PROCESO: APORTES Y PAGOS. PROCEDIMIENTO:APORTES Y PAGOS Versión: 7.0 Página1 de 8

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1 PROCEDIMIENTO:APORTES Y PAGOS Versión: 7.0 Página1 de 8 PROCESO: APORTES Y PAGOS SUBPROCESO (PROCEDIMIENTO): APORTES Y PAGOS : PROFESIONAL UNIVERSITARIO APORTES Y PAGOS 1. INFORMACIÓN GENERAL L PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Otorgar el subsidio monetario y en especie a los beneficiarios de los afiliados. ALCANCE: Inicia con la afiliación y registro de empresas, trabajadores/núcleo familiar, hasta el pago oportuno del subsidio familiar y en especie a los empleados que reúnan los requisitos dispuestos para dicho proceso. FINICIONES: SUBSIDIO FAMILIAR: Es una prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos con el fin de aliviar las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia. CARDFIVE: Software aplicado a la plastificación y codificación de las tarjetas de los afiliados. APORTE: Pago obligatorio realizado por los empleadores sobre el valor de la nómina. DOCUMENTOS REFERENCIA: Ley 21 de 1982, Ley 789 de 2002, Circulares SSF, Estándares de cobro UGPP, decreto 867 de 2014 Ministerio de trabajo, Código de comercio, Código Civil, Decreto 341 de 1988, Decreto 2463 de 1983, Reglamento Interno de Trabajo, Manuales de funciones, Procesos y Procedimientos (ver normograma). CONDICIONES GENERALES: Los trabajadores y su núcleo familiar estén afiliados, tengan aportes parafiscales y actualizados sus datos.

2 PROCEDIMIENTO:APORTES Y PAGOS Versión: 7.0 Página2 de Recepción de documentos afiliación de Empresa Recepción de documentos para afiliación del trabajador Se recibe la documentación de las empresas solicitantes, con la resolución de afiliación de la oficina de Afiliaciones. Una vez afiliada la empresa, se recibe la documentación de los trabajadores para la afiliación, la cual será recibida por el(os) Técnico(s) de Atención al Cliente, quien verificara la siguiente información: Copia de la cedula del trabajador Copia de la cedula del cónyuge Copia de los registros civiles de los hijos, hijastros y hermanos huérfanos de padre y madre Declaración juramentada de su estado civil Declaración juramentada para hijastros Custodia por entidad competente para afiliar a los hijastros. Certificación de la EPS por discapacidad Certificado de estudio de los hijos y hermanos huérfanos de padre y madre mayores de 12 años En caso de que el trabajador no anexe documentación de núcleo familiar se revisa el formulario de afiliación el cual debe estar Coordinador de análisis y control Técnicos de Aportes y Pagos Base de datos Documentos Soportes Formulario para inscripción de trabajadores FAFI006 formato inscripción de trabajadores FAFI007 Formato adición y modificación de trabajadores Verificación del formato totalmente diligenciado.

3 PROCEDIMIENTO:APORTES Y PAGOS Versión: 7.0 Página3 de 8 diligenciado hasta el punto 1. Datos del trabajador y verificar fotocopia de la cedula. Cuando el trabajador adjunta documentos de su núcleo familiar se revisa que el formulario de afiliación este correctamente diligenciado en todos sus ítems y se verifica los documentos. Nota: La documentación puede ser entregada por el trabajador, por la empresa o por intermedio de un técnico de la Caja. 3 Análisis y verificación de la documentación El Técnico administrativo verifica que la documentación este completa y verifica fechas de expedición de los documentos, los cuales deben ser recientes. Deja registro al scaneo de los documentos en el sistema SIGED y entrega copia del formulario al trabajador. El Técnico administrativo hace entrega de la documentación, ya sea de trabajador o de empresa, al Técnico en aportes encargado de la digitación. Técnico Administrativo SIGED Formulario inscripción de trabajadores 4 Alimentación base de datos El técnico de realiza la alimentación de la base de datos según sea el caso. (ver manual de subsidio familiar MAPP001) Técnico de Aportes Técnico de Archivo Software SIGED Sistema

4 PROCEDIMIENTO:APORTES Y PAGOS Versión: 7.0 Página4 de 8 5 Archivo (crear carpeta) Después de ser adicionado la empresa y/o el trabajador a la base de datos se remite la documentación al Archivo, el técnico administrativo crea la carpeta física del trabajador o de la empresa y se organiza de acuerdo a lo parámetros del área de administración documental. Técnico de Aportes y Técnico de Archivo creación de carpeta física e ingreso a la base de datos 6 Registro y cargue de Aportes La coordinación de registro descarga del portal de FECAJAS las planillas de realizados por las empresas afiliadas y realiza el cargue de las nominas para el pago de la cuota monetaria. Realiza cruce de información con reporte del banco, si queda pendiente alguna planilla es solicitada mediante correo electrónico a FECAJAS (ver manual de subsidio familiar). Coordinación de Registro Archivo plano FECAJAS, Archivo plano bancos 7 Giro general subsidio cuota monetaria Cuando los las nóminas de las empresas esta cargado Se realiza el proceso de giro de cuota monetaria en los primeros 5 días de cada mes (ver manual de subsidio familiar). universitario Archivo txt estadístico de giro, archivo redeban. 8 Cargar Tarjeta con cuota Monetaria Se ingresa al módulo de tarjetas, se genera plano para cargue de tarjetas (ver manual de subsidio familiar), se sube al portal de Redeban, se envía a través de correo electrónico universitario Tarjetas Asignadas Relación

5 PROCEDIMIENTO:APORTES Y PAGOS Versión: 7.0 Página5 de 8 9 Generación archivo plano para Plastificación y entrega de tarjetas 10 Novedades 11 Cobro Persuasivo (iortiz@rbm.com.co), recibiendo la confirmación del cargue a las tarjetas. Se genera archivo plano el cual se renombra y se guarda para plastificarlos (ver manual de subsidio familiar). El profesional de apoyo procede a la entrega de las tarjetas a los trabajadores y a su vez registra la entrega en la planilla de entrega de tarjetas. Se recibe la novedad por parte del trabajador, y/o núcleo familiar de las diferentes Empresas afiliadas y se procede a verificar afiliación y estado en la base de datos, se realiza el giro según sea el caso (ver proceso novedades) Mensualmente se genera reporte de empresas morosas, a las cuales se envía oficio de aviso de incumplimiento con liquidación de deuda presunta. (ver proceso expulsión de empresas) Universitario Coordinación de novedades Universitario Coordinador de Análisis y Control de Empresas tarjetas entregadas Archivo txt relación tarjetas Planilla de entrega de tarjetas FAPP001 Planilla de registro de novedades Base datos de Aviso de incumplimient o

6 PROCEDIMIENTO:APORTES Y PAGOS Versión: 7.0 Página6 de 8 12 Informes Mensualmente se envía información estadística de Empresas, afiliados y grupo familiar al área de planeación. La fecha de envió antes del 10 de cada mes. Reporte de morosidad de empresas consolidado (mensualmente) y desagregado (trimestralmente) a la Unidad Administrativa Especial de Gestion Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección social UGPP, a través de la plataforma FTP. Reporte de devoluciones de aportes (mensualmente) a la Unidad Administrativa Especial de Gestion Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección social UGPP, a través de la plataforma FTP. Informe de aportes detallado (mensualmente) (aportes 4%, aportes empresas sin patronal, facultativos) de los aportes registrados en el mes a la subdirección Administrativa. Informe giro de subsidio familiar, valor de giro y numero de cuotas giradas en el mes. Universitario Archivos txt

7 PROCEDIMIENTO:APORTES Y PAGOS Versión: 7.0 Página7 de 8 INDICADORES OPORTUNIDAS Y AFECTACIONES PARTES INTERESADAS FORMATO DOCUMENTOS FAPP001 PLANILLA ENTREGA TARJETAS N.A Ver mapa de Riesgos y Matriz de relación procesos, partes interesadas, política y objetivos de calidad FAPP006 FORMATO INSCRIPCION TRABAJADORES FAPP007 FORMATO ADICION Y MODIFICACION TRABAJADORES Sistema QUERIX Sistema SIGED Elaboró Revisó Aprobó Nombre: HEIDI CONSTANZA MONTAÑEZ PEREZ Nombre: DIANA CAROLINA FONSECA GARAVITO Nombre: GUSTAVO E. AYALA LEAL Cargo: Universitario Aportes y Pagos Cargo: Subdirectora Cargo: Director

8 PROCEDIMIENTO:APORTES Y PAGOS Versión: 7.0 Página8 de 8 ANEXO 01. FLUJOGRAMA L PROCEDIMIENTO operativa Aportes y Inicio Recepción y registro documentos para afiliación de empresas, trabajadores y núcleo familiar. Análisis, verificación de la información e ingreso la base de datos. Creación de carpeta con información trabajador y núcleo familiar. Registro de aportes, giro general y cargue de tarjeta con cuota monetaria. Plastificación de tarjetas y entrega de las mismas. Novedades trabajadores Cobro persuasivo e informes Fin