trabajen conjuntamente. En muchos casos, deseará que la página de la impresora y la página del dibujo coincidan exactamente. Para ello, en la ficha Tamaño de página, elija El mismo tamaño que el papel de la impresora. Papel de la impresora: Muestra la configuración actual de papel de la impresora tal como está establecida en la ficha Configurar impresión. Página de dibujo: Muestra la configuración actual de la página de dibujo tal como está establecida en la ficha Tamaño de página. Zoom para imprimir: Muestra la reducción o el aumento tal como está establecido en la ficha Configurar impresión. FICHA CONFIGURAR IMPRESIÓN Los cambios que realice en las opciones de esta ficha se aplicarán sólo a la página activa. Papel de la impresora Tamaño del papel: Enumera los tamaños de papel que admite la impresora en uso, así como los tamaños estándar de la industria. Puede seleccionar El mismo tamaño que el papel de la impresora en la ficha Tamaño de página para que los cambios que realice en el tamaño del papel se apliquen también al tamaño de la página de dibujo. En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar para comprobar si la página de dibujo y el papel de la impresora interactúan como desea. Orientación del papel: Permite especificar la orientación del papel como vertical u horizontal. Puede seleccionar El mismo tamaño que el papel de la impresora en la ficha Tamaño de página para que los cambios que realice en la orientación del papel se apliquen también a la orientación de la página de dibujo. En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar para comprobar si la página de dibujo y el papel de la impresora interactúan como desea. Configurar: Abre el cuadro de diálogo Configurar impresión, en el que puede seleccionar opciones de impresión como los márgenes, el centrado, la impresora y el origen del papel. Zoom para imprimir Ajustar a: Reduce o aumenta el contenido del dibujo en un porcentaje especificado del tamaño real solamente para la impresión; el tamaño real de la página de dibujo no cambia. Por ejemplo, para reducir un dibujo a tres cuartas partes de su tamaño original, escriba 75. En el menú Edición, haga clic en Vista preliminar para comprobar si la página de dibujo y el papel de la impresora interactúan como desea. Ajustar a (hojas de ancho por hojas de alto): Ajusta cada dibujo en el trabajo de impresión al número de hojas especificado a lo ancho y a lo largo. Según el número de páginas y márgenes que especifique, el dibujo se aumenta o se reduce. Si las páginas a lo ancho y a lo largo no son proporcionales a las dimensiones del dibujo, solamente se utilizan las hojas necesarias para mantener las proporciones del dibujo. En el menú Edición, haga clic en Vista preliminar para comprobar si la página de dibujo y el papel de la impresora interactúan como desea. Imprimir Cuadrícula: Se imprime la cuadrícula que se ve en la ventana de dibujo. Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 17

18 Vista previa: Muestra una miniatura con los valores establecidos actualmente en el papel de la impresora y en la página de dibujo para que trabajen conjuntamente. Puede hacer coincidir exactamente el papel de la impresora y la página de dibujo. En la ficha Tamaño de página, haga clic en El mismo tamaño que el papel de la impresora. Papel de la impresora: Muestra la configuración actual del papel de la impresora, incluidos el tamaño y la orientación. Página de dibujo: Muestra la configuración de la página de dibujo, incluidos el tamaño y la orientación. Puede cambiar las opciones correspondientes en la ficha Tamaño de página. Zoom para imprimir: Muestra la reducción o ampliación que haya especificado. Este valor se cambia en Zoom para imprimir (todas las páginas). Esta opción solamente afecta a la impresión; el tamaño real del dibujo no cambia. Tenga en cuenta que, cuando se reduce o aumenta un dibujo a escala, no se puede utilizar la impresión para medir con precisión objetos del FICHA PROPIEDADES DE PÁGINA Los cambios que realice en los valores de esta ficha se aplicarán solamente a la página de dibujo que actualmente se muestra, y no a todo el archivo. Tipo: Enumera las propiedades para la página de dibujo página de fondo. Nombre: Para cambiar el nombre de la página de dibujo, escriba un nombre que contenga un máximo de 31 caracteres. Fondo: Enumera los nombres de las páginas de fondo del dibujo. El fondo que seleccione de la lista será el que se asigne a la página actual. Si no ha creado un fondo de página, el