PROCESO DE INTELIGENCIA COMPETITIVA Y VIGILANCIA TECNOLÓGICA EXPERIENCIA BIBLIOTECA EPM

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1 PROCESO DE INTELIGENCIA COMPETITIVA Y VIGILANCIA TECNOLÓGICA EXPERIENCIA BIBLIOTECA EPM Arilog Pabón 1, Ferney Quiceno 2, Leandro Restrepo 3, 1 Ingeniera Sanitaria, Biblioteca EPM, Medellín, Colombia 2 Ingeniero Electricista, Biblioteca EPM, Medellín, Colombia 3 Ingeniero Ambiental, Biblioteca EPM, Medellín, Colombia Resumen Este trabajo expone la experiencia de la Biblioteca EPM 1 en la estructuración y puesta en marcha de un Sistema de Inteligencia Competitiva 2 y Vigilancia 3 Tecnológica para la empresa de servicios públicos EPM 4 ; además, de la función de la Biblioteca EPM en la toma de decisiones estratégicas para potenciar los negocios Aguas y Energía y por consiguiente, el crecimiento empresarial. Para lograrlo, se cuenta con un equipo interdisciplinar de profesionales y con recursos de información calificados; lo cual le ha permitido participar activamente en los procesos de investigación y desarrollo de los grupos estratégicos de negocios de la compañía. Palabras Clave: EPM; Biblioteca EPM; Vigilancia Tecnológica; Inteligencia Competitiva; Competitividad Empresarial, Gestión del Conocimiento. Abstract In this document is being exposed the position of the Biblioteca EPM, during the design and 1 La Biblioteca EPM es un proyecto de responsabilidad social empresarial de EPM y su misión es lograr la apropiación social del conocimiento a través de la ciencia, la industria, el medio ambiente y la tecnología. Con sus cinco años de funcionamiento en el centro de Medellín, esta Biblioteca empresarial abierta al publico, ofrece sus servicios gratuitos a más de 2000 usuarios al día (2009). 2 La Inteligencia Competitiva es un proceso ético y sistemático de recolección de información, análisis y diseminación pertinente, precisa, específica, oportuna, predecible y activa, acerca del ambiente de negocios, de los competidores y de la propia organización (Sociedad de profesionales de Inteligencia competitiva SCIP). 3 La vigilancia en general, no limitada al ámbito tecnológico, puede definirse como el esfuerzo sistemático y organizado por la empresa de observación, captación, análisis, difusión precisa y recuperación de información sobre los hechos del entorno económico, tecnológico, social o comercial, relevantes para la misma, por poder implicar una oportunidad o amenaza para ésta, con objeto de poder tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios (Palop y Vicente, 1999). 4 Empresas Públicas de Medellín E.S.P. (EPM), es una empresa de servicios públicos domiciliarios, de naturaleza estatal, organizada bajo la figura de empresa industrial y comercial del Estado. Es propiedad del Municipio de Medellín, ente administrativo de esta ciudad, capital del departamento de Antioquia, República de Colombia. Presta los servicios de energía eléctrica, gas, agua, saneamiento y telecomunicaciones con altos estándares internacionales de calidad. 1

2 execution of a System of Competitive Intelligence and Technology Watch in the mayor Utility company in Medellín, EPM; as well as, the function of the Library EPM during the strategic decision making in order to improve the business of Water and Energy, and therefore, the business growth. In order to do it, the Biblioteca EPM has been provided with an interdisciplinary professional team as well as with the qualified information resources; that has allowed its participation in the investigation and development process, of both strategic business groups in the company EPM. Keywords: EPM, EPM Library, Technology Watch, Competitive Intelligence, Business Competitiveness; Knowledge Management. 1 Introducción La influencia de las condiciones actuales del fenómeno de la globalización en la economía mundial, los escenarios sociales, culturales y políticos, han modificado drásticamente el accionar de muchas organizaciones, obligándolas a modificar su saber hacer, a fomentar la innovación, a adaptarse a las dinámicas económicas, sociales, políticas, ambientales y tecnológicas para asegurar su permanencia en el mercado y su crecimiento empresarial, convirtiendo así el conocimiento en el recurso más valorado de la organización; Debido a esto es necesario implementar nuevas estrategias que permitan generar, administrar y accionar 5 dicho conocimiento. EPM es una empresa que actualmente proyecta su crecimiento en el mercado Latinoamericano con el fin de escalar su conocimiento y experiencia, ofreciendo gestión con criterios de responsabilidad social, eficiencia en el manejo de proyectos, en la planeación y en la operación técnica y comercial. La competitividad de EPM se encuentra ligada a estrategias de gestión del conocimiento, planeación estratégica, confiabilidad e innovación que le permiten conocer las tecnologías existentes y las dinámicas que se dan en el ámbito global 5 Entiéndase accionar, como el uso inteligente del recurso y la información, para ser lo suficientemente competitivos en un mercado. 2

3 dentro de su sector. Esta práctica supone la necesidad de adoptar técnicas de análisis de escenarios y metodologías de observación del entorno donde se capture, depure, estructure, analice y difunda información que sirva como materia prima para sustentar la toma de decisiones estratégicas. La Biblioteca EPM ha consolidado una herramienta que contribuye a impulsar el desarrollo y competitividad de los negocios Aguas y Energía de EPM. Para esto conformó un equipo interdisciplinar de profesionales que acceden a datos e información actualizada, oportuna y relevante que permite identificar tendencias, anticiparse a los cambios y enfrentar los retos que demanda el mercado. El servicio generado es innovador y estratégico, se estableció a principios del 2006 para las subdirecciones I+D 6 aguas y energía con el ánimo de generar una función de vigilancia e inteligencia dentro de la estructura organizacional de la empresa. El equipo interdisciplinar de profesionales que integran el sistema de IC+VT aprovecha todos los recursos a su disposición, implementa un proceso sistemático de monitoreo y seguimiento de información, como apoyo en la toma de decisiones estratégicas por parte de la organización. Este servicio de Inteligencia Competitiva y Vigilancia Tecnológica que ofrece la Biblioteca EPM, es el soporte del sistema de IC+VT de la organización, además es una valiosa estrategia para mejorar procesos, innovar y solucionar dificultades. Es decir, para ser más competitivos. 2 Revisión de la literatura La Inteligencia Competitiva y la Vigilancia Tecnológica son prácticas ancestrales frecuentemente aplicadas por empresas líderes de todos los sectores y en todas las épocas. El proporcionar a la empresa la capacidad anticipativa para innovar es una habilidad fundamentada en la conjunción de activos del conocimiento, procesos empresariales, tecnológicos y en la identificación de información adecuada, oportuna y fiable. 6 Investigación y Desarrollo (I+D) 3

4 En el transcurso de los tiempos los términos Inteligencia Competitiva y Vigilancia Tecnológica han sido definidos de maneras diversas y han adquirido relevancia sólo al darse la revolución tecnológica y al surgir la denominada Sociedad de la Información, donde el nuevo factor clave de las empresas es la competitividad. Así, se le comenzó a dar a la IC+VT un carácter más serio y consecuente con las necesidades organizacionales. Países como España han realizado esfuerzos para formalizar este tipo de prácticas, un ejemplo de ello es la norma española experimental UNE :2006 gestión de la I+D+I: Sistema de Vigilancia Tecnológica, que apoya la creación de una cultura organizacional hacia la vigilancia y el conocimiento del entorno competitivo, en ella se precisan aspectos de la Vigilancia Tecnológica; sin embargo, ambos términos han sido definidos también por otros autores desde su aplicación en las organizaciones. Algunas de estas definiciones son: Tabla 1 - Definiciones de Inteligencia Competitiva y Vigilancia Tecnológica Definición según: Descripción Palop y Vicente 7, 1999: La vigilancia es un sistema organizado de observación y análisis del entorno, tratamiento y circulación interna de los hechos observados y posterior utilización en la empresa. Norma UNE EX 8, 2002: Gibbons y Prescott 9,1996: La vigilancia tecnológica es un proceso organizado, selectivo y sistemático, para captar información del exterior y de la propia organización sobre ciencia y tecnología, seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla, para convertirla en conocimiento con el fin de tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios. Inteligencia competitiva es el proceso de obtención, análisis, interpretación y difusión de información de valor estratégico sobre la industria y los competidores, que se transmite a los responsables de la toma de decisiones en el momento oportuno. 7 PALOP, F., VICENTE, J.M. Vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva: su potencial para la empresa española. Madrid: Fundación COTEC, ESPAÑA. Norma UNE EX de Mayo de Gestión de la I+D+i: Sistema de Vigilancia Tecnológica. AENOR. Madrid, 2006, 14 p. 9 GIBBONS, P. PRESCOTT, J. Parallel competitive intelligence processes in organisations. International Journal of Technology. International Journal of Technology Management. V 11, n 1, 1996, p

