TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEL CDA EL ARAUCO

Transcripción

1 Emisión: 201/09/04 DE PAPEL ELEC 100 INFORMES 1000 INFORMES CORPORINOQUIA 1001 INFORMES GERENCIALES 110 REUNIONES Y REPRESENTACIONES 1100 ACTA DE REVISIÓN ANUAL 1101 ACTA DE REUNIÓN 1102 ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 1103 RENDICIÓN DE CUENTAS 1104 DECLARACIÓN JURAMENTADA 1105 ACTA DE PRESENTANTE POR LA DIRECCIÓN 120 PLANES /MATRICES / OTROS 1200 PLANES DE AJUSTE 1201 MAPA DE RIESGOS 1202 ANALISIS DOFA 1203 FICHA DE INDICADORES 1204 MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES 1205 GERENCIAL GGE MATRIZ DE PARTES INTERESADAS 1206 PLAN ANUAL DE ACTIVIDADES 130 DOCUMENTOS LEGALES Y EXTERNOS 1300 CERTIFICADOS DE CALIBRACIÓN 1301 CERTIFICADOS DE VERIFICACION 1302 ACTAS DE MANTENIMIENTO SEMESTRAL 1303 ACTAS DE VERIFICACIÓN DE MEZCLAS 1304 CERTIFICADOS DE REVISIÓN TÉCNICO MECÁNICA 1305 CERTIFICADOS DE COMPETENCIA LABORAL 1306 POLIZA DE SEGURO OBLIGATORIO DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO (SOAT) 130 CERTIFICADO DE INSPECCIÓN AUTOMAS 1308 INFORME TÉCNICO COLSERAUTO (INSPECCIÓN) 1309 SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN LIBERTY (INSPECCIÓN) 1310 FORMATO UNICO DE RESULTADOS ( FUR) 1311 RESUMEN DE DATOS RECOLECTADOS EN PREREVISIÓN DEL VEHÍCULO 1312 RESULTADOS DE PERFILES EPIDEMIOLÓGICOS DE LOS TABAJADORES 1313 CONCEPTOS DE EXAMENES DE INGRESO, PERIÓDICOS Y DE RETIRO RESULTADOS DE MONITOREOS AMBIENTALES (RUIDO, GASES E ILUMINACIÓN) Se conserva por su contenido historico dentro de la empresa. Se conserva un 10% como memoría histórica de la empresa.

2 Emisión: 201/09/04 DE PAPEL ELEC 200 BASE DE DATOS 2000 VALIDACIÓN DE SOFTWARE FIJA 2001 VALIDACIÓN DE SOFTWARE MÓVIL 2002 HOJA DE VIDA CONTROL SOFTWARE FIJA 2003 HOJA DE VIDA CONTROL SOFTWARE MÓVIL 2004 BACKUPS SISTEMA INDUPACK 1AÑO PERPETUO X X 2005 BACKUPS HELISA 1AÑO PERPETUO X X 2006 BACKUPS SIG 1AÑO PERPETUO X X 200 CONTROL DE RESPALDO BASE DE DATOS 2008 CONTROL DE ACCESO REMOTO Se conserva un 10% como memoría histórica de la empresa. Para los de mantenimiento perpetuo se conserva por su valor legal y la memoria histórica de la empresa. 210 MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN 2100 VIDA UTIL DE FICHA TÉCNICA DE EQUIPOS 2101 VIDA UTIL DE PROGRAMA DE MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN 2102 VIDA UTIL DE REPORTE DE INFRAESTRUCTURA 2103 VIDA UTIL DE REPORTE DE FALLAS 2104 VIDA UTIL DE REPORTE DE INTERVENCIÓN DE EQUIPOS 2105 VIDA UTIL DE REPORTE DE MANTENIMIENTO 2106 VIDA UTIL DE CALIBRACION DE EQUIPOS DEPISTA 210 VIDA UTIL DE HERMETICIDAD 2108 VIDA UTIL DE VALIDACIÓN DE CERTIFICADOS INFRAESTRUCTURA GIN 2109 VIDA UTIL DE VALIDACIÓN DE PATRONES 2110 VIDA UTIL DE ANÁLISIS MEZCLA DE GASES 2111 VERIFICACIÓN DEL OPACÍMETRO VIDA UTIL DE 2112 VIDA UTIL DE CONTROL DE SALIDA DE EQUIPOS 2113 VIDA UTIL DE ACTA DE CALIBRACIÓN LÍNEA MÓVIL 2114 VIDA UTIL DE ORDEN DEL TRABAJO 2115 VIDA UTIL DE CARTA DE CONTROL 2116 VIDA UTIL DE INSPECCIÓN AUTONOMA DE EQUIPOS- MÓVIL 211 VIDA UTIL DE INSPECCIÓN AUTONOMA DE EQUIPOS- FIJA Se mantiene por su valor histórico mientras el equipo objeto de la información se encuentre activo ( no sea dado de baja). Luego se digitaliza.

