PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA SELECCIÓN DE UNA AGENCIA DE VIAJES PARA EL PERSONAL DE FERIA DE ZARAGOZA.

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1 ZARAGOZA. PLIEGO DE BASES TECNICAS SUMINISTRO VIAJES INDIVIDUALES DEL PERSONAL DE FERIA DE PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA SELECCIÓN DE UNA AGENCIA DE VIAJES PARA EL PERSONAL DE INDICE 1

2 ZARAGOZA. PLIEGO DE BASES TECNICAS SUMINISTRO VIAJES INDIVIDUALES DEL PERSONAL DE FERIA DE 1. Objeto. 2. Descripción del suministro. 3. Condiciones de ejecución del contrato. 4. Solicitud del servicio. 5. Entrega de títulos. 6. Acuerdos de descuentos. 7. Confidencialidad de la información. 8. Datos de gastos de viajes correspondientes al año

3 ZARAGOZA. PLIEGO DE BASES TECNICAS SUMINISTRO VIAJES INDIVIDUALES DEL PERSONAL DE FERIA DE 1. OBJETO El objeto del contrato es la prestación del servicio de agencia de viajes a la Feria de Zaragoza, para la gestión de reservas de alojamientos y medios de transporte, emisión de billetes de transporte, y en su caso la modificación o anulación de los mismos, y en general cualquier asistencia o servicio necesario o asistencia técnica para la programación de los viajes que resulten necesarios con motivo de los desplazamientos y estancias que, por razones del servicio, realice el personal de la Feria. 2. DESCRIPCION DEL SERVICIO Formará parte de los servicios a prestar por parte de la agencia seleccionada, los siguientes: Facilitar información sobre los medios de transporte posibles, con horarios y mejores tarifas disponibles, ya sea en avión, ferrocarril, autobús o barco, realizando las reservas necesarias para facilitar el viaje. Facilitar información sobre habitaciones en hotel, tanto en el territorio nacional como en el extranjero, con condiciones, características, ubicación y mejores precios disponibles. Gestionar acuerdos con compañías de transportes y establecimientos hoteleros para obtener las condiciones más ventajosas para la Feria. Realizar las reservas necesarias y, previa autorización de la Feria, confirmaciones y emisiones de billetes, utilizando los medios que supongan un mayor ahorro para Feria, informando de las restricciones que, en su caso fueran de aplicación. Facilitar el alquiler de vehículos, con o sin conductor, cuando el viaje así lo requiera cuando no hubiera otros medios de transporte, negociando las mejores condiciones posibles del mercado. Facilitar a Feria, la documentación del viaje, billetes, bonos de reserva y cualquier información de interés necesaria para garantizar el buen fin del viaje. Otorgar los medios de garantía que se precisen para garantizar las reservas (en el caso de que así sean requeridos por las empresas hoteleras o transportistas). 3

4 La adjudicación del servicio no supone el otorgamiento de ningún derecho de exclusividad al adjudicatario, pudiendo Feria gestionar determinadas prestaciones de hotel, medios de transporte, u otros servicios, bien de forma directa con las empresas hoteleras o transportistas, bien a través de internet. 3. CONDICIONES DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO La empresa adjudicataria se compromete a prestar el servicio con la máxima rapidez y eficacia, utilizando a tal efecto los medios mecánicos, informáticos o de cualquier otra clase que considere que mejor garantizan la finalidad perseguida y para la resolución de las incidencias que surjan durante el viaje. Los medios utilizados para la prestación del servicio serán por cuenta del adjudicatario. El adjudicatario designará de entre su equipo humano, una persona que actuará de interlocutora entre Feria de Zaragoza y su organización y será responsable máximo del servicio por parte del adjudicatario con capacidad de resolver las incidencias que puedan surgir en el funcionamiento puntual e inmediato del servicio. El horario mínimo de servicio será de lunes a viernes de 8 a 15 horas en jornada normal. 4. SOLICITUD DEL SERVICIO La Feria facilitará a la agencia que resulte seleccionada el procedimiento de viajes a cumplir, en él se establecerá la forma en que se realizará la solicitud de los servicios y las personas con capacidad para ello. En cualquier caso, los servicios deberán ser confirmados por escrito (mediante medios electrónicos para facilitar la gestión), previamente a su confirmación o emisión de los correspondientes billetes. 4

5 La agencia deberá aplicar en cada caso las opciones más ventajosas para la Feria entre todas las que se puedan obtener en el mercado, aplicando los descuentos o condiciones especiales que puedan ofrecer los distintas cadenas de hoteles, empresas transportistas, empresas de alquiler de vehículos, etc. La agencia gestionará igualmente los cambios, modificaciones y/o anulaciones de billetes que sean precisos. En el caso de que dichas modificaciones tuviera que realizarlas el viajero en desplazamiento, se facilitará la gestión para que los cambios o anulaciones los pueda realizar directamente el viajero en las oficinas del transportista. Los gastos suplementarios debidos a anulaciones o modificaciones, que sean imputables a una negligencia o mala gestión de la agencia de viajes adjudicataria, serán a su cargo. Hasta el momento de la emisión de los billetes, Feria de Zaragoza podrá realizar las cancelaciones y modificaciones necesarias sin incurrir en ningún tipo de gasto, salvo los que la Agencia de viajes traslade a Feria de Zaragoza acompañado de un justificante detallado. Para cada desplazamiento, la Agencia recibirá una solicitud de suministro en la que se reflejarán las condiciones del viaje: destino, personal que viaja, autorización por superior, medio de transporte utilizado Se deberán considerar las políticas de viaje marcadas por Feria de Zaragoza en referencia a las categorías de los hoteles, utilización de medios de transporte público 5. ENTREGA DE TÍTULOS Los títulos de transporte y bonos de hotel serán entregados, siempre que sea posible, por medios electrónicos directamente a Feria. Cuando ello no sea posible se entregarán en las oficinas de la Feria. 5

6 En la documentación a entregar al viajero, además de los bonos o reservas de alojamiento y títulos de transporte, deberá entregarse un resumen con los datos fundamentales del viaje: horarios, vuelos, direcciones, teléfonos de los lugares para resolver las incidencias que puedan surgir. 6. ACUERDOS DE DESCUENTOS La agencia licitadora incluirá en su oferta técnica la relación de convenios de que dispone con las diferentes cadenas hoteleras, compañías de transporte, compañías de alquiler de vehículos y otras empresas, que puedan suponer condiciones ventajosas para los viajes de la Feria. También será responsabilidad de la agencia de viajes la mediación para la consecución de acuerdos de descuentos específicos para la Feria, en el caso de que, a través de los mismos, se pudieran conseguir condiciones mas ventajosas para los viajes del personal. 7. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN La agencia de viajes se compromete a respetar el secreto relacionado con la información que conozca por razón de los servicios prestados para la Feria. En este sentido, tanto la agencia adjudicataria como el personal aportado por la misma para la ejecución del contrato, deberán mantener absoluta reserva sobre los datos de carácter personal que se les faciliten para la gestión de los viajes, así como de cualquier asunto relacionado con la prestación del servicio que tienen encomendado. En caso de incumplimiento, incurrirán en las responsabilidades legales a que hubiera lugar. 8. DATOS DE GASTOS DE VIAJES CORRESPONDIENTES A LOS AÑOS 2012 Y 2013 Solo a los efectos de facilitar la ejecución de la oferta, y sin que esto suponga ningún tipo de compromiso de la Feria de mantenimiento de volúmenes de facturación en el futuro, a continuación se facilita el volumen total de gastos de 6

7 viajes de la Feria durante los años 2012 y 2013, clasificados por concepto de servicio: IMPORTE TOTAL TREN AEREO NACIONAL AEREO EUROPA AEREO RESTO IIII JJJINTERNACIONAL COCHE DE ALQUILER RESERVA HOTELES España Resto Europa Resto mundo - TOTAL Para cualquier aclaración o duda relacionada con este pliego de bases administrativas, pueden dirigirse Dña. Elena Navarro Gimeno en el teléfono nº FERIA DE ZARAGOZA 7

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