único elemento que recogerá la lista será Ninguno. Unidades de medida: Elija la unidad de medida las cuales indican el tamaño real y las unidades de página indican el tamaño en la página impresa. Por ejemplo, en un plano arquitectónico que utilice la escala 1 cm = 1 m, la unidad de medida es 1 metro y la unidad de página es 1 centímetro, que desee que las reglas de Visio muestren en la página. A menos que establezca unidades diferentes aquí, las unidades de la regla serán las especificadas en la escala de dibujo (en la ficha Escala de dibujo). FICHA DISEÑO Y ENRUTAMIENTIO Los cambios que realice en las opciones de esta ficha se aplicarán solamente a los conectores dinámicos de la página que se muestre en ese momento, no a todo el archivo. Enrutamiento Estilo: Establece el estilo predeterminado de enrutamiento de los conectores de la página. Examine la vista previa de cada estilo para ver el que desea. Dirección: En los estilos de enrutamiento de conectores Diagrama de flujo, Árbol, Organigrama o Sencillo puede establecer la dirección o flujo del diagrama. Examine la vista previa para ver la dirección que desea. Separar: Especifica si las líneas de conector superpuestas se deben separar. o Líneas no relacionadas Especifica que si las líneas de conector se superponen y los conectores no se conectan a formas comunes, se deben separar. o Todas las líneas Especifica que si las líneas de conector se superponen, se deben separar. o Ninguna línea Especifica que las líneas de conector no se deben separar. o Con estilo de enrutamiento El estilo de enrutamiento de un conector concreto especifica cómo se separan las líneas superpuestas. Superposición: Especifica si las líneas de conector que están separadas se deben superponer. o Líneas relacionadas Especifica que si las líneas de conector no se superponen y los conectores están conectados a formas comunes, se deben superponer. o Todas las líneas Especifica que si las líneas de conector están próximas unas de otras, se deben superponer. o Ninguna línea Especifica que las líneas de conector no se deben superponer. o Con estilo de enrutamiento El estilo de enrutamiento de un conector especifica cómo se superponen las líneas separadas. o Apariencia: Especifica si los nuevos conectores que se agreguen al dibujo deben ser rectos o curvados. 1 Separar líneas no relacionadas 2 Separar todas las líneas 3 No separar ninguna línea 1 Superponer líneas relacionadas 2 Superponer todas las líneas. 3 No superponer ninguna línea. Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 18

19 o o Rectos Especifica que los nuevos conectores deben ser rectos. Curvados Especifica que los nuevos conectores deben ser curvados. Saltos de línea Otros Agregar saltos de línea a: Especifica cómo se agregan los saltos de línea a los conectores de la página. Un salto de línea es un pequeño símbolo que no se puede modificar y que aparece en una de las dos líneas cruzadas, para indicar que las líneas se cruzan en vez de conectarse. o Ninguno Especifica que la página no contiene saltos de línea. o Líneas horizontales Especifica que los saltos de línea sólo aparecen en las líneas de conector horizontales. o Líneas verticales Especifica que los saltos de línea sólo aparecen en las líneas de conector verticales. o Última línea enrutada Especifica que los saltos de línea aparecen en el conector que se ha agregado o ajustado más recientemente. o Última línea mostrada Especifica que los saltos de línea aparecen en el conector situado en la parte superior del orden de apilamiento. o Primera línea mostrada Especifica que los saltos de línea aparecen en el conector situado en la parte inferior del orden de apilamiento. Si cambia esta configuración, cambia los saltos de línea de los conectores de la página, así como los que agregue posteriormente. Estilo de salto de línea: Especifica la apariencia que tienen los saltos de línea de esta página. o o o o o o o o Arco Intervalo Cuadrado 2 lados 3 lados 4 lados 5 lados 6 lados o 7 lados Tamaño vertical: Especifica el alto de los saltos de línea de los segmentos de línea verticales. Tamaño horizontal: Especifica el ancho de los saltos de línea de los segmentos de línea horizontales. Mover las otras formas al colocar: Especifica que las formas de la página se mueven automáticamente para que se pueda colocar una forma que se arrastra a la página o que se mueve o cambia de tamaño en ésta. Habilitar división de conectores: Esta opción está relacionada con los siguientes valores de las formas