23 de marzo, 2015 DCA-0721

Transcripción

1 23 de marzo, 2015 DCA-0721 Al contestar refiérase Al oficio No Señor Marco Castro Camacho Departamento Recursos Materiales y Servicios Municipalidad de San José Presente Estimado señor: Asunto: Se autoriza modificación al contrato suscrito entre la Municipalidad de San José y la empresa Ricoh de Costa Rica S. A., para la adquisición de máquina de prensa de impresión digital color con opción blanco y negro, derivado de la Licitación Abreviada 2013LA , conforme lo dispuesto en el penúltimo párrafo del artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, con un costo de impresión de $0, Nos referimos a su oficio No. RMS-456 del 24 de febrero de 2015, recibido en este órgano contralor al día siguiente, mediante el cual solicita autorización para modificar el contrato suscrito entre la Municipalidad de San José, y la empresa Ricoh de Costa Rica S.A., para la adquisición de máquina de prensa de impresión digital color con opción blanco y negro, derivado de la Licitación Abreviada 2013LA , conforme con lo dispuesto en el penúltimo párrafo del artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Mediante oficio No del 4 de marzo de 2015, se solicitó información adicional a la Administración, la cual fue remitida mediante oficio RMS-556 del 9 de marzo de 2015, recibido en la misma fecha. I. Antecedentes y justificación de la solicitud. De conformidad con los términos de su solicitud, expresa que dicha corporación municipal promovió la Licitación Abreviada 2013LA , para la adquisición de una máquina prensa de impresión digital color con opción blanco y negro. Indica, que con la puesta en funcionamiento de la máquina, dicha entidad ha visto crecer la demanda de impresiones monocromáticas en documentos de cierta complejidad, como folletos, volantes, documentos tamaño carta de cierto número de hojas a tirar en dúplex, entre otros, que por ser de uso interno, no conviene hacerlos a color, por factor precio, pero sí mediante un proceso de calidad en blanco y negro que tiene la máquina.

2 2 Agrega, que si bien el cartel dispuso la impresión en blanco y negro, por una omisión involuntaria se dejó establecido en el contrato únicamente el precio de la impresión (click) a color. Por ello, indica que se tiene la necesidad de modificar el contrato en cuestión, para incorporar el precio de impresión a blanco y negro. Sin embargo, manifiesta que no se cumplen todos los supuestos del numeral 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, toda vez que no se trata de causas imprevisibles al momento de iniciar el procedimiento, ya que como se apuntó, el pliego de condiciones sí previó la posibilidad de impresión a blanco y negro, de allí que se requiere la autorización del órgano contralor. Menciona, que el precio ofrecido por la contratista es de $0,01055 por click, monto que la Municipalidad estima razonable. II. Criterio de la División. De conformidad con el artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa, la Administración durante la ejecución contractual, podrá modificar, aumentar o disminuir, hasta un 50% el objeto de la contratación, cuando concurran circunstancias imprevisibles en el momento de iniciarse los procedimientos, y esa sea la única forma de satisfacer plenamente el interés público perseguido, siempre que la suma de contratación original y el incremento adicional no excedan del límite previsto para el procedimiento de contratación que se trate. Similar situación se regula en el artículo 200 de su Reglamento (RLCA). Adicionalmente dicho numeral 200 establece en su penúltimo párrafo: [ ] Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República, la cual resolverá dentro del décimo día hábil, basada, entre otras cosas, en la naturaleza de la modificación, estado de ejecución y el interés público [ ] En ese sentido, se hace necesario verificar si la modificación pretendida, sea incorporar la impresión blanco y negro, se encuentra dentro de las causales del párrafo del artículo 200 recién citado, que es en los casos en que se requiere de nuestra autorización. De conformidad con la documentación remitida se tiene, que esa Municipalidad promovió la Licitación Abreviada 2013LA , para la adquisición en arrendamiento de una máquina prensa de impresión digital color con opción blanco y negro, siendo que el servicio a cancelar por la Administración correspondería efectivamente a cada impresión realizada. En relación con este tema, véase que el cartel estipuló en la definición del mismo objeto contractual la opción de impresión blanco y negro (folios 60 y 83 del expediente administrativo).