3 Emisión: 201/09/04 DE PAPEL ELEC 220 INVENTARIO 2200 INVENTARIO DE INFRAESTRUCTURA 2201 VERIFICACIÓN DE INFRAESTRUCTURA FIJA 2202 VERIFICACIÓN DE INSTALACIONES MÓVIL 230 INSUMOS 2300 SOLICITUD DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS 2301 CONTROL DE CONSUMIBLES 2302 ACTAS DE BAJA X X X 240 CONDICIONES AMBIENTALES 2400 REPORTE DE CONDICIONES AMBIENTALES X 310 CORRESPONDENCIA 3100 OFICIOS ENVIADOS 3101 OFICIOS RECIBIDOS 3102 CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA 320 CONTABILIDAD 3200 COMPROBANTE DE INFORME DIARIO 3201 COMPROBANTE DE INGRESO 3202 COMPROBANTE DE EGRESO 3203 FACTURAS 3204 REMISIONES 3205 ADMINISTRATIVO Y NOMINA 3206 FINANCIERO ADM RECIBO DE PAGO 330 COMPRAS 3300 ORDEN DE PEDIDO 3301 SOLICITUD DE PEDIDO 3302 SOLICITUD INTERNA DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS 340 PROVEEDORES 3400 SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES 3401 LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES 3402 CONSOLIDADO DE EVALUACION SELECCIÓN DE PROVEEDORES 3403 INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES Se conserva por su contenido histórico dentro de la empresa soporte histórico) soporte histórico) 400 HOJAS DE VIDA DEL PERSONAL 4000 HOJA DE VIDA Y S 4001 INFORME DE ENTREVISTA

4 Emisión: 201/09/04 DE PAPEL ELEC 4002 REFERENCIAS PERSONALES 4003 REFERENCIAS LABORALES 4004 SOLICITUD DE EXÁMENES 4005 LISTA DE CHEQUEO 4006 INDUCCIÓN Y REINDUCIÓN 400 CONTRATO 4008 CLASULAS ADICIONALES AL CONTRATO DEL TRABAJO 4009 OTRO SI AL CONTRATO 4010 CONTRATO APRENDIZ SENA 4011 ENTREGA DE ELEMENTOS Y EQUIPOS DE TRABAJO 4012 ENTREGA DE DOTACIÓN 4013 SOLICITUDES DE PERMISO 4014 SOLICITUDES DE VACACIONES 4015 LIQUIDACION DE VACACIONES 4016 AUTORIZACIONES DE DESCUENTO 401 EVALUACIONES DE FORMACIÓN 4018 EVALUACION DE COMPETENCIAS 4019 SUPERVISIÓN 4020 POLITICAS ADMINISTRATIVAS 4021 ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD 4022 CONSENTIMIENTO INFORMADO 4023 INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN DEL PERSONAL 4024 INFORME DE SUPERVISIÓN 4025 EVALUACIÓN Y DESEMPEÑO DEL NIVEL 4026 PRUEBAS PSICOTÉCNICAS 402 AUTORIZACIÓN DE REALIZACIÓN DE EXAMEN 4028 AUTORIZACIÓN DE INICIO DE LABORES 4029 CRITERIOS TÉCNICOS 4030 ROLES Y RESPONSABILIDADES Se conserva por su carácter legal y registra la memoria histórica de la empresa. 410 ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO 4100 CONTROL DE INGRESO DIARIO PERSONAL 4101 PERFIL DE CARGO 4102 TALENTO HUMANO DTH ACTA DE DESCARGOS 4103 ACTA DE ENTREGA DE CARGOS 4104 RECIBO DE CARGO 4105 FORMATO DE LA SANCIÓN DISCIPLINARIA Se conserva por su contenido historico dentro de la empresa.

5 Emisión: 201/09/04 DE PAPEL ELEC 4106 AUTORIZACION DE LA SALIDA 420 CAPACITACION Y FORMACIÓN 4200 LISTADO DE ASISTENCIA 4201 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN 4202 ACTA DE CAPACITACIÓN 430 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 4300 MATRIZ DE RIESGO 4301 ACTA DE COMITÉ 4302 INSPECCIÓN DE EXTINTORES 4303 ACTA DE CONVOCATORIA 4304 CIERRE DE VOTACIONES 4305 ACTA DE CONTEO DE VOTOS 4306 ACTA DE ELECCION DEL COMITÉ 430 REGISTRO DE VOTACIONES 4308 RESULTADO DE VOTACIONES 4309 ACTA DE NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE LEGAL 4310 ENCUESTA DE PERFIL PSOCIODEMOGRÁFICO 4311 PROYECCIONES DE INVERSIÓN 4312 PROFESIOGRAMA 4313 INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES E INCIDENTES 4314 INSPECCIONES DE BOTIQUIN Y ELEMENTOS DE EMERGENCIA 4315 CONTROL DE PESO 4316 MATRIZ DE EPP Y DOTACIÓN DEL PERSONAL 431 FICHA TÉCNICA DE EPP 4318 LISTA DE ORDEN Y ASEO 4319 PAUSAS ACTIVAS 4320 INSPECCIONES EPP Y DOTACIÓN 4321 DISPOSICIÓN FINAL DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONA (EPP) Y DOTACIÓN 440 SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL 4400 PERFIL DE CARGO 1AÑO 2AÑOS X X 4401 CRITERIOS TÉCNICOS 1AÑO 2AÑOS X X 4402 MATRIZ DE DOCUMENTO POR CARGO 1AÑO 2AÑOS X X 500 VENTA DE SOAT 5000 REPORTE VENTA DE SOAT X 5001 POLIZAS ANULADAS X

