PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR SEDE IBARRA REGLAMENTO DEL DEPARTAMENTO DE SECRETARIA GENERAL CAPÍTULO I ANTECEDENTES

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1 PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR SEDE IBARRA REGLAMENTO DEL DEPARTAMENTO DE SECRETARIA GENERAL CAPÍTULO I ANTECEDENTES Art. 1.- El Departamento de Secretaría General de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Ibarra está conformado por: a) Secretaría General b) Asistente de Secretaría General c) Secretarías de las Unidades Académicas Art. 2.- Las Secretarías de las Unidades Académicas funcionan bajo la responsabilidad de la Secretaría General en coordinación con el Director (a) de Escuela. CAPÍTULO II DE LA SECRETARIA GENERAL Art. 3.- Son responsabilidades y atribuciones del Secretario(a) General: a) Desempeñar como Secretario (a) del H. Consejo Directivo y por tanto notificar las convocatorias a reuniones, llevar las actas, tramitar y comunicar las resoluciones, llevar las grabaciones magnetofónicas. b) Mantener confidencia y ética profesional en el desarrollo de las actividades diarias. c) Cumplir y hacer cumplir en forma eficiente las funciones y responsabilidades de acuerdo con los principios y objetivos de la PUCE-SI. d) Expedir y suscribir, previo estudio de los documentos pertinentes, los certificados de matrícula, calificaciones, certificaciones de asistencia a clase, desglose de documentos, hojas de crédito, conceder prórroga para presentar dentro del semestre el título de bachiller y demás documentos que reposan en el Departamento de la Secretaría General. e) Custodiar en forma eficiente y, en algunos casos, reservada, el archivo y manejo de la documentación en general. f) Cuidar de que esté en regla la documentación presentada por los estudiantes al ingreso en la Universidad, antes de hacer el registro legal de la matrícula. g) Certificar las firmas de las secretarias de las unidades académicas y demás funcionarios de la Universidad para la autenticación de los documentos pertinentes. h) Firmar los títulos académicos que otorga la Universidad. i) Gestionar el ingreso de los datos académicos de los estudiantes graduados en el sistema de registro de títulos de la SENESCYT. j) Entregar los títulos académicos a los graduados previos la firma de un acta de entrega recepción y registro en el libro de estudiantes graduados. k) Despachar la correspondencia de la oficina.

2 2 l) Realizar un control interno del correcto asentamiento de notas en las tarjetas de notas. m) Apoyar el proceso de matrículas asistidas y online con los diferentes departamentos involucrados en el proceso de acuerdo al calendario académico. n) Elaborar Planes Innovadores al inicio del año académico. o) Asesorar a los diferentes estamentos de la Sede en Reglamentos y Normativas vigentes. p) Vigilar la buena marcha de las Secretarias de las unidades académicas con el objeto de unificar procedimientos en los trámites administrativos. q) Dirigir las actividades del personal a su cargo. r) Recopilar y mantener todos los reglamentos de la PUCE, PUCE-SI, SENESCYT, CES y otros organismos que lo soliciten. s) Verificar el expediente del estudiante y calcular el cómputo de los graduandos de conformidad con los Art. 47, 48, 49 y 50 del Reglamento General de Grados. t) Gestionar los recursos necesarios para el funcionamiento de la Unidad. u) Elaborar el presupuesto anual del Departamento de Secretaría General. v) Dar resolución a trámites de peticiones legales. w) Organizar el archivo activo e inactivo dos veces por año. x) Llevar a cabo la ceremonia de incorporación general que se realiza cada semestre académico. y) Cumplir las demás obligaciones y ejercer las demás atribuciones que le confiere la ley, los estatutos y reglamentos. z) Atender las inquietudes de los clientes internos y externos. aa) Elaborar información solicitada por la SENESCYT, CES, PUCE y otros organismos. bb) Elaborar Reglamentos cc) Autorizar trámites académicos. dd) Elaborar procesos inherentes al Departamento de Secretaría General ee) Socializar los Reglamentos vigentes a la Comunidad Universitaria. ff) Custodiar los datos estadísticos de los estudiantes matriculados, egresados, graduados. gg) Custodiar las Actas de Consejo de Escuela, debidamente foliados. hh) Administrar el Sistema de Gestión Académico de PUCE-SI. ii) Autorizar las rectificaciones de notas, recalificaciones y otros trámites académicos previo la presentación de la documentación por parte de las Direcciones de Escuela. jj) Cumplir y hacer cumplir la ley estatutos y Reglamentos vigentes en la Sede. CAPÍTULO III DE LA ASISTENTE DEL SECRETARIO (A) GENERAL Art. 4.-Son responsabilidades y atribuciones del (la) Asistente de Secretario(a) General: a) Custodiar en forma eficiente y, en algunos casos, reservada, el archivo y manejo de la documentación en general. b) Despachar la documentación interna y externa. c) Brindar atención a los clientes internos y externos.