de la ficha Comportamiento del cuadro de diálogo Comportamiento: Un conector puede dividirse por formas y Una forma puede dividir conectores. Espaciado: Abre el cuadro de diálogo Espaciado del diseño y el enrutamiento en el que puede especificar el espacio entre formas, el tamaño promedio de éstas, el espacio entre conectores, así como el espacio entre conectores y formas. En ocasiones durante la programación del proyecto se decidirá eliminar la asignación de un recurso a una tarea o eliminar un recurso de la lista de recursos. FICHA SOMBRAS Estilo: Establece el estilo de sombra para la página. Para hacer que una forma siga la configuración del estilo de sombra de la página, selecciónela y haga clic en Sombra en el menú Formato y, a continuación, en Estilo, haga clic en Valor predeterminado de página. Vista previa: Muestra una vista previa de las Sombras seleccionadas. Tamaño y posición: Especifica la posición de las sombras con respecto a las formas. Para modificar el desplazamiento de la sombra, escriba otra distancia en los cuadros Desplaz. X y Desplaz. Y. o Aumento especifica el tamaño de la sombra en relación con la forma. Dirección: Especifica el ángulo de una sombra oblicua. INFORMES Si agregó datos a las formas de un organigrama, por ejemplo, nombres, títulos y números de teléfono, puede crear un informe de los datos y guardarlo en un archivo que se pueda imprimir o distribuir entre el resto de los usuarios Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 19

20 posteriormente. Microsoft Office Visio proporciona un informe listo para usar que incluye los campos de datos de formas predeterminados que se almacenan para cada forma del organigrama. En el menú Datos, haga clic en Informes. En el cuadro de diálogo Informes, en Informe, haga clic en Informe de organigrama y, a continuación, en Ejecutar. En el cuadro de diálogo Ejecutar informe, seleccione uno de los siguientes formatos: Para guardar el informe como página Web, haga clic en HTML. Para crear el informe en una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, haga clic en Microsoft Excel. Para guardar el informe como hoja de cálculo de Excel incrustada en una forma del dibujo, haga clic en Forma de Visio. Para guarda el informe como archivo XML, haga clic en XML. ACTUALIZAR INFORMES Este cuadro de diálogo se utiliza con los informes que se guardan como una forma de Visio. Para tener acceso a este cuadro de diálogo, haga clic con el botón secundario en la forma del informe y haga clic en Actualizar informe. Informe: Enumera una lista de las definiciones de informe almacenadas en el dibujo actual, en la carpeta de instalación de Microsoft Office Visio o en la carpeta de dibujo de Visio. Las definiciones de informe que aparecen en la lista dependen de si está activada o no la casilla Mostrar sólo los informes específicos del dibujo. Para cambiar la definición de informe asociada a la forma de informe, seleccione una definición diferente. Modificar: Inicia el Asistente para definición de informes, con el fin de que pueda cambiar la definición de informe seleccionada. Examinar: Permite buscar una definición de informe almacenada en un archivo que no se encuentra en las ubicaciones de búsqueda predeterminadas. Descripción: Describe la definición de informe seleccionada. Mostrar sólo los informes específicos del dibujo: Indica si la lista de definiciones de informes se limita a los informes que sean pertinentes para el dibujo abierto. Si se desactiva esta opción, la lista incluye todas las definiciones de informes. Guardar informe con: Permite especificar dónde guardar la definición de informe. o Copia de la definición del informe Almacena una copia de la definición del informe con la forma que contiene el informe generado. Los cambios que realice en la definición del informe original no cambiarán la forma del informe. Sin embargo, puede modificar la definición del informe almacenada con la forma. o Vincular a la definición del informe Vincula la forma que contiene el informe generado a una definición de informe. Los cambios que realice a la definición del informe afectarán al informe almacenado en la forma la próxima vez que actualice el informe. Ejecutar: Crea un informe basado en la definición de informe seleccionado y actualiza los datos de la forma de informe seleccionada. PROPIEDADES PERSONALIZADAS CREAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS PERSONALIZADA Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 20

21 1. Haga clic en la opción Personalizar del menú Herramientas. En la ficha Barras de herramientas, haga clic en Nueva. 2. En el cuadro Nombre de la barra de herramientas, escriba un nombre para la nueva barra de herramientas y, a continuación, haga clic en Aceptar. 3. Haga clic en la ficha Comandos. 4. Arrastre el comando que desee de la lista Comandos a la nueva barra de herramientas. Una vez que haya agregado todos los botones y menús que desee, haga clic en Cerrar. CAMBIAR LAS UNIDADES DE MEDIDA Especifica las unidades de medida predeterminadas para los dibujos. Página actual: Especifica las unidades de medida para las dimensiones, los márgenes, el tamaño de dibujo, la escala de dibujo y otras características de la página. Cambiar: Abre la ficha Propiedades de página del cuadro de diálogo Configuración de página, donde puede escoger una unidad de medida distinta. Texto: Especifica la unidad de medida de las sangrías, del espaciado de línea y de otras medidas de texto. La unidad predeterminada para el tamaño del tipo es el punto (1 punto = 1/72 pulgadas). Puede escribir el tamaño de tipo en otra unidad de medida (por ejemplo, 1 pie o 12 pulgadas), pero no puede cambiar la unidad predeterminada del tamaño de tipo. Ángulo: Especifica la unidad de medida del ángulo de giro. Duración: Especifica la unidad de medida para la duración, que es el tiempo transcurrido a partir de una fecha u hora específica. Preguntar siempre el sistema de unidades en los dibujos y galerías nuevos: Muestra las opciones Nuevo dibujo (unidades de EE.UU.) y Nuevo dibujo (sistema métrico) al elegir Nuevo del menú Archivo. Estos dibujos se abren con las reglas y la configuración de página adecuados y, al mismo tiempo, utilizan las unidades apropiadas para las herramientas de dibujo. Con esto no se instalan las plantillas y las formas en ambos tipos de unidades. VISTA PRELIMINAR Es la vista previa de una página antes de imprimirla. Para realizarla puede en el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar. IMPRIMIR Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 21

22 1. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. 2. En la lista Nombre, elija una impresora. 3. En Intervalo de páginas, elija el intervalo de páginas que desee imprimir. 4. En Número de copias, escriba o seleccione el número de copias que desee. ENVIAR Para enviar un documento como mensaje de correo electrónico (no como datos adjuntos), debe agregar el comando Enviar a destinatario de correo a la barra de herramientas de acceso rápido. En el menú Archivo, seleccione Enviar a y, a continuación, haga clic en Destinatario de correo (como datos adjuntos). MAPAS Los agentes de tráfico pueden utilizar los mapas de direcciones para evaluar los patrones del tráfico. Los diseñadores de eventos pueden utilizar los mapas de direcciones para proporcionar direcciones a los empleados en los eventos de una compañía. Los responsables de ventas pueden utilizar los mapas de direcciones para proporcionar direcciones a los clientes en las ferias comerciales. MAPAS DE DIRECCIONES Use las formas de mapa de direcciones, que incluyen carreteras, líneas de metro e hitos que se pueden identifica r con facilidad para crear mapas sencillos de leer y direcciones de rutas. Para crear un mapa de direcciones: 1. En el menú Archivo, seleccione Nuevo, Mapa y, por último, Mapa de direcciones. 2. Agregue formas de carreteras, ferrocarriles y metro al mapa para establecer la estructura de la ruta. a) Agregar formas de carreteras: 1. En Formas de carretera, arrastre una forma de carretera (como Tramo redondo o Curva 1) hasta el mapa y ajuste el tamaño de la forma según sea necesario. 2. Para definir el grosor de una forma de carretera, haga clic con el botón secundario en ella y, a continuación, haga clic en uno de los ajustes de grosor (Carretera estrecha, Carretera estándar, Carretera ancha o Personalizado). 3. Para cambiar la dirección de una forma de carretera, en el menú Forma, elija Girar o voltear y, a continuación, haga clic en un comando de girar o voltear. 4. En Formas de carretera, arrastre otras formas, como puentes, rotondas e intersecciones hasta el mapa. 5. Conecte las formas de carretera mediante segmentos rectos para conectar carreteras curvas e intersecciones. Pegue un punto final de una forma Tramo redondo o Carretera cuadrada en un punto de conexión o punto inicial de otra forma de carretera. b) Agregar formas de metro Prohibida la reproducción total o parcial, derechos reservados, Instituto Gala de Venezuela 22