6 Emisión: 201/09/04 DE PAPEL ELEC 5002 ENTREGA DE POLIZAS INTERNA X 510 CERTIFICADOS DE REVISIÓN TÉCNICO MECÁNICA 5100 FIJA NUEVO NA X X 5101 MÓVIL NUEVO NA X X 5102 CERTIFICADOS DUPLICADOS LÍNEA FIJA 5103 CERTIFICADOS DUPLICADOS LÍNEA MOVIL 5104 CERTIFICADOS ANULADOS LÍNEA FIJA 5105 CERTIFICADOS ANULADOS LÍNEA MÓVIL 5106 ENTREGA DE RESULTADOS LÍNEA FIJA 510 ENTREGA DE CERTIFICADOS INTERNAS 5108 ARQUEO DE CERTIFICADOS 5109 ENTREGA DE CERTIFICADOS MÓVIL 520 REVISIÓN TECNICO MECÁNICA 5200 AUTORIZACIÓN DEL SERVICIO 5201 INFORME DEL ESTADO DEL VEHÍCULO OPERATIVA Y SERVICIOS 5202 DOS CONFRONTACIÓN DEL VEHÍCULO SIN CONDICIONES ÓPTIMAS 5203 CRONOGRAMA DE VISITAS MÓVIL 5204 ACCESORIOS INSPECCIÓN LIVIANOS 5205 ENTREGA DE RESULTADOS INSPECCIÓN FIJA 5206 ENTREGA DE RESULTADOS INSPECCIÓN MÓVIL 530 INSPECCIONES 5300 INSPECCIÓN VISUAL PESADOS 5301 INSPECCIÓN VISUAL BUSES 5302 INSPECCIÓN LIVIANOS 5303 ACCESORIOS INSPECCIÓN PESADO 5304 ACCESORIOS INSPECCIÓN LIVIANOS 5305 ENTREGA DE RESULTADOS INSPECCION FIJA 5306 ENTREGA DE RESULTADOS INSPECCION MOVIL 540 IMPRONTAS 5400 TOMA DE IMPRONTAS 550 INVENTARIO DEL VEHICULO 5500 LÍNEA FIJA 5501 LÍNEA MOVIL Se conserva por su contenido historico dentro de la empresa. 600 AUDITORIA

7 Emisión: 201/09/04 DE PAPEL ELEC 6000 PROGRAMA DE AUDITORIA 6001 PLAN DE AUDITORIA 6002 LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA 6003 CALIFICACIÓN DE AUDITORES 6004 SOLICITUD DE ACCIONES 6005 ASISTENCIA REUNIÓN DE APERTURA Y CIERRE 6006 INFORME AUDITORÍA INTERNA CALIDAD 600 INFORME AUDITORÍA INTERNA INFORME AUDITORÍA INTERNA SST 6009 INFORME AUDITORÍA EXTERNA CALIDAD 6010 INFORME AUDITORÍA EXTERNA ONAC 610 CONTROL DE DOCUMENTOS 6100 SISTEMAS INTEGRADOS DCA LISTADO CONTROL DE DOCUMENTOS 6101 ELABORACIÓN, ANULACIÓN, MODIFICACIÓN Y REVISIÓN DE DOCUMENTOS 6102 CONTROL DE DISTRIBUCIÓN 6103 LISTADO CONTROL DE REGISTROS 620 GESTION DOCUMENTAL 6200 ACTA DE DESTRUCCION DE DOCUMENTOS 6201 ROTULO CAJAS DE 6202 ROTULO CARPETAS DE 6203 INVENTARIO DOCUMENTAL 6204 PRESTAMO DE DOCUMENTOS 6205 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 6206 LISTA DE CHEQUEO HOJAS DE VIDA 620 TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL 6208 TABLAS DE DOCUMENTAL 00 QUEJAS 000 RECEPCIÓN DE QUEJAS, SUGERENCIAS, RECLAMOS Y APELACIONES. 1AÑO 1AÑO X X QUEJAS Y APELACIONES 10 QAS ENCUESTAS DE SERVICIO 100 ENCUESTA DE SERVICIO LÍNEA FIJA 1AÑO 1AÑO X X 101 ENCUESTA DE SERVICIO LÍNEA MÓVIL 1AÑO 1AÑO X X Se conserva por su cararter informativo se registra en la memoria de la empresa CT:CONSERVACIÓN TOTAL, E: ELIMINAR, S:SELECCIÓN, D: DIGITALIZACIÓN