INFORME MECIP/SENAVITAT

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1 INFORME MECIP/SENAVITAT Diagnóstico de Control Interno; Acuerdos y Compromisos Éticos; Protocolos de Buen Gobierno; Planes y Programas Gestión por Procesos Riesgos

2 PLAN DE DESARROLLO ESTRATEGIA DE COMPROMISO INSTITUCIONAL Componentes Corporativos de Control Estratégico Ambiente de Control Direccionamiento Estratégico Administración de Riesgos. Estándares Acuerdos y Compromisos Éticos Protocolos de Buen Gobierno Planes y Programas Modelo de Gestión por Procesos Riesgos

3 Realización de encuentros de capacitación donde participarán las Máximas Autoridades Institucionales, los directivos y funcionarios operativos. Realización de una reunión inicial con los Equipos y líderes MECIP. Realización de Talleres de diagnóstico. Realización de un taller de apropiación del Modelo y desarrollo del plan de trabajo. Taller para capacitación dirigida al Diseño de la estrategia de Implantación del Componente Estratégico.

4 Actividades Propuestas Realización de talleres de entrenamiento técnico sobre la Gestión Ética y Protocolos de Buen Gobierno, incluyendo tutoriales. Realización de talleres de entrenamiento técnico sobre la Implementación de los estándares de Planes y Programas, incluyendo tutoriales. Realización de talleres sobre el uso y gestión del sistema de gestión por procesos, incluyendo tutoriales. Realización de talleres sobre el uso y gestión del sistema de Gestión de Riesgos, incluyendo tutoriales.

5 ACTIVIDADES DESARROLLADAS CON RELACIÓN A LA ESTRATEGIA COMPROMISO INTITUCIONAL TALLER DE SENSIBILIZACIÓN Se realizó el Taller de Estrategias de Cambio Organizacional. En el mismo han participado 67 funcionarios incluyendo el Presidente de la entidad y la Directora de Administración y Finanzas.

6 DESARROLLO DEL EJERCICIO: Cambios requeridos por mi organización / Resistencias Cambios Requeridos Factores de Resistencia Síntesis (aspectos observados por el grupo como importantes para lograr el cambio) - Socializar la visión - Planificación Estratégica - Evaluación del Organigrama - Metas y objetivos - Desconocimiento de la Función institucional - Previsión de los recursos - Presupuesto / Planificación Presupuestaria - Objetividad de Gerentes - Carrera Administrativa - Celeridad en los procesos - Comunicación Fluida con los compañeros - Actitud Positiva - Administración de Tiempos - Administración de Riesgos - Cambios de sistemas de viáticos / Procedimientos - Transparencia - Desconocimiento - Falta de compromiso con la institución - Falta de Información - Cambios en aspectos de la Organización - Cambios en aspectos de la Planificación - Cambios en la Gestión de Personas - Cambios en la Gestión de la Transparencia

7 Conclusiones Finales A. Cambios Requeridos: - Previsión de los recursos; falta de recursos materiales; Falta de recursos crea dificultad para la realización de las tareas asignadas; Equidad en la distribución de Viáticos, Bonificaciones, Capacitación, Instrumentos tecnológicos, bienestar del personal; Mejorar las herramientas de trabajo. - Celeridad en los procesos; Procesos de llamados a Licitación son muy largos; Falta agilidad en los procesos de gestión; Mejorar los procesos Agilizar. - Comunicación fluida con los compañeros; Comunicación Interna a nivel Institucional; cambios en los sistemas de comunicación; Mejorar el sistema de Comunicaron entre funcionarios y autoridades. B. Factores de Resistencia: - Falta de compromiso con la institución; Desidia e individualismo; Desinterés; Ley del menor esfuerzo; falta de información; Funcionarios reacios a compartir la información. C. Aspectos Importantes para lograr el Cambio: - Cambios en aspectos de la organización; Cambios en los aspectos Organizacionales; cambios en la gestión de personas; Cambios en los aspectos referidos a la Gestión de Recursos humanos; Fortalecimiento de la Gestión de las Personas; Cambio de Paradigma de Funcionario público a Servidor público ; mejorar la gestión de recursos humanos; Cambios en aspectos de la gestión de los Recursos humanos; Cambios en la Gestión de la Transparencia; Implementación de Sistemas de Integridad y Transparencia; Cambios en los aspectos Tecnológicos y de sistemas de Información Institucional; Mejoramiento de los recursos tecnológicos; Cambios en los sistemas de comunicación.

8 Así mismo, se realizó la Jornada de Planificación Estratégica en mayo de 2010 en cuyos documentos se encuentra el resultado y las conclusiones del proceso de análisis estratégico y estructural realizados por los funcionarios de la SENAVITAT (Ex CONAVI). 64 Funcionarios Directivos y Gerentes de Áreas.