5 Escorsa y Maspons 10, 2001 La vigilancia tecnológica "consiste en realizar de forma sistemática la captura, el análisis, la difusión y la explotación de las informaciones técnicas útiles para la supervivencia y el crecimiento de la empresa. La vigilancia debe alertar sobre cualquier innovación científica o técnica susceptible de crear oportunidades o amenazas". El concepto de inteligencia competitiva aglutinaría las distintas clases de vigilancia como las de origen tecnológico, comercial, jurídico y financiero. Fuente: Elaboración propia Este modelo de negocio enmarcado en la gestión de conocimiento, suscita un interés creciente en el campo de la dirección estratégica de EPM, debido a que es una práctica generalmente realizada dentro de unidades de I+D al interior de las empresas, centros de documentación, outsourcing o enmarcadas dentro de redes de innovación, con el objeto de alcanzar el liderazgo empresarial, tecnológico y competitivo en un determinado sector. La participación de la Biblioteca EPM en el sistema de Inteligencia Competitiva y Vigilancia Tecnológica genera una clara convergencia entre la innovación en unidades de información y la innovación en procesos empresariales. Esta interacción se consolida básicamente con dos enfoques de negocio: energía y aguas. El primero orientado a la búsqueda y seguimiento de novedades en todas las áreas estratégicas de la cadena de producción de energía, energías alternativas, nuevas tecnologías, seguimiento de la competencia y estudios a la medida (Investigación de lo desconocido), entre otros. El segundo enfoque direccionado a nuevos negocios en el mundo del agua (distinto a servicios públicos domiciliarios) por medio de la estructuración del sistema de vigilancia e inteligencia en la que se desarrollan diferentes fases que permiten focalizar y puntualizar las necesidades de información de la entidad. En ambos casos se busca dar respuesta a requerimientos de información y contar con información que permita la toma de decisiones estratégicas enfocadas a cumplir con la misión y visión de la organización. 10 ESCORSA, P. MASPONS, R. (2001a), De la Vigilancia Tecnológica a la Inteligencia Competitiva, Financial Times/Prentice Hall, Pearson Educación, Madrid. 5

6 Experiencias de implementación Las actividades formales de Inteligencia Competitiva y Vigilancia Tecnológica se han generalizado tímidamente en el ámbito colombiano, su implementación se provee principalmente desde centros de documentación y unidades de negocio, sin embargo en nuestro medio es la primera vez que se realizan tareas de IC+VT desde una biblioteca pública empresarial y especializada, con acceso gratuito para la comunidad en general, orientada a la apropiación social del conocimiento. Con el fin de identificar el tipo de instituciones que realizan IC+V, se realizó una revisión de las prácticas que se efectúan actualmente en el mercado. El Dr. Víctor Guevara Carrasco, ingeniero M.S., Ph.D. de la Universidad Nacional de Ingeniería del Perú en su presentación Prospectiva, Inteligencia Competitiva y Vigilancia Tecnológica 11, enuncia algunos tipos de instituciones que utilizan la IC+VT y los recursos con los que cuentan: Grandes empresas: disponen de medios suficientes para crear sus propias Unidades de Inteligencia. PYMES: no disponen de recursos humanos ni materiales y se apoyan en centros o institutos tecnológicos o grupos y centros de I+D+I. Organismos públicos de investigación: orientan las líneas de investigación. Grupos y centros de I+D+I: identifican oportunidades, nichos y alianzas. Tomando como base la selección de instituciones del Dr. Víctor Guevara Carrasco a continuación se hace mención de algunas experiencias de implementación y casos de adopción de herramientas de IC+VT dentro de los modelos de gestión de la innovación empresarial, para la exploración de ideas novedosas, actividades de investigación, propuestas de mejora y la creación de nuevos productos o servicios. 11 El proceso de IC+VT según Dr. Víctor Guevara Carrasco, ingeniero M.S. Ph.D. de la Universidad Nacional de Ingeniería de Perú en su presentación Prospectiva, Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva Correo: Disponible en <http://ocu.uni.edu.pe/calidad_universitaria/scu_jueves> Consultado en Junio de

