Universidad Latinoamericana de Ciencia y Tecnología FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA

Transcripción

1 Universidad Latinoamericana de Ciencia y Tecnología FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA Trabajo final para optar por el grado de Licenciatura en Ingeniería Informática con énfasis en Desarrollo de Software Herramientas Colaborativas Elaborado por: Iván Andrés Quirós Corrales Cédula Tutor: Miguel Pérez III Cuatrimestre

2 Contenido Introducción... 3 Herramientas Colaborativas... 5 Áreas donde se pueden aplicar estas herramientas... 8 Ventajas del uso de las Herramientas Colaborativas... 9 Algunas Herramientas Colaborativas Open Source Propietarias Conclusiones Bibliografía

3 Introducción Se utilizan distintos tipos de aplicaciones en el desarrollo de la mayoría de los trabajos que se realizan, las cuales facilitan labores que antes tomaban mucho tiempo en su ejecución, con el paso de los años este ha ido mejorando, ya que se han perfeccionado las técnicas y los lenguajes para el mismo, ayudando a incorporar mejores funcionalidades, optimizando el tiempo de ejecución de los procesos. Si bien estos sistemas informáticos facilitan la labor diaria, existe un aspecto que la mayoría de estas no abarca, esta es la parte del grupo de trabajo y como los empleados o usuarios de determinada aplicación pueden interactuar entre sí, en un proceso determinado y compartir la información entre ellos ya sea para el seguimiento del proceso o bien, para la solución de algún problema determinado. Hace más de unos diez años, para ayudar a solucionar este aspecto, ha venido tomando fuerza lo que son las herramientas colaborativas en donde se combinan los aspectos conversacionales en los que interactúan las personas, en este caso del grupo de trabajo y el aspecto transaccional en donde se realiza algún tipo de cálculo o almacenamiento de información por parte de alguno de los participantes; esto permite compartir en un mismo grupo de trabajo un tipo de información, seguir un flujo de trabajo determinado y un control del mismo. Estas herramientas no solo se pueden aplicar en lo que es el área laboral, sino también en lo que es el conocimiento a nivel educacional o simplemente en compartir información. Estas herramientas se pueden implementar en ambientes como: Cliente-Servidor Web Como ha ido madurando esta tecnología, se ha ido implementando en el área del desarrollo del software facilitando la implementación de los workflows en las aplicaciones, esto combinando distintos servicios y características dentro de las mismas, tales como el establecimiento de mensajería instantánea, acceder a documentos compartidos por medio de la aplicación y extraer información de estos, etc. 3

4 Algunas características con que cuenta esta tecnología son: Instant messaging Wikis Calendarios electrónicos Manejo de documentos compartidos Repositorio de documentos Manejo centralizado de información Como se puede ver, la utilización de este tipo de herramientas puede ayudar en un mejor desempeño y retroalimentación entre los usuarios de las aplicaciones, ya que se va a tener una mejor comunicación entre los miembros del grupo de trabajo y un control de las labores que tienen a cargo, y una mejor continuidad de los procesos. 4

5 Herramientas Colaborativas Estas son instrumentos de software desarrollados para el trabajo de grupos de personas que deben cumplir con uno o varios objetivos determinados; además, estas herramientas no limitan a que todas las personas que integran el grupo de trabajo se encuentren en el mismo espacio físico. Esto facilita que estos grupos de personas intercambien información como: archivos de texto, imágenes, audio, etc., en un ambiente en el cual esta información se encuentre compartida o habilitada para el uso del grupo, para la elaboración de una tarea; además pudiendo permitir llegar a comunicarse a estas personas, sea por o por un servicio de mensajería instantánea. Tomando en cuenta lo anterior, se puede decir que las herramientas colaborativas son herramientas de software que permiten el acceso a distintos servicios para el trabajo de grupos de personas en un mismo ambiente. Vale destacar que estas herramientas se encuentran en ambientes tanto cliente-servidor como ambiente Web. Nació un nuevo concepto con el nacimiento de las herramientas colaborativas y su uso en la Web, en la forma de utilización de estas herramientas: las Wikis Qué es una Wiki? Estas son páginas Web con contenido libre, las cuales pueden ser editadas y creadas sin necesitar algún conocimiento en programación Web en especial, ya que el ambiente para crear lo pone el sitio donde va a estar publicada la página; además, estas páginas pueden ser editadas por cualquier persona agregando y borrando el contenido que hay en ella. Como se puede ver, el nacimiento del uso de las Wikis en las herramientas colaborativas, ayuda a compartir información entre las personas, ya sea para la educación, la solución de problemas, el establecimiento de procedimientos en una compañía o bien el uso que se le pueda dar; y a que esta información pueda estar actualizada por estar compartida y abierta, para que pueda ser editada por cualquier miembro del grupo de trabajo. 5

6 Se pueden encontrar en esta área de la colaboración, tres niveles en los cuales se pueden ubicar a los grupos de trabajo, esto no obliga que puedan estar en un solo nivel, se pueden tener en varios; estos niveles son: Herramientas electrónicas de comunicación: Estas permiten el envío de mensajes, archivos y datos entre personas del grupo de trabajo, algunas de estas herramientas son: o . o Correo de voz o Wikis o Publicaciones Web Herramientas de conferencia Permiten compartir información entre las personas de un grupo de trabajo, solo que de una forma más interactiva entre estos, algunas son: o Foros en Internet o Chat o Vídeo conferencia o Compartir aplicaciones o Sistemas de reuniones electrónicas Herramientas colaborativas de administración Ayudan a facilitar y administrar las actividades de los grupos de trabajo, algunas son: o El manejo de calendarios electrónicos o La administración de proyectos o Sistemas de flujos de trabajo o Sistemas de administración del conocimiento o Redes Sociales Como se ha mencionado, las herramientas colaborativas actualmente ya vienen desarrolladas para tener un ambiente configurable, en el cual se decide qué servicios o características se van a tener disponibles y cómo se va a mostrar la información que se utilizará por el grupo de personas de trabajo; sin embargo, se pueden utilizar los componentes de estas herramientas a la hora del desarrollo de una aplicación, en la cual se puede acceder a servicios o a objetos de estas herramientas, para crear un ambiente colaborativo propio, utilizando como base éstas; algunas de ellas brindan un lenguaje nativo para el desarrollo de aplicaciones o la incorporación de otros lenguajes para la mejor utilización de los componentes con que esta cuenta. Estas herramientas si bien tienen las características mencionadas anteriormente, el mejor aprovechamiento en su implementación es para el manejo de flujos de trabajo o workflows, los cuales son la secuencia que se debe tener para la ejecución de una tarea en una empresa. Algunos aspectos a destacar, en lo que se refiere a los flujos de trabajo son: Cualquier conjunto de actividades: esto define las actividades o procesos que pueden existir para el desarrollo de un workflow en una organización. En secuencia o en paralelo: se refiere a que las actividades o procesos involucrados pueden ejecutarse ya sea en paralelo o bien uno detrás del otro, o una combinación de ambos. 6

7 Más de dos miembros: esto indica a que si se está utilizando un flujo de trabajo, este debe de pasar de una persona a otra y como mínimo para que esto suceda debe de existir la intervención de dos personas. Objetivo común: En un workflow todas las personas involucradas en el desarrollo de los distintos procesos deben de trabajar para cumplir un objetivo en común. Reglas de Negocio: para que se trate del uso de un workflow, todos los procesos que intervienen en este deben de seguir reglas y rutas establecidas por el negocio. Viendo todo esto mencionado anteriormente, lo que buscan estas soluciones es optimizar los procesos, organizar y dar una mejora a las etapas de las tareas, además de tener un mejor control de estas en cada una, como por ejemplo: tiempos de ejecución y el encargado(s) en ese momento de la tarea. Se puede decir con esto, que el fin principal de implementar sistemas que administren flujos de trabajo es principalmente a nivel de empresas, con los llamados sistemas administradores de procesos de negocios (Business Process Management System), los cuales se basan en la idea de mejorar e integrar la ejecución de distintos procesos de la empresa, además de mejorar los tiempos de entregas y dando la flexibilidad a que los involucrados en la ejecución, no tengan que estar en el mismo lugar físico; esto también ayuda a las empresas a evaluar la forma de ejecutar sus procesos actuales y replantear esa forma de llevarlos a cabo, llegando hasta mejorar la estructura de realización de estos. Tenemos entre las herramientas que pueden manejar este tipo de flujos de trabajos: FlowMind Este es un motor de flujos, el cual se encarga de implementar flujos de trabajo, donde se integran software administradores de documentos y manejadores de eventos como calendarios y demás; además de integrar el servicio de correo electrónico para el envío de notificaciones. Consta de un nivel alto de seguridad, además de manejo de bitácoras y definición de los procesos a realizar. openedms Este es un administrador de documentos en el cual se definen los procesos, los flujos de envió, revisión y aprobación de los documentos; además, permite el manejo del histórico de los documentos. Tiene la característica de que se pueden crear roles de acceso a los usuarios y grupos de estos, la capacidad de crear carpetas donde se organicen los distintos documentos. Cardiff Esta permite crear los flujos de trabajo y la integración de las distintas aplicaciones que van a intervenir en las distintas tareas. 7

8 Áreas donde se pueden aplicar estas herramientas Las herramientas colaborativas por su fin, que es ser implementadas para actividades o trabajos de grupos de personas en el cual existe un flujo de trabajo determinado; permite que puedan ser utilizadas en distintas áreas, algunas de estas pueden ser: Administración de proyectos: las herramientas que se aplican a esta área permiten llevar un control del cronograma de trabajo, además de integrar el control de las tareas del cronograma con los encargados de cada una, esto para llevar un seguimiento de los avances de cada tarea, ya sea por medio de correo electrónico o coordinando reuniones virtuales por medio de la mensajería que brinda la herramienta; además, permite el control de alertas previas al vencimiento del cumplimiento de la tarea; esto se puede implementar para la administración ya sea de un proyecto informático, de construcción o cualquiera en el cual se lleve el control de las tareas a desarrollar. Educacional: la aplicación de este tipo de herramientas en esta área ha sido útil, ya que se han llegado a implementar cosas como lo son el e-learning, en donde ser pueden llegar a desarrollar cursos por vía de la web, en el cual el profesor o instructor puede desde un lugar remoto impartir la lección; además, estas herramientas para este tipo de aplicación pueden incorporar los foros, en el cual le brinda la posibilidad al estudiante de realizar alguna pregunta de algún tema y que este pueda recibir respuesta de algún otro compañero; también se logra incorporar la administración del conocimiento, en el cual la herramienta permite que se guarden documentos, guías, artículos o bien libros digitales para consulta libre de los estudiantes. Aquí se puede ver como una herramienta colaborativa con distintos componentes como lo son administración documental, videoconferencias y otras, permite poder hacer más fácil el estudio. Administración documental: Permiten a un grupo de personas administrar documentos en un repositorio, en el cual los grupos de personas pueden tener acceso a estos; además, permite que estos solo puedan ser modificados por una persona o un grupo de personas y llegar a controlar las distintas versiones de los mismos; esto es útil en la administración de expedientes, facturas, contratos, por mencionar algunos. 8

9 Foros de discusión: Independientemente del tema que trate el foro, ya sea sobre informática, medicina, deportes, etc., permite al participante, plantear un tema de discusión y a un grupo limitado de personas o a cualquier persona en general participar del mismo, y con esto ayudar dependiendo del caso a solucionar un problema, dar respuesta a una pregunta específica o bien dar seguimiento a una tarea de alguna actividad que se está desarrollando en el trabajo. Redes sociales: Estas tiene una aplicación, tanto de manera de entretenimiento, así como educacional o laboral, permite formar un sitio o blog propio en el cual la persona puede invitar o formar su grupo de trabajo o de amigos (en el caso de entretenimiento), en el cual puede compartir archivos ya sea para realizar alguna actividad del trabajo, postear mensajes para dar algún tipo de aviso e incluso puede llegar a permitir unir redes de personas con otras. Si bien no se mencionaron todas las áreas en las cuales se pueden aplicar las herramientas colaborativas, lo mencionado sirve para visualizar las distintas implementaciones que se le pueden llegar a dar a estas herramientas; y bien orientada, esta puede ser utilizada en campos como recursos humanos, administración, educación, entretenimiento, comunicación, etc. Ventajas del uso de las Herramientas Colaborativas Según lo que se ha mencionado hasta el momento en cuanto a las herramientas colaborativas, se puede ver distintas características de estas y con ello, se pueden ver ciertas ventajas de su uso; algunas de estas son: Permite trabajar de una forma más ordenada entre los miembros de un proceso y aumenta la productividad de este. Facilita que la comunicación fluya de una manera más rápida. Mejora la comunicación y colaboración entre personas que se encuentren en sitios remotos. Permite una solución de problemas más efectiva al permitir la publicación de documentos y la comunicación entre personas de la comunidad. Facilita que la curva de aprendizaje de los procesos sea más corta. Mejora el control y seguimiento de las actividades dentro de un grupo de trabajo. 9

10 Algunas Herramientas Colaborativas Open Source Citadel: Es una herramienta que permite la implementación de servicios tales como: correo electrónico, calendarización, posteo de boletines, mensajería instantánea, soporte de múltiples dominios; todo esto permite a las personas estar en contacto y poder, ubicar y trabajar con personas de su equipo de una manera más sencilla; además, poder coordinar el trabajo del grupo con los calendarios compartidos. egroupware: Es una herramienta que permite implementar funciones como: el correo electrónico, un administrador de contactos para los usuarios, un administrador de archivos con el cual se pueden almacenar y compartir entre los usuarios, provee también la creación de Wikis para los usuarios, permite la administración de proyectos. Kolap: Esta herramienta da soporte a las funcionalidades de correo electrónico, soporte a calendarios y contactos compartidos, la administración de recursos (como lo son salas de juntas, equipos de oficinas), y permite la administración vía Web del servidor que lo soporta; además, proporciona conectores para Outlook, para la operatividad con este. Se muestra a continuación, una imagen de la interfaz gráfica del Kolap. Imagen 1: Interfaz gráfica del Kolap. Fuente: 10

11 Bricolaje: Este es un administrador de contenido con el cual se puede almacenar y administrar la información de una empresa, permite establecer los tipos de archivos y la configuración de flujos de trabajo. A continuación se muestra una pantalla del Bricolaje. Imagen 2: Interfaz gráfica del Bricolaje. Fuente: KnowledgeTree: Este es un administrador de documentos que permite crear tipos de documentos, grupos de trabajo, flujos de trabajo, áreas de trabajo para cada persona, en la cual se pueden tener documentos privados, también permite realizar búsquedas, las cuales buscan tanto a nivel de la información que se digitó referente al documento como dentro del mismo; además, permite crear nubes en las cuales se muestra una pequeña vista al usuario de la información que tiene el contenido del archivo (imagen 3 interfaz del KnowledgeTree). Imagen 3: Interfaz gráfica del KnowledgeTree Fuente: 11

12 dotproject: Esta es una aplicación que permite la administración de proyectos y tareas, los tiempos de las mismas, comunicación entre responsables y además permite medir las cargas de trabajo; esta herramienta permite al usuario controlar el día a día de sus tareas y medir su progreso; si bien permite la administración de proyectos, no controla todo lo que envuelve la administración del mismo, y cabe resaltar que es para empresas pequeñas o medianas, o bien departamentos, ya que no es muy robusta comparada con otras que existen en el mercado. Propietarias Adobe Acrobat Connect: Permite realizar videoconferencias con las cuales se pueden realizar reuniones entre equipos de trabajo, o bien, realizar lo que es elearning, ya que permite compartir el escritorio completo o solo una ventana específica; cabe destacar que solo permite compartirlo visualmente, debido a que no se puede acceder a ninguna aplicación, ni a los archivos que la persona tenga en el escritorio. Elluminate: Permite realizar las sesiones para e-learning, con la cual se los usuarios donde estén pueden acceder a la aplicación y recibir el curso, este permite compartir el escritorio de la persona que creó la sesión y además cuenta con el servicio de chat para comunicarse entre los participantes de la reunión. IBM Lotus: Esta es una herramienta que permite la integración de servicios tales como el correo electrónico, libretas de contactos, el uso de calendarios y además la característica de poder compartirlos, se tiene además la posibilidad de tener aplicaciones compartidas, también, tiene la capacidad de añadir el servicio de mensajería instantánea y con este, el de video conferencia y crear reuniones con miembros del grupo de trabajo; también posee la administración de recursos(salas de reuniones, equipos electrónicos) para el uso del departamento y de la compañía; permite la creación de flujos de trabajo para el seguimiento de tareas y con el Lotus Domino, se puede tener además la posibilidad del desarrollo de aplicaciones en las cuales se manejen flujos de trabajo que incorporen la mayoría de la funcionalidades mencionadas anteriormente. Hay que destacar que Lotus permite el acceso Web tanto al correo (imagen 4), como al chat y a sus aplicaciones; y existe la posibilidad de accederlo también desde dispositivos móviles. Imagen 4: Acceso Web correo de Lotus 12

13 Fuente: Microsoft Exchange Server: Esta herramienta permite el servicio de correo electrónico y de mensajería instantánea, la utilización de calendarios, y la posibilidad de compartirlos para la coordinación de tareas entre el grupo de trabajo; permite el acceso vía Web y por dispositivo móvil (este mediante el Outlook) al correo electrónico. Además, este tiene el servicio de la mensajería de voz en donde se pueden enviar mensajes de voz de un usuario a otro. Oracle Beehive: Integra el correo electrónico, libreta de contractos, mensajería instantánea, la administración de tareas personales como del grupo de trabajo, el calendario y la característica de poder compartirlo con miembros del grupo de trabajo y la creación de videoconferencias; este permite el acceso tanto vía cliente como vía web. También permite la creación de workspaces para el grupo de trabajo, donde se puede tener documentos compartidos, wikis, anuncios para el equipo y búsquedas de documentos o de algún tema que se haya posteado en algún momento. 13

14 Uso de Herramientas Colaborativas en el Desarrollo de una aplicación para la Administración de Proyectos Viales Se explica a continuación, cómo se puede aplicar el uso de las herramientas colaborativas en el campo de la Administración de Proyectos Viales; este es un caso que no es muy común observarlo, pero en el cual como se explica más adelante, se puede llegar a utilizar provechosamente una herramienta colaborativa. Qué contempla un proyecto vial y cómo es su flujo de trabajo? Como su nombre lo indica un proyecto vial es un proyecto de construcción o conservación de carreteras y puentes, en este caso la entidad encargada de ejecutarlos en el país es el Ministerio de Obras Públicas, por medio del Consejo Nacional de Vialidad; lo que se debe controlar de los proyectos es tanto la ejecución en plazos de sus tareas que cumplan con los tiempos establecidos, control del pago mensual por las tareas realizadas, esto para seguir el pulso de lo que se está pagando, además de las modificaciones tanto en plazo, como en presupuesto que pueda tener el proyecto. En la Imagen 2 se muestra la estructura lógica general de los datos de un proyecto. Imagen 2: Estructura lógica de un Proyecto Vial Fuente: Confección propia 14

15 Dentro de un proyecto, los actores principales para la administración de éste serían: el ingeniero a cargo del proyecto, el o los asistente(s) del ingeniero y el director del área encargada (ya sea de conservación vial o de obra nueva); estos son los actores principales y básicos que debe tener el proyecto sin embargo, pueden existir otros como: el director ejecutivo de la institución, consejo directivo, auditoría. Según lo establecido el flujo de trabajo general con los actores principales mencionados sería de la siguiente forma: 1. Primero el asistente del proyecto se encarga de revisar los datos y hacer los cálculos respectivos conforme se van realizando las tareas y luego los envía al ingeniero del proyecto. 2. El ingeniero del proyecto se encarga de la revisión respectiva de estos datos, si este no encuentra ningún error en los datos puede enviar los documentos al director del área, en caso contrario, puede realizar dos acciones: a. Si encuentra algún error en los datos, puede devolver los documentos al asistente señalando el motivo por el cual se devolvieron, para que este haga las correcciones respectivas. Y vuelve al punto 1. b. Puede también corregir él mismo los datos y enviar los documentos al director del área. 3. Cuando el director del área recibe los documentos, se encarga de realizar una revisión final y darle la aprobación respectiva a estos datos; en caso de que encuentre algún error no puede corregir nada, para esto deberá devolver el documento al asistente del proyecto aclarando el asunto del por qué fueron devueltos los documentos y qué se debe corregir; y el ciclo vuelve al punto 1. Se puede ver en la imagen (Imagen 3) a continuación, un poco como es este flujo. Imagen 3: Flujo de trabajo general de aprobación de datos del proyecto Asistente del ingeniero Carga datos del proyecto, carga y actualiza las tareas del proyecto Ingeniero Verifica los datos y da el visto Aprueba el proyecto Fuente: Confección propia Director de obra 15

16 Hay que aclarar que faltan flujos adicionales en la administración de un proyecto pero el mencionado anteriormente es el fundamental; a pesar de que este flujo se ve simple, este tiene muchos retrasos debido a que la comunicación entre estas personas se tarda un poco, ya que estos se encuentran en el campo de trabajo y el envío de estos documentos se tarda para su aprobación. Cómo se utilizaría una herramienta colaborativa en este caso? Según lo visto anteriormente, se puede implementar una herramienta de la siguiente manera: Inicialmente este software debe funcionar tanto en el cliente como en Web (principalmente en este segundo ambiente), donde se elabora una aplicación que permita: Registrar la información general del proyecto. Las distintas modificaciones tanto en tiempo como en dinero y en el manejo de las distintas tareas. Los pagos que se van realizando de la ejecución de las distintas tareas. Todas estas deben implementar el flujo de trabajo mencionado anteriormente; adicionalmente la implementación de esta herramienta debe integrar servicios tales como: Correo electrónico que permita la comunicación entre los distintos actores y el envío de alertas automáticas, las cuales remite la aplicación. Calendario, para poder crear reuniones en donde todos los relacionados con las distintas tareas puedan ser citados para la revisión del estado del proyecto. Desarrollo de aplicaciones, por lo particular de la administración de estos proyectos es necesario que exista una aplicación donde se pueda ingresar información necesaria del proyecto y que maneje control de fechas y alertas entre otros. Todo esto para que se pueda manejar el flujo de trabajo explicado anteriormente y que todos los involucrados en el proceso se encuentren comunicados del estado y avance del proyecto, y que se pueda tener información relevante respecto al proyecto en un sitio centralizado y disponible para los distintos miembros del grupo de trabajo. 16

17 Se mostró hasta el momento cómo utilizar la parte Web de las herramientas, que permitan tener una aplicación que pueda crear un flujo de trabajo; además, que integra el correo electrónico para enviar alertas o avisos a los actores del flujo y que con el calendario se puedan crear horarios compartidos en donde se puedan crear reuniones para ver avances del estado del proyecto. Y a pesar de que el caso que se expuso, es uno muy especifico y que no es muy común como lo es administración de proyectos viales, se puede destacar que se habló de cosas como administración de tareas, flujos de trabajo, control de tiempos y personas responsables; que son elementos con que todo proyecto cuenta y bien se pueden trasladar los componentes mencionados anteriormente para un escenario para administración de proyectos en general, en donde se pueden aplicar de la siguiente manera: Una aplicación desarrollada o bien una herramienta colaborativa ya diseñada para el ingreso y control de tareas del proyecto. Con esta se podrán registrar los tiempos de ejecución para cada tarea, definir los grupos de trabajo y los responsables de cada uno; la ventaja que provee crear la aplicación es, que puede permitir registrar información más completa del proyecto en caso que sea necesaria y además, manejar información como registros de avances, pagos en el caso de que sea necesario y establecer flujos de aprobación para estos. Correo Electrónico el cual permitirá enviar alertas y mensajes de seguimiento a los encargados de las tareas. Instant messaging, que incorporada a esto, permite que los miembros del grupo de trabajo puedan tener una comunicación más ágil, sin que estos tengan que estar en el mismo lugar físico e ir abarcando dudas o informando avances o bien problemas que se dan en el proyecto y buscar acciones más rápidas. Calendarios, esto incorporado en la administración de un proyecto ayuda a fechar reuniones de revisión de avance, tanto a nivel de encargados o bien a nivel de grupos de trabajo, esto se consigue creando lo que son los calendarios compartidos. Estos son algunos de los servicios que se pueden incorporar, para lo que sería la implementación de una herramienta colaborativa en la administración de proyectos, no se limita a que se puedan incorporar más servicios y de distintas formas según sea la necesidad de la empresa; pero como se observa, llevan a un mismo fin, que es tener una mejor comunicación y un trabajo más efectivo y llegar a trabajar en equipo. 17

18 Conclusiones Como se puede ver, el trabajo en equipo en la mayoría de las actividades tanto laborales como estudiantiles y demás, son comunes, ya que ayudan al desarrollo de las actividades, solución de problemas, apoyo para la elaboración de tareas, por decir algunas cosas en las que se apoyan los grupos de personas en las actividades; y se ha llegado a notar que entre más y más facilidad de comunicación del equipo de trabajo o la comunidad de personas, es más sencillo llegar a cumplir los objetivos de una tarea. Se ha visto en las empresas, que el trabajo en equipo es una de las cosas que hace cumplir los objetivos pero que toma a veces mucho esfuerzo llegar a que un grupo de trabajo llegue a ocuparse de una buena manera. Las empresas con la salida de las herramientas colaborativas, se han ido dando cuenta como estas ayudan a mejorar el trabajo en equipo, ayudando al control de las actividades que los integrantes del grupo realizan y a mejorar la comunicación entre estos. Puede provocar, sin embargo, a pesar de las ventajas que estas herramientas traen, que los usuarios de estas, tiendan al rechazo debido a que proveen un mejor control de los avances y entregas de las tareas, y normalmente un seguimiento así, a los usuarios no les tiende a gustar; entonces las empresas deben formar una cultura a estos usuarios, mostrando las ventajas y las facilidades que van a tener al utilizar este tipo de herramientas. Es bueno destacar por otro lado, el uso que las herramientas tienen en la rama educativa, debido a que facilitan mucho lo que es el aprendizaje y la gestión del conocimiento por medio de foros de discusión y bibliotecas virtuales; esto aumenta la cooperación entre los participantes de la comunidad y el conocimiento de los que la integran. Todo esto muestra como una herramienta elaborada para coordinar el trabajo en equipo y que facilite la comunicación y el manejo de información entre personas de una comunidad o grupo de trabajo, puede mejorar el rendimiento y el orden de ejecución de tareas para mejorar el crecimiento de las personas y de la empresa si es el caso. Y si bien, no todas las herramientas se encuentran a disposición y al alcance de cualquier persona u empresa, se pueden encontrar buenas herramientas accesibles para la implementación en pequeñas empresas que pueden cubrir las necesidades que estas tengan. 18

19 Bibliografía Adobe - Acrobat Connect. (s.f.). Recuperado el 2009, de Bricolage. (s.f.). Recuperado el 2009, de Bricolage. (s.f.). Recuperado e (pixelware)l 2009, de CITADEL. (s.f.). Recuperado el 2009, de CITADEL. (s.f.). Recuperado el 2009, de citadel.past.present.and.future dotproject. (s.f.). Recuperado el 2009, de EGroupware. (s.f.). Recuperado el 2009, de Elluminate. (s.f.). Recuperado el 2009, de Elluminate. (s.f.). Recuperado el 2009, de González, F. S. (s.f.). gabinetedeinformatica.net. Obtenido de IBM. (s.f.). IBM Software - Lotus. Recuperado el 2009, de 01.ibm.com/software/lotus/products/domino/features.html IBM. (s.f.). IBM Software - Lotus. Recuperado el 2009, de 01.ibm.com/software/lotus/products/notes/features.html IBM. (s.f.). IBM Software - Lotus. Recuperado el 2009, de 01.ibm.com/software/lotus/products/inotes/features.html KnowledgeTree. (s.f.). Recuperado el 2009, de KnowledgeTree. (s.f.). Recuperado el 2009, de Kolap. (s.f.). Recuperado el 2009, de Kolap. (s.f.). Recuperado el 2009, de Microsoft. (s.f.). Microsoft Microsoft Exchange Server. Recuperado el 2009, de Microsoft. (s.f.). Microsoft Microsoft Exchange Server. Recuperado el 2009, de ORACLE. (s.f.). Products and Services ORACLE Beehive. Recuperado el 2009, de 19

20 PitneyBowes. (s.f.). White Paper - OpenEDMS. Recuperado el 2009, de pixelware. (s.f.). Obtenido de 20