9 RESULTADOS DEL TALLER DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA MISIÓN: Somos una Institución Gubernamental de Servicio Público creada para establecer, regir e implementar la Política del Sector Habitacional del país, coordinando los procesos con los actores relacionados al sector, posibilitando el acceso universal a la vivienda y hábitat dignos, priorizando a las familias de escasos recursos, buscando soluciones integrales para disminuir el déficit habitacional y mejorar la calidad de vida de todos los ciudadanos. VISIÓN: Ser una Institución de rango ministerial reconocido y líder en la implementación de Políticas Públicas en el ámbito de la vivienda y el hábitat de alcance nacional, con presencia y representación regional; con solvencia financiera, utilizando tecnología de punta, mediante el concurso de servidores públicos capacitados y comprometidos. LEMA: Por un hábitat digno y sustentable para todos los ciudadanos ALGUNOS PRINCIPIOS Y VALORES: Calidad en el servicio (eficiencia; eficacia) Honestidad (transparencia) Ética y Transparencia en la gestión ( responsabilidad; servicio) Gestión Eficiente y Eficaz (idoneidad) Solidaridad (respeto; colaboración) Trabajo Participativo (colaboración; participación) Espíritu de Servicio (compromiso; responsabilidad)

10 EJES ESTRATEGICOS Recursos Humanos Organización Gestión Comunicación Presupuesto OBJETIVOS ESTRATEGICOS (PRIORIZADOS) 1) Establecer la política de Recursos humanos 2) Contar con recursos humanos tanto en cantidad como en calidad y que reúnan las competencias adecuadas para el cargo desempeñado 3) Potenciar los RRHH existentes en la institución 4) Propiciar políticas de capacitación a funcionarios 5) Implementar un escalafón que contemple un salario acorde al perfil del funcionario 6) Mejorar políticas salariales 7) Implementar sistemas de selección, promoción y capacitación 8) Implementar sistemas de incentivos con remuneración acorde al cargo 9) Implementar el Código de Ética institucional 1) Diseñar e implementar una estructura organizacional de acuerdo a los fines de SENAVITAT, contemplando una adecuada distribución de los RRHH según los objetivos de la institución y ajustada a la Ley de SENAVITA 2) Elaborar manuales de funciones y procedimientos 1) Desarrollar la gestión y planificación por procesos 2) Implementar los Términos del MECIP (Gestión de calidad) 3) Fijar políticas internas de procesos de gestión 4) Definir los programas y proyectos elaborando reglamentos operativos 5) Desarrollar políticas y programas de soluciones habitacionales 1) Establecer la política comunicacional 2) Contar con un sistema adecuado de comunicación interna y externa 3) Elaborar el manual de comunicación acorde a la nueva estructura de SENAVITAT 4) Planificar una política comunicacional externa adecuada 1) Elaborar un presupuesto acorde a los requerimientos de la institución en materia de recursos humanos, tecnología, inversiones 2) Planificar, estructurar eficiente y transparentemente los recursos presupuestados 3) Ejecutar el presupuesto de forma oportuna y efectiva 4) Ajustar lo previsto mediante ampliaciones y/o modificaciones del presupuesto 5) Generar y obtener recursos financieros externos y recuperar inversiones impulsando la sostenibilidad. RESUMEN TÉCNICO DE LOS OBJETIVOS PRIORIZADOS Definir la Política de Recursos y Talentos Humanos; que contemple la incorporación de los mismos; su formación y capacitación continua; su desarrollo dentro de la carrera pública, un salario digno y acorde a su nivel de formación y al perfil de los cargos ocupados; con políticas de incentivo y un retiro digno luego de cumplidos los años de servicios correspondientes. Adecuar una estructura organizacional flexible y moderna, con funciones definidas en concordancia con los objetivos y fines de la SENAVITAT. Habilitar una Gestión por Procesos o Gestión de Calidad, en la que se determinen los Macroprocesos y sus desagregados en procesos, subprocesos, actividades y tareas con objetivos claros; administrando los riesgos para; sostener la ejecución de todos los programas institucionales. Establecer la política comunicacional de la institución mediante un sistema adecuado de comunicación interna y externa; rendiciones de cuentas con el soporte de un Manual de Comunicación aprobado y de uso colectivo. Aprobar un Presupuesto acorde a la Planificación del macro sistema habitacional del país, a las posibilidades de ejecución y al recupero de la inversión como fuente de ingreso genuino del sector, complementados a los demás

11 CON RELACIÓN A LA CAPACITACIÓN ESTRATEGIA COMPROMISO INTITUCIONAL

12 Diagnosticar el Sistema de Control Interno imperante en la Institución Objetivos Diagnosticar el Sistema de Control Interno imperante en la Institución. Determinar el nivel en que se encuentra la Institución frente al MECIP y elaborar el Plan de Trabajo que permita el Ajuste y Mejoramiento de los Controles Internos Institucionales.

13 MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO DE PARAGUAY CALIFICACION POR ESTANDAR INTERPRETACION Formato 06 SENAVITAT RESULTADOS DEL DIAGÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - MECIP ENTIDAD CALIFICACION POR COMPONENTE INTERPRETACION CALIFICACION POR COMPONENTE CORPORATIVO INTERPRETACION CALIFICACION DEL MECIP INTERPRETACION AMBIENTE DE CONTROL ACUERDOS Y COMPROMISOS ÉTICOS 2 INSUFICIENTE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 1 INSUFICIENTE PROTOCOLOS DE BUEN GOBIERNO 2 INSUFICIENTE 1,53 INSUFICIENTE DIRECCIONAMIE NTO ESTRATÉGICO ADMINISTRACIÓ N DEL RIESGO PLANES Y PROGRAMAS 2 INSUFICIENTE MODELO DE GESTION POR PROCESOS 1 INSUFICIENTE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2 INSUFICIENTE CONTEXTO ESTRATÉGICO DEL RIESGO 1 INSUFICIENTE IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO 1 INSUFICIENTE ANÁLISIS DEL RIESGO 1 INSUFICIENTE VALORACIÓN DEL RIESGO 1 INSUFICIENTE POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 1 INSUFICIENTE 1,41 INSUFICIENTE 0,73 INSUFICIENTE 1 INSUFICIENTE ACTIVIDADES DE CONTROL POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1 INSUFICIENTE PROCEDIMIENTOS 2 INSUFICIENTE CONTROLES 1 INSUFICIENTE INDICADORES 1 INSUFICIENTE MANUAL DE OPERACIÓN 1 INSUFICIENTE 1,17 INSUFICIENTE 1 INSUFICIENTE DE CONTROL DE GESTIÓN INFORMACIÓN INTERNA 1 INSUFICIENTE INFORMACIÓN INFORMACIÓN EXTERNA 1 INSUFICIENTE 1,62 INSUFICIENTE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 2 INSUFICIENTE 1 INSUFICIENTE DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMUNICACIÓN AUTOEVALUACI ÓN EVALUACION INDEPENDIENTE PLANES DE MEJORAMIENTO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL 2 INSUFICIENTE COMUNICACIÓN PUBLICA 1 INSUFICIENTE RENDICION DE CUENTAS 1 INSUFICIENTE AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL 1 INSUFICIENTE AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN 1 INSUFICIENTE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1 INSUFICIENTE AUDITORIA INTERNA 1 INSUFICIENTE PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 1 INSUFICIENTE PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL 1 INSUFICIENTE PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL 1 INSUFICIENTE 1,37 INSUFICIENTE 1,00 INSUFICIENTE 1,12 INSUFICIENTE 1,01 INSUFICIENTE 1 INSUFICIENTE

14 Dispersion por Estandar EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL RENDICION DE CUENTAS COMUNICACIÓN PUBLICA COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL ACUERDOS Y COMPROMISOS ÉTICOS PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL AUDITORIA INTERNA PROTOCOLOS DE BUEN GOBIERNO PLANES Y PROGRAMAS MODELO DE GESTION POR PROCESOS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CONTEXTO ESTRATÉGICO DEL RIESGO IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO ANÁLISIS DEL RIESGO VALORACIÓN DEL RIESGO POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO SISTEMAS DE INFORMACIÓN POLÍTICAS DE OPERACIÓN INFORMACIÓN EXTERNA INFORMACIÓN INTERNA MANUAL DE OPERACIÓN CONTROLES INDICADORES PROCEDIMIENTOS

15 Conocer el estado en que se encuentran las prácticas éticas de la entidad, así como las Posibilidades y oportunidades para mejorarlas. Generar el marco de referencia que permita construir en forma consensuada los parámetros para la gestión ética. Objetivos Diagnosticar el Sistema de Control Interno imperante en la Institución.

16 Formato 10 (6) Valoración General de la Dependencia (7) Interpretación 2,37 DEFICIENTE En el diagnóstico participaron los 190 funcionarios distribuidos según jerarquías entre Directivos, Asesores, Profesionales, Técnicos y Asistentes, sobre una población de 328 funcionarios/as; adecuados a la distribución y al número establecido por el Modelo, de acuerdo a la referida población institucional. Producto de este diagnóstico se realizaron los talleres de: Evaluación de Resultados Formato 10 y 10.1; Valoración de los resultados del Diagnóstico y análisis del estándar consolidado, Formato 11; Ajuste e implementación del estándar Acuerdos y Compromisos Éticos, Manual Cap. VIII; y Se desarrolló y socializó la Matriz del Plan de Mejoramiento para la Gestión Ética, Formato 12.

17 Definir un estilo de dirección responsable, orientado a las necesidades de los grupos de interés. Garantizar que el Nivel Directivo oriente la acción de la entidad hacia el logro de su propósito MISIONAL. Diagnosticar el Sistema de Control Objetivos Interno imperante en la Institución.

18 PROTOCOLOS DE BUEN GOBIERNO Producto de este Diagnostico se realizaron los talleres de: o o o o o Tabulación de los resultados del diagnóstico y analizar los resultados y consolidarlos a nivel institucional Formatos 21, 22, 23 y 24. Realización del proceso de Sensibilización de la alta dirigencia sobre el Gobierno Corporativo. Designación al facilitador y realización de talleres de Sensibilización. Definición de los criterios bases de diseño y ajuste del estándar Elaboración el Código de Buen Gobierno primer borrador

19 Definir y programar las acciones necesarias para asegurar el desempeño de la función asignada, para el cumplimiento de su misión y su contribución a la finalidad social del Estado. Diagnosticar el Sistema de Control Objetivos Interno imperante en la Institución. Asegurar los recursos necesarios al funcionamiento de la entidad, a fin de cumplir con las acciones programadas.

20

21 PLANES Y PROGRAMAS Producto del mismo, se realizaron los talleres de: o Diagnóstico del Estado Real del Estándar; o Evaluación de Resultados del Diagnóstico. Formato 26; o Definición de Ajustes Diseño; o Socialización de Planes y Programas estratégicos y Operativos en cumplimiento de la normatividad existente; o Socialización Verificación y ajuste para asegurar coherencia entre la definición de la Misión, la Visión y las competencias y funciones asignadas a la Institución; o Socialización, Verificación de la coherencia entre los Planes estratégicos, operativos y financieros que rigen el quehacer de la Institución; y o Reunión de capacitación c/ Equipo Planes y Programas s/ Visión y Misión y seguimiento al Taller de Planificación Estratégica, taller de Planes y Programas.

22 Soporta la Operación de la SENAVITAT, integrando las competencias constitucionales y legales que rigen la Institución. Diagnosticar el Sistema de Control Objetivos Interno imperante en la Institución. Pretende determinar la mejor y la más eficiente forma de ejecutar las operaciones de la Institución, coordinando la asignación de recursos, el diseño de flujos de Información y relaciones de Trabajo.

23 INSTITUCIÓN: SENAVITAT MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECIP COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ESTÁNDAR: MODELO DE GESTIÓN POR PROCESOS FORMATO: Cadena de valor Nº: 40 ESTRATÉGICO 1. Gestión Ética 2. Gestión de Talento Humano 3. Gestión Comunicación 4. Gestión Direccionamiento Estratégico 5. Gestión Evaluaciòn y Control 5. Gestión Calidad MISIONAL 1. Administración y establecimiento de la politica de Estado de la vivienda y el habitat. 2. Planificar la aplicación de la politica de Estado en coordinacion con los actores claves del sector. 3. Implementar los planes y programas en materia de vivienda y habitat. 4. Planificaciòn territorial y urbanismo. 5. Gestión de Investigación APOYO 1. Gestion Administrativa y Financiera 4. Gestión de infraestructura, equipamiento y servicios internos. 2. Gestión Legal y Notarial 5. Gestion de Adquisiciones 3. Gestion tecnológica e informatica Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha: Fecha: Fecha:

24 GESTION POR PROCESO o Se realizó el talleres sobre el uso y gestión del sistema de gestión por procesos, incluyendo tutoriales. o Se Conformó el Comité Coordinador del Modelo de Gestión por Procesos. o Se trabajó en los talleres de Definición de Macro procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo, y la Cadena de Valor de la Institución. o En la definición de los Procesos. o En la definición del Mapa de Procesos. o En el entrenamiento a los funcionarios públicos de todos los niveles en el manejo del Modelo de Operación; y o En la caracterización de los Procesos.

25 Permitirá al Senavitat Evaluar aquellos eventos que pueden afectar o potenciar el cumplimiento de sus objetivos. Diagnosticar el Sistema de Control Interno imperante en la Institución. Objetivos Preservará la obtención de resultados y de bienes y servicios a Clientes y grupos de interés.

26 RIESGOS Se realizaron talleres sobre el uso y gestión del sistema de gestión de Riesgos, incluyendo tutoriales. o o o Se Aplicó la metodología de Identificación de Riesgos en todos los niveles que conforman el modelo de operación por procesos de la entidad. Se describieron en los talleres adecuadamente ejemplos de los riesgos que pudieran afectar el desempeño de los macroprocesos y procesos. Se definieron los efectos de cada riesgo en el Modelo (Mapa de Procesos) donde éstos podrían materializarse.

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