COPIA IMPRESA NO CONTROLADA RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

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1 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 1 de 10

2 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1. Compromiso de la Dirección El Comité de Calidad (Director General, Directores de Área y Directores de Plantel) del CECyTE Querétaro evidencia su compromiso, con el desarrollo e implementación del SGC, así como con la mejora continua de su eficacia: a) comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios (5.2 y 5.5.3); b) Estableciendo la Política de Calidad (2.2 y 5.3) c) Asegurando el establecimiento de los Objetivos de Calidad ( 2.2 y 5.4.1) d) Realizando revisiones por la dirección de manera periódica (5.6) e) Asegurando la disponibilidad de recursos (presupuesto asignado por áreas en el POA) (6) 5.2. Enfoque al Cliente La Dirección General ha desarrollado la Planeación Estratégica Institucional enfocan do cada uno de los Objetivos Estratégicos, Estrategias y Proyectos al cumplimiento de la misión, política de calidad y logro de la visión. La Dirección General, mediante el Director Académico, se asegura de que los requisitos están determinados en los Planes y Programas de Estudio y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente, determinando los requerimientos relacionados con el producto (7.2.1) y aplicando una encuesta para evaluar la satisfacción del cliente (8.2.1) 5.3. Política de la Calidad La Dirección General ha declarado la Política de la Calidad, plasmándola en el documento Política y Objetivos de la Calidad DG-POC-01, además se asegura de que ésta: a) Es adecuada a los propósitos del Colegio, b) Incluye los compromisos de cumplir con los requisitos y mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad; c) Es comunicada y entendida dentro del Colegio; esto se logra por medio de su publicación en póster, mantas, protectores de pantalla, gafetes de identificación y otros. Los responsables de las diferentes áreas se aseguran de que el personal a su cargo la entienda. d) Es revisada en la Revisión por la Dirección lo que asegura su continua adecuación; e) Es controlada. 2 de 10

3 5.4. Planificación Objetivos de la Calidad La Dirección General ha establecido los Objetivos de la Calidad, en el documento Política y Objetivos de la Calidad DG-POC-01 en los niveles apropiados; basándose en: La Misión, Visión y la Política de la Calidad Requisitos del Cliente Desempeño de los procesos Líneas estratégicas del Colegio De igual manera, en la Planeación Estratégica se han determinado 7 objetivos estratégicos, con sus respectivos indicadores y metas; los cuales se han establecido tanto en la Dirección General y en cada uno de los Planteles. Esta planeación también sirve para evaluar el desempeño de los procesos. De manera trimestral se reporta el cumplimiento a las metas establecidas; en DG se utiliza el formato Reporte Trimestral de Actividades CECyTE Querétaro, FMC-003, el reporte de los planteles se realiza en el Reporte Trimestral de Actividades Plantel FMC-004. En los proyectos dónde no se cumplan las metas establecidas se reprograma detallando acciones, fechas y responsables de manera detallada que asegure su cumplimiento (según acuerdo ROD/08/22/09 del día 07/08/09). Nota: Se recomienda usar algún software especializado (INFO PATH, Project, Excel, etc.) Planificación del SGC El Comité de Calidad del CECyTE Querétaro, ha planificado el SGC, de tal manera que se asegura de la adecuada documentación, implementación, mantenimiento y mejora continua del mismo, acorde a los requisitos citados en el punto 4.1 de este manual; así como de los objetivos de calidad. Para mantener la integridad del SGC todos los cambios al mismo son planeados, revisados, autorizados e implementados; el Representante de la Dirección se asegura de que se mantiene la integridad del SGC, implementando un calendario de auditorías, revisiones por la dirección y reuniones del comité de calidad. 3 de 10

4 5.5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación Responsabilidad y Autoridad La Dirección General ha definido las responsabilidades y autoridades en cada uno de los procedimientos documentados. Asimismo, la autoridad y responsabilidad se refleja en el Organigrama General del CECyTE Querétaro. 4 de 10

5 Estructura Organizacional del SGC La Dirección General del Colegio ha establecido las siguientes funciones para la implementación, mantenimiento y mejora del SGC; estas funciones son independientes de las que desempeñan en su puesto y considera la siguiente responsabilidad y autoridad: a) Comité de Calidad / Alta Dirección: Asegurar que el programa y los procesos educativos cumplan con los requisitos legales y reglamentarios para su certificación o acreditación Definir y comunicar las responsabilidades y autoridades respecto al SGC Presentar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC, así como la mejora continua de su eficacia Definir métodos para medir el desempeño de la organización con el fin de determinar si se han alcanzado los objetivos Las demás que se determinen en lo Comité de Calidad, y en lo s documentos del SGC b) Comité de Calidad de Plantel: Ejercer el liderazgo efectivo y participativo en su ámbito de influen cia y asegurar la implementación del SGC en el plantel Proponer y aplicar las directrices que permitan un mejor desarrollo en la implementación del SGC en el plantel Administrar los recursos asignados para la implementación y mejora continua del SGC 5 de 10

6 Supervisar las reuniones que se realicen en el plantel para la difusión y capacitación en el SGC Verificar el cumplimiento de los requisitos declarados en la norma y en el manual de calidad; así como los especificados por el cliente Participar en el establecimiento, implementación y mantenimiento de los procesos necesarios dentro del plantel para el SGC Asegurar la disponibilidad de recursos en el plantel para la implementación y mejora continua del SGC Llevar a cabo las revisiones por la dirección del SGC en el plantel y participar (Director de Plantel) en las del Comité de Calidad Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de la importancia de cumplir los requisitos del cliente, a todos los niveles del plantel Las demás que se determinen en el Comité de Calidad, y en los documentos del SGC c) Responsable de Calidad de Plantel: Coordinar las actividades de difusión del SGC dentro del plantel Revisar y autorizar los cambios pertinentes de los documentos del SGC del plantel Preparar y actualizar la información necesaria para las reuniones del Comité de Calidad de Plantel Representar al Comité de Calidad de Plantel en los actos que sea designado Informar al Comité de Calidad de Plantel del desempeño del SGC y necesidades de mejora Participar directamente en la elaboración y mejora de los documentos del SGC dentro del ámbito del plantel Mantener informado al personal del plantel de los cambios, corre cciones y/o actualizaciones del SGC y documentos asociados Coordinarse con el grupo auditor para la realización de las auditorías internas Definir acciones correctivas y preventivas al SGC, así como a los responsables de su atención y verificar su cumplimiento Dar seguimiento a la implantación y operación del SGC dentro del plantel Las demás que se determinen en el Comité de Calidad, y en los documentos del SGC Nota: Las viñetas en azul señalan autoridad. Las viñetas en negro, responsabilidad. 6 de 10

7 Representante de la Dirección El Director General del Colegio nombra al Representante de la Dirección, delegándole la siguiente responsabilidad y autoridad (independientemente de otras): a) Ejercer el liderazgo efectivo y participativo estableciendo el compromiso y asegur ando la implementación del SGC b) Fungir como representante del comité de calidad en los actos que le sean asignados c) Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el SGC d) Mantener comunicación con entidades externas relacionada con el SGC e) Convocar a los miembros del Comité de Calidad a reuniones ordinarias, extraordinarias y de revisión por la dirección; dirigiendo las mismas f) Establecer y mantener el vínculo efectivo entre el comité de calidad y los comités de calidad de cada plantel g) Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del SGC y de cualquier necesidad de mejora h) Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente i) Aumentar la eficacia y eficiencia de la operación y de la mejora del S GC j) Vigilar el cumplimiento de los acuerdos del Comité de Calidad k) Revisar el cumplimiento de la Política y Objetivos de la Calidad l) Las demás que se determinen en el Comité de Calidad, y en los documentos del SGC Comunicación Interna El CECyTE Querétaro realiza la comunicación y la retroalimentación con el personal adscrito a éste, por medio de lo siguiente: a) Juntas y reuniones de trabajo b) Pláticas informativas c) Circulares, oficios y memorandum d) Enlace con red del Gobierno del Estado (VPN o antena) e) Teléfono, Fax e Internet (página Web y correo electrónico) 7 de 10

8 El proceso de comunicación formal en el CECyTE Querétaro fluye de la siguiente manera: a) Descendente: Para enviar comunicados de la Dirección General a las Direcciones Académica, Administrativa y de Planeación y Evaluación, así como a cada uno de los planteles. Por lo general esta información incluye requerimientos e instrucciones específicas de trabajo b) Ascendente: La que se lleva a cabo desde posiciones organizacionales subordinadas a posiciones jerárquicas superiores. Esta información incluye reportes sobre los resultados de tareas asignadas, solicitud de recursos y peticiones y/o opiniones del personal c) Horizontal: Se desarrolla entre funciones con la misma jerarquía organizacional, teniendo como finalidad la integración y la coordinación del personal de un mismo nivel. Información comunicada Política y Objetivos de la Calidad Requisitos e importancia de cumplirlos Desempeño de los procesos y del SGC Funciones y responsabilidades Cambios en los requisitos y en el SGC Revisión por la Dirección Generalidades Registros Listas de asistencia (FCD-001) Firma de recibido/enterado (oficios, memorandum y/o circulares) Minutas (FMC-001) Actas de acuerdos El Comité de Calidad revisa el Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo al Programa Anual de Revisiones por la Dirección FMC-002, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continua. La revisión incluye la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el Sistema de Gestión de Calidad, incluyendo la Política de Calidad y los Objetivos de Calidad. El Coordinador del SGC mantiene los registros de la Revisión por la Dirección en la Minuta de Reuniones FMC-001 De igual manera en cada plantel se realizan reuniones periódicas por parte del Comité de Calidad de Plantel, para revisar y dar seguimiento al SGC. El Responsable de Calidad de Plantel mantiene el registro de estas reuniones Información de entrada para la Revisión La información de entrada para la Revisión por la Dirección incluye: a) Los resultados de las auditorias, 8 de 10

9 b) La retroalimentación del cliente, c) El desempeño de los procesos y conformidad del producto, d) El estado de las acciones correctivas y preventivas, e) Las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, f) Los cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de Calidad, y g) Las recomendaciones para la mejora. h) Cualquier otro asunto que tenga relación con el SGC Resultados de la Revisión Los resultados de esta revisión son registrados como acuerdos en el F MC-001, he incluyen acciones relacionadas con: a) La mejora de la eficacia del SGC y sus procesos, b) La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente, y c) Las necesidades de recursos. 9 de 10

10 REGISTROS Título Código Periodo de retención Responsable Ubicación Minuta de Reuniones FMC años RD SGC Programa Anual de Revisiones por la Dirección FMC años RD SGC Reporte Trimestral de Actividades Secretaría FMC años CECyTE Querétaro Técnica DG Reporte Trimestral de Actividades Secretaría FMC años Plantel Técnica DG MODIFICACIONES a) Se actualiza logo GEQ b) Se incluye en el punto el acuerdo ROD/08/22/09 c) Se actualiza color logo CECyTEQ d) Eran 6 objetivos estratégicos e) Se integra plantel San Juan del Río, actualizando textos donde aplique. f) Se actualizan diagramas de flujo y de comunicación g) Se actualiza diagrama de Estructura Organizacional Organizacional del SGC h) Se define Integrantes del Comité de Calidad de la Alta Dirección y de Plantel, a) y b). i) Se elimina nota sobre color de viñetas en y en se agrega correo electrónico j) Se actualiza organigrama de la Dirección y Estructura Organizacional del SGC k) Se Actualiza organigrama, cambio de imagen logo 10 de 10