3 3 A su vez, en las especificaciones técnicas y descripción del producto se hizo alusión a la impresión en esa modalidad (folios 68 y del expediente administrativo). No obstante, la adjudicataria únicamente ofertó full color a un precio de click de $0.072 (folio 204 del expediente administrativo) y así fue adjudicado (ver folios y del expediente administrativo). Bajo ese orden de ideas, es claro que desde el propio cartel se tenía dispuesto la opción de impresión blanco con negro, razón por la cual, efectivamente, su no inclusión en el contrato no obedece a razones imprevisibles, tal y como lo apunta la propia Municipalidad. Desde esa perspectiva, y siendo que no se configuran todos los supuestos del numeral 200 del RLCA, este órgano contralor analizará las razones que tiene la Administración para la modificación pretendida. De esta forma, indica la corporación municipal, que se ha incrementado la demanda de impresiones monocromáticas en documentos de cierta complejidad, como folletos, volantes, documentos tamaño carta de cierto número de hojas a imprimir en dúplex entre otros, que por ser de uso interno, no conviene hacerlos a color, por factor precio, pero sí mediante un proceso de calidad en blanco y negro que tiene la máquina. Siendo que la posibilidad de impresión blanco y negro estaba prevista, y que la impresión bajo dicha modalidad trae beneficios económicos a la entidad, tomando en cuenta además que la propia Municipalidad ha manifestado la razonabilidad del precio ofertado, se otorga autorización para modificar la contratación de mérito. No obstante lo anterior, sí debe llamar la atención este órgano contralor, en punto al descuido de la Administración al momento de valorar dicha oferta dentro del concurso, toda vez que constituye una obligación ineludible de su parte, el verificar con rigurosidad el cumplimiento de los requisitos cartelarios. De forma tal que la selección en un proceso de compra debe recaer en aquella oferta que cumpla en su completes con lo solicitado por ella, pues vaya de suyo indicar que esta definición de las especificaciones técnicas se plantean bajo la idea de una mejor satisfacción del interés público. De forma tal, que este Despacho deja bajo absoluta responsabilidad de la Administración, las razones por las cuales dicho requerimiento planteado desde el pliego de condiciones, no fue debidamente tomado en consideración al momento de la adjudicación, sin que la autorización que por el presente oficio se otorga, implique una validación de lo anteriormente actuado por ella, sino que esta se otorga en atención a la imperiosa necesidad que esa institución manifiesta, requiere cubrir con dicha ampliación al objeto del contrato.

4 III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización La modificación que se autoriza deberá ejecutarse bajo las mismas condiciones y características del contrato con excepción del precio por impresión, el cual es de $0,01055, en los casos de blanco y negro, razonabilidad que queda bajo la exclusiva responsabilidad de la Administración. 2. La Administración deberá contar con el contenido presupuestario suficiente y disponible para amparar las erogaciones producto de esta autorización y a su vez, verificar que pueda ser válidamente utilizado para la finalidad propuesta. De igual forma deberá revisar si en el evento de requerirse garantía de cumplimiento, esta requiere de algún ajuste en monto o vigencia. 3. Además, deberá verificar que el contratista se mantenga al día con las obligaciones obrero patronales, e impuestos nacionales. 4. Queda claro que ninguno de los servicios de impresión a incorporar producto de la modificación autorizada, formaron parte del contrato originalmente. De esta forma no se valida por este medio cualquier incumplimiento de la empresa que haya sido declarado o no por la Administración en fase de ejecución, todo lo cual podrá verificarse por medio de la fiscalización posterior. 5. En el evento de requerirse otras modificaciones al objeto contractual, sólo será necesaria la autorización previa de este órgano contralor, si esa modificación se encontrare dentro del supuesto que establece el penúltimo párrafo del artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 6. Es responsabilidad de esa Administración, las razones expresadas que motivaron la autorización de la modificación en los términos indicados, al igual que verificar la correcta ejecución contractual por medio del personal calificado para ese efecto. 7. La modificación autorizada deberá formalizarse mediante adenda al contrato, la cual se encontrará sujeta únicamente a los trámites de aprobación interna institucional. 8. La autorización brindada surte sus efectos a partir de la fecha de comunicación del presente oficio, por lo que todo acto de ejecución de la modificación contractual con anterioridad a esa fecha, corre bajo responsabilidad de la institución solicitante. 9. Finalmente es preciso señalar que con esta autorización no se avalan de modo alguno las actuaciones contractuales realizadas anteriormente del contrato que se autoriza modificar.

5 5 Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del señor Marco Castro Camacho, en su condición de jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios de esa Municipalidad, o de la persona que ejerza ese cargo. En el caso que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda, para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Edgar Herrera Loaiza Gerente Asociado Lucía Gólcher Beirute Fiscalizadora LGB/yhg Ci: Archivo Central NI: 5136, 6418 G: