Norma: Norma NTC GP numerales 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5,3 b); 7.1, 7.2, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, y

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1 Proceso: PLANIFICACIÓN PARA EL Tipo de Proceso: Estratégico Nivel: Proceso Líder: universitaria Fecha de elaboración: 31 Julio de 2008 Objetivo: Establecer directrices de desarrollo a través de la elaboración y el seguimiento de planes, programas y proyectos orientados a mejorar la calidad de vida de la población del Municipio de Girardota. Requisitos: Entidad: Plan de Ordenamiento Territorial, Programa de Gobierno, Plan de Desarrollo Nacional, Plan de Desarrollo Departamental, Normatividad vigente, Sentencias, Políticas Públicas. Norma: Norma NTC GP numerales 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5,3 b); 7.1, 7.2, 8.2.3, 8.4, 8.5.1, y Leyes: 152 de 1994, Ley 617 de 2000, Ley 715 de 2001, Ley 388 de 1997 Cliente: Interno: Funcionarios de la administración Central y entes Descentralizados. Externo: Comunidad, Funcionarios de entidades departamentales y nacionales. Seguimiento: A través de la medición de los indicadores y del actividades. seguimiento y control de las Alcance: Formulación y seguimiento de los planes y proyectos de la Administración Municipal Indicadores: Página 1 de 10

2 NOMBRE DEL INDICADOR Plan Básico de Ordenamiento Territorial ajustado ESTRUCTURA PBOTA = SPBOTA / SPBOTT IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES SPBOTA = Segmentos del Plan Básico de Ordenamiento Territorial ajustados SPBOTT = Segmentos del Plan Básico de Ordenamiento Territorial totales para ajustar QUE MIDE avance en el ajuste del Plan Básico de Ordenamiento Territorial Plan Desarrollo Municipal formulado de PDF = SPDF / SPDT SPDF = Segmentos del Plan de Desarrollo formulados SPDT = Segmentos del Plan de Desarrollo totales para formular avance en la formulación del Plan de Desarrollo Municipal del período vigente Plan Indicativo formulado Planes de Acción formulados con ejecución Plan de Acción reportado con ejecución Plan Indicativo reportado PIF = SPIF / SPIT PAF = DPF / DAM PRPA = DRPA / DAM PRPI = DRPI / DAM SPIF = Segmentos del Plan Indicativo formulados SPIT = Segmentos del Plan Indicativo totales para formular DPF = con Plan de Acción formulado DAM = Total dependencias de la Administración Municipal DRPA = Dependencia que reportaron su ejecución de Plan de Acción DAM = Total dependencias de la Administración Municipal DRPI = Dependencia que reportaron su ejecución de Plan Indicativo DAM = Total dependencias de la Administración Municipal avance en la formulación del Plan Indicativo del período vigente avance en la formulación de los Planes de Acción de cada dependencia de la Administración Municipal dependencias que reportan su ejecución de Plan de Acción a un corte determinado dependencias que reportan su ejecución de Plan Indicativo a un corte determinado Entradas PROVEEDORES INSUMO REQUISITOS Alcalde Municipal Programa de Gobierno En los términos y oportunidades que requiere la ley. Concejales del Municipio Necesidades de la Comunidad Necesidades sentidas y reales de la comunidad Funcionarios de la Necesidades de la comunidad y necesidades de Necesidades sentidas y administración municipal. la comunidad radicadas en la secretaria, plan de reales de la comunidad desarrollo vigencia anterior, plan básico de ordenamiento territorial, Presupuestos Municipales, Plan operativo anual de Inversiones. Página 2 de 10

3 PROVEEDORES INSUMO REQUISITOS Integrantes de juntas de acción comunal. Integrantes del Consejo Territorial de Planeación. Secretaria de planeación y desarrollo urbano Municipal Funcionarios entidades departamentales centralizadas y descentralizadas. Necesidades de la Comunidad. Necesidades sentidas y reales de la comunidad Necesidades de la comunidad resultantes de Soportes de los talleres. talleres del consejo territorial de planeación. Plan de desarrollo Municipal actual, instrumento Información clara y formulado por la administración municipal actual vigente para el periodo de para cumplir con el plan de gobierno del alcalde gobierno. en vigencia. Plan de desarrollo departamental, planes de Información clara y oficial. Corantioquia, planes del Área Metropolitana. Salidas PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS Formulación del plan de desarrollo, para la vigencia del periodo de gobierno. Planes de acción, formulados por cada secretaría. Plan Indicativo formulado por cada secretaría. Informe de Seguimiento al Plan Indicativo Comunidad en General, Secretarias de la Administración Municipal, Concejo Municipal, organismos de control. Comunidad en General, Secretarias de la Administración Municipal, Concejo Municipal, organismos de control Comunidad en General, Secretarias de la Administración Municipal, Concejo Municipal, organismos de control Comunidad en General, Secretarias de la Administración Municipal, Concejo Municipal, organismos de control Con estructura de medición y debe contener: Una parte conceptual con las generalidades del Municipio; debe contener líneas o ejes, componentes, programas y proyectos; Plan de Inversiones. Las actividades que ejecutara cada dependencia en cada periodo con su respectivo presupuesto de acuerdo con el Plan de Desarrollo del Municipio Distribución anual de las metas de los indicadores formulados en el Plan de Desarrollo. Debe contener el porcentaje de cumplimiento por cada dependencia y por cada uno de los indicadores del Plan de Desarrollo. El informe debe contener graficas, descripción y análisis. Página 3 de 10

4 PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS Informe de Seguimiento a los planes de Acción Comunidad en General, Secretarias de la Administración Municipal, Concejo Municipal, organismos de control. Debe contener el porcentaje de cumplimiento por cada dependencia de cada una de sus actividades planeadas. Actividades Planear: Hacer: Verificar: Actuar: Formular Plan de Desarrollo Municipal y reajustar el PBOT Formular Plan Indicativo y Planes de Acción. Recoger información y producir Informes Tabular, graficar y analizar. Acompañamiento a las dependencias para la revisión de los datos. Acompañamiento a las dependencias para la revisión del proceso. TIPO DE CICLO PHVA Planear ACTIVIDAD Elaborar Estudias técnicos para el Ajuste del Plan de ordenamiento Territorial del Municipal, teniendo en cuenta la normatividad vigente Recoger las necesidades que la comunidad manifieste y ajustar el diagnóstico para el ajuste del Plan de ordenamiento Territorial del Municipal, Ajustar el Plan de ordenamiento territorial Presentar el Plan de ordenamiento Territorial ajustado, a las autoridades ambientales Presentar el plan de ordenamiento Territorial ajustado al Consejo Territorial de Planeación Hacer los ajustes al Plan de ordenamiento territorial, de acuerdo con las observaciones de las autoridades ambientales Presentar el Plan de Desarrollo Municipal al Concejo Municipal para su aprobación Elaborar diagnóstico para la formulación del Plan de Desarrollo Municipal, teniendo en cuenta el programa de gobierno del Alcalde Electo. RESPONSABLES Alcalde y Secretarios de Despacho. Alcalde y Secretarios de Despacho Página 4 de 10

5 TIPO DE CICLO PHVA Hacer ACTIVIDAD Recoger las necesidades que la comunidad manifieste y ajustar el diagnóstico para la formulación del Plan de Desarrollo Municipal Formular el Plan de Desarrollo Municipal Presentar el Plan de Desarrollo Municipal al Concejo Municipal Hacer los ajustes al Plan de Desarrollo Municipal de acuerdo con las observaciones del Concejo Municipal Presentar el Plan de Desarrollo Municipal al Concejo Municipal para su aprobación Reunión con cada Dependencia para programar un cronograma de trabajo Se determinan los proyectos definidos en el PDM que corresponden a cada Dependencia Se definen las metas para cada Indicador, para cada año del período, hasta completar la meta del PDM Se consolida el Plan Indicativo en el formato determinado por el Comité de Líderes. Del Sistema de Gestión de la Calidad Reunión con cada Dependencia para programar un cronograma de trabajo Se determinan los proyectos definidos en el PDM que corresponden a cada Dependencia Se definen las metas para cada proyecto, para cada año del período Se consolida el Plan de Acción en el formato determinado por el Comité de Líderes. Del Sistema de Gestión de la Calidad Se envía por correo electrónico la solicitud a cada dependencia para que llene los formatos de Plan de Acción y Plan Indicativo a una fecha de corte determinada Se recoge la información suministrada por cada Dependencia Se revisa la información para detectar inconsistencias de forma Se comunica a cada Dependencia, las inconsistencias encontradas y se espera un nuevo reporte o explicación. RESPONSABLES. Secretaría de Secretaría de Página 5 de 10

6 TIPO DE CICLO PHVA ACTIVIDAD RESPONSABLES Se producen los informes de gestión Secretaría de Verificar Actuar Se socializan los informes en el Secretaría de Consejo de Gobierno Se analizan los resultados del Informes Secretaría de de Gestión Se cruzan los Indicadores por tipo de Secretaría de cálculo y por meta del PDM Se hacen reuniones con cada dependencia y hacen los correctivos Reunión con cada dependencia para recoger inquietudes respecto al desarrollo del proceso de suministro de información Se levanta un acta para mejora del proceso de recolección de la información que tenga las inquietudes manifestadas por cada dependencia. Recursos: Humanos: Alcalde Municipal, Funcionarios de la Administración Municipal, Integrantes de Consejo consultivo de Planeación, Concejales del Municipio, Integrantes de Juntas de acción comunal, Comunidad en General, Integrantes del Consejo Territorial de Planeación. Físicos: Equipos de Oficina (computadores, papel, lapiceros, etc), kits para talleres con personas de la comunidad. Información: Primaria: Programa de gobierno, normas, leyes, políticas públicas. Necesidades reales y sentidas de la comunidad, recibida a través de diferentes instancias legales. Secundaria: Plan de desarrollo municipal, evaluación de cumplimiento del plan de desarrollo de la vigencia anterior, procesos y procedimientos, en especial los relacionados con la elaboración, seguimiento y evaluación de planes, programas y proyectos, procedimientos de elaboración plan de desarrollo, evaluación plan de desarrollo, elaboración planes de acción, evaluación planes de acción, formulación de proyectos, elaboración de documentos, auditoria y el proceso de análisis y mejora. Meta: Todos los indicadores deben cumplirse al 100% al finalizar cada periodo. Formulación del plan de desarrollo, para la vigencia del periodo de gobierno. El seguimiento se hace quincenal desde el 1 de enero hasta el 31 de Mayo del primer año de gobierno de cada período. Planes de acción, formulados por cada secretaría. Se formula cada año en los tres primeros meses. Plan Indicativo formulado por cada secretaría. Se formula en el primer año de gobierno de cada período. Informe de Seguimiento al Plan Indicativo. Se determina con cada Alcalde, la periodicidad del corte. Página 6 de 10

7 Notas de Cambio y Anexos: Notas de Cambio Nro Versión Inicial Naturaleza del Cambio Se modifica el Manual de elaboración de documentos Se modifica el Manual de elaboración de documentos Para mejor medición de los indicadores, es importante colocar periodicidad de medición La auditoría externa realizada el 17 de noviembre, recomienda no considerar un indicador Se complementa la información existente en las entradas. En la auditoría externa se identifica que el indicador Índice de elaboración de Planes de Acción tenía la formula mal estructurada La auditoría realizada por el ICONTEC, sugiere considerar algunas observaciones. La auditoría realizada por el ICONTEC, sugiere eliminar del proceso las actividades que no sean rutinarias. Como se modificaron los procedimientos del proceso, se modifica el ciclo acorde a los procediminetos existentes. Se mitigan los riesgos por cambios de personal. Cambios internos del sistema de gestión de calidad. Se ajustan los requisitos del proceso se agregan los del cliente; se incluye la información primaria y secundaria que se genera en el proceso, se Identificación del Cambio Se eliminan los requisitos del proveedor y del cliente que se describen en la primera parte del proceso. Se adiciona las notas de cambio y los anexos. Se realizan modificaciones a dos indicadores en los cuales se coloca la peridicidad de medición Se suprime el indicador: Índice de Plan de Desarrollo aprobado, para mejorar la eficiencia del sistema de gestión de la Calidad Se adicionan requisitos a las entradas del proceso, los cuales serán considerados para la información que suministran nuestros proveedores. Se modifica la formula sin cambiar las variables. Se cambia el objetivo del proceso. Se modifica por un objetivo que exprese el resultado deseado del proceso. Se elimina el procedimiento de elaboración de planes de desarrollo municipal, ya que este proceso solo se realiza una vez cada cuatro años. Se considera una entrada del proceso el Plan de Desarrollo Municipal. Se realizan ajustes al ciclo del proceso PHVA, en las actividades planes y hacer. Versión Final Se adiciona un líder un proceso 03 Cambio de lider del proceso. 04 Se hacen algunos ajustes de acuerdo a lo establecido en la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTC GP 05 Página 7 de 10

8 Nro Versión Inicial Naturaleza del Cambio cambia el nombre del formato Anexos por documentos asociados, se agregan los formatos de control de registros, seguimiento y control y normograma. Se replantean los indicadores del proceso y se cambia la persona encargada de la revisiòn del documento Se modifica la meta de todos los indicadores del proceso, adicionalmente se actualizan las normas que le aplican a este. Se crea el procedimiento de Plan de Acción Se crea el procedimiento de Plan Indicativo Se agregan indicadores para el procedimiento Plan de Acción Se agregan indicadores para el procedimiento Plan Indicativo Identificación del Cambio 1000:2004, se ajustan las actividadeds del proceso se genera la versión 05. Indicadores de eficiencia y eficacia, la revisiòn del documento la realiza el nuevo coordinador de calidad Indicadores de eficiencia y eficacia y recursos gestionados. No0rmagrama del proceso. El procedimiento de Plan de Acción se hace para controlar la ejecución de los proyectos del PDM El procedimiento de Plan Indicativo se hace para controlar la ejecución del PDM Se agregan indicadores de producto o cumplimiento. Se agregan indicadores de producto o cumplimiento. Versión Final Documentos asociados Nro. Código Nombre 1 R-SP-002 Procedimiento para la Evaluación del Plan de Desarrollo Municipal 2 R-SP-003 Procedimiento para Elaboración de planes de acción 3 R-SP-005 Procedimiento para la Formulación de proyectos 4 R-SO-006 Procedimiento Socialización Del Plan De Desarrollo Municipal NOMBRE DEL REGISTRO Programa de gobierno del Alcalde Formatos Diagnóstico plan de desarrollo LUGAR DE ALMACENAMIEN TO Banco de programas y proyectos y Despacho del Alcalde Archivador personal del universitario estadístico CONTROL DE REGISTROS FORMA DE RECUPERAR Medio magnético y carpeta Carpeta y medio magnético RESPONSABLE DE ARCHIVAR Universitaria Universitaria TIEMPO DE RETENCION 5 años 5 años DISPOSICIÓ N FINAL Archivo central Archivo central Página 8 de 10

9 Plan de desarrollo formulado Formato Seguimientos a los planes de acción Archivador personal del universitario estadístico Archivador personal del universitario estadístico Medio magnético Medio magnético Universitaria Universitaria 5 años Archivo central 4 años Universitaria QUE SE CONTROLA 1. Formular el Plan de Desarrollo Municipal de acuerdo a las necesidades de la comunidad. 2. Presentar el plan desarrollo al Concejo Municipal para su aprobación 3. Realizar seguimiento y verificación a la ejecución de los proyectos a través de indicadores de Gestión y el formato de seguimiento del plan de acción. 4. Realizar ajustes y mejoras en la ejecución de los programas y proyectos. (Acciones correctivas, preventivas y de mejora) CONTROL Y SEGUIMIENTO COMO LO CONTROLA Que este ajustado a la ley Que se presente en las fechas establecidas para ello de acuerdo a la ley Verificar cumplimiento de metas. Que si apunten a garantizar la ejecución del proyecto QUIÉN LO CONTROLA Quien formula el plan de desarrollo Secretario de Planeacion y Desarrollo Urbano Universitario Cada Secretario de Desspacho NORMOGRAMA FRECUENCIA Cada cuatro años Cada cuatro años Trimestral A demanda REGISTROS Actas Comunicación Formato de evaluación Ajustes y mejores realizadas Jerarquía de la norma Número/Fecha Título: Nombre que la identifica ESTADO Ley 152 de 1994 Por medio de la cual se establecen los planes de Desarrollo Nacional, Departamental y Municipal Ley 810 de 2003 LEY 507 (28 de julio de 1999) Por la cual se modifica la Ley 388 de Ley 617 de 2000 Por medio de la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, El Página 9 de 10

10 Decreto extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, El Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización y se dictan normas para la racionalización del gasto público Nacional. Ley 715 de 2001 Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros. Ley Acuerdo Decreto 131 del 09 de mayo de 1994 Del Concejo Municipal 111 de 1996 Por la cual se reglamenta el voto programático y se dictan otras disposiciones. Por medio del cual se aprueba el Plan de Desarrollo para El Municipio de Girardota Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto. Elaboró: Diana Carolina Zuleta Castrillón Revisó: Janeth Alzate Aprobó: Luis Fernando Ortiz Sánchez Página 10 de 10

De la Norma: NTC GP 1000:2009; numerales: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 6.1, 6.4, 7.1, 7.4, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2,

De la Norma: NTC GP 1000:2009; numerales: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 6.1, 6.4, 7.1, 7.4, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, Proceso: ASESORÍA Y ASISTENCIA Tipo de Proceso: Misional Nivel: Proceso Líder: Profesional Universitario Fecha de elaboración: 31 Julio de 2008 Objetivo: Establecer los lineamientos y directrices para

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