3 3 d) Actualizar los datos estadísticos de los alumnos matriculados, egresados y graduados. e) Llevar actas de reuniones de trabajo del departamento de Secretaría General. f) Elaborar informes para instituciones externas como: PUCE, SENESCYT, CES, Auditoría interna y externa, Consejo Nacional Electoral, y demás instituciones que lo soliciten. g) Configurar las fechas de ingreso de notas en el sistema de gestión académico para la consignación de notas parciales y finales de acuerdo al calendario académico. h) Verificar la documentación correspondiente para la apertura de fechas en el sistema de gestión académico por autorización de los trámites de: rectificación de notas, asistencia, asentamiento de notas de pruebas atrasadas, recalificaciones. i) Ingresar las órdenes de compra en el sistema de adquisiciones, para el departamento de Secretaría General, previa la coordinación con el jefe inmediato. j) Es responsabilidad de cumplir y hacer cumplir la ley estatutos y Reglamentos vigentes en la Sede. k) Desempeñar funciones que le asigne su jefe inmediato, siempre que se encuentre en el área de su competencia. CAPÍTULO IV DE LAS SECRETARIAS DE LAS UNIDADES ACADÉMICAS Art. 5.- Son deberes y atribuciones de las Secretarias de las Unidades Académicas: a) Desempeñar como Asesora reglamentaria del Consejo de Escuela y por tanto revisar las resoluciones que se emitan en las actas inherentes a su competencia. b) Expedir certificados de notas, asistencia a clases, desglose de documentos, matrícula, fotocopiar los syllabus, certificaciones para el IECE y pensum de estudios, previa solicitud de la parte interesada y el pago de los derechos respectivos en Tesorería. Estos trámites serán dirigidos al Secretario(a) General de la Sede para el decreto respectivo y cumplir con los plazos establecidos. c) Verificar la documentación de los expedientes académicos previo la emisión del certificado de egresamiento y trámite de graduación. d) Elaborar y consignar las notas de los estudiantes en las tarjetas de notas. e) Llevar semestralmente los libros de notas y matrículas de los estudiantes. f) Elaborar y despachar la correspondencia de trámite ordinario que disponga el o la Secretaría (o) General y la Dirección de Escuela. g) Publicar los horarios de clases y de las evaluaciones finales. h) Elaborar los datos estadísticos de alumnos matriculados, egresados y graduados de las diferentes unidades académicas y demás información que se solicite. i) Solicitar a las Direcciones de Escuela los syllabus j) Ordenar el archivo de la documentación y de los expedientes académicos de los estudiantes vigentes, retirados, egresados y graduados. k) Revisar las hojas de créditos para realizar la matrícula a los estudiantes. l) Atender al público en general en cuanto a los trámites académicos de una manera eficiente.

4 4 m) Responder en cuanto le concierne por el fiel cumplimiento de la ley, estatutos y reglamentos vigentes en la Sede. n) Realizar el sorteo de los exámenes complexivos en las carreras que existe este requisito de graduación. o) Levantar información solicitada por la SENESCYT, CES, PUCE y otros organismos. p) Es responsabilidad de cumplir y hacer cumplir la ley estatutos y Reglamentos vigentes en la Sede. CAPÍTULO V DISPOSICONES GENERALES Art. 6.- El Secretario(a) General y el personal de secretaría de las unidades académicas son responsables de la correcta marcha administrativa y académica de su respectiva unidad académica y guardar reserva en los asuntos confidenciales que así lo requieran. Art. 7.- El personal de secretaría de las unidades académicas no abandonarán el lugar de trabajo sin autorización del Secretario(a) General, Director (a) de Escuela o del Director (a) Administrativo (a). Art. 8.- La Dirección Administrativa capacitará periódicamente al personal del Departamento de Secretaría General. Art. 9.- El acceso a la información académica debe ser restringido, solo el personal autorizado. CAPÍTULO VI DEL PROCESO DE INDICE PROMEDIAL Y TERCERAS MATRICULAS Art En reunión del 8 de octubre de 2013, la Secretaría General, fue delegada para realizar el proceso para informar a los estudiantes que tienen bajo índice promedial de acuerdo al Art. 36 y tercera matrícula Art. 19 del Reglamento General de Estudiantes, aprobado por Prorrectorado el 10 de octubre de 2013, el cual establece el siguiente procedimiento: a) La Asistente de Secretaría General revisará en el sistema académico por carreras, los estudiantes que se encuentren con índice promedial bajo y terceras matrículas. b) Se envía a las Secretarias de las Unidades Académicas para que ingresen las direcciones y números telefónicos de los estudiantes y verificación de los datos enunciados en el literal a). c) Se envía los listados a cada Director de Escuela para que realicen los oficios y entreguen a los estudiantes, en el caso que un estudiante se haya retirado, enviarán el oficio al domicilio o al correo electrónico, en la Secretaria de la Escuela deberá constar el acuse de recibido. d) Las Direcciones de Escuela entregarán en Secretaría General los respaldos de los oficios que fueron entregados y recibidos. El Director de Escuela se quedara con una copia para hacer el seguimiento señalado en el punto 6.

5 5 e) La Asistente de la Secretaría General entregará a las Secretarias de las Unidades Académicas los oficios para que se archiven en los expedientes de cada estudiante. f) La Dirección de Escuela se encargará de dar seguimiento a todos los estudiantes que tienen el 1er, 2do y 3er condicionamiento y de igual manera las 2das y 3eras matrículas.

6 6 CAPÍTULO VII PROCEDIMIENTOS A TRÁMITES ORDINARIOS Art Del proceso de matrículas: a) Matrícula Presencial.- El horario de clases elaborado por la unidad académica lo publicará la secretaria por lo menos tres días antes de las fechas señaladas para llenar la hoja de créditos conforme lo que estipula el Reglamento General de Estudiantes. b) El estudiante debe aceptar la categoría ingresando al Online Estudiante con su clave personal, luego llenará el formulario de hoja de créditos de acuerdo al horario publicado en las carteleras de las unidades académicas. El estudiante luego deberá obtener la aprobación de la hoja de créditos por parte de la secretaria de la unidad académica. c) La Secretaria de la unidad académica constatará que el formulario de la hoja de créditos esté debidamente lleno con todos los datos. Las hojas de crédito deberán ser llenas a mano, con letra legible sin manchones, enmendaduras, tachones o borrones, por ser un documento de archivo y sujetos a las Auditorías. De acuerdo al proceso establecido por la Unidad de Comunicación Institucional, socializado a la Comunidad Universitaria el 19 de septiembre de 2014, se establece lo siguiente. Proceso de Matrícula para Estudiantes Nuevos Paso 1. Obtener su usuario y clave personal. Para esto el estudiante debe acercarse al Edificio No. 3 en el Laboratorio de Sistemas con su cédula de identidad. Paso 2. Aceptar la categorización online. El estudiante podrá acceder a los equipos del Laboratorio de Sistemas para realizar este paso, o si desea podrá hacerlo desde cualquier otro lugar con acceso a internet. Ingresará al sitio Estudiante online con el usuario y clave asignados y deberá seguir los pasos que le indique el sistema En caso de no estar de acuerdo con la categorización que presenta el Sistema, deberá acercarse a la Dirección de Estudiantes donde realizó el proceso de inscripción previa a la prueba de admisión. Paso 3. Llenar la hoja de créditos y solicitud. Luego de aceptar la categorización online, deberá realizar la compra de una Hoja de créditos y una solicitud en la ventanilla de Tesorería. La Hoja de créditos debe llenarla con las materias que consten en el horario de la Escuela en la que vaya a estudiar de acuerdo a los Horarios publicados en la Sede. La solicitud se llenará en la Dirección de Escuela en la que vaya a estudiar. Paso 4. Presentar sus documentos habilitantes en la Escuela donde se matriculará. Con la hoja de créditos llena y debidamente firmada y la solicitud adquirida, deberá

7 7 acercarse a la Dirección de la Escuela en la que desee matricularse con los siguientes documentos: Cédula de Identidad o ciudadanía y papeleta de votación: original y copia a color. Para extranjeros, pasaporte original y copia a color. Título de Bachiller, acta de grado o documento que certifique que el aspirante está finalizando sexto curso. 2 fotografías tamaño carné La Asistente deberá recibir los documentos, constatarlos y ayudar a los alumnos para llenar la solicitud de desglose de documentos, para imprimir la resolución en la misma. Luego procederán a realizar el proceso de matrícula en el sistema, posterior a esto archivará los documentos para entregarlos a la Secretaría de las Unidades Académicas. Paso 6. Cancelar el costo de la matrícula. Si el pago se realizará en efectivo, debe acercarse directamente al banco que estará ubicado a la entrada del edificio 3, realizar el pago y retirar su factura en la oficina frente al banco (ingreso edificio 3) Si el pago se va a realizar con tarjeta de crédito, deberán acercarse a la ventanilla de Tesorería y realizar la cancelación donde se les entregará la respectiva factura. Paso 7. Carnetización. El estudiante debe acercarse a la Unidad de Comunicación Institucional (Edificio 2, Tercer Piso) para realizar la respectiva carnetización y obtener su clave definitiva. Paso 8. AULAS VIRTUALES. Para concluir el proceso de Matrícula, el estudiante deberá acercarse a la Dirección Académica (Edificio 2, Segundo Piso) y realizar la inscripción en su Aula Virtual con la Ing. Cecilia Echeverría Por favor tomar en cuenta que este proceso se debe completar hasta las 18h00 del siguiente día al inicio del trámite, caso contrario su trámite caducará y deberá volver a realizar los pasos descritos. Los estudiantes de semestres anteriores podrán realizar la matrícula completa vía online Los estudiantes que arrastren alguna materia del primer nivel, no podrán ser matriculados en dicha materia, sino que se brindará un curso extraordinario para ellos d) Matrículas Online.- El estudiante deberá ingresar al link: escoger online estudiante, elegir las materias, forma de pago, luego debe ir a tesorería para retirar la factura y entregar a las Secretarias de las Unidades Académicas, para el archivo en el expediente. e) Terceras matrículas.- El momento del proceso de matrículas las Secretarias de las Unidades Académicas deberán tener en cuenta que de acuerdo al Reglamento General de Estudiantes de la PUCE: Artículo 19.

8 8 Un estudiante podrá matricularse por tercera ocasión en una determinada materia solo con autorización del Consejo de Facultad y con las siguientes condiciones: - En el semestre que solicite tercera matrícula solo podrá tomar la o las materias autorizadas por el Consejo de Facultad para tercera matrícula. - Aprobar la o las materias con la nota mínima que corresponda al índice promedial de la respectiva unidad académica, salvo la materia de idiomas que se aprobará con la nota mínima de treinta puntos sobre cincuenta. f) Para reingresos y avances de materias la solicitud se dirigirá al Director de Escuela. g) Para retiro académico, el estudiante deberá sujetarse a lo que estipula el Art. 36 del Reglamento de Régimen Académico vigente. h) Una vez legalizada la hoja de créditos por tesorería, el estudiante deberá presentar en la respectiva secretaria de la unidad académica adjuntando el comprobante de pago. i) De acuerdo a lo que establece el Reglamento de Régimen Académico, Artículo 34,- Tipos de matrícula.- Dentro del Sistema de Educación Superior, se establecen los siguientes tipos de matrícula: Matrícula ordinaria.- Es aquella que se realiza en el plazo establecido por la IES para el proceso de matriculación, que en ningún caso podrá ser mayor a 15 días. Matrícula extraordinaria.- Es aquella que se realiza en el plazo máximo de 15 días posteriores a la culminación del período de matrícula ordinaria. Matrícula especial.- Es aquella que, en casos individuales excepcionales, otorga el órgano colegiado académico superior de las universidades y escuelas politécnicas, así como el organismo de gobierno de los institutos y conservatorios superiores, para quien, por circunstancias de caso fortuito o fuerza mayor debidamente documentadas, no se haya matriculado de manera ordinaria o extraordinaria. Esta matrícula se podrá realizar hasta dentro de los 15 días posteriores a la culminación del período de matrícula extraordinaria Trámite para Matrícula Especial: Para realizar el trámite de la matrícula especial se presentará la solicitud dirigida al, Viceprorrector, adjuntando los justificativos que indican en el Art. 34 numeral c) del Reglamento de Régimen Académico RPC-SO-13- Nº , del 9 de abril de Art Del trámite de solicitudes.-las solicitudes en general, deberán ser presentadas en especie valorada de la PUCESI, con la firma del estudiante; en las respectivas ventanillas de las Secretarias de las Unidades Académicas, todo trámite será personal, salvo casos especiales. a) Solicitud de Certificados.- Los estudiantes pueden solicitar distintos tipos de certificados. En general los certificados que emite secretaría pueden ser:

9 9 Malla curricular, Syllabus Certificaciones para el IECE, Notas, Horarios Culminación del Programa de estudios (egresamiento) Asistencia, Matrícula Certificaciones de no tener impedimento académico Todos estos certificados se pedirán mediante solicitud dirigida al Secretario(a) General para el decreto respectivo, adjuntando el derecho correspondiente emitido por tesorería. Este trámite se lo realizará en 48 horas desde la fecha de recepción de la solicitud. No se concederá certificado alguno, al estudiante que no haya cumplido con sus obligaciones económicas para con la Universidad. (Art. 25 del Reglamento General de Estudiantes). Para la certificación de notas deberá cancelar un derecho por cada nivel aprobado. En el caso de los Syllabus, el estudiante deberá cancelar en tesorería el derecho respectivo por cada materia aprobada. Esta certificación entregará la Secretaría de la Unidad Académica en un lapso de 72 horas laborables. Para solicitar la exoneración del pago de la certificación de notas para trámite de beca y del IECE, el estudiante debe comprar dos solicitudes: - La primera solicitud presentará al Director Financiero pidiendo la exoneración del pago, para que sea colocado el visto bueno, luego irá a Dirección de Estudiantes donde le dan la resolución y finalmente a tesorería donde le extienden la factura en cero. - La segunda solicitud presentará el alumno junto con la factura dirigida al Secretario (a) General para la certificación correspondiente. b) Solicitud de Prórroga para la entrega del Título de Bachiller.- El estudiante deberá dirigir la solicitud al Secretario (a) General de la Sede de acuerdo al Art. 11 y 12 del Reglamento General de Estudiantes. c) Solicitud de Retiro Académico.- El estudiante deberá dirigir el trámite conforme lo estipula el Art. 36 del Reglamento de Régimen Académico RPC-SO-13-Nº Para efectuar el retiro académico se rige de acuerdo a lo que se aprobó en Comisión Académica de fecha 16 de abril de 2014 que dice textualmente: Abogada Analid Narváez, Secretaria General, Presente.- De mi consideración: Reciban un atento y cordial saludo de quienes conformamos la Dirección Académica de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador

10 10 Sede Ibarra. En Comisión Académica No.5 del 16 de abril de 2014, Los miembros de la Comisión Académica una vez analizada la petición realizada en el oficio No. 46 SG del 18 de marzo del presente año,aprueban el procedimiento transitorio: 1. La primera semana de clases se delega al Director de la Escuela / Carrera para que autorice el retiro académico de una o más materias. 2. Pasada la primera semana de clases se delega al Consejo de Escuela para que autorice el retiro académico provisionalmente de una o más materias, siempre que no se haya consignado ninguna nota en el sistema de gestión académico en la o las materias o no haya transcurrido el plazo de 30 días contados a partir de la fecha de inicio de las actividades académicas. Particular que les comunico para que tengan en cuenta de este procedimiento transitorio para aquellos estudiantes deseen realizar el retiro académico. d) Solicitud de Ampliación de Créditos.- El estudiante deberá dirigir la solicitud al Director de Escuela, de acuerdo al Art. 30 del Reglamento General de Estudiantes. e) Solicitud de Desglose de Documentos.- Para extender una certificación de desglose de documentos, el estudiante deberá dirigir la solicitud al Secretario(a) General para el decreto correspondiente. Este trámite se lo entregará en 48 horas laborables. f) Solicitud para Matricularse en Tercera Matrícula.- El estudiante deberá cumplir con lo que establece el Art. 19 del Reglamento General de Estudiantes. g) Solicitud de Autorización para rendir las Evaluaciones Parciales y Finales.- Se dirigirá la solicitud al Director de la Escuela hasta el tercer día hábil contado a partir de la fecha en que los demás estudiantes del curso rindieron la prueba, de acuerdo al Art. 37 del Reglamento General de Estudiantes, se adjuntará a la solicitud el derecho respectivo. h) Solicitud de Rectificación de Nota.-En el caso que el profesor ha cometido un error en el asentamiento de notas, el estudiante solicitará la modificación de la nota dentro de los cuatro días hábiles, contados a partir de la publicación de las notas, de acuerdo al Art. 40 del Reglamento General de Estudiantes. i) Solicitud de Recalificación.- Para la recalificación de una prueba parcial o final, el estudiante solicitará por escrito al Director de Escuela con el derecho respectivo, dentro de los dos días hábiles contados a partir de la publicación de las notas. De acuerdo al Art. 41 del Reglamento General de Estudiantes. j) Solicitud de egresamiento.- El estudiante deberá solicitar el certificado de egresamiento una vez que haya aprobado todo el currículum de estudios, materias de apoyo y los requisitos vigentes.

11 11 Para extender el certificado de egresamiento, el estudiante deberá dirigir la solicitud al Director de Escuela, adjuntando el derecho respectivo. La Secretaria de la Unidad Académica, pasará a la Dirección de Escuela para la revisión del expediente académico y firma correspondiente, luego pasará a la Secretaria General para el respectivo decreto. Este trámite se lo entregará en 72 horas laborables. k) Solicitud de Fecha y Hora para la Defensa del Trabajo de Grado.- El estudiante deberá dirigir la solicitud al Director (a) de Escuela y entregar en la Secretaría de la Unidad Académica, para que se fije la fecha y hora para la defensa del grado y designar el tribunal de grado, el estudiante será informado por la Secretaria de la Unidad Académica de la fecha de grado. l) Solicitud para rendir la Defensa de Grado.-El estudiante deberá adquirir en Tesorería, un formato impreso de fecha y hora, dirigir al Director (a) de la Escuela, solicitando la orden de que se encuentra apto para presentarse a rendir la defensa del trabajo de titulación, una vez que el Director de Escuela ha solicitado a la Secretaría General informe si el estudiante se encuentra apto para la defensa. La Secretaría General certifica que el estudiante se encuentra apto o no para la defensa del trabajo de titulación, Visto el informe de la Secretaría General, el Director de Escuela autoriza presentarse para rendir la defensa del trabajo de titulación. m) Solicitud para retirar el Título antes de la Ceremonia de Incorporación General.- El estudiante que no haya asistido a la ceremonia de incorporación general, deberá realizar una solicitud dirigida al Prorrector (a) de la Sede para la autorización respectiva, y podrá retirar el título con la presentación de la cédula de ciudadanía, este trámite se lo realizará de forma inmediata. n) Certificación de Títulos o documentos Académicos.- Para certificar las copias de títulos o documentos académicos, el estudiante deberá presentar en Secretaría General los documentos originales las copias y la factura de pago del derecho respectivo. Plazos de entrega de los Trámites de Solicitudes SOLICITUD DIRIGIDO A PLAZO DE ENTREGA CERTIFICADO DE MATRÍCULA DESGLOSE DE DOCUMENTOS CERTIFICACIÓN DE CALIFICACIONES CERTIFICACIÓN PARA EL IECE SECRETARIA (O) GENERAL 48 HORAS CERTIFICACIÓN DE NO TENER IMPEDIMENTO ACADÉMICO CERTIFICACIÓN DE LAS PROGRAMACIONES MICROCURRICULARES Y PENSA DE ESTUDIOS CERTIFICACION DE ASISTENCIA A CLASES CONVALIDACIONES Y HOMOLOGACIONES CAMBIO DE CARRERA DIRECTOR (A) DE ESTUDIANTES DEVOLUCIONES CATEGORIZACIÓN COSTO DE MATRÍCULA DIRECTOR (A) FINANCIERO (A) 48 HORAS 48 HORAS SOLICITUD PARA RENDIR EVALUACIONES PARCIALES Y FINALES SOLICITUD PARA RENIDIR EXAMENES COMPLEXIVOS SOLCIITUD PARA FIJAR FECHA Y HORA DE DEFENSA DEL PROYECTO PARA LA RECALIFICACIÓN DE UNA PRUEBA PARCIAL O FINAL SOLCIITUD DE REINGRESO SOLICITUD DE EGRESAMIENTO SOLICITUD CAMBIO DE PARALELO RETIRO ACDÉMICO DIRECTOR (A) ESCUELA 72 HORAS PRIMERA SEMANA DE CLASES PRIMERA SEMANA DE CLASES

12 12 CAPÍTULO VIII DE LAS CONDICIONES PARTICULARES PARA LA GRADUACIÓN Art De la aprobación del currículum de estudios: a) El estudiante debe tener en el expediente académico el certificado de egresamiento una vez que haya aprobado todo el currículum de estudios, materias de apoyo y los requisitos vigentes. b) Para extender una certificación de aprobación del currículum de estudios, deberá solicitar por escrito el estudiante al Director de Escuela para el decreto respectivo, adjuntando el derecho respectivo. Este trámite se lo entregará en 72 horas laborables. Art De los exámenes complexivos: a) El estudiante tiene que aprobar lo que estipula el artículo anterior para presentar a rendir los exámenes complexivos. b) Para el sorteo de los exámenes complexivos, el estudiante debe solicitar por escrito al Director de Escuela para que se declare apto para rendir los exámenes complexivos, adjuntando el derecho respectivo. En esta solicitud se hará constar: 1. Fe de presentación firmada por la secretaria de la unidad académica. 2. Decreto del Director de Escuela, solicitando al Secretario(a) General que se informe sobre la aptitud del candidato. 3. Decreto del Secretario(a) General sobre la aptitud del candidato. 4. Declaración de la aptitud del candidato realizada por el Director de Escuela señalando las fechas para rendir los exámenes complexivos. c) Lo demás se aplicará de acuerdo al instructivo vigente en la PUCEI. Art Del acto de graduación: a) Con el fin de unificar procedimientos en la formación del expediente de grado, conviene que los documentos correspondientes vayan en el siguiente orden: 1. kárdex personal. 2. Acta de grado. 3. Formulario para registrar la nota de la defensa del proyecto 4. Comprobante de pago de los derechos de grado. 5. Solicitud del interesado para fijar fecha y hora para la defensa de la disertación o de la tesis de grado. Esta solicitud dirigirá al Director de Escuela y constará: 5.1 Decreto del Director de Escuela solicitando al Secretario(a) General que informe sobre la aptitud del candidato a graduarse. 5.2 Decreto del Secretario(a) General acerca de la aptitud del graduando. 5.3 Decreto del Director de Escuela declarando apto al interesado y designando el tribunal examinador, señalando fecha y hora para el grado.

13 13 6. Solicitud del interesado para que se le declare apto para rendir exámenes complexivos. 7. El o los documentos que contienen las notas de los exámenes complexivos firmados por el o los profesores calificantes. 8. Certificación del asesor de la disertación de grado o tesis, mediante el cual certifica que el trabajo está concluido y listo para la revisión y evaluación por parte de los lectores. 9. Solicitud de presentación de la disertación o de la tesis, mediante la cual el interesado pide que se designe tribunal calificador. Esta solicitud contendrá: 9.1 Fe de presentación firmada por la Secretaria de la Unidad Académica. 9.2 Decreto firmado por el Director de Escuela designando tribunal calificador. 10. Certificado de egresamiento. 11. Informe con la nota de los examinadores. 12. Solicitud de presentación y aprobación del plan de disertación o de la tesis. En esta solicitud se hará constar: 12.1 Fe de presentación firmada por la Secretaria de la Unidad Académica Decreto firmado por el Director de Escuela certificando que fue aprobado el proyecto en Consejo de Escuela y se le designa al asesor del mismo. 13. Tarjeta de calificaciones de la carrera/escuela. 14. Comprobantes de matrícula. 15.Documentos reglamentarios de conformidad con el Art. 10 del Reglamento General de Estudiantes. CAPÍTULO IX PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR TÍTULOS Art De la expedición del título: Requisitos: a) En el título debe constar los nombres y apellidos completos (verificados con la cédula de ciudadanía). b) La fecha de grado que consta en el título, nunca deberá ser anterior a él. c) No constará sellos en los títulos, salvo de pan dorado. d) Cuando los títulos esté con las respectivas firmas del Prorrector y Secretario(a) General, se enviará a la Matriz para la legalización respectiva. Art De la otorgación del duplicado de títulos: Requisitos: a) Declaración por escrito, en caso de pérdida, suscrita por el interesado con reconocimiento de firmas ante un notario o juez. b) Solicitud dirigida al Director de la Escuela, conjuntamente con la declaración. La secretaria de la unidad académica sentará la razón del título obtenido por el solicitante y la fecha de graduación. El Director de Escuela autorizará la expedición del duplicado de título y la comunicará al Secretario(a) General.

14 14 c) El Secretario(a) General será la responsable de emitir el título con la expresión duplicado y registrará en el sistema la fecha y el número de registro correspondiente. d) En caso de deterioro manifiesto, se adjuntará a la solicitud el título y se observará el mismo procedimiento. El Secretario(a) General procederá a expedir el duplicado del título, lo registrará y archivará el título deteriorado. Art De la entrega de títulos: a) Se entregará al interesado el título académico presentando su cédula de ciudadanía. Art De la entrega de títulos antes del acto de incorporación a) Para entregar el título académico antes del acto de incorporación, deberá presentar una solicitud dirigida al Prorrector de la Sede para la autorización respectiva, adjuntando el derecho correspondiente. CAPÍTULO X DE LOS LIBROS DE NOTAS Y MATRÍCULAS Art De libro de matrículas: a) Se deberá empastar semestralmente, conservando el color del empastado anterior(negro, con letras doradas), y contendrá lo siguiente: 1. Carátula: - Nombre de la Institución - Escuela/Carrera - Período Académico - Nombre del Director/Coordinador de la Escuela/Carrera - Nombre de la Secretaria de la Unidad Académica 2. Los formularios de matrícula se ordenarán alfabéticamente. 3. Los formularios de matrícula estarán firmados por: - Estudiante - Secretaria de la Unidad Académica, y, legalizado por: - Director(a) de la Escuela - Tesorería - Secretario(a) General Este formulario deberá tener los respectivos sellos y no debe tener manchones, tachones, borrones ni enmendaduras. b) Se mantendrá actualizado el libro de matrículas que se llevará de forma manual y contendrá: 1. El nivel 2. Nómina de matriculados por semestre 3. Número de matrícula 4. Observaciones, en el caso que los hubiera. Art Del libro de notas:

15 15 a) Se llevarán en forma actualizada, es decir, empastando los libros luego de transcurrido el semestre anterior y conservando el color del empastado anterior(color negro con letras doradas). Debe contener: 1. Carátula: - Nombre de la Institución - Escuela/Carrera - Período Académico - Nombre del Director/Coordinador de la Escuela/Carrera - Nombre de la Secretaria de la Unidad Académica b) Nómina de los estudiantes aprobados por consejo de Escuela por concepto de terceras matrículas y firmado por la secretaria de la unidad académica respectiva. c) Detalle de los niveles, materias, docente y remediales, complexivos, etc. d) Las materias se detallarán de acuerdo al pensum de estudios. e) Al final del libro se incluirán los remediales, complexivos, etc. f) Se separará cada nivel con la carátula respectiva. Art De los libro de Actas de Consejo Directivo y de Consejos de Escuela: a) Se llevarán en forma actualizada, es decir, empastando los libros luego de transcurrido el año y conservando el color del empastado anterior. Debe contener el respectivo índice y carátula. CAPÍTULO XI DEL ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES ACADÉMICOS Y DOCUMENTOS EN GENERAL Art.23.-Las Secretarias de las Unidades Académicas, son responsables de organizar y archivar en los expedientes académicos los documentos de los alumnos matriculados, egresados, graduados o retirados, realizar el respectivo archivo en el expediente académico, de igual forma mantener archivada toda documentación recibida o enviada, para ello se establece las siguientes normas. a) Las Secretarias de las Unidades Académicas, deben custodiar, organizar y archivar toda documentación que reciban y los documentos de los estudiantes archivar en el respectivo expediente académico. b) Revisar que la documentación que contengan los expedientes sean orinales y no copias simples. c) Mantener el archivo en orden alfabético y clasificado por carreras. d) Para conservar los documentos no se archivará con grapas, clips metálicos, y se conservará en una carpeta. e) Los documentos que se encuentren duplicados serán destruidos en la propia oficina, salvo el caso que no exista el original en el expediente académico se conservará la copia del documento. f) Para el préstamo de expedientes académicos, la unidad o departamento que lo solicite deberá solicitar por escrito, indicando el tiempo que necesita el documento, y deberá entregar en las mismas condiciones que se le facilitó. g) La Secretaría de las Unidades Académicas, deberán mantener la prudencia con respecto a la información que ingrese al departamento de Secretaría General.

16 16 h) Periódicamente se revisará la documentación para evaluar la documentación que hay que eliminar, por haberse cumplido su vigencia, caso específico exámenes de alumnos. i) Las Secretarias de las Unidades Académicas deberán mantener un inventario de los libros de notas y matrículas existentes. CAPÍTULO XII DISPOSICONES GENERALES Art Las Secretarias de las Unidades Académicas tienen las siguientes responsabilidades: a) Elaborar y publicar la nómina de los estudiantes que no han entregado los documentos respectivos (Art. 10,11,12 del Reglamento General de Estudiantes) b) Archivar en el expediente del estudiante en forma inmediata los diferentes comprobantes de pago y solicitudes. c) Mantener actualizado la tarjeta de notas, teniendo en cuenta lo siguiente: - Registrar el período semestral - Registro de asignaturas, y, - Créditos de cada asignatura d) Mantener actualizado el Kardex personal del estudiante. e) Los expedientes de los estudiantes (regulares, egresados y graduados) se llevará en forma alfabética. f) Llevar cuadros estadísticos de: - Estudiantes matriculados, egresados y graduados. La actualización de este documento entra en vigencia a partir de la presente fecha. Ibarra, 30 de septiembre de Ph.D. María José Rubio Prorrectora