7 En la Tabla 2, se resaltan las experiencias de Iberdrola, uno de los principales grupos energéticos privados del mundo que cuenta con unidades de I+D internas y realizadas por funcionarios propios; Hispagua, una iniciativa de las administraciones públicas de España, que recopila información relacionada con el mundo del agua de este país, es de libre acceso y es de gran utilidad para la toma decisiones estratégicas de diferentes organizaciones e instituciones del sector y ejemplos de otras entidades que optan por externalizar estudios de Vigilancia Tecnológica a compañías que ofrecen estos servicios, como es caso de IALE y TRIZZ; compañías que ofrecen diferentes recursos para la Innovación empresarial y centros públicos o privados que ejecutan este tipo de actividades para diferentes organizaciones, entre otras. Entidad encargada de IC+VT Unidades externas de I+D Unidades internas de I+D Organismos públicos 15 Tabla 2: Entidad encargada de IC+VT Empresas Centro tecnológico de eficiencia y sostenibilidad energética 12 VIT energía 13 Iberdrola 14 Comunidad de Madrid, el Observatorio de Prospectiva Tecnológica Industrial y el Gobierno de Navarra. Hispagua 16 Consultores IALE 17, TRIZZ 18 Centros de inteligencia 19 Centro de Inteligencia Competitiva del Instituto Tecnológico 12 ENERGYLAB. Disponible en: <www.energylab.es> Consultado en Junio de VIT energía. Disponible en: <http://www.vitenergia.es/default.aspx> Consultado en Junio de MADRIMASD: Disponible en: <http://www.madrimasd.org/informacionidi/agenda/inteligenciacompetitiva/documentos/carlos_lozano-iberdrola.pdf> Consultado en Junio de Enlaces a algunos de los organismos públicos que han incorporado la Vigilancia Tecnológica como parte de sus actividades. Disponible en: <http://blog.sedic.es/?p=1553 > Consultado en Junio de HISPAGUA. Disponible en: < Consultado en Junio de IALE. Disponible en: <http://www.iale.es/web/index.html > Consultado en Junio de TRIZZ. Disponible en: < Consultado en Junio de

8 Superior de Occidente (ITESO), Guadalajara, México. Centro de Inteligencia Competitiva a partir del Centro de Información Económica y Social de la Secretaría de Desarrollo Industrial del Gobierno del Estado de Chihuahua, Chihuahua. Centro de Inteligencia Competitiva y Vigilancia Tecnológica del Centro Nacional de Información Científica y Tecnológica, Ministerio de Ciencia y Tecnología, Hanoi, Vietnam. Unidad de Inteligencia Empresarial de la Fundación Instituto de Estudios Avanzados (IDEA), Ministerio de Ciencia y Tecnología, Venezuela. Fuente: Elaboración propia En todos los casos anteriores, algunas etapas de las actividades de IC+VT son principalmente financiadas en el ambito interno y externo, por la misma empresa que solicita las búsquedas y son concentradas en unidades de información especializadas que realizan exclusivamente esta labor. Cabe destacar que no se encontró ninguna organización pública del mismo carácter de la Biblioteca EPM que cuente con un sistema completo de vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva. 3 Materiales y Métodos La labor de los profesionales de la Biblioteca EPM en el sistema de IC+VT, radica propiamente en apoyar, liderar y centralizar actividades de búsqueda sistemática, organización, custodia, análisis y divulgación de información interna y del entorno, que alimenten el proceso de planeación de la entidad y ante todo el proceso de toma de decisiones a través de las siguientes fases: 1. Planeación - identificación de factores críticos de vigilancia (FCV): en esta etapa se analiza la estrategia de la organización, se consideran objetivos a corto, mediano y largo plazo, que sean de carácter crítico. 2. Búsqueda y captación (identificación de fuentes): en esta fase se establece la 19 Consultoria Biomundi: servicio de implantación de sistemas de inteligencia empresarial. Disponible en: <http://www.pco.cu/index.php?option=com_content&view=article&id=59&itemid=2> Consultado en Junio de

9 metodología para la evaluación y consulta de información estructurada y no estructurada, conforme a los recursos y mecanismos identificados en la organización. 3. Análisis de información e inteligencia: se establecen lineamientos de análisis para la obtención de conclusiones técnicas. 4. Difusión: identificación de medios y estrategias para la divulgación y socialización de productos de IC+VT. Estas fases van de la mano de los planteamientos teóricos establecidos en la norma UNE :2006 EX en el apartado 7, acerca de la realización de la vigilancia tecnológica y de los procesos involucrados, aplicados en la Biblioteca EPM de forma flexible y práctica a través de la ejecución de la metodología y herramientas de IC+VT, la gestión del conocimiento y la realización dinámica de ejercicios de monitoreo y prospectiva tecnológica, para mejorar las decisiones tácticas y la orientación estratégica de EPM. La Biblioteca EPM 20, tiene cuatro áreas de especialización que permiten que el equipo IC+VT cuente con recursos de información científica tecnológica impresa y digital de gran confiabilidad y relevancia que va desde bases de datos especializadas como Science Direct, EBSCO, ASTM, IEEE, hasta recursos de información gratuita en internet (bases de datos, páginas especializadas de entes oficiales y entidades reguladoras, información relativa a noticias, eventos, cursos y proyectos de investigación, entre otras). La obtención y gestión de esta información, imprescindible para los procesos de IC+VT, tiene como objetivo la generación continua y el análisis sistemático de información de valor estratégico relativa al mercado, tecnologías, tendencias, productos, competidores, normas, patentes, etc. Para lograr lo anterior, el equipo de IC+VT de la biblioteca está conformado 20 La Biblioteca EPM de carácter público y especializada en ciencia, industria, medio ambiente y tecnología es única en su género en Latinoamérica y existe desde 2005; su misión: lograr a través de sus productos y servicios, la apropiación social del conocimiento y la valoración del trabajo científico por parte de toda la comunidad, además de apoyar la investigación y fomentar el uso adecuado de los servicios públicos domiciliarios, mediante diversas actividades lúdico experimentales con las cuales se propicia la inclusión social, el acceso a las nuevas tecnologías, se contribuye a la responsabilidad social empresarial, y al cuidado ambiental, a través de la educación y la cultura. 9

10 por profesionales especializados en cada área temática de la biblioteca, quienes en sinergia con bibliotecólogos, que poseen experiencia y conocimiento en la gestión de la información, se dedican permanentemente no sólo a capturar información valiosa, sino también darle un valor agregado para agilizar la labor de los equipos de I+D, consistente en una evaluación previa y el análisis inicial de los documentos. La metodología utilizada en el proceso de IC+VT consiste en el seguimiento continuo de los acontecimientos científicos, tecnológicos, económicos, políticos, de mercado que ocurren en el exterior de la empresa, pero que pueden ser determinantes para la organización. Para lograr lo anterior, cada área de la organización (Aguas y Energía) con base en su misión y visión define periódicamente sus necesidades de información. Estas necesidades son precisadas desde la dirección de la organización y deben estar alineadas con su estrategia, arrojando como resultado un conjunto de temas de trabajo denominados Factores Críticos de Vigilancia (FVC), sobre estos últimos se enfocan los procesos de IC+VT desde la Biblioteca EPM, que debe guardar confidencialidad acerca de dichos temas. En conclusión, la función principal del equipo IC+VT de la Biblioteca EPM es capturar y transformar grandes cantidades de datos dispersos y sin estructura, en información con valor agregado que se convierte en un instrumento vital para la toma de decisiones estratégicas por parte de la organización, garantizando la sostenibilidad y el crecimiento en el largo plazo. El método de trabajo utilizado enfatiza la claridad, validez y precisión de la información, la búsqueda, selección, filtrado, clasificación, organización, estructuración, almacenamiento y análisis de la misma; además del monitoreo continuo de la producción académica y técnica internacional, y el respeto por la propiedad intelectual, como valor agregado a los productos finales de IC+VT. 10

11 4 Resultados Finales Las etapas del proceso de IC+VT que efectúa la Biblioteca EPM aportan la información necesaria para que EPM desde sus negocios de Energía y Aguas, transforme en conocimiento y tome decisiones que impulsen el crecimiento empresarial mediante el uso de diferentes productos generados, tales como: alertas, análisis sectoriales, boletines de noticias, información de la competencia, informes focales, información del mercado, información sectorial, información económica, perfiles y descripción de los actores del sector; presentados como informes en diferentes formatos gráficos y que varían su periodicidad según el tipo de necesidad que la empresa presente. Desde la implementación del proceso de IC+VT los productos finales han permitido a la empresa la identificación de oportunidades, la realización de alianzas estratégicas, la inversión en diversos países de Latinoamérica, la adquisición de tecnología, la actualización y formación de los miembros de la organización, la identificación de expertos en áreas de interés, la difusión de información en la red interna de la empresa, la identificación de eventos (ferias, talleres, cursos, encuentros, etc.) que apunten a los objetivos estratégicos, la difusión de los resultados de la empresa en el ámbito de mejores prácticas, responsabilidad social empresarial e innovaciones en eventos nacionales e internacionales, la actualización de estudios realizados y en general, la mejora en los procesos organizacionales de EPM con miras a garantizar la sostenibilidad y el crecimiento de la compañía a largo plazo; a la vez que Biblioteca Empresa, afianza la solidez en la relación mediante la investigación. 5 Consideraciones Finales La Biblioteca EPM por medio del servicio de IC+VT, se ha convertido en un importante soporte para la definición de proyectos estratégicos de los negocios de aguas y energía de EPM, la vigilancia y el monitoreo constante del entorno que 11

12 realiza, permite una visión global y objetiva del sector. En la actualidad esta práctica ha sido posicionada, propiciando el interés de nuevas organizaciones y centros por adquirir el servicio, transformando el concepto inicial de las bibliotecas, potenciando el uso de los recursos bibliográficos e integrándolas con el sector empresarial y científico. Finalmente, es importante resaltar que ha sido a partir de la implementación del servicio IC+VT que la Biblioteca EPM ha innovado en sus servicios, adoptando una actividad propia de las bibliotecas llamadas de tercera generación por desarrollarse como verdaderos centros de información, que no solo organizan, preservan, divulgan y dan acceso al conocimiento, sino que además entrenan y asesoran a la gente a encontrar la información en cualquier tipo de soporte; adicionalmente ha sido ésta una oportunidad para fortalecer el uso de la información digital no solo la disponible en colección, sino redefiniendo su función tradicional de intermediación, a través de la complementación con otros servicios de alerta electrónica y la especialización y transformación de la Difusión Selectiva de Información (DSI) en procesos de apoyo a la I+D de EPM, facilitando la generación de valor e incursionando en la gestión de innovación y de información empresarial. 6 Referencias ESPAÑA. Norma UNE EX de Mayo de Gestión de la I+D+i: Sistema de Vigilancia Tecnológica. AENOR. Madrid, 2006, 14 p. BIBLIOTECA EPM (2010). Manual organizacional Biblioteca EPM. Medellín: BIBLIOTECA EPM. ESCORSA, P. MASPONS, R. (2001a), De la Vigilancia Tecnológica a la Inteligencia Competitiva, Financial Times/Prentice Hall, Pearson Educación, Madrid. GIBBONS, P. PRESCOTT, J. Parallel competitive intelligence processes in organisations. International Journal of Technology. International Journal of Technology Management. V 11, n 1, 1996, p PALOP, F., VICENTE, J.M. Vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva: su potencial para la empresa española. Madrid: Fundación COTEC, PALOP, F. Cuestiones sobre Inteligencia competitiva. IPN-CIECAS, España; V 6, n.3, p ,

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