PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Transcripción

1 Hoja: 1/6 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Lic. Aldo Cañete Lic. Olga Fleitas Coordinador de Compras Coordinador de Compras Descripción de las modificaciones: Revisión general del documento Fecha de vigencia: 8 de junio de 2016 Lic. Pablo Céspedes Administrador 1. OBJETIVO Este procedimiento establece los pasos a seguir para las compras de bienes y/o servicios para la empresa. 2. ALCANCE Aplica desde el pedido de compra hasta la entrega de lo solicitado. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3.1. Pedido de Compra: registro utilizado para solicitar suministros de materiales y/o servicios Caja Chica: Incluye los suministros por compras menores Proveedores Casuales: aquellos proveedores de los cuales se compran materiales o insumos en un momento determinado porque los proveedores aprobados no disponen cuando la empresa lo requiere o cuando las compras no son las habituales. Un proveedor casual se vuelve habitual luego de que se realicen más de cinco compras en el mismo año. 4. FRECUENCIA Este procedimiento deberá ser utilizado cada vez que surja la necesidad de una compra. 5. RESPONSABILIDAD Por la Gestión: Coordinador de Compras y Administrador de Obras (Administración Central y Zona de Obras). Por el control: Auxiliar Administrativo (patrimonio) y Encargado de Depósito.

2 Hoja: 2/6 Por el cumplimiento: Gerente de Operaciones y los Auditores Internos. 6. RELACION CON OTRAS NORMAS O PROCEDIMIENTOS Se relaciona con el Punto 8.4 de la Norma ISO 9001:2015. Procedimiento para la Selección y Evaluación de Proveedores. Procedimiento de Patrimonio. Procedimiento de Movimiento de Materiales en Depósito. 7. PROCEDIMIENTO 7.1. COMPRAS NACIONALES Cualquier personal de la empresa puede solicitar materiales o servicios completando el FOR_OPS_01 Pedido de Compra, en duplicado. Nota: este procedimiento también es aplicable para las solicitudes de patrimonios de la empresa (bienes de uso) El FOR_OPS_01 se entrega al departamento de compras para su revisión. Pudiendo adjuntar otros documentos. El FOR_OPS_01 Pedido de Compra puede ser enviado por mail o fax El Auxiliar Administrativo (compras) verifica con el Encargado de Depósito si se dispone de los materiales solicitados en el depósito para su entrega. En caso de no disponer, da curso al pedido consultando el FOR_OPS_04 - Listado Maestro de Proveedores El Auxiliar Administrativo (compras) solicita 2 o más presupuestos a los proveedores que forman parte del FOR_OPS_04 - Listado Maestro de Proveedores vía telefónica, fax, , etc. (no aplica para el caso de ser proveedor único). Nota: Para las compras habituales de materiales se solicitan los presupuestos en forma periódica de acuerdo a la validez del presupuesto El Coordinador de Compras adjunta al FOR_OPS_01 Pedido de Compra, los presupuestos recibidos de proveedores y remite al Gerente de Operaciones y Suministro quien evalúa los presupuestos y modifica el pedido según corresponda,

3 Hoja: 3/6 indicando en el presupuesto el proveedor seleccionado y las condiciones para realizar la compra. Nota: se utiliza el FOR_OPS_02 Cuadro de cotizaciones para solicitudes de hasta 10 ítems (se aplica solo para compra de materiales o en caso de solicitud de gerencia El Auxiliar Administrativo confecciona la Orden de Compra para compras a crédito y envía al proveedor seleccionado vía fax o mail. El Coordinador de Compras adjunta la orden de compra al legajo de la compra. Nota: se debe emitir Orden de Compra para las compras al contado que superan el monto de gs El Coordinador de Compras comunica al proveedor seleccionado la aprobación de la compra y acuerdan fecha de entrega o comunica a los gestores para realizar la compra El personal de depósito, una vez recibida la mercadería en depósito, verifica con la factura y/o remisión si cumple o no con los requisitos solicitados. Luego registra en el sistema informático, según lo detallado en procedimiento PO_OPS_04-Procedimiento de movimiento de materiales en depósito. Nota: En caso de que el proveedor no cumpla con los requisitos del pedido de compra se rechaza la mercadería y se registra en el FOR_OPS_03-Informe de Servicios/ Materiales de Proveedores El registro de la factura se realiza en el sistema informático de la siguiente manera: El Encargado de Depósito registra los materiales relativos al stock físico El Encargado de Laboratorio y Mantenimiento registra los materiales relativos al stock de mantenimientos El Encargado de Depósito firma la entrada de materiales que se adjunta al legajo de la compra y es enviada al Coordinador de Compras El Coordinador de Compras verifica el legajo de la compra. En el caso de no encontrar diferencias, firma la entrada de materiales.

4 Hoja: 4/ El legajo de la compra es enviada al Gerente de Operaciones y Suministros para su revisión y cierre, firmando en el sello de Entrada de Materiales. Nota: El Administrador es el encargado de gestionar y controlar las compras de filtros para vehículos y maquinarias Una vez registrada la factura el Coordinador de Compras recibe la misma y adjunta al legajo de la compra remitiendo el legajo a la obra o a la oficina central para que se procese el pago correspondiente. Nota: 1) en caso de compras al contado excepcionales con proveedores casuales o habituales por falta de crédito y/o por descuentos obtenidos se envía el pedido de fondo a la oficina central donde se genera el pago correspondiente. La factura es entregada a la oficina central por parte del proveedor. Nota: 2) En cada obra el administrador y el ingeniero residente administran una caja chica para compras puntuales COMPRAS INTERNACIONALES El Coordinador de Compras solicita al proveedor internacional la cotización de las mercaderías a ser adquiridas. Nota: la aceptación podrá ser realizada por el Gerente de OPS o el Coordinador de Obra por autorización del Director o Gerente de Administración y Finanzas Una vez aceptada la cotización, el Coordinador de Compras comunica al proveedor internacional seleccionado a través de la Orden de Compra el detalle, las especificaciones técnicas y condiciones de los materiales a ser adquiridos y le solicita la elaboración y envío por mail o fax de la factura comercial Proforma/INVOICE emitida por el proveedor. Además solicita las instrucciones bancarias: banco operante, Nº de cuenta y código Swift/ABA, etc. y coordina la fecha de embarque y los detalles de la documentación de importación (Factura Comercial, Parking List, Certificado de Origen) Una vez recibida la factura comercial Proforma/INVOICE y la información solicitada según el se confecciona el pedido de fondo que es enviado a la Oficina Central para la transferencia correspondiente.

5 Hoja: 5/ El Coordinador de Compras solicita cotización a las empresas transportadoras, agente de despacho y puertos y entrega al Gerente de Administración y Finanzas para su aprobación y comunica a la empresa transportadora. Nota: la aprobación podrá ser realizada por el Gerente de OPS por autorización del Director o Gerente de Administración y Finanzas Recibido el Aviso de Embarque por parte del Proveedor internacional, con la emisión del conocimiento por parte de la transportadora seleccionada, el Coordinador de Compras solicita la autorización al Gerente de OPS para la transferencia Bancaria en los términos de las instrucciones bancarias recibidas del Proveedor Se solicita al Proveedor internacional el envío por Courrier u otro medio de transporte de los documentos de importación necesarios para iniciar los trámites de despacho aduanero El Proveedor Internacional remite el juego de documentaciones a la Agencia de Despachos Aduaneros seleccionada La Agencia de Despachos gestiona el retiro de la mercadería del Puerto para que la mercadería pueda ser transportada hasta el depósito correspondiente de la empresa La Documentación relativa al proceso de compra internacional, documentos de despacho y todo comprobante es archivado en Contabilidad. Nota: En caso urgente se tramita directamente a través del Director Ejecutivo. 8. CUSTODIA Y UBICACION El presente procedimiento debe ser custodiado por la Coordinación del Sistema de la Calidad y la distribución se realiza a través de la página web de manera digital.

6 Hoja: 6/6 9. DOCUMENTOS RELACIONADOS Y ANEXOS Código Nombre del Registro Responsable del archivo Tiempo de Retención Activo Inactivo Destino Final FOR_OPS_01 Pedido de Compra Compras 2 años 1 año destrucción FOR_OPS_02 Cuadro de Cotizaciones Compras 2 años 1 año destrucción Informe de Servicios / FOR_OPS_03 Materiales de Proveedores Depósito 1 año 1 año archivo FOR_OPS_04 Listado Maestro de Proveedores Aprobados Compras 2 años 1 año archivo NA Orden de Compra Contabilidad 5 años 1 año destrucción Entrada de materiales en NA sistema informático Contabilidad 5 años 1